Escrito porDaniela

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¿Cómo gestionar las vacaciones de los empleados? Te traemos 4 alternativas

Las vacaciones son un derecho y una obligación de los trabajadores. Deben disfrutarlas durante el mismo año en el que se generan y deben contar con al menos 30 días de descanso. Eso es lo que dice la ley, pero en manos del departamento de Recursos Humanos queda la gestión de vacaciones empleados para conseguir que el descanso de los trabajadores no se solape y no afecte a la producción y el rendimiento de la empresa.

¿Por qué es tan importante la gestión de vacaciones y ausencias?

Por muchas razones. Quizá una de las más importantes sea la cantidad de tiempo y la dedicación de recursos y esfuerzos que exige si se lleva a cabo de forma manual o sin los medios técnicos adecuados. Es una pérdida de tiempo y dinero invertir esfuerzos y personal en procesos que pueden ser automatizados.

No es el único aspecto en el que gestionar bien las vacaciones tiene relevancia. Los días de descanso y las ausencias por permisos o bajas son muy importantes para que los trabajadores se sientan a gusto en la empresa.

También es especialmente relevante para la empresa que debe asegurar el ritmo de producción y necesita una gestión ágil y eficaz de las vacaciones de sus empleados.

La gestión de vacaciones de los empleados necesita de instrumentos adecuados para responder a las necesidades de la empresa y los trabajadores. Estas son cuatro alternativas para poder llevar a cabo la gestión de vacaciones en tu empresa con sus ventajas e inconvenientes.

Gestionar las vacaciones de los empleados

Software de vacaciones y ausencias

Un software de gestión de las vacaciones específico es la mejor solución para hacer frente a la planificación, distribución y cambios de los días de descanso que debe llevar a cabo Recursos Humanos. Es más rápido y ágil que cualquier otro sistema y, sobre todo, permite acelerar los procesos relacionados con las vacaciones y las ausencias y que empresa y trabajadores puedan interactuar de forma mucho más sencilla.

Estas son algunas de las ventajas de un software para gestionar las vacaciones de tus empleados:

Automatiza los procesos

Un software de gestión de vacaciones y ausencias facilita mucho la solicitud y respuesta de las vacaciones porque es un medio de comunicación directo entre la empresa y los empleados. Un trabajador puede hacer su solicitud de vacaciones directamente y recibir la respuesta en muy poco tiempo o no necesitarla y contar con la aprobación directa si ya tiene acotados los periodos en los que puede solicitar sus vacaciones.

También evita de forma automática el solapamiento de los días de descanso entre los diferentes empleados sin necesidad de que haya personal de Recursos Humanos supervisándolo y comprobando que no se juntan los días. Tan solo hay que establecer las directrices necesarias para evitar duplicidades y el programa lo hace de forma automática.

No hay que olvidar que el software elimina el engorroso proceso del cálculo de las vacaciones que tradicionalmente ha tenido que hacer el personal de Recursos Humanos. Con un buen programa informático, en todo momento están claros los días de vacaciones que existen en la empresa, los que ya ha cogido el trabajador y los que le quedan.

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Ofrece información instantánea y se convierte en un medio de comunicación entre empleados y empresa

Con un software no es necesario procesar la información sino que se puede disponer de ella directamente y al instante tanto en Recursos Humanos como por parte de los trabajadores. De esta forma, se gana mucho tiempo en la comunicación de cambios o la concesión de vacaciones a los empleados. También en la petición y autorización de permisos y otro tipo de ausencias.

El software permite delimitar, además, los periodos de vacaciones que se permiten a cada trabajador o grupo de empleados sin confusiones y sin problemas porque toda la información está a la vista de forma inmediata y, generalmente, con un diseño muy visual y fácil de interpretar.

Permite el acceso desde cualquier lugar

Con un software adecuado se pueden solicitar las vacaciones mientras se acude a una reunión y sin necesidad de hablar directamente con recursos humanos. El proceso de pedir las vacaciones se agiliza mucho y flexibiliza el momento de la solicitud y las posibilidades de cambios y modificaciones por parte de los empleados y de las empresas.

Se pueden establecer alertas automatizadas

Con un buen software se pueden fijar alertas ante determinadas situaciones o cuando un trabajador llega al límite de sus días de descanso. Las alertas permiten reducir al mínimo los errores y los olvidos y mejorar mucho la gestión de la plantilla.

Facilita datos de calidad y se integra en el sistema informático de la empresa

Los beneficios para la empresa son evidentes porque permite llevar un registro actualizado, fiable y completo de las vacaciones y ausencias lo que permite planificar mucho mejor el área de personal. Estos datos permiten descubrir carencias o posibles lagunas en la distribución o las necesidades de personal. También indican si es necesario contratar a algún trabajador más durante las vacaciones del personal de la empresa.

Para el trabajador, el beneficio también es inmediato porque un software de gestión de vacaciones y ausencias le permite ver de un plumazo el número de días de vacaciones que tiene, los que ha consumido y los que todavía le restan para lo que queda de año.

El software gestor de vacaciones y ausencias permite, en muchos casos, compartir los documentos y facilita de esta forma otros procesos dentro de la empresa como la creación de las nóminas. De esta forma, se consigue ahorrar mucho tiempo y automatizar mucho más la redacción de del documento de pago al trabajador y de otros documentos internos de la propia empresa.

Integra las ausencias

Además de las vacaciones, un software específico permite integrar también las ausencias. De esta forma, los días que no se acude al trabajo, también permisos como el del cuidado de un menor o bajas laborales de los empleados pueden quedar también reflejadas en el software de recursos humanos y valoradas en la aceptación y distribución de las vacaciones para evitar vacíos.

Un buen software permite ver de forma muy visual todas las ausencias y vacaciones previstas dentro de la empresa y organizarlas de la forma más eficiente. Esta posibilidad de incluir las ausencias es muy positiva tanto para los trabajadores como para los empresarios.

Reduce el absentismo

El control de las vacaciones y, especialmente de las ausencias, permite llevar un seguimiento más atento de los posibles casos de absentismo. El software para las vacaciones permite mejorar la gestión de estos casos porque sirve para la detección temprana de estos casos y permite a las empresas tomar medidas con antelación y buscar posibles soluciones.

Permite la autogestión

Es, quizá, la gran ventaja que hace que un software para ausencias y vacaciones sea una de las mejores soluciones para la gestión de las vacaciones.

El propio trabajador tiene su espacio en el que puede disponer de los días que ha consumido de vacaciones y los que le restan y puede realizar su solicitud de vacaciones que llega de forma instantánea y que incluso puede ser aceptada o denegada de forma automática por el sistema.

Así, los trabajadores de Recursos Humanos pueden dedicar el tiempo que dedicarían a las vacaciones a otras tareas y consiguen más tiempo para ampliar sus tareas o dedicarse a otros asuntos.

Ayuda a la transparencia y evita conflictos

En un único software de recursos humanos están todas las vacaciones al alcance de los trabajadores que pueden ver directamente cómo se distribuyen si lo permite la empresa. Pueden estar visibles los datos de un equipo de trabajadores o de toda la empresa en función de lo que establezcan desde Recursos Humanos o de las propias necesidades de los empleados.

Esta transparencia aporta mucha confianza a los empleados que, de esta forma, pueden comprobar que no hay tratos de favor o discriminaciones a favor de uno u otro trabajador. El software contribuye mucho a mejorar el clima laboral y a cohesionar al grupo.

Calendarios de vacaciones para la gestión de vacaciones empleados

Es el sistema de gestión de vacaciones más antiguo y consiste en apuntar sobre papel las vacaciones de cada empleado en un calendario de vacaciones creado específicamente para ello. Es también válido para las ausencias, pero genera problemas de todo tipo porque permite que se puedan producir errores con facilidad al apuntar las vacaciones, los cambios o las solicitudes o archivarlas y necesita de un arduo trabajo de procesamiento de la información y archivo para que sea útil.

Los sistemas informáticos hacen que esta alternativa no sea la mejor para la gestión de las vacaciones de tus empleados. Es un método para gestionar las vacaciones que solo es válido en empresas con muy pocos empleados y, aún así, su escasa fiabilidad y el trabajo que exige hace que sea poco recomendable para ellas también.

Es un sistema de gestión de vacaciones que ha quedado superado por las distintas innovaciones tecnológicas.

Base de datos

Una base de datos ofrece las vacaciones de tus empleados de una forma muy visual, pero dificulta mucho su gestión porque no permite actuar directamente sobre ellas. No deja realizar solicitudes de vacaciones directamente ni tampoco aceptarlas y no crea el canal de comunicación necesario entre los empleados y la empresa que sí genera, por ejemplo, el software.

En definitiva, la base de datos es un instrumento de distribución de las vacaciones que permite organizarlas y supervisarlas, pero que no mejora la gestión por lo que no es una de las mejores formas de gestionar las vacaciones. Es un sistema cada vez menos utilizado y en vías de extinción.

Plantilla de vacaciones en Excel

Tras el software para las vacaciones y las ausencias es el método de gestión de las vacaciones de los empleados más utilizado en las empresas. Es un sistema que también presenta importantes limitaciones, a pesar de que sigue manteniéndose en muchos casos al ser Excel un software que ya está presente de antemano en muchas empresas.

El gran problema que tiene la gestión de ausencias y vacaciones con Excel es que todos los datos y cada proceso que se lleva a cabo debe ser introducido de forma manual. Este proceso es muy lento y laborioso y hace también que sea mucho más difícil detectar cuando se solapan unas vacaciones con otras para evitar duplicidades.

Tampoco se puede acceder desde cualquier lugar y, en definitiva, es más lento y menos flexible que un software que permite actuar sobre las vacaciones de tus empleados y las ausencias.

Las empresas suelen recurrir al uso de las plantillas excel en busca de soluciones económicas para gestionar las ausencias y las vacaciones al ser un programa que ya han adquirido, pero lo cierto es que su efectividad es muy limitada. El precio ajustado que se puede conseguir en un software de calidad como Papershift hace que sea mucho mejor contar con una herramienta informática mucho más completa, versátil y específica para la gestión de personal.

Cualquiera de estas cuatro alternativas puede ser utilizada para gestionar las vacaciones y ausencias de los empleados, pero algunas ofrecen muchas más ventajas que otras.

Los programas de gestión de vacaciones consiguen una rapidez y facilidad de uso que hace que el resto de soluciones queden muy atrás y hagan mucho más conveniente disfrutar de un software que ayude a que las peticiones de vacaciones y su gestión por parte de la empresa sea mucho más sencilla y eficaz.

Esta solución tecnológica ha dejado muy atrás al resto porque ofrece respuestas específicas a las necesidades de la empresa y los trabajadores y consigue en mucho menos tiempo lo que lleva muchas horas conseguir con el resto de los métodos de gestión de las vacaciones.

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