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¿Por qué es importante llevar el control de horas trabajadas en pequeñas y medianas empresas?
Es frecuente pensar en las pequeñas y medianas empresas que llevar el control de las horas trabajadas es un aspecto secundario dentro de su actividad. Lo cierto es que el control horario de los empleados es tan importante o más en las empresas de pequeño o mediano tamaño que en las grandes.
Si en una empresa de grandes dimensiones el control de la jornada laboral tiene una gran relevancia, en la pequeña y mediana adquiere una importancia aún mayor porque se hace aún más necesario alcanzar la mayor productividad en cada uno de los empleados.
Un sistema que permita registrar las horas trabajadas y el control horario de los empleados tal y como exige la normativa puede aportar mucho más de lo que en un principio se pueda pensar a una pequeña empresa. Estos son algunos de los argumentos que apoyan el uso de un sistema de registro y control horario de la jornada laboral en empresas con un tamaño más reducido.
Exigencia de la ley
La normativa sobre registro de la jornada laboral establece que cada empresa debe llevar un registro con las horas trabajadas desde el inicio hasta la salida de los empleados. También de las horas extra. Este registro debe permanecer activo y accesible para cualquier inspección o para ser consultado por los representantes de los trabajadores durante un periodo de cuatro años.
Hay que recordar que la obligación del registro del control horario es para todos los trabajadores, también para los de tiempo parcial o los que trabajan desde casa o cualquier otro lugar. Sea cual sea el sector o las condiciones en las que el empleado realiza sus tareas, el registro es imprescindible.
Hay muchos sistemas para llevar a cabo este registro, pero vale la pena aprovechar la obligación de su implementación para llevarlo a cabo con un buen software de gestión de horarios y control de horas trabajadas para obtener, además, datos precisos sobre los trabajadores y el funcionamiento de la empresa. Si hay que hacerlo, vale la pena hacerlo bien porque la relación entre el dinero invertido y los beneficios que obtiene la empresa es muy favorable a la implementación de un software.
Facilita el teletrabajo para los empleados de la empresa
La implantación de nuevas formas de trabajar como el teletrabajo hace más necesario que nunca el control de horas trabajadas. De hecho, aunque para realizar el control horario se puede utilizar cualquier método válido y fiable, la utilización de un software adecuado permite que los empleados puedan llevar a cabo el registro de su jornada desde cualquier lugar a través de una app y que la empresa pueda tener un control de horas de trabajo y cumpla con la obligación legal del registro.
El fichaje deja de ser un problema para los trabajadores que lo pueden llevar a cabo con cualquier dispositivo. El trabajo desde casa se puede alternar con el trabajo presencial y es una modalidad laboral que ha demostrado una gran efectividad en muchos sectores.
También es importante llevar un control de los horarios en las empresas que cuentan con una amplia plantilla de comerciales que se mueven constantemente. La posibilidad de realizar el fichaje desde cualquier lugar permite ganar mucho tiempo y ahorrar dinero para la empresa que evita desplazamientos innecesarios.
Control de la productividad de los empleados
En pequeñas empresas es muy importante llevar un control más estricto de la productividad de los empleados para asegurarse de que realmente la organización es la adecuada y se consigue el máximo rendimiento. Para conseguirlo, un software de control de horas trabajadas es una herramienta muy útil.
Conocer con exactitud las horas trabajadas por los empleados, si es necesario que realicen horas extra, en qué momentos del año tienen que intensificar su trabajo y otros muchos aspectos quedan reflejados en los informes que ofrece un software de control de horas trabajadas.
Sobre estos datos se pueden tomar, con mejor información, decisiones operativas y de reasignación de tareas entre los empleados o de refuerzo de personal por parte de Recursos Humanos si es necesario para la empresa.
Compensaciones por rendimiento
Este mejor control de las horas de trabajo permite también asignar mejor las compensaciones por rendimiento que se puedan establecer en la empresa. Es un aspecto muy importante en empresas en crecimiento y disponer de datos precisos ayuda a que estas compensaciones se establezcan con equidad y respondiendo también el trabajo realizado.
También de cara a los trabajadores resulta muy positivo contar con los datos de trabajo de cada trabajador que recibe su compensación para conocer los argumentos que la motiva y evitar posibles dudas sobre favoritismos.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
Evita ausencias y el absentismo en la jornada laboral
En una empresa pequeña y mediana, el absentismo de larga duración y que se repite mucho en el tiempo puede resultar mucho más fácil de detectar, pero las ausencias y retrasos, esporádicas o reiterados, son mucho más difíciles de ver si no existe un control de la jornada laboral eficaz y preciso.
Implementar un software de control de horas trabajadas en la empresa permite comprobar mejor las posibles ausencias o los casos más graves de absentismo y ayuda, además, a detectar posibles causas para estas situaciones para tomar las medidas adecuadas.
Facilita otras tareas como hacer las nóminas
Un programa de control de horas trabajadas puede suponer un importante ahorro en la gestión de recursos humanos en la empresa. Si se opta por un buen software como Papershift con muchas opciones para exportar los archivos, estos pueden utilizarse para automatizar mucho más tareas como la elaboración de la nómina.
Un buen sistema para el control de horas trabajadas repercute mucho en otras áreas de la empresa que pasan a disponer de datos de calidad y en el personal de recursos humanos que libera mucho más tiempo para otras funciones.
Permite un mayor control de las horas extra
El objetivo principal de la ley de registro y control de horas trabajadas era, sobre todo, el control de horas extra. Con el registro de las horas de trabajo queda claro cuándo se realizan horas extra y, sobre todo, cuántas se llevan a cabo.
Es un beneficio para el trabajador, pero también una ventaja para las pequeñas empresas que, a través de este control de horas, pueden saber si necesitan una reestructuración del reparto de las tareas de los empleados para ser más eficientes.
El registro también permite llevar un mejor gestión de las vacaciones y los trabajadores que son necesarios para cubrir estos periodos o los de baja de cualquier empleado. Permite obtener mucha más información sobre el personal de la empresa y su distribución dentro de la empresa.
Gestión de turnos
En algunos casos como el software de Papershift, el registro del control horario se puede combinar con el de creación y gestión de turnos para las empresas que los usan para sus trabajadores. En este caso, el empleado puede conocer su turno con facilidad, solicitar cambios a través de la aplicación, pedir vacaciones o realizar otros trámites sin necesidad de estar en la oficina y en cualquier momento.
La combinación de los dos sistemas facilitan mucho más la organización de la empresa al automatizar el reparto de los turnos y el fichaje, el cumplimiento de las exigencias de la ley y da respuesta a las necesidades de los trabajadores.
Hace innecesario estar pendiente del registro del control horario
La ley marca un periodo de cuatro años en los que el registro del horario y las horas de trabajo deben estar a disposición de cualquier inspección y de los representantes de los trabajadores. Si no se lleva un control adecuado de este horario se hace muy difícil que este archivo esté actualizado y listo para ser facilitado en cualquier momento.
Con un software de horario y control de horas de trabajo, el registro está siempre a disposición de cualquiera que lo pueda necesitar y sin necesidad de que haya algún trabajador guardando los datos cada día.
Lleva un control más preciso de los efectivos necesarios
El control horario de los empleados arroja datos precisos sobre la relación entre la producción de la empresa y los empleados que trabajan en cada momento.
Si es necesario reforzar un turno o destinar más trabajadores a un determinado departamento, el control horario permitirá determinarlo con certeza y en el caso de las pequeñas y medianas empresas permitirá disponer de estos datos con muy poca inversión.
Evita sanciones
Da igual si es grande o pequeña. Cualquier empresa en la que se detecta que no se lleva un registro del horario de trabajo de cada empleado o que se hace de forma irregular se encontrará con una sanción. Las multas van desde algo más de 600 euros hasta más de 6.200 euros. Son cantidades importantes que se pueden ahorrar simplemente con un buen control horario del trabajo de cada empleado y su registro.
A la hora de elegir, mejor con software
No solo porque facilita el trabajo desde casa o cualquier otro lugar de cualquier empleado, un buen software de gestión del control horario ahorra mucho tiempo y dinero en recursos humanos y agiliza otros procesos dentro de la empresa como la elaboración de nóminas.
Es una herramienta para el registro de la jornada de trabajo del empleado, pero acaba siendo un sistema que aporta información de calidad con sus informes y repercute de forma muy positiva en el conjunto de la empresa. Hoy en día es la solución que más ventajas ofrece por su versatilidad y capacidad de integración con los sistemas informáticos de la empresa.
