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¿Estás eligiendo el mejor programa de control horario para tu empresa?
Durante los últimos años, y especialmente desde la entrada en vigor de la nueva ley de control horario y para el registro de la jornada, han proliferado los programas de control horario.
Seguro que ya has podido comprobar que existe una gran variedad de posibilidades en el mercado. Muchas opciones en software de control horario que hacen difícil decidir cuál puede ser el mejor programa de control horario para tu empresa.
Existen muchas alternativas, pero aquí encontrarás los aspectos que has de tener en cuenta para saber si realmente tienes el mejor software de control horario para tu empresa o deberías buscar algún otro.
Sencillez del software
Es un aspecto esencial. Lo más importante en un buen software de control horario es que sea muy fácil de utilizar tanto por parte de los empleados como por los responsables de Recursos Humanos de la empresa.
El registro de la jornada de trabajo ha de ser sencillo y, sobre todo, rápido para que el trabajador no pierda tiempo con el fichaje. Un software de control horario se adapta a cualquier empresa, sea cual sea su tamaño y el número de empleados que trabajan en ella, pero los mejores software de control horario permiten que su uso sea muy sencillo tanto si son pocos los empleados que lo van a utilizar como si son varios cientos.
La sencillez en el uso tiene premio porque ayuda a evitar cursos de formación y supone, por tanto, un ahorro de dinero y tiempo para la empresa y para los propios empleados. Que pueda disfrutarse con una instalación rápida y sencilla es también un plus que ayuda a evitar problemas informáticos.
Interfaz clara para registrar la jornada de trabajo
Esta es una de las claves de un buen software de control horario. El trabajador debe poder realizar el registro de la jornada laboral con facilidad y los responsables de la empresa tienen que poder utilizar estos datos y acceder a ellos de forma clara y sin dilaciones ni pérdidas de tiempo.
El diseño de la interfaz del programa de control horario es muy importante y debe ser visualmente clara y, sobre todo, muy funcional. El software debe ofrecer todas las opciones necesarias para una gestión adecuada del personal, pero sin que haya más de las necesarias ni tampoco se eche en falta ninguna.
Los empleados deben encontrar todo lo que necesiten con apenas unos clics.
Prestaciones del software de registro de la jornada laboral
¿Qué puede hacer el software de control horario de tu empresa? La respuesta estará relacionada con el precio, pero no tiene porqué haber una correlación directa entre una y la otra. Evidentemente, cuanto más pueda ofrecer tu software de registro de la jornada laboral, mucho mejor, y se pueden conseguir los mejores servicios con precios muy ajustados.
Crear y mantener el registro de la jornada laboral de los empleados de la empresa es, sin duda, la función principal que se le debe exigir a un software de control horario. El programa debe ser capaz de recoger los horarios de entrada y salida de la jornada laboral de los empleados de las empresas y guardar el registro de las jornadas durante los cuatro años obligatorios que marca la normativa.
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Teletrabajo
Un buen software también ha de facilitar a los empleados de las empresas llevar a cabo el registro de su jornada laboral desde cualquier lugar y con diferentes dispositivos como móviles o tablets a través de una app o portátiles. Un programa de control horario debe resolver el problema del registro para las empresas que tienen a empleados teletrabajando o desplazados en lugares diferentes al propio centro de trabajo.
Es un sistema que favorece que se pueda trabajar desde casa o alternarlo con el trabajo presencial sin dejar de fichar tal y como exige la normativa. Es también una gran mejora para los comerciales que tienen que desplazarse y encuentran en este software una forma de fichaje para la entrada o la salida desde cualquier lugar en el que se encuentren.
Planificación de turnos
A partir ahí, un software de calidad puede aportar mucho más. La planificación de los turnos de los empleados en una empresa que trabaje con ellos es uno de los más interesantes. Disfrutar de un software que pueda integrar tanto el registro de jornada laboral como la gestión de los turnos de trabajo es liberar a Recursos Humanos de una enorme carga de trabajo.
De un plumazo, se automatizan algunas de las tareas que más tiempo roban a los responsables del departamento y les permite ganarlo para otras funciones.
Su integración tiene, además, efectos muy beneficiosos en otros departamentos como, por ejemplo, en el de contabilidad que puede también avanzar mucho más al automatizarse algunos de los procesos de elaboración de las nóminas con los datos del programa de registro.
Lo ideal es que el programa de control de presencia cuente con un portal del empleado desde el que el trabajador pueda gestionar sus turnos, pedir días libres o vacaciones y realizar todo tipo de trámites.
Vacaciones, bajas y horas extra de los empleados
Ésta es otra de las prestaciones que hay que exigir a los mejores software de control horario. Además de llevar el registro de jornada laboral que exige la normativa, han de ser capaces de incluir las bajas y gestionar las vacaciones de los empleados.
El programa de control horario debe permitir planificar con facilidad las vacaciones para que los empleados las tengan claras y la producción o los servicios de la empresa queden cubiertos en todo momento. Un buen software debe permitir, además, que los empleados puedan expresar sus preferencias en cuando a vacaciones y días libres y puedan solicitarlos online.
El software de control de presencia ha de ser capaz también de establecer el número de horas extra que han realizado los empleados de la empresa y fijar lo que supondría pagarlas en el salario o devolverlas en días libres.
Prevención y gestión del absentismo
Un buen programa de control de presencia en las empresas debe ayudar también a prevenir las ausencias y el absentismo en los empleados ¿Cómo? A través de dos caminos:
El primero es la emisión de informes detallados sobre el inicio y el fin de la jornada laboral, los horarios y las horas trabajadas. De esta forma se puede detectar qué empleados tienen más dificultades para seguir sus horarios y se puede actuar en consecuencia para ofrecerles alternativas o buscar soluciones.
La otra vía es el establecimiento de alertas y notificaciones. Alertas para la propia empresa cuando no se ha producido el registro de un determinado trabajador y notificaciones para los empleados que puedan necesitarlas si no han llevado a cabo el registro de jornada laboral. No hay que olvidar que es la empresa la responsable del fichaje de los trabajadores.
Integración del programa en el sistema de la empresa
El software de control de presencia y registro debe ser una ayuda para las empresas y no convertirse en un obstáculo para su actividad. Para no llegar a ser más un problema que una solución es muy importante que se integre bien en el sistema informático de toda la empresa.
Es muy importante que el software pueda exportar los datos de los empleados en diferentes formatos y extensiones para que después puedan ser utilizados por el resto de departamentos y, especialmente, en la elaboración de las nóminas. Es mucho más sencillo realizar las nóminas con un programa de registro de jornada integrado porque recoge las horas trabajadas y hace que se pueda elaborar la nómina de forma mucho más automatizada.
Fiabilidad
Es cierto que la oferta de software para el registro de la jornada laboral de los empleados por parte de las empresas es muy amplia, pero no todos los proveedores de este tipo de software son iguales. Hay muchas opciones por lo que es importante apostar por empresas con experiencia y que ya ofrecen sus servicios a grandes compañías de España y Europa.
Es una garantía más para asegurar la contratación de un software que realmente aporte un buen servicio a la empresa.
Precio
Es un factor importante que también hay que valorar cuando se decide usar un software de control horario para los empleados, pero no debe ser un elemento decisivo. Hay que poner en un lado de la balanza el precio y en el otro las prestaciones que ofrece el software que se pretende contratar.
Una recomendación
Papershift es nuestra recomendación por muchas razones. Cumple con todos los requisitos enumerados arriba y ofrece, sobre todo, grandes prestaciones y una integración profunda con el sistema informático de las empresas gracias a las posibilidades de exportación que ofrece para los archivos e informes.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
De hecho, Papershift permite exportar la información en xls, DATEV, PDF o csv con lo que agiliza mucho la realización de las nóminas. Además, puede incorporar también la gestión de los turnos de trabajo con lo que se convierte en una herramienta que ofrece muchas soluciones para Recursos Humanos.
Este software es, además, utilizado por grandes empresas como Burger King, Ryanair o Aldi que lo utilizan tanto para el control del registro de la jornada laboral como para la creación y gestión de los turnos de los empleados.
Este software tiene, además, un uso muy sencillo que facilita el registro a los empleados y ayuda al análisis de los datos por parte de los responsables de Recursos Humanos. Es una opción, también, con un precio muy ajustado.
