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Cronograma: claves para garantizar su éxito en las empresas
Organizar el trabajo necesario para completar un proyecto o culminar una determinada actividad es la mejor forma de alcanzar los objetivos previstos con rapidez y con la calidad prevista.
El cronograma es la herramienta de gestión que permite planificar tanto un proyecto como la actividad laboral de la empresa desde su inicio hasta conseguir las metas fijadas. El objetivo de este instrumento es esquematizar y facilitar el proceso para llevar a cabo un determinado proyecto o actividad.
Es un documento vivo, que debe evaluarse y mejorarse constantemente hasta que termina el plazo para el que se fijó o se cumple el objetivo previsto, que muestra de forma muy clara todo lo que hay que hacer en un determinado proceso de producción.
¿Qué es un cronograma?
El significado de la palabra cronograma se extrae de su origen griego: Kronos significa tiempo y Gramma hace referencia a escribir. Como su propio nombre indica, un cronograma es la representación gráfica de los procesos y pasos que se han de seguir para alcanzar unos objetivos y siempre en función de unos tiempos previstos.
Normalmente, el cronograma tiene la forma de un esquema en el que se indican determinados eventos con un plazo previsto para cada uno de ellos.
El elemento temporal es clave en el cronograma de actividades o para proyectos porque es el que marca los límites para las tareas que deben estar terminadas en cada momento. Alrededor de estas metas temporales se organizan las diferentes tareas y los trabajadores de cada equipo que se hacen responsables de ellas.
Datos que no pueden faltar en un cronograma
El cronograma aspira a ser un documento sencillo y funcional que aclare tareas y plazos por lo que no hay que alargarlo de forma innecesaria, pero hay algunos elementos que no pueden faltar en este calendario de tareas.
- Plazos y fechas para entregar cada uno de los trabajos previstos en el proyecto
- Actividades y procesos que hay que realizar en cada paso. No hace falta bajar a un nivel excesivo de detalle.
- Medios y recursos para llevar a cabo cada etapa del cronograma
- Personas y equipos que se hacen responsables de cada paso para la producción de un artículo o la finalización de un proyecto
Ventajas de trabajar con cronogramas
El uso de cronogramas tiene muchas ventajas para cualquier departamento o grupo de una empresa, pero especialmente para los responsables de equipo o de área. Con la ayuda de un cronograma se puede asignar mejor las tareas y establecer prioridades dentro de las responsabilidades de cada trabajador.
Estructura la información
Antes de iniciar una actividad o proyecto hay que contar con toda la información y recursos necesarios para llevarlo a cabo y este volumen de datos puede ser, en ocasiones, muy alto. El cronograma de actividades permite organizar toda esta información, priorizar lo más importante y, sobre todo, establecer el orden en el que deben llevarse a cabo los diferentes pasos.
Los diferentes eventos y plazos marcan escalones dentro del proyecto y facilitan su desarrollo de forma ordenada. Es la gran ventaja de implementar un cronograma: permite ordenar toda la información y las tareas que son necesarias y así se evitan duplicidades, errores o dilatar demasiado determinadas procesos.
Mejora la comunicación
El cronograma delimita tareas y responsabilidades y hace, por tanto, mucho más fácil la comunicación entre las diferentes personas involucradas en el proyecto o las actividades planificadas.
Algunos tipos de cronogramas establecen relaciones entre las diferentes tareas con lo que también establecen canales de comunicación entre los diferentes equipos y empleados implicados.
Facilita la detección de errores y la evaluación de resultados
La organización por eventos dentro del cronograma permite detectar con rapidez qué está fallando en los proyectos y dónde están los problemas. También hace mucho más sencillo evaluar el resultado final de las actividades o proyectos previstos y de cada uno de los pasos que los integran.
Es, además, una herramienta muy válida para comprobar la productividad de cada uno de los trabajadores implicados en el proyecto del cronograma. Con el cronograma es más fácil evaluar el nivel de desempeño de los trabajadores ante determinadas actividades.
Datos fiables para hacer un cronograma
Para poder hacer un cronograma efectivo y fiable de cualquier actividad hay que valorar el uso de dos herramientas imprescindibles. El objetivo con ellas es disponer de datos fiables sobre la plantilla para poder utilizarlos en la confección del cronograma.
Software de gestión de control horario
Un software como Papershift permite conocer con rapidez y fiabilidad los horarios y la disponibilidad de los trabajadores de una empresa en cualquier momento. Estos datos son fundamentales para, a partir de ellos, crear el organigrama perfecto con los empleados adecuados.
También permite reaccionar con más rapidez ante cualquier imprevisto y reajustar el cronograma porque aspectos como las bajas o los permisos quedan registrados prácticamente de inmediato con este tipo de software. Es una de las herramientas que más pueden ayudar a crear un organigrama de trabajo.
Mapa de talento de la empresa
A través de evaluaciones de desempeño, encuestas o con las herramientas que se prefiera hay que contar con un mapa de talento de la plantilla. Este documento permite conocer las capacidades y sof skills de los trabajadores y seleccionar los que mejor se ajustan a cada proyecto a través de su incorporación al cronograma.
No hay que olvidar que el cronograma debe incorporar a las personas que tienen que llevar a cabo los trabajos y, para asignar la tarea al empleado adecuado, hay que conocer bien sus fortalezas y debilidades.
Un conocimiento profundo de las características de los trabajadores de cada equipo permite realizar un cronograma mucho más ajustado y con tiempos y fechas más realistas para cada trabajo.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
Tipos de cronogramas
El mejor cronograma es el que está personalizado con las características únicas que tiene cualquier proyecto por lo que puede haber infinidad de ellos.
Hay que adaptar siempre las características a cada situación porque los proyectos siempre con diferentes en cada trabajo, pero, en líneas generales, se pueden distinguir tres tipos de cronogramas.
Cronograma de Gantt
El Diagrama de Gantt es un cronograma de proyectos sencillo y muy efectivo que permite comprobar de un vistazo las características de las actividades que se tienen que llevar cabo en la gestión de un proyecto. Suele ser el plan más utilizado.
El Diagrama de Gantt adopta la forma de una barra temporal con dos entradas: actividades y tiempo de duración que se organizan en función del tiempo total del proyecto que marca la extensión del diagrama.
Dentro de las actividades y del tiempo de duración se incluyen tanto los datos que debe tener un cronograma como los responsables del trabajo y los recursos necesarios. Es una herramienta de gestión del tiempo muy útil.
Diagrama de Pert
En este tipo de diagrama se crean espacios circulares o rectangulares que se conectan entre sí a través de flechas. Estas flechas marcan el orden en el que se deben llevar a cabo las diferentes tareas y las relaciones entre ellas.
Cada espacio debe indicar también la lista con la información necesaria para poder llevar a cabo la entrega.
Más que el tiempo de finalización, el Diagrama de Pert lo que permite ordenar es la prioridad de las actividades que se tienen que realizar. Es también uno de los cronogramas más utilizados.
Diagrama de hitos
Es el que ofrece, quizá, la estructura más abierta. En esta herramienta de planificación se destacan diferentes hitos o metas importantes en el desarrollo de un proyecto, además del momento de su inicio y su finalización. Su gran ventaja es que es muy simple y fácil de realizar y el gran inconveniente es que no indica todas las tareas ni los recursos necesarios para llevarlas a cabo y peca de una cierta falta de concreción sobre las diferentes etapas.
¿Cómo hacer un cronograma con las tareas para un proyecto?
Existen programas de calidad para la elaboración de cronogramas como Microsoft Project, pero más allá de sus características, la creación de un cronograma de calidad que facilite el trabajo a todas las personas involucradas en un proyecto implica una serie de pasos.
Identificación de las tareas
Antes de empezar a crear la representación gráfica del proceso de desarrollo de un proyecto hay que tener claras cuáles van a ser las tareas que lo van a integrar y realizar un índice con ellas. Esta labor de delimitación de las diferentes tareas que integrarán el proyecto suele corresponder al jefe de equipo o de departamento.
Es el plazo previo que hay que tener en cuenta cuando se plantea cómo hacer un cronograma y es muy importante cuidarlo para que no se quede en el tintero ningún aspecto de la gestión que sea importante.
Priorización de las actividades
Es muy importante tener en cuenta todas las tareas que se tienen que realizar y, sobre todo, el orden y la prioridad que debe existir entre ellas.
Hay que delimitar las relaciones que existen entre las diferentes actividades y establecer el orden que deben seguir. En este sentido, la mejor medida es priorizar las más complejas porque suelen llevar más tiempo.
En cualquier caso, lo importante es seguir un orden natural en el cronograma indicando las que deben realizarse primero al comienzo para dar pie después a las que son producto de una labor anterior o deben realizarse más tarde.
Delimitación de hitos o plazos
Independientemente del tipo de cronograma que se elija, es importante contar con una serie de hitos o etapas que marcarán la realización de unas determinadas tareas en un plazo específico.
Con la ayuda de Papershift se pueden establecer los plazos estimados para cada evento en función de los trabajadores disponibles y asignados a cada una de las actividades previstas.
No vale de nada establecer metas temporales inalcanzables. Hay que ser realistas y delimitar las etapas del proyecto en función de la disponibilidad de personal y recursos.
Representación gráfica del cronograma
Con todos los datos y la información mencionada arriba hay que plasmar de forma gráfica el cronograma. Ya sea a través de una barra con filas y columnas o con espacios con recuadros conectados con flechas, lo que no puede faltar son los datos imprescindibles: tareas, tiempo de entrega, recursos y responsables.
Cada evento o etapa del cronograma debe quedar perfectamente delimitado en el orden prefijado con anterioridad.
Es importante que el cronograma llegue a todos los trabajadores implicados en él y que sea un documento de fácil acceso que pueda ser consultado tantas veces como sea necesario para aclarar cualquier duda sobre la gestión de cualquier proyecto o trabajo que pueda surgir.
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Ajuste y evaluación
El cronograma no es un documento cerrado. A lo largo de su periodo de vigencia pueden producirse ajustes con tareas que pueden tener nuevas fechas de entrega o pasar a otras etapas o a otro equipo por no haberse podido realizar antes o por diversos imprevistos como bajas de los trabajadores.
Tras alcanzar el final de un cronograma es necesario realizar una evaluación sobre la eficacia del documento para detectar todos aquellos aspectos que sean susceptibles de mejora. De esta forma, se pueden conseguir cronogramas más ajustados y eficaces.
Si no se han alcanzado los tiempos previstos en el cronograma hay que tener en cuenta que existe un cierto desajuste entre la disponibilidad de recursos materiales y humanos y los tiempos que se indican para las diferentes actividades. Es un aspecto que hay pulir en los próximos cronogramas que se realicen.
Siguiendo todos estos pasos se pueden crear cronogramas que faciliten el desarrollo de actividades, proyectos o tareas. El exceso de información es tan perjudicial como la falta de ella y el organigrama es una herramienta muy útil para ordenar y reducir el exceso de datos y poner el foco en los aspectos que son realmente importantes en las diversas tareas y actividades que integran un proyecto.
El cronograma es un documento que sirve de base y que puede ser desarrollado con posterioridad a través de cronogramas más detallados o sobre procesos más concretos integrados en el documento general.
