Escrito porDaniela

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¿Cómo controlar las horas de trabajo sin invadir la privacidad de los empleados?

El control de horas trabajadas es un aspecto clave para asegurar el correcto funcionamiento de una empresa. No solo para asegurar el cumplimiento de los contratos y asegurar el nivel de producción, sino también para medir la productividad y tener una visión clara y más precisa del funcionamiento de la entidad.

El problema surge cuando se trata de decidir cómo controlar las horas de trabajo y cuáles son los medios que hay que utilizar para vigilar el cumplimiento de la jornada laboral. El respeto a los derechos de los empleados es ineludible y, dentro de ellos, la privacidad es quizá el más importante.

Aquí trataremos de abordar cuál es la mejor opción para asegurar un control de las horas de trabajo efectivo y cómo hacerlo sin afectar al derecho a la privacidad de los trabajadores.

¿Por qué es tan importante el control de la jornada laboral?

Hay muchas razones para llevar a cabo el control de horas trabajadas. Algunas son de carácter legal y otras inciden en la repercusión positiva que esta supervisión tienen en el funcionamiento de la empresa. Estas son las más importantes:

Porque el registro es obligatorio

El registro y control horario de la jornada laboral es obligatorio. El control de horas trabajadas no es una opción, es una obligación que marca la ley. La normativa establece que este registro debe llevarse a cabo de forma escrupulosa con las horas de entrada y salida de cada uno de los trabajadores y las horas extra realizadas.

El registro debe estar, además, a disposición de las inspecciones y de los representantes de los empleados durante un periodo de cuatro años. Sin embargo, la ley no especifica el sistema que se ha de utilizar para este registro.

Un software de control horario permite que los empleados puedan fichar con facilidad y desde cualquier lugar y facilita enormemente el archivo de los datos y su mantenimiento a lo largo de los años.

Hay que tener en cuenta que incumplir la obligación del registro acarrea importantes sanciones que pueden superar los 6.000€

Permite un mejor control de las horas extra

Éste era el principal objetivo de la modificación legal que instauró la obligación del registro de la jornada laboral en 2019. El registro muestra si se han realizado horas extraordinarias y cuántas han sido.

No solo es positivo para el empleado que tiene un documento con el que reclamarlas sino que también lo es para la empresa que detecta, de esta forma, las necesidades de refuerzo de personal que puedan existir en algunos departamentos o picos de producción.

Facilita a la empresa medir y mejorar la rentabilidad, la productividad y el rendimiento

El control de horas trabajadas permite medir mejor el rendimiento de los empleados y conocer en profundidad los costes operativos de la empresa. De esta forma, se puede también analizar mejor el horario de los empleados y realizar los cambios que sean necesarios.

La clave está en la productividad de los empleados. Para medir la productividad de cada trabajador es necesario saber cuál es la hora-hombre y para hacerlo hay que tener muy claras las horas trabajadas.

Conocer las horas trabajadas es, por tanto, fundamental para la actividad y desarrollo de la empresa. Ahora bien, hay que hacerlo sin que, en ningún momento, afecte a la privacidad de los empleados, algo que se hace más difícil en empresas con trabajadores que realizan su labor desde casa o desde otros lugares distintos al centro de trabajo habitual.

Privacidad laboral, un aspecto cada vez más difuso

La privacidad hace referencia al ámbito de la vida que se desarrolla en la intimidad y en el caso de la privacidad laboral se define como el derecho de los empleados a mantener esta parte de su vida fuera del control que puede ejercer la empresa sobre su actividad laboral.

La expansión de las nuevas tecnologías y del teletrabajo hace que este derecho a la privacidad y a la dignidad personal tenga unas líneas cada vez más difusas y su ejercicio sea también más controvertido. Uno de los puntos que más fricciones genera es el de la protección de datos.

La normativa establece que las empresas pueden tomar las medidas que estimen oportunas para vigilar y controlar que los empleados cumplen con sus tareas y, una de ellas, además de ser obligatoria, es el registro de las horas trabajadas.

Privacidad laboral en el control de las horas trabajadas

Ni el control horario de los empleados ni el sistema de identificación de los trabajadores se puede considerar una invasión de la privacidad de los trabajadores. Tanto las tarjetas identificativas como el acceso mediante contraseña con software de gestión de recursos humanos o una app son métodos válidos para llevar a cabo el control del horario y que respetan la privacidad de los empleados.

Geolocalización

Más dudas existen en torno al uso de la geolocalización en los programas para el registro del control horario. Se trata de un método de ubicación del trabajador que, en determinadas circunstancias, puede ser demasiado invasivo con la privacidad de los empleados.

En caso de que exista geolocalización, el empleado debe estar informado de que se va a producir y se va a conocer su ubicación y debe conocer también el sistema utilizado para ello. Normalmente, el control por geolocalización debe tener una finalidad legítima como suele ocurrir con los transportistas, pero en el caso del registro y control horario, esta finalidad no está tan clara porque se puede llevar a cabo sin necesidad de ubicar al empleado.

Como controlar las horas de trabajo y mantener la privacidad

Diferencias entre programas de registro y de control de actividad

Los diferentes softwares de control horario buscan registrar el horario de entrada y salida de los empleados y las horas extra que realizan, tal y como establece la normativa. Son escrupulosos con el respeto a la privacidad y no siguen lo que hace el empleado durante su horario.

Los programas de control de actividad son un concepto completamente diferente porque actúan de una forma mucho más invasiva al intentar controlar cada minuto de actividad del empleado. De hecho, muchos abogados laboralistas consideran que pueden atentar contra la dignidad del trabajador y ser degradantes.

Tampoco son de gran ayuda en la práctica porque un empleado puede necesitar realizar consultas, irse a una reunión o llevar a cabo cualquier tarea que le aleje de su puesto de trabajo sin reducir por ello su productividad.

Cámaras de videovigilancia

El uso de un sistema de videovigilancia con cámaras para el control de horas de trabajo se ha hecho también muy común, pero, de nuevo, puede generar problemas con la privacidad de los trabajadores.

Para poder ser válido, tanto los representantes de los trabajadores como los propios empleados tienen que estar advertidos de su instalación y de la finalidad de su uso. De hecho, existe mucha jurisprudencia en la que no se acepta un despido que utiliza como prueba la grabación de una cámara de seguridad que muestra a un empleado robando al no ser su función la vigilancia de los empleados o al no haber sido advertidos éstos de la existencia de estas cámaras.

Protección de datos

Los ficheros con los datos de los empleados de las empresas deben estar guardados con la seguridad suficiente y solo se pueden facilitar a terceros con el consentimiento previo del empleado. Algunos ejemplos de estas entidades a las que en un momento dado sea necesario trasladar información de los empleados podrían ser las gestorías o las empresas de mantenimiento informático o de almacenamiento o destrucción de ficheros.

También es necesario contar con el consentimiento de los empleados para tratar los datos a nivel interno dentro de la propia empresa, excepto para los necesarios para el cumplimiento del contrato o en los que exista un interés legítimo

Las empresas deben, además, atender las solicitudes del ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de los empleados.

Una vez el empleado deja de trabajar para la entidad, sus datos de carácter personal deben ser cancelados. Por lo que respecta a las cuentas de email o la información corporativa del empleado, tendrán que ser modificados para poder seguir siendo usados por la empresa durante un tiempo.

Deber de confidencialidad

Tanto los empleados en general sobre el funcionamiento de la empresa como los de Recursos Humanos sobre los trabajadores en concreto, tienen un deber de confidencialidad y están obligados al secreto profesional respecto de los mismos, incluso después de que haya finalizado la relación laboral.

Desconexión digital

El control de horas trabajadas debe dejar espacio al derecho a la desconexión reconocido a los trabajadores. En su tiempo libre o cuando está de vacaciones, los trabajadores tienen derecho a desconectarse de cualquier dispositivo si necesidad de autorización por parte de la empresa.

Otros ámbitos en los que hay que cuidar la privacidad

Además del control de horas trabajadas hay otros aspectos de la actividad laboral en los que la privacidad es fundamental y debe tenerse muy presente.

Teletrabajo

La implantación del teletrabajo o el trabajo en remoto también ha sido todo un reto para la privacidad de los trabajadores. La instalación de aplicaciones de la empresa, el acceso a plataformas de comunicación online o la apertura de una ventana inesperada al hogar con las videoconferencias suponen riesgos para la privacidad que empresas y empleados deben minimizar.

Entrevistas de trabajo

Las preguntas sobre la nacionalidad, raza, edad, orientación sexual, creencias religiosas, estado civil o situación familiar o personal pueden considerarse una invasión de la privacidad y deben evitarse en cualquier entrevista de trabajo.

Mirar el email

Por supuesto hablamos del corporativo porque el correo electrónico personal no puede ser revisado por la empresa en ningún caso. Pero, por lo que se refiere al email corporativo, puede ser revisado si existen indicios de que el empleado está haciendo un uso incorrecto de él.

También es imprescindible que las empresas comuniquen a la plantilla que los emails pueden ser supervisados en un momento dado. Este aviso, junto con la sospecha de un uso ilegítimo, es fundamental para poder acceder al email del empleado. De lo contrario, los responsables de la empresa se podrían enfrentar a una compensación por daños morales al invadir la privacidad del empleado.

Registros

El registro, por ejemplo, a la taquilla de un empleado solo está permitido para proteger el patrimonio de la mercantil y la salud de los trabajadores y tiene que estar presente el representante legal del empleado.

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Sanciones por invasión de la privacidad de los trabajadores

En general, las últimas sentencias del Tribunal Europeo de Derechos Humanos ponen el derecho a la privacidad de los trabajadores por encima del de la propiedad que tiene el empresario. La clave para equilibrar los dos suele estar en la proporcionalidad y sobre todo en la transparencia y la comunicación de las medidas que existen en la empresa para la supervisión de los trabajadores. Sin esa información previa, algunas medidas puede considerarse que menoscaban la privacidad de los empleados.

Las sanciones por invadir la privacidad de los trabajadores pueden llegar hasta los 20 millones de euros o el 4% de la facturación de la empresa en función de la gravedad de la vulneración de este derecho.

Software de calidad

La mejor forma de evitar cualquier sanción y mantener un control horario eficiente y capaz de proporcionar datos fiables es un software de registro de calidad como Papershift. Además del control horario de los trabajadores con un sistema sencillo y eficaz, no necesita geolocalización y permite fichar con el móvil desde cualquier lugar en el que se encuentre el trabajador mediante la aplicación en el móvil o a través de un portátil o una tablet.

Papershift ofrece ventajas tanto para la empresa que puede llevar a cabo el control de horas con total respeto hacia la privacidad de los trabajadores y seguridad en la protección y archivo de sus datos como para los propios empleados que encuentran un método fácil y práctico para el control de horas y tienen la tranquilidad de que sus derechos se respetan.

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