Turnos rotativos y cómo gestionarlos con éxito

Los turnos rotativos son perfectos para las empresas que han de dar continuidad a su actividad, ofreciendo flexibilidad y evitando que algún trabajador se vea perjudicado.
Turnos rotativos

13 consejos para organizar turnos rotativos según tu sector

La rotación de turnos es inevitable en sectores como la distribución, la hostelería o la salud. Aportan la flexibilidad y las soluciones que necesitan las empresas que deben mantener su actividad durante buena parte del día o incluso durante las 24 horas.

Apoyándose en los turnos rotativos se puede asegurar la continuidad en el servicio o la producción sin que ningún trabajador se vea perjudicado. Los empleados alternan sus turnos con lo que ninguno tiene que quedarse con el peor. La igualdad facilita un mejor ambiente de trabajo y permite sobrellevar mejor el sistema de turnos de trabajo, que está también muy extendido en el sector público.

Sin embargo, los patrones de turnos rotativos pueden tener consecuencias negativas sobre la salud de los trabajadores porque acaban afectando a los biorritmos y los cambios obligan a trastocar los ritmos circadianos y, como consecuencia, las horas de sueño.

Hay que elaborar bien los cuadrantes de trabajo de las empresas para evitar estas consecuencias no deseadas y lograr turnos rotativos prácticos y eficaces. Estos son algunos consejos prácticos para conseguirlo.

1. Identifica las necesidades de la empresa

Lo primero y más importante es tener claro el organigrama, la estructura y los puestos de trabajo de la empresa que va a trabajar por turnos. Para poder crear un cuadrante de turnos es necesario conocerla en profundidad y saber la carga de trabajo existente para, a partir de ahí, crear un cuadrante y establecer los turnos.

Hay que realizar una planificación exhaustiva y abrirse a diferentes posibilidades. Puede que haya algún departamentos en el que los turnos no sean necesarios.

2. Elige entre los diferentes tipos de turnos de trabajo

Una vez están claras las necesidades y características de la empresa llega el momento de escoger bien entre los diferentes tipos de turnos rotativos. Cada uno permite establecer los turnos de forma diferente.

En general, se puede distinguir entre tres tipos de turnos rotativos.

Turnos rotativos de mañana y tarde

Es el más habitual de los distintos tipos de turnos rotativos para empresas porque aporta regularidad sin perder versatilidad. En este tipo de turno rotativo se suele trabajar una semana en el turno de mañana y la siguiente en el de tarde y así sucesivamente. Supermercados, empresas de salud… este horario puede encontrarse en muchos sectores.

Turnos rotativos triples

Las fábricas en las que parar la actividad suele tener más costes que mantenerla son las que optan por los turnos rotativos triples, característicos de una parte del sector industrial como el del automóvil. Lo habitual es dividir las 24 h del día en tres turnos de 8 h: mañana, tarde y noche. Cada trabajador suele trabajar de lunes a viernes y tener dos días de descanso con el cambio de turno rotativo.

Turnos de rotación natural o inversa

En realidad es una modificación del turno triple cambiando el orden de los turnos que, en algunos casos, pasa de ser mañana, tarde y noche a convertirse en noche, tarde y mañana.

3. Busca los patrones de rotación que mejor se adaptan a tu negocio

Teniendo en cuenta los tipos de turnos, hay que seleccionar entre los diferentes patrones de turnos rotativos el que mejor se adapta a la empresa.

Rotación 5X2: Este turno rotativo es un buena opción dentro de los diferentes patrones para los turnos rotativos dobles de mañana y tarde o también para los triples que incluyen la noche. En este caso se trabaja durante cinco días y se disfruta de dos días de descanso. Lo más habitual es que los días de trabajo sean de lunes a viernes y se descanse el fin de semana.

Rotación 6X2: El turno rotativo 6X2 suele encontrarse en cuadrantes escalonados en los que los empleados trabajan en diferentes turnos durante los seis días de trabajo y después tienen dos días de descanso. Cada trabajador o grupo de trabajadores va cubriendo el turno que deja libre el resto compañeros.

Por ejemplo, un primer trabajador tendría un patrón de MM-TT-NN-LL, el siguiente LL-MM-TT-NN y un tercero: NN-LL-MM-TT. Todos ellos irían alternándose sucesivamente en los diferentes “escalones”.

Rotación 4X3: Es un sistema de turnos rotativos que cada vez cuenta con más presencia y que pretende ser una ayuda para la conciliación familiar. En este caso se trabaja durante cuatro días con una jornada laboral más extensa que en el resto de patrones y se descansa durante otros tres. Este turno rotativo también se utiliza en ocasiones solo para los momentos de máxima producción de las empresas.

4. Infórmate de las preferencias de los trabajadores

Es mucho más importante de lo que parece conocer bien los gustos y las circunstancias de los diferentes trabajadores. Te permitirá ajustar mejor los patrones y establecer una gestión de turnos rotativos más eficaz al colocarlos en los turnos que mejor se ajustan a sus necesidades.

Incluso se puede realizar una votación o recoger opiniones sobre cómo debe quedar finalmente el cuadrante de turnos de trabajo. Implicar a los trabajadores permitirá que entiendan también el cuadrante de trabajo como algo propio y lo internalicen mucho más.

5. No pierdas de vista la normativa

Hay que algunos aspectos legales que hay que tener muy presentes cuando se trabaja en la gestión de turnos de trabajo y que recoge el Estatuto de los Trabajadores.

  • Debe haber un descanso de al menos 12 horas entre cada jornada laboral
  • Cuando el trabajador lleva más de seis horas trabajando debe tener un descanso de al menos 15 minutos.
  • Un mismo trabajador no puede realizar el turno de noche dos semanas seguidas, a menos que él mismo solicite este turno.
  • Los cuadrantes deben estar a disposición del trabajador con tiempo suficiente para que puedan organizarse.
  • Nunca hay que olvidar las obligaciones en prevención de riesgos laborales y formación.

6. Compensación

Como hemos dicho al principio del artículo, los turnos rotativos son un sistema de turnos de trabajo que puede tener repercusiones en la salud de los trabajadores al alterar su reloj biológico, sobre todo si mueve las horas de descanso nocturno.

Ansiedad, insomnio, problemas de relaciones sociales… son algunos de los problemas que puede crear un cuadrante de turnos rotativos mal gestionado. Por eso, es importante tratar de ofrecer alguna compensación que ayude a llevar mejor este método de turnos de trabajo como días de descanso o, en la medida de lo posible, alguna compensación económica.

Nomina trabajador

7. Intenta ser flexible…

Enlazando con el consejo anterior, aunque realizar este tipo de cuadrantes puede llegar a ser realmente complicado, es conveniente mantener la mayor flexibilidad posible para facilitar la conciliación de la vida laboral y familiar de los trabajadores. Siempre no va a ser posible, pero el esfuerzo para ajustar los turnos a los requerimientos de un trabajador o de un grupo de empleados vale la pena.

8 … pero limitando los cambios de turno

Una cosa es ofrecer las posibilidades que mejor encajan con las preferencias de los trabajadores dentro de las necesidades de la empresa y otra muy distinta que exista una cierta anarquía en los turnos. Esta situación puede producirse si no se pone coto a los cambios de turnos.

Los cambios de turnos constantes acaban generando un caos en la plantilla en el que se pueden producir desajustes y ausencias. Han de haber normas concretas y justificadas para los cambios de turnos y deben ser comunicados siempre a la dirección o el responsable del grupo.

9. Pon el cuadrante a disposición de todos

Es muy perjudicial que un trabajador, sea real o no, piense que hay favoritismos en los turnos de trabajo y que se trata mejor a unos empleados que a otros. Crea un mal ambiente de trabajo y puede favorecer el absentismo laboral. La mejor forma de contrarrestar esta situación es publicitar el cuadrante de turnos entre todos los trabajadores y que todos ellos puedan verlo y consultarlo con facilidad.

Les permitirá comprobar que no hay trampa ni cartón y, además, ayudará a que conozcan mejor la estructura y el funcionamiento de la empresa. Conocer los horarios de todos facilitará también entender y aceptar mejor las decisiones que se tomen desde Recursos Humanos.

Los programas informáticos de gestión de personal permiten el acceso a los cuadrantes desde distintos dispositivos como el ordenador o el móvil. Facilitan así la transparencia y conocer los turnos y horarios en cualquier momento.

Con ellos se puede dar acceso al resto de turnos de sus compañeros o limitarlos con las restricciones que se quieran establecer para cada grupo.

10. Prepárate para los imprevistos

A veces parece que nunca vaya a suceder, pero los imprevistos pueden destrozar completamente cualquier cuadrante de trabajo a turnos y crear situaciones muy difíciles de gestionar. Una acumulación de bajas o permisos que no estaban previstos pueden poner patas arriba la planificación y hay que estar preparados para responder ante este tipo de situaciones.

Disponer de alternativas y opciones de respuesta antes de que se produzca la emergencia garantiza una respuesta adecuada y eficaz. De esta forma se evitan caídas en la producción y problemas entre los trabajadores de las empresas.

Antes de que se tengan que cambiar los turnos es importante de dónde deben venir los trabajadores de refuerzo o qué grupos de trabajadores pueden reforzar en un momento dado otras áreas de la empresa mediante horas extra o ampliando su horario.

11. Haz pedagogía sobre cómo descansar mejor

Los horarios nocturnos rompen las horas habituales de sueño y dormir en horarios distintos a los que suele demandar el cuerpo se hace más difícil. Es muy importante que los trabajadores sepan que contar con un espacio adecuado o aprender técnicas para relajarse puede resultar muy beneficioso para poder disfrutar de un descanso que es imprescindible. Hay que facilitar estas opciones.

12. Procura mantener el reloj biológico

No va a ser posible en todas las empresas con turnos de trabajo rotativos, pero se puede ayudar a conseguirlo con medidas como favorecer que haya al menos dos noches de margen en los cambios de turnos para recuperar el ritmo.

13. Equípate con el mejor software

Es fundamental. Como habrás podido comprobar, realizar un cuadrante de turnos de trabajo con turnos rotativos puede resultar realmente complejo sin la ayuda de un software específico que ayude a diseñarlo.

La necesidad de ajustar los cambios que se van produciendo y de disponer de un documento flexible y que agilice la organización hace que una simple hoja de cálculo sea insuficiente. Es necesario contar con un software potente que sea capaz de generar los cuadrantes con rapidez y fiabilidad para lograr una gestión más eficaz.

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Programas como Papershift permiten establecer los turnos correspondientes a los días de trabajo de cada semana, mes o año con facilidad y con la posibilidad de introducir todas las modificaciones que el trabajador pueda necesitar o los días de vacaciones que puedan ser necesarios.

Las ventajas de este software llegan a todos los niveles. Permite actualizar el cuadrante siempre que sea necesario, permite automatizar y hacer mucho más rápida la adjudicación de los turnos, facilita la accesibilidad de los trabajadores, mejora la comunicación entre trabajadores y directivos y se integra perfectamente con el software de la empresa.

Además de la gestión de turnos de trabajo, Papershift permite también llevar el control horario de las empresas y gestionar cualquier tipo de necesidad relacionada con la organización de los Recursos Humanos de la empresa.

Turnos rotativos según el sector de negocio

  • Salud, medicina y enfermería

Este sector es tal vez uno de los más complicados de gestionar. Hay que tener en cuenta que determinados puestos requieren servicio 24/7 incluyendo noches y festivos. En el momento de gestionar estos calendarios habrá que tener muy en cuenta los turnos de noche, los festivos, las prolongaciones y especialmente el personal efectivo real. Un error en la planificación puede derivar en serios problemas para prestar el servicio, y en este caso dependen vidas de ello.

Como norma general el personal sanitario trabaja un total de unas 1500 horas, repartidas en jornadas de lunes a viernes, siendo el total semanal de unas 37,5 horas.

Además de esto, esta cantidad de horas anuales puede verse aumentada o reducida dependiendo si nos encontramos en el sector público o privado, y si estamos en un cuadrante rotativo que incluye nocturnidades y guardias.

A modo de ejemplo un médico de la seguridad social base que trabaja en urgencias médicos del Servicio de Urgencias, prestan servicio en turno de mañana o tarde y trabajan ocho horas. Por otra parte, están los médicos de guardia, que en general están un turno de 24 horas tanto a diario como en fin de semana.

Esto suele cambiar en el sector privado, donde los servicios de urgencias se limitan a los grandes centros hospitalarios.

El horario del personal dedicado a la salud, es un punto muy conflictivo, ya que conciliar trabajo y vida familiar y evitar el temido estrés o ansiedad, suele ser tema de debate muy frecuente.

  • Centros geriátricos o de cuidado de mayores

Presenta peculiaridades y características muy similares al mencionado anteriormente, una parte de nuestro personal deberá estar disponible en turnos de noche, prestando atención a la gente mayor 24 horas al dia. Es especialmente indicado adaptar los horarios en medida de lo posible, para mantener la motivación alta del personal.

En el caso de los centros geriátricos, o centros de mayores, el horario tiende a ser similar al de las urgencias sanitarias, con la peculiaridad que todos aquellos que tienen centro de noche, donde los ancianos pernoctan, necesitan además un servicio permanente de guardia 24 horas para atender sus necesidades.

Por otra parte, en un centro de estas características no solo trabajan sanitarios: personal de limpieza, educadores, cuidadores, cocineros… Cada uno de ellos con sus propias peculiaridades horarias, y sus necesidades y convenios.

Herramientas como Papershift, totalmente adaptables, donde podemos precargar los requisitos horarios de cada miembro del personal por separado, nos facilita enormemente la tarea de gestión horaria de nuestro personal.

  • Restaurantes y bares

Jornadas laborales muy largas que se extienden en dos turnos principalmente de lunes a domingo. Es bueno pensar en la rotación de personal en función de las necesidades del servicio, y los turnos de comidas. Los horarios deben ser flexibles, y contar con recompensar esas horas trabajadas de más.

Todos conocemos la dureza de la hostelería, y especialmente en temporada vacacional donde en nuestro país la actividad se incrementa enormemente.

Habitualmente los camareros y trabajadores de restaurantes o bares, suelen trabajar unas 40 horas semanales, repartidas en turnos de mediodía y noche, adaptados a los turnos más normales. Los bares pueden también usar turnos partidos, donde el personal atiende en desayunos y comidas, o meriendas y cenas.

También hay que tener muy presente que este sector está sujeto a cierta irregularidad horaria, y que las horas extra suelen ser parte habitual del salario de un camarero.

Contar con un software especializado en la gestión horaria facilitará enormemente la tarea de llevar el cómputo de horas extra que realice uno de nuestros trabajadores.

  • Hotelería y turismo

Alta temporalidad y jornadas realmente maratonianas para tener todo a punto para el visitante. El mundo de los hoteles y el turismo, deben contar con una planificación horaria cuidadosa para atender las necesidades del cliente sin olvidar por ello las condiciones laborales del personal.

Este sector en concreto tiene ciertas similitudes con el de la hostelería y restauración. Como diferencia encontramos que dentro del sector hotelero, existen diversidad de perfiles de trabajadores: camareras de planta, personal de recepción, guías, animadores, socorristas…

En este punto hay que ser extremadamente cuidadoso, en conocer la legislación concreta de cada uno de estos sectores, sus horarios permitidos, y sus funciones, así como compartimentar cada uno de ellos por grupos profesionales iguales, si nuestro negocio cuenta con varios perfiles.

El ejemplo más claro es el de un Hotel, que cuenta con: personal de limpieza, cocineros y camareros, recepcionistas, administrativos…

Papershift permite crear diferentes perfiles de trabajador basados en sus requisitos horarios, así como imputar vacaciones, horas extraordinarias hechas… Apoyarse en un programa de este tipo en este sector es una necesidad, más que un capricho.

  • Personal de seguridad público o privado

Especialmente afectados por la turnicidad y el horario nocturno. Estos empleados no cuentan con festivos en su calendario, y se adaptan a las temporadas de mayor afluencia de visitantes que coinciden con el incremento de la inseguridad. En el caso de la seguridad pública como la Policía, hay que tener en cuenta las adaptaciones de los puestos de trabajo por motivos de edad, o salud.

Aquí también debemos hacer la distinción entre trabajadores públicos con turnos rotativos de 7, 8 o 12 horas de los del sector privado que pueden prestar servicio de vigilancia por ejemplo en instalaciones u organismos públicos.

El sector privado requiere mucho menos personal en turno de noche, y estos extremos deben compensarse adecuadamente tal y como consta en el EBT.

Como nota a tener en cuenta, es que muchos trabajadores del sector seguridad a partir de los 57 años pueden pasar a la situación de segunda actividad, no pudiendo realizar turnos de trabajo de noches entre otros requisitos, y eso habrá que plasmarlo en el momento de hacer el calendario mensual.

  • Centros de producción y fábricas

Muchas grandes cadenas de producción no pueden pararse, por la que deben cubrir su servicio durante 24 horas al dia. Hay que recordad que en muchas ocasiones las tareas realizadas son monótonas y repetitivas, por lo que para fomentar un buen clima de trabajo, debemos introducir no sólo rotación de turnos sino de puestos de trabajo a desarrollar.

Lo mas normal es que la mayoría de fábricas de producción no interrumpan su actividad durante la noche por el enorme coste que tiene la puesta en marcha de la producción, por lo que es normal contra con tres turnos rotativos de 8 horas distribuidos entre mañanas, tardes y noches de lunes a domingo.

Sin embargo, aquellas fábricas de ciertos sectores productivos de tamaño algo más contenido, pueden resolver sus calendarios simplemente con un turno repartido en dos tramos de lunes a viernes o de lunes a domingo.

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Escrito porDaniela

Conectando Papershift con empresas y empleados, a través de contenido relevante en el ámbito de los Recursos Humanos.