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Calculadora de horas trabajadas: aprende a calcular las horas de trabajo
¿Sabías que usar una calculadora de horas trabajadas no siempre es la manera más eficiente de calcular las horas de tu plantilla? Calcular las horas trabajadas es una de las tareas esenciales dentro de cualquier rol administrativo, tanto por los empleados, que esperan ver reflejada en su nómina la paga que corresponde a sus horas trabajadas, como por la misma contabilidad de la empresa.
Calcular las horas de trabajo: la importancia para las empresas
Llevar un registro efectivo de las horas de trabajo de los empleados es fundamental, en principio, para mantener un mayor nivel de transparencia en la relación entre empresarios y trabajadores.
Esto, claro, porque es de este cálculo de donde se desprende el cálculo de la nómina de cada trabajador; y tanto los trabajadores esperan cobrar lo que les corresponde, como los empresarios deben estar seguros de no estar pagando de más a causa de un descuido en el cálculo de horas, vacaciones y demás.
Además de la transparencia, calcular las horas de trabajo es necesario para mantener un control sobre los costos variables asociados al personal de las empresas, sobre todo en industrias, como la restauración, en las que es normal trabajar con horarios cambiantes y flexibles y que los empleados, muchas veces, hagan horas extras.
Por último, más allá de las ventajas que conlleva mantener un cálculo ordenado de las horas efectivas trabajadas por los empleados, es importante destacar que el control horario en España es obligatorio, y está regulado por el Real Decreto Ley 8/2019 del 8 de marzo.
Cómo se calculan las horas: más allá de la calculadora de horas trabajadas
Existen muchas maneras de calcular las horas efectivas de trabajo de los empleados de las empresas además de las tradicionales, como «marcar tarjeta» o calcular mediante anotaciones manuales, de a un trabajador por vez.
Calcular la jornada laboral con una planilla de Excel
En muchos emprendimientos y comercios pequeños, por ejemplo, se utilizan hojas de Excel con fórmulas sencillas, en las que se ingresa manualmente, cada día o cada semana, la cantidad efectiva de horas trabajadas por cada trabajador.
Este método puede servir en el caso de plantillas muy pequeñas, pero presenta algunas desventajas.
Por un lado, conlleva el riesgo de cometer un error humano, al tener que ingresar manualmente los datos en una planilla de Excel cada vez; y, por el otro, puede llegar a ser sumamente tedioso y poco eficiente, sobre todo a medida que nuevos trabajadores se agregan a la plantilla de la empresa.
Utilizar una calculadora de horas trabajadas en línea
Otra posibilidad es utilizar una calculadora de horas trabajadas en línea, de las que abundan en internet.
En este caso, si bien el cálculo es más seguro y más fácil de hacer que en una planilla de Excel, la desventaja es la misma.
Es decir, el riesgo de error humano en la carga de la información necesaria para calcular las horas de trabajo, y la necesidad de repetir una y otra vez el cálculo cada semana o cada mes, por cada empleado.
En organizaciones medianas y grandes, con diferentes tipos de empleados (de tiempo completo y de tiempo parcial), lo más conveniente, desde todo punto de vista, es apostar por la automatización.
Calcular las horas de trabajo con un software de gestión
La manera más eficiente y confiable de llevar un registro de las horas trabajadas de todos los empleados de la empresa es contar con un software de gestión de personal, como Papershift.
¿Por qué es la forma más eficiente? Porque son los propios empleados los que registran los datos relativos a su jornada laboral (horario de entrada y horario de salida) a partir de los parámetros que tú definas.
A su vez, es la manera más confiable de calcular las horas trabajadas porque el software de Papershift toma esos datos que tus empleados ingresan, y te devuelve toda una serie de informes y estadísticas útiles tanto para el cálculo automático de las nóminas de los empleados, como para la toma de decisiones estratégicas.
Además, Papershift funciona en la nube, de modo que incluso si sucediera un imprevisto, como una falla en tu ordenador o un problema en tu oficina o en tu local, toda la información relativa a la gestión manejada a través de Papershift estaría a salvo.
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Consejos para calcular sin software (ni calculadora de horas trabajadas)
Si decides llevar un cálculo manual de las horas trabajadas, sin utilizar una calculadora de horas trabajadas ni un software de gestión de personal, hay una serie de consejos que te conviene adoptar.
Define un método de anotación
Incluso si fueras a utilizar una planilla de Excel o una calculadora de horas trabajadas, lo primero siempre será definir cómo anotarás las horas de tus empleados.
¿Lo harás tú mismo (o el encargado de turno)? ¿Lo hará el propio empleado al ingreso y la salida de su jornada laboral? ¿Utilizarás una planilla de Excel, un modelo de tarjeta de control horario, un cuaderno especial destinado a esa función?
Lo mejor, para evitar confusiones, es establecer un método, de modo que todos los empleados registren sus horarios de la misma manera y en el mismo formato, para que luego te sea más fácil disponer de los datos necesarios para calcular las horas de trabajo.
Anota según el sistema de 24 horas
En lugar de que tus empleados utilicen el sistema de 12 horas (con am y pm), pídeles que registren sus horas con el sistema de 24 horas.
Puede parecer un detalle menor, pero te facilitará la vida (o, al menos, el trabajo de calcular manualmente las horas de trabajo).
Calcula cada jornada laboral
Para calcular cada jornada laboral, simplemente debes restar la hora de entrada a la de salida, convirtiendo previamente los minutos en números decimales. Por ejemplo: las 7:30 serían 7,5.
Así, si un empleado entró a trabajar a las 9:30 y salió a las 17, el cálculo es, simplemente:
17 – 9,5 = 7,5 horas.
Cabe decir, claro, que este tipo de cálculos, por más simples que sean, no se suelen hacer de forma manual sino a través de una plantilla de Excel con fórmulas o de una calculadora de horas trabajadas.
Ajusta los tiempos de descanso
Según el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, siempre que una jornada de trabajo supere las 6 horas consecutivas, el trabajador tiene derecho a un descanso.
Los descansos pueden ser pagos o no, según lo que se establezca en cada contrato laboral o en cada convenio colectivo.
En el caso de los descansos no pagos, es importante recordar deducirlos del cálculo de horas trabajadas.
Esto, porque incluso si se trata de un descanso de apenas 15 o 30 minutos por jornada, a lo largo de los días, las semanas y los meses estos descansos empezarán a acumularse y a constituir una verdadera diferencia en el total de horas trabajadas.
Por lo tanto, siguiendo los pasos anteriores, resta los tiempos de descanso del total de horas trabajadas en el periodo que estás calculando.
Ajusta a las horas extras de los empleados
¿Qué es exactamente una hora extra? Según el artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores, en España se considera una hora extra «cada hora de trabajo que se realice sobre la duración máxima de la jornada ordinaria», y su prestación por parte del trabajador siempre es voluntaria.
En el cálculo de las horas trabajadas, entonces, debes discriminar las horas extras siempre que la cantidad de horas trabajadas por un empleado supere a la cantidad de horas que ese empleado debía trabajar para completar su jornada laboral.
Así, si un empleado de tiempo completo, por ejemplo, trabaja un día de 8 a 20, ha trabajado un total de 12 horas, de las cuales 4 son horas extras.
El máximo de horas extras
¿Sabías que existe un máximo de horas extras que un empleado puede cumplir en un año? Según se recoge en el Estatuto de los Trabajadores, un empleado solo puede hacer 80 horas extras en un periodo de un año.
Esta es otra de las razones por las que es importante calcular periódicamente las horas trabajadas por los empleados. Es decir, para asegurarse de no quebrantar ninguna regulación oficial respecto a las horas de trabajo.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
La solución inteligente: un software de gestión
En la actualidad, no es una cuestión de si necesitas o no una planilla de Excel o una calculadora de horas trabajadas en línea, o si puedes o no llevar un control manual fehaciente de las horas trabajadas por los empleados de tu empresa, sino, en cambio, de qué es lo más conveniente y eficiente.
Con un software de gestión de personal, como Papershift, podrás automatizar una tarea no solo tediosa y repetitiva, sino que insostenible en el tiempo a medida que nuevos empleados llegan a la empresa.
Papershift te permite definir los parámetros y las modalidades de registro horario, y te permite generar una cantidad de informes valiosos, para que puedas analizar cuestiones como absentismo, nóminas y horas extras, sin necesidad sentarte a revisar confusas planillas y anotaciones que, de por sí, pueden contener errores.
El camino hacia la eficiencia empresarial y laboral está pavimentado por programas como Papershift, que facilitan cada vez más la automatización de operaciones como el cálculo de horas de trabajo, alivianando la carga de las áreas de recursos humanos (así como el de muchas otras) de las empresas y de las organizaciones. ¡Haz la prueba!
