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Die beste Software zur Dienstplanung finden
Natürlich ist jeder Anwendungsfall individuell und jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen an die optimale Software zur Dienstplanung. Es gibt allerdings einige universelle Anforderungen, die jede Software erfüllen sollte, damit sie erfolgreich in einem Unternehmen eingeführt werden kann.
Besonders wichtig sind bei der Einführung von Software folgende Punkte:
- die Software muss einfach zu bedienen sein
- sie muss zuverlässig funktionieren
- die Umstellung vom alten System sollte möglichst Reibungslos laufen
Am Ende dieses Beitrags haben wir eine Checkliste angehängt, mit der Du gemeinsam mit Deinem Team Dienstplanungssoftware bewerten und anschließend die für euch Beste auswählen kannst.
Was macht eine herausragende Personalplanungssoftware aus?
Kurz und knapp: Es ist die Software, die am besten auf Deinen Anwendungsfall zugeschnitten werden kann.
Excel, Papierlisten und andere Methoden sind veraltet und ineffektiv. Du hast vermutlich schon oft genug Dienstpläne kontrolliert, gedruckt und veröffentlicht, nur um kurze Zeit später eine Anfrage zu erhalten, dass ein Mitarbeiter gerne eine Schicht tauschen möchte oder an einem bestimmten Datum gerne frei hätte. Herausragende Planungssoftware unterstützt Dich sowohl beim Dienstplan erstellen als auch bei der Integration Deiner Mitarbeiter.
Der folgende Beitrag hilft Dir bei der Unterscheidung zwischen guter, schlechter und herausragender Software. Damit Du sicher sein kannst, bei der Auswahl der Dienstplanungssoftware eine fundierte, gründliche und vernünftige Entscheidung getroffen zu haben.
Im Folgenden erkläre ich die einzelnen Kriterien unser Checkliste:
Einfach & komfortabel für das ganze Team
Herausragende Dienstplanungssoftware sollte Dich und Dein Team dazu bringen, sie nutzen zu wollen. Und zwar immer, und immer wieder.
Sie sollte einfach und bequem an Deine Bedürfnisse und die Deines Teams anzupassen sein.
Im Idealfall sollte es die Möglichkeit geben, die Software bereits vor dem Kauf auf Herz und Nieren zu prüfen. Eine kostenlose Testversion ist die beste Möglichkeit, um die Stärken eines Produkts zu identifizieren und reduziert das Risiko, die Katze im Sack zu kaufen.
- Dienstpläne erstellen
- Schichtmodelle abbilden
- Mitarbeiter in die Planung integrieren
- Dienstplan automatisch befüllen
Alles funktioniert wie gewünscht
Der Teufel steckt im Detail. Überprüfe hierzu, was die Software aktuell, aber auch in Zukunft für Dich leisten kann.
Als nächstes solltest Du nach Funktionen Ausschau halten, die Dir die Dienstplanung erleichtern, wie z.B.
- Zuweisung von Schichten an Mitarbeiter und wiederkehrende Schichten
- automatische und individuelle Pausen
- Benachrichtigung von Mitarbeitern über ihren Dienstplan
- Mitarbeiterintegration bei der Planung und beim Tausch von Schichten
- Sandkastenmodus um den unvollendeten Dienstplan vor der Mitarbeitern zu verbergen
- unterschiedliche Rechte und Rollen für verschiedene Nutzer
Weiterhin solltest Du überprüfen, ob der Anbieter
- die Software kontinuierlich verbessert
- regelmäßig neue Funktionen ergänzt
- Kundenfeedback berücksichtigt (z.B. in Hinsicht auf Bugs)
Ein zuverlässiger Weg, sich diesbezüglich einen Eindruck zu verschaffen, ist, sich die Produkt-Release Ankündigungen des Anbieters anzusehen. So wie hier auf dem Papershift Helpdesk.
Profitiere von der Erfahrung Anderer
Lass Dich von Experten beraten, die bereit sind die Best Practices der Dienstplanung zu teilen.
Unser Sales-Team hat bereits mehr als 150.000 Anwender bei der Lösung ihrer Anforderungen beraten und unterstützt. Daher empfehlen wir Dir, eine individuelle Produkt-Demo von Tim und seinem Team einzuholen.
Mein Team und ich freuen uns darauf, Deinen Anwendungsfall kennenzulernen und Fragen zu Dienstplanung und Workforce Management zu beantworten. Buche einfach eine kostenlose Beratung zu Deinem Wunschtermin.
Tim Lippmann Papershift
Nachhaltigkeit – Wachstum bedenken
Investiere in Software, die zusammen mit Deinem Unternehmen und Deinen Anforderungen wächst. Halte Ausschau nach einer skalierbaren Anwendung, die sowohl für kleine Teams als auch für größere Unternehmen geeignet ist.
Folgende Aspekte könnten in Zukunft spannend für Dein Unternehmen werden, falls sie es noch nicht sind:
- Integration einer Zeiterfassungssoftware zur Erfassung der Arbeitszeit der Mitarbeiter
- Verwaltung von Abwesenheiten und Urlaub von Mitarbeitern
- Automatisierte Abrechnung basierend auf der erfassten Arbeitszeit
- Vollständige Digitalisierung des Workforce Management
- Integration mit Drittanbieteranwendungen und API zur Anbindung von Software Deiner Wahl
Versteckte Kosten und Transparenz
Ein ehrlicher und transparenter Partner sorgt für eine langfristig gute Beziehung. Überprüfe, ob versteckte Kosten für die Testphase, Einrichtungsgebühren oder für Produkt-Schulungen nach dem Kauf anfallen.
Im Idealfall sollten auch nach dem Kauf keine bösen Überraschungen hinsichtlich Verpflichtungen und Verbindlichkeiten aufkommen.
Transparenz und proaktive, offene Kommunikation sind entscheidend für eine langfristige und nachhaltige Geschäftsbeziehung.
Wie sieht es mit dem Kundendienst aus?
Ein sehr kritischer Faktor.
Aber wie lässt er sich überprüfen?
Jedes Unternehmen kennt Probleme mit Kunden. Großartige Unternehmen erkennt man daran, dass ihre Support-Teams auf den Kunden zugehen und alles daran setzt, ihn zu unterstützen.
Hilfreich bei der Bewertung ist es, sich Bewertungen von vertrauenswürdigen und bewährten Quellen wie ProvenExpert und Capterra anzusehen.
Papershift hat über 100 Bewertungen auf diesen Plattformen und wurde im Schnitt mit über 4,5 von 5 Punkten bewertet.
Wir empfehlen Dir, Erfahrungsberichte von echten Kunden zu lesen, um zu verstehen, wie gut oder schlecht eine Software im Alltag tatsächlich abschneidet.
Kunden sind der beste Beweis
Die Kundenakzeptanz der Software ist ein wichtiger Bewertungsfaktor, den man bei der Entscheidungsfindung unbedingt in Betracht ziehen sollte.
Papershift ist die gefragteste und bewährteste Software bei Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz, mit einem wachsenden Kundenstamm in Großbritannien und Frankreich.
Papershift wird von kleinen und mittelständischen Unternehmen gleichermaßen eingesetzt wie von großen Unternehmen, wie z.B. mymuesli, Burger King, Young Capital und Anderen (auf unserer Website stellen wir einige dieser Erfolgsgeschichten vor).
Kostenlose Checkliste
Ich hoffe, dass Dir diese Auflistung dabei hilft, die passende Dienstplanungs- und Zeiterfassungssoftware für Dein Team zu finden. Nimm Dir Zeit und prüfe verschiedene Software. Anschließend kannst Du eine fundierte Entscheidung treffen.
Ich habe alle Entscheidungskriterien in einer handlichen Checkliste für Dich zusammengefasst. Um die Checkliste herunterzuladen, klicke einfach auf den folgenden Link.
