Escrito porDaniela

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13 consejos para gestionar la rotación de turnos y mejorar el rendimiento de la plantilla

La rotación de turnos es inevitable en sectores como la distribución, la hostelería o la salud. Aportan la flexibilidad y las soluciones que necesitan las empresas que deben mantener su actividad durante buena parte del día o incluso durante las 24 horas.

Apoyándose en los turnos rotativos se puede asegurar la continuidad en el servicio o la producción sin que ningún trabajador se vea perjudicado. Los empleados alternan sus turnos con lo que ninguno tiene que quedarse con el peor. La igualdad facilita un mejor ambiente de trabajo y permite sobrellevar mejor el sistema de turnos, que está también muy extendido en el sector público.

Gestión de turnos rotativos

Sin embargo, los patrones de turnos rotativos pueden tener consecuencias negativas sobre la salud de los trabajadores porque acaban afectando a los biorritmos y los cambios obligan a trastocar los ritmos circadianos y, como consecuencia, las horas de sueño.

Hay que elaborar bien los cuadrantes de turnos de trabajo de las empresas para evitar estas consecuencias no deseadas y lograr turnos rotativos prácticos y eficaces. Estos son algunos consejos prácticos para conseguirlo.

Identifica las necesidades de la empresa

Lo primero y más importante es tener claro el organigrama, la estructura y los puestos de trabajo de la empresa que va a trabajar por turnos. Para poder crear un cuadrante de turnos es necesario conocerla en profundidad y saber la carga de trabajo existente para, a partir de ahí, crear un cuadrante y establecer los turnos.

Hay que realizar una planificación exhaustiva y abrirse a diferentes posibilidades. Puede que haya algún departamentos en el que los turnos no sean necesarios.

Elige entre los diferentes tipos de turnos de trabajo

Una vez están claras las necesidades y características de la empresa llega el momento de escoger bien entre los diferentes tipos de turnos rotativos. Cada uno permite establecer los turnos de forma diferente.

En general, se puede distinguir entre tres tipos de turnos rotativos.

Turnos rotativos de mañana y tarde

Es el más habitual de los distintos tipos de turnos rotativos para empresas porque aporta regularidad sin perder versatilidad. En este tipo de turno rotativo se suele trabajar una semana en el turno de mañana y la siguiente en el de tarde y así sucesivamente. Supermercados, empresas de salud… este horario puede encontrarse en muchos sectores.

Turnos rotativos triples

Las fábricas en las que parar la actividad suele tener más costes que mantenerla son las que optan por los turnos rotativos triples, característicos de una parte del sector industrial como el del automóvil. Lo habitual es dividir las 24 horas del día en tres turnos de 8 horas: mañana, tarde y noche. Cada trabajador suele trabajar de lunes a viernes y tener dos días de descanso con el cambio de turno rotativo.

Turnos de rotación natural o inversa

En realidad es una modificación del turno triple cambiando el orden de los turnos que, en algunos casos, pasa de ser mañana, tarde y noche a convertirse en noche, tarde y mañana.

Busca los patrones de rotación que mejor se adaptan a tu negocio

Teniendo en cuenta los tipos de turnos, hay que seleccionar entre los diferentes patrones de turnos rotativos el que mejor se adapta a la empresa.

Rotación 5X2

Este turno rotativo es un buena opción dentro de los diferentes patrones para los turnos rotativos dobles de mañana y tarde o también para los triples que incluyen la noche. En este caso se trabaja durante cinco días y se disfruta de dos días de descanso. Lo más habitual es que los días de trabajo sean de lunes a viernes y se descanse el fin de semana.

Rotación 6X2

El turno rotativo 6X2 suele encontrarse en cuadrantes escalonados en los que los empleados trabajan en diferentes turnos durante los seis días de trabajo y después tienen dos días de descanso. Cada trabajador o grupo de trabajadores va cubriendo el turno que deja libre el resto compañeros.

Por ejemplo, un primer trabajador tendría un patrón de MM-TT-NN-LL, el siguiente LL-MM-TT-NN y un tercero: NN-LL-MM-TT. Todos ellos irían alternándose sucesivamente en los diferentes “escalones”.

Rotación 4X3

Es un sistema de turnos rotativos que cada vez cuenta con más presencia y que pretende ser una ayuda para la conciliación familiar. En este caso se trabaja durante cuatro días con una jornada laboral más extensa que en el resto de patrones y se descansa durante otros tres. Este turno rotativo también se utiliza en ocasiones solo para los momentos de máxima producción de las empresas.

Infórmate de las preferencias de los trabajadores

Es mucho más importante de lo que parece conocer bien los gustos y las circunstancias de los diferentes trabajadores. Te permitirá ajustar mejor los patrones y establecer una gestión de turnos rotativos más eficaz al colocarlos en los turnos que mejor se ajustan a sus necesidades.

Incluso se puede realizar una votación o recoger opiniones sobre cómo debe quedar finalmente el cuadrante de turnos de trabajo. Implicar a los trabajadores permitirá que entiendan también el cuadrante de trabajo como algo propio y lo internalicen mucho más.

No pierdas de vista la normativa

Hay que algunos aspectos legales que hay que tener muy presentes cuando se trabaja en la gestión de turnos de trabajo y que recoge el Estatuto de los Trabajadores.

  • Debe haber un descanso de al menos 12 horas entre cada jornada laboral
  • Cuando el trabajador lleva más de seis horas trabajando debe tener un descanso de al menos 15 minutos.
  • Un mismo trabajador no puede realizar el turno de noche dos semanas seguidas, a menos que él mismo solicite este turno.
  • Los cuadrantes deben estar a disposición del trabajador con tiempo suficiente para que puedan organizarse.
  • Nunca hay que olvidar las obligaciones en prevención de riesgos laborales y formación.

Compensación

Como hemos dicho al principio del artículo, los turnos rotativos son un sistema de turnos de trabajo que puede tener repercusiones en la salud de los trabajadores al alterar su reloj biológico, sobre todo si mueve las horas de descanso nocturno.

Ansiedad, insomnio, problemas de relaciones sociales… son algunos de los problemas que puede crear un cuadrante de turnos rotativos mal gestionado. Por eso, es importante tratar de ofrecer alguna compensación que ayude a llevar mejor este método de turnos de trabajo como días de descanso o, en la medida de lo posible, alguna compensación económica.

Intenta ser flexible…

Enlazando con el consejo anterior, aunque realizar un cuadrante de turnos rotativos puede llegar a ser realmente complicado, es conveniente mantener la mayor flexibilidad posible para facilitar la conciliación de la vida laboral y familiar de los trabajadores. Siempre no va a ser posible, pero el esfuerzo para ajustar los turnos a los requerimientos de un trabajador o de un grupo de empleados vale la pena.

… pero limitando los cambios de turno

Una cosa es ofrecer las posibilidades que mejor encajan con las preferencias de los trabajadores dentro de las necesidades de la empresa y otra muy distinta que exista una cierta anarquía en los turnos. Esta situación puede producirse si no se pone coto a los cambios de turnos.

Los cambios de turnos constantes acaban generando un caos en la plantilla en el que se pueden producir desajustes y ausencias. Han de haber normas concretas y justificadas para los cambios de turnos y deben ser comunicados siempre a la dirección o el responsable del grupo.

Pon el cuadrante a disposición de todos

Es muy perjudicial que un trabajador, sea real o no, piense que hay favoritismos en los turnos de trabajo y que se trata mejor a unos empleados que a otros. Crea un mal ambiente de trabajo y puede favorecer el absentismo laboral. La mejor forma de contrarrestar esta situación es publicitar el cuadrante de turnos entre todos los trabajadores y que todos ellos puedan verlo y consultarlo con facilidad.

Les permitirá comprobar que no hay trampa ni cartón y, además, ayudará a que conozcan mejor la estructura y el funcionamiento de la empresa. Conocer los horarios de todos facilitará también entender y aceptar mejor las decisiones que se tomen desde Recursos Humanos.

Los programas informáticos de gestión de personal permiten el acceso a los cuadrantes desde distintos dispositivos como el ordenador o el móvil. Facilitan así la transparencia y conocer los turnos y horarios en cualquier momento.

Con ellos se puede dar acceso al resto de turnos de sus compañeros o limitarlos con las restricciones que se quieran establecer para cada grupo.

Prepárate para los imprevistos

A veces parece que nunca vaya a suceder, pero los imprevistos pueden destrozar completamente cualquier cuadrante de trabajo y crear situaciones muy difíciles de gestionar. Una acumulación de bajas o permisos que no estaban previstos pueden poner patas arriba la planificación y hay que estar preparados para responder ante este tipo de situaciones.

Disponer de alternativas y opciones de respuesta antes de que se produzca la emergencia garantiza una respuesta adecuada y eficaz. De esta forma se evitan caídas en la producción y problemas entre los trabajadores de las empresas.

Antes de que se tengan que cambiar los turnos es importante de donde deben venir los trabajadores de refuerzo o qué grupos de trabajadores pueden reforzar en un momento dado otras áreas de la empresa mediante horas extra o ampliando su horario.

Haz pedagogía sobre cómo descansar mejor

Los horarios nocturnos rompen las horas habituales de sueño y dormir en horarios distintos a los que suele demandar el cuerpo se hace más difícil. Es muy importante que los trabajadores sepan que contar con un espacio adecuado o aprender técnicas para relajarse puede resultar muy beneficioso para poder disfrutar de un descanso que es imprescindible. Hay que facilitar estas opciones.

Procura mantener el reloj biológico

No va a ser posible en todas las empresas con turnos de trabajo rotativos, pero se puede ayudar a conseguirlo con medidas como favorecer que haya al menos dos noches de margen en los cambios de turnos para recuperar el ritmo.

Equípate con el mejor software

Es fundamental. Como habrás podido comprobar, realizar un cuadrante de turnos de trabajo con turnos rotativos puede resultar realmente complejo sin la ayuda de un software específico que ayude a diseñarlo.

La necesidad de ajustar los cambios que se van produciendo y de disponer de un documento flexible y que agilice la organización hace que una simple hoja de cálculo sea insuficiente. Es necesario contar con un software potente que sea capaz de generar los cuadrantes con rapidez y fiabilidad para lograr una gestión más eficaz.

Programas como Papershift permiten establecer los turnos correspondientes a los días de trabajo de cada semana, mes o año con facilidad y con la posibilidad de introducir todas las modificaciones que el trabajador pueda necesitar o los días de vacaciones que puedan ser necesarios.

Las ventajas de este software llegan a todos los niveles. Permite actualizar el cuadrante siempre que sea necesario, permite automatizar y hacer mucho más rápida la adjudicación de los turnos, facilita la accesibilidad de los trabajadores, mejora la comunicación entre trabajadores y directivos y se integra perfectamente con el software de la empresa.

Además de la gestión de turnos de trabajo, Papershift permite también llevar el registro y control horario de las empresas y gestionar cualquier tipo de necesidad relacionada con la organización de los Recursos Humanos de la empresa.

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