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12+1 cosas a tener en cuenta al escoger el programa para vacaciones de empleados
La dispersión de los días de descanso, los cambios de hábitos para disfrutarlos o la misma pandemia han cambiado notablemente la gestión de los días de vacaciones en las empresas. El aumento de las posibilidades de los empleados para elegir los días de vacaciones y la necesidad de garantizar que no se producen vacíos o duplicidades mientras se mantiene la producción ha hecho que la utilización de un programa para vacaciones de empleados se haya convertido en la mejor opción para ordenar y gestionar los días de descanso y conseguir que su impacto sea positivo en la empresa.
El uso de una plantilla de Excel ya no es una solución para una gestión de las vacaciones ágil y eficaz y, sea cual sea el tamaño de la empresa, se hace necesario un programa informático que agilice todos los trámites y procesos para la gestión de las vacaciones.
Ventajas del uso de un programa para vacaciones de empleados
El uso de un software específico para las vacaciones de tus empleados proporciona un importante ahorro de tiempo para el departamento de Recursos Humanos y de dinero para la empresa.
Un programa de gestión de las vacaciones y ausencias automatiza tareas como la contabilización de los días de vacaciones no disfrutados y permite interactuar directamente con los trabajadores para que cada empleado pueda solicitar directamente sus vacaciones y la solicitud llegue inmediatamente a Recursos Humanos. Lo que antes llevaba horas de trabajo, ahora se puede hacer en muy poco tiempo.
En la estrategia de futuro de las empresas, un software de vacaciones permite una mejor planificación, más transparencia en las vacaciones y también un mejor control de las ausencias. El registro de las ausencias facilita la detección de posibles casos de absentismo.
El problema llega cuando hay que elegir. El mercado cuenta con una gran variedad de programas de control de vacaciones y ausencias y es difícil decidirse por uno u otro. Si no tienes claro cómo tendría que ser el software de vacaciones de los empleados que necesitas para tu empresa, éstas son las características y funciones que no pueden faltar o que hacen mejores a unas opciones sobre otras.
Facilidad de uso
Es el primer aspecto a tener en cuenta. De nada va a valer un software de gestión de vacaciones muy completo y con una gran variedad de funciones si después nadie lo utiliza porque su uso es muy complejo y acaba perdido en un rincón de un ordenador de Recursos Humanos.
El software ha de ser fácil de manejar, útil y sencillo para los responsables de personal, pero también, y sobre todo, para los propios empleados que han de ver en él un gran avance en la forma de solicitar y gestionar sus vacaciones y ausencias. Ha de ser, sobre todo, un medio que agilice la solicitud y aprobación de los días de descanso.
Hay que que buscar que el programa para las vacaciones sea fácil de configurar y que su uso resulte fácil y agradable a las empresas y a los empleados.
Diseño muy visual para ser un medio de comunicación eficaz
Muy relacionado con el párrafo anterior. La interfaz es mucho más importante de lo que parece y debe ser muy visual tanto para los empleados como para los trabajadores de Recursos Humanos que han de poder ver rápidamente la situación de cada trabajador, de cada equipo y de la empresa en general.
El programa para vacaciones de empleados es un medio de comunicación entre la empresa y los empleados y debe ser eficaz. Un software intuitivo y opciones claras y prácticas tiene mucho ganado y permite respuestas rápidas que se agradecen especialmente.
Capacidad de personalización
Cada empresa es un mundo y cada empleado de la plantilla también. Las situaciones son muy distintas: trabajadores con familia, con características específicas, enfermedades… y todo esto acaba condicionando las vacaciones y las ausencias.
Un buen programa para vacaciones de empleados ha de ser flexible para adaptarse a los cambios y con mucha capacidad de personalización para poder adaptarlo a las necesidades de la empresa.
Ha de poder integrar la política de vacaciones de la entidad y que se puedan establecer para diferentes equipos o empleados periodos para poder disfrutar de las vacaciones o los que quedan fuera de su rango de opción. Los trabajadores han de poder ver con claridad los periodos en los que pueden optar a solicitar las vacaciones y aquellos en los que no lo pueden hacer.
Contadores en tiempo real
Los empleados también tienen que poder comprobar, con mucha claridad, cuando acceden al software, los días totales que tienen de vacaciones, los que han consumido ya y los que les restan por disfrutar. Lo pueden conseguir con los contadores en tiempo real que debe incorporar el software y que permiten eliminar la tediosa tarea de contabilizar los días que ha consumido cada trabajador.
Este es un avance fundamental para los empleados que ya no tienen que preguntar constantemente cuántos días les quedan de vacaciones sino que pueden verlo directamente y sin posibilidad de error. Para la empresa, permite una respuesta mucho más rápida ante cualquier cambio o imprevisto al conocer rápidamente la situación de las vacaciones y las ausencias de los empleados.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
Precio
Otro de los aspectos que hay que tener en cuenta, pero hay que ponerlo siempre en relación con la calidad de los servicios que se prestan. No todos los programas de gestión de vacaciones ofrecen todos los servicios que aquí se enumeran ni tampoco con las mismas características en cuanto a presentación, modo de uso y posibilidades por lo que hay que estudiar bien cada opción.
Normalmente, los softwares de gestión de vacaciones suelen incluir tarifas y planes por empleado y por mes. Esta forma de comercializar los servicios es mucho mejor porque permite ajustar el precio al tamaño de la mercantil y no pagar más por servicios que no se necesitan.
Asistencia y soporte
Un aspecto muy importante al que, en ocasiones, no se presta la suficiente atención. Disfrutar de una buena asistencia técnica y soporte para configurar el programa de vacaciones o para resolver cualquier duda cuando surge es fundamental para poder extraerle todo el rendimiento a sus posibilidades.
Las empresas deben contar con canales de comunicación rápidos y eficaces con el proveedor del sistema de control de las vacaciones para poder solventar cualquier aspecto relacionado con el software que pueda surgir. Es muy positivo comprobar el soporte que ofrece cada proveedor antes de decidirse por alguna de las opciones.
Seguridad
Un aspecto que cada día tiene más relevancia y que hay que cuidar especialmente. El programa debe garantizar una seguridad total en varias direcciones.
Por un lado, frente a la posible injerencia de elementos externos que puedan modificar o cambiar algún aspecto y aquí ayuda mucho que el programa se encuentre en la nube. No hay que olvidar que existen otro tipo de programas que necesitan de la instalación en los equipos para poder funcionar y eso los hace más vulnerables ante posibles ataques.
Por el otro, para asegurar la protección de los datos del trabajador. El software debe conseguir que nadie pueda acceder a esos datos sin autorización y debe estar en línea con las leyes que garantizan la protección de los datos de los trabajadores para que la empresa las cumpla.
Documentos
Además de permitir una interactividad constante entre Recursos Humanos y el empleado, el programa debe ser capaz de aceptar que se adjunten documentos para, por ejemplo, en el caso de las ausencias, que pueda aportarse un justificante con la razón que ha llevado a ella.
También en el caso de las vacaciones es interesante poder contar con esta posibilidad por si el trabajador o los responsables de la plantilla necesitan hacer uso de ella en algún momento.
Alertas
No pueden faltar la capacidad de establecer alertas. Cuando se está pendiente de una gran plantilla, o simplemente se llevan muchos asuntos al mismo tiempo, es fácil que puedan producirse olvidos o errores y las alertas ayudan a evitarlo. Las notificaciones permiten estar al tanto de las solicitudes que se se realizan de forma instantánea.
Con las alertas y notificaciones, es el propio software de control de vacaciones el que lanza un aviso de que se han terminado las vacaciones de determinados empleados o que se ha terminado una baja, por poner solo un par de ejemplos.
Capacidad de integración
Es un aspecto muy importante hoy en día. El nuevo software para gestionar las vacaciones de tus empleados debe poder integrarse con el resto de programas informáticos de la empresa y contribuir a mejorar los distintos procesos dentro de la entidad.
De hecho, uno de los aspectos más importantes dentro de esta integración es que el software sea capaz de exportar los datos a los programas de gestión de nóminas para que los registros de los días de vacaciones y ausencias del empleado puedan incorporarse con facilidad y evitar así mucho trabajo a los responsables de redactar las nóminas.
Además de integrarse en el ecosistema informático de la empresa, también es muy conveniente que el software elegido permita descargar los datos en diferentes formatos como pdf, csv y, especialmente, como xls que después se puedan utilizar en otras tareas.
Generación de informes
Los datos de las vacaciones y ausencias son muy importantes para conocer las necesidades reales de personal de la empresa y detectar posibles desequilibrios en la distribución de la plantilla. Es muy importante contar con esos datos para la dirección y, por eso, no hay que perder de vista que el software elegido pueda realizarlos y enviarlos con una periodicidad establecida.
Los informes permiten también ver si existen problemas de absentismo con las ausencias y ayudan a tomar decisiones más acertadas al disponer de datos más exactos.
Uso en diferentes dispositivos
El software para el control de vacaciones debe poder ser utilizado en diferentes dispositivos y que no quede restringido únicamente al ordenador.
Hoy en día debe ser accesible a través del smartphone o una tablet para poder realizar las diferentes gestiones con más facilidad y desde cualquier lugar y en cualquier momento. Que el software sea multidispositivo es un valor añadido que hay que valorar.
Cuanto más, mejor
Si el programa para gestionar las vacaciones permite también otras funciones o se puede ampliar con el control y registro horario, mucho mejor. El objetivo es gestionar el control de vacaciones, pero siempre hay que valorar las posibilidades extra que se puedan añadir al software y que permitan disfrutar de otros servicios relacionados con la gestión del personal de las empresas.
Para los responsables de Recursos Humanos también puede resultar muy interesante poder disfrutar de un servicio de gestión integral del personal y no contentarse únicamente con la gestión de las vacaciones. No hay que olvidar que la ley establece la obligación del control y registro horario y que un software adecuado facilita poder llevarlo a cabo de una forma más sencilla y eficaz.
Papershift es un software que cumple con todos estos requisitos exigibles a un software para el control de las vacaciones y las ausencias y ofrece, además, otras opciones para el registro y el control horario de la jornada del trabajador. Una opción práctica y eficaz que permite disfrutar de servicios concretos como el gestor de vacaciones y ausencias o de un servicio más global para la gestión integral de la plantilla.
