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Control horario de trabajadores: 13 ideas prácticas para que nunca olviden fichar
Todas las empresas están obligadas a llevar el control horario de la jornada laboral de sus trabajadores. Desde la publicación el 12 de mayo de 2019 del Real Decreto Ley que regula el control y registro de la jornada de trabajo, todas las empresas deben buscar un sistema de control de la jornada laboral eficaz y fiable para llevar a cabo el registro del horario.
Pero ¿y si la empresa pone medios para fichar, pero al trabajador se le olvida hacerlo o lo lleva a cabo de forma incorrecta? Pues la responsabilidad recae sobre la empresa, que es la que debe elaborar el registro de la jornada laboral de los empleados. Si no se produce, la intervención de una inspección de trabajo puede derivar en una sanción que se movería desde algo más de 600 euros hasta más de 6.000 euros.
Los olvidos a la hora de fichar son mucho más comunes de lo que parece y pueden acabar siendo un auténtico problema para el departamento de Recursos Humanos de cualquier empresa. Es necesario atajarlo cuanto antes y poner todas las facilidades para que los empleados fichen siempre y de de la forma adecuada. Con estos consejos resultará mucho más sencillo conseguirlo.
Recuerda a los empleados la obligación de fichar en su jornada de trabajo
Hay que concienciar al personal de la empresa sobre la importancia de registrar su jornada de trabajo y las consecuencias que puede tener olvidarlo de forma continuada.
La ley establece la obligatoriedad del registro de jornada laboral y el control horario de trabajadores desde el Real Decreto Ley 8/2019 de 8 de marzo y hay que cumplirlo. El registro debe ser diario y debe incluir la hora de inicio y finalización de la jornada de trabajo así como los descansos que se puedan realizar durante la misma.
El Real Decreto Ley establece también que las empresas deben guardar el registro de jornada durante un periodo de cuatro años y tienen la obligación de ponerlo a disposición de los empleados, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social siempre que lo soliciten.
El objetivo final de este Real Decreto Ley es asegurar que se cumple la jornada de trabajo y el horario establecido y que no se realizan más horas extraordinarias de las que se pagan o se devuelven.
Equípate con un buen software de registro horario
La ley no establece un sistema o una forma predeterminada para llevar a cabo el registro de horas de los trabajadores. Puede realizarse un seguimiento a través de firmas en papel, con una hoja de cálculo de Excel o de la forma que estime conveniente la empresa siempre que sea fiable y cumpla con los requisitos descritos más arriba.
Sin embargo, si se trata de conseguir que no haya olvidos ni omisiones a la hora de fichar, un buen programa de registro horario como Papershift es la mejor opción. Este software permite el fichaje en línea con lo que se puede realizar el control de presencia desde cualquier dispositivo, incluso a través del móvil o una tablet.
De esta forma, se facilita el fichaje desde cualquier lugar y a los responsables de Recursos Humanos verificar en cualquier momento si se ha llevado a cabo el registro horario que estipula la ley.
Es la forma más eficaz de asegurar que todos los empleados fichan y se cumple el horario.
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Recuérdaselo en el móvil
Los programas de registro de la jornada suelen incorporar la posibilidad de enviar notificaciones a los móviles de los empleados. Estas notificaciones se pueden automatizar para que salten cuando se detecta que el trabajador no ha llevado a cabo el registro de la jornada laboral.
Estas notificaciones pueden configurarse de diferentes formas. Pueden ser un aviso para que el responsable del trabajador se ponga en contacto con él o pueden establecerse para el ordenador del trabajo. También pueden dirigirse a un único trabajador o a un grupo de empleados en los que se detecta que no cumplen el registro horario.
Integra el registro de horas con otros servicios de la empresa
Una buena forma de ayudar que el registro del tiempo no se olvide es vincularlo con aspectos relacionados con la empresa como información sobre sus actividades o actualizaciones sobre las vacaciones o beneficios que pueda otorgar la propia empresa. En definitiva, se trata de que llevar a cabo el registro de la jornada aporte algo más y los empleados pongan su atención en él.
Informa en profundidad a los empleados sobre las opciones para fichar
Muchas veces los empleados pueden fichar de forma incorrecta o incluso no hacerlo porque no están informados de cómo deben realizar este proceso y del sistema que ha implementado la empresa.
Es importante explicar cómo fichar durante la jornada laboral, pero también detallar cómo se puede corregir un olvido o un despiste que ha conducido a que no se pueda fichar o se haya hecho mal. Ofrecer un pequeño manual escrito puede ayudar a que los empleados entiendan mejor la importancia del registro horario.
La información sobre el sistema de control de jornadas es vital cuando se implanta por primera vez, pero es conveniente refrescarla cada cierto tiempo para evitar contratiempos.
Comunícate con los jefes de departamento
En muchas ocasiones la responsabilidad de que el registro de horas se realice de forma incorrecta puede estar en una mala transmisión a los empleados de los pasos a seguir para registrar el horario por parte de los jefes de departamento.
Es muy importante hacer llegar a los jefes de área la necesidad de llevar a cabo el registro de horas que establece la ley e implicarlos para que los empleados lo lleven a cabo diariamente.
Recuerda a los empleados que el registro horario favorece el cobro de las horas extra
El objetivo fundamental de la nueva ley de registro horario era llevar un control más exhaustivo del horario de la jornada laboral del personal de las empresas y evitar así que se produjesen horas extra que después no fuesen retribuidas.
Este es un aspecto clave que deben tener muy en cuenta los empleados. Un control en la jornada laboral permite determinar con claridad las horas extra que se han realizado para que puedan retribuirse y supone, además, una prueba clara de que se han llevado a cabo al quedar registradas en el horario de entrada y salida.
Fija recompensas para el registro de la jornada laboral
Una buena alternativa para incentivar el registro de la jornada que marca el real decreto ley es ofrecer recompensas para los que lo realizan adecuadamente. Los premios pueden ir desde invitaciones, bonos o regalos hasta días libres.
Facilita la corrección del error
Dentro de un límite temporal que debe marcar la empresa y que debe estar fijado antes del cierre de la jornada o el registro, hay que dar a los empleados la posibilidad de enmendar su error en el registro de las horas.
Si ya ha concluido este periodo, debe haber un canal mediante el que se pueda comunicar la incidencia. Hay que recordar que la ley impide modificar lo que ya está registrado, pero tanto el trabajador como los responsables de su departamento sí se pueden añadir correcciones o ajustes a las horas que aparecen en el registro.
Esta es una de las principales razones por las que es muy importante contar con un software adecuado para el conteo de horas del personal porque agiliza la comunicación entre empresas y trabajadores y facilita mucho actuar cuando se detecta un error.
Si es necesario, toma medidas disciplinarias
Si una vez se ha probado con todo lo anterior, todavía se detectan empleados reincidentes que siguen sin realizar el registro de sus horas de forma reiterada, la última opción es aplicar sanciones, una posibilidad que viene recogida en el Estatuto de los Trabajadores.
Incumplir la obligación del registro se considera incumplimiento laboral en el Estatuto de los Trabajadores y puede sancionarse como una falta. También lo es suplantar al trabajador a la hora de llevarlo a cabo.
El proceso suele iniciarse notificando la falta y, si la actitud continúa y no se produce el registro es cuando se procede a la sanción según el convenio o la normativa general. Las sanciones pueden ir desde las amonestaciones o suspensión de empleo y sueldo de hasta dos días hasta suspensión de empleo y sueldo por seis meses o despido.
No hay que olvidar que el responsable último es la empresa, según el Real Decreto Ley por lo que hay que conseguir que el registro se lleve a cabo de forma correcta para no recibir sanciones.
- Crea pautas de registro
- Mantén la documentación
- Evalúa y exporta los datos
Recuerda que no todos deben fichar
La ley delimita algunos grupos de empleados que no están obligados a llevar a cabo este registro. Los empleados con relaciones de carácter especial como: directivos, trabajadoras domésticas, deportistas profesionales, penados, artistas de espectáculos públicos, algunos abogados o trabajadores con discapacidad de centros especiales de empleo no tienen la obligación de realizarlo.
Tampoco deben realizar el registro de la jornada laboral los empleados que tienen ya unas normas específicas marcadas por la ley. Dentro de este ámbito quedarían los transportistas, tanto por carretera como en la marina mercante, y los empleados que realizan transportes transfronterizos por tren.
Por último, quedan fuera también de la obligación del registro los autónomos y los trabajadores asociados en cooperativas.
Los empleados de empresas subcontratadas también deben realizar el registro horario
Normalmente llevarán a cabo este conteo horario con la empresa que les contrata, pero puede acordarse entre las dos empresas que los empleados hagan el control a través de la empresa principal. En una o en otra, el control de la jornada sigue siendo obligatorio para los empleados.
No olvides los empleados a tiempo parcial ni a los que teletrabajan
El Estatuto de los Trabajadores ya establece el registro de los tiempos de los empleados a tiempo parcial día a día y con la entrega de una copia con las horas trabajadas a los empleados cada mes. En este resumen se contemplan tanto las horas ordinarias como las complementarias.
El Real Decreto Ley establece que los empleados que teletrabajan, los que trabajan en remoto o los que están realizando sus tareas en otro lugar distinto al centro de trabajo de la empresa deben llevar a cabo también el registro del horario. Una app o el software adecuado permiten que lo puedan realizar sin problemas, pero, si no se dispone de él, hay que buscar otras formas de llevar a cabo con el registro horario de estos empleados.
A pesar de que todos somos humanos y cualquiera puede tener un olvido, si los empleados no registran su horario siempre y de la forma correcta, la empresa puede tener problemas. La ley es muy clara con la obligatoriedad del registro de las horas trabajadas y la mejor solución para realizarlo con éxito es hacer todo el proceso más fácil a través de un software que facilite el acceso a los empleados y la gestión de los horarios a la empresa.
