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Equivalente a Tiempo Completo: qué es, para qué sirve y cómo se calcula
El Equivalente a Tiempo Completo o Full Time Equivalent (FTE), es un cálculo que sirve al área de Recursos Humanos de una empresa a medir toda una serie de factores relacionados con la productividad de los empleados. ¿Qué es? ¿Para qué le sirve a las empresas? ¿Cómo se puede calcular el FTE? Vamos a ello.
¿Qué es el Equivalente a Tiempo Completo o FTE?
El Equivalente a Tiempo Completo, Full Time Equivalent o FTE es, como su nombre lo indica, una equivalencia que se utiliza para medir la productividad real a tiempo completo de un equipo de trabajo, o de una plantilla de una empresa, en la que haya tanto trabajadores a jornada completa, como trabajadores a tiempo parcial.
En la práctica, el FTE determina a cuántos empleados a tiempo completo equivale el trabajo de todos los empleados de la empresa, incluidos los empleados a tiempo parcial.
¿Cómo calcular el Equivalente a Tiempo Completo?
Lo mejor del FTE, además de su utilidad (que veremos a continuación), es lo fácil que es de calcular. Se trata de una fórmula sencilla, pero conviene seguir una serie de pasos para sacarle el máximo provecho.
Pasos para calcular el Equivalente a Tiempo Completo
- Crea una lista de empleados.
- Define la medida del FTE.
- Suma las horas.
- Calcula los FTE.
Crea una lista de empleados
Lo primero que debes hacer es crear una lista de todos los empleados de la empresa, poniendo a los empleados a tiempo completo por un lado, y a los empleados a tiempo parcial por el otro.
A su vez, toma nota de la cantidad de horas efectivas trabajadas por cada empleado (consultar este tipo de información es muy simple si utilizas un software de gestión de personal).
Define la medida de la jornada laboral del FTE
Define cuántas horas constituyen una jornada laboral completa en tu empresa. En España, la jornada completa consiste en 40 horas semanales de trabajo efectivo.
Cualquier empleado contratado para trabajar menos de 40 horas, es considerado un empleado a media jornada.
Suma las horas
Suma primero todas las horas efectivas trabajadas por los trabajadores a jornada completa. Luego, todas las horas trabajadas por los empleados a tiempo parcial.
Calcula los FTE
¿Por qué decimos los FTE? Porque si has seguido los pasos anteriores, entonces tienes la posibilidad de tomar dos mediciones de FTE.
La primera es el FTE exclusivo de los empleados a media jornada. Lo consigues dividiendo la suma de las horas trabajadas por la cantidad de horas de una jornada completa:
FTE parcial = Número de horas trabajadas (por empleados a media jornada)/Horas de una jornada completa (40)
La segunda es el FTE total, que se obtiene sumando todas las horas trabajadas por todos los empleados en la plantilla de la empresa, y dividiendo el resultado por las horas de una jornada completa:
FTE total = Número total de horas trabajadas (por toda la plantilla)/Horas de una jornada completa (40)
El Equivalente a Tiempo Completo, con números
Entender el FTE es muy simple si se lo analiza con un ejemplo.
Imagina que la empresa en la que trabajas cuenta con 10 empleados, 5 a tiempo completo, trabajando 40 horas semanales, y 5 a tiempo parcial.
Los trabajadores a tiempo parcial cumplen diferentes funciones dentro de la empresa, y trabajan horas dispares: 3 trabajan 20 horas semanales, y los otros dos, 30 horas semanales.
Entonces, si imaginamos que esta semana todos los trabajadores han cumplido con sus horas, siguiendo los pasos anteriores, podemos definir que:
- El total de horas efectivas trabajadas por los empleados a tiempo completo en la empresa fue de 200 (40+40+40+40+40).
- El total de horas efectivas trabajadas por los empleados a media jornada en la empresa fue de 120 (20+20+20+30+30).
- El FTE parcial es de 3.
- El FTE total es de 8.
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Cómo interpretar las medidas del FTE
¿Qué significa exactamente que el FTE parcial sea 3 y el total 8? Veamos, que aquí es donde se pone interesante.
El FTE parcial nos indica que los 5 empleados a tiempo parcial trabajan en conjunto el equivalente a 3 empleados a tiempo completo.
A su vez, el FTE total nos indica que los 10 empleados de la empresa trabajan el equivalente a 8 empleados trabajando a tiempo completo.
Por supuesto, este es un ejemplo sencillo.
En la práctica, siempre hay personas dentro de la plantilla que no han cumplido con su cuota efectiva de horas trabajadas, y los números suelen ser mucho más variables, pero el concepto es el mismo y, como veremos, realmente valioso.
¿Cuál es la utilidad del FTE para la empresa?
La razón de ser del Equivalente a Tiempo Completo, como toda herramienta de medición, es ayudar en el proceso de toma de decisiones, no solo en el ámbito de Recursos Humanos, sino que en todos los ámbitos administrativos de la empresa.
Es especialmente relevante (y necesario) en empresas con plantillas más grandes y variadas, ya que puede ser bastante complejo calcular la productividad real de cada empleado, y de la empresa en general, si se considera que no todos trabajan durante la misma cantidad de horas.
Las principales razones para utilizar el FTE
- Optimización de la plantilla.
- Aumentar la productividad.
- Balance salarial.
Optimización de la plantilla
El Full Time Equivalent te dará una visión más objetiva y tangible de la productividad real de los trabajadores.
Su uso más extendido es como herramienta de medición para determinar la necesidad real de horas trabajadas para completar un proyecto en particular.
Por ejemplo, se puede definir que el proyecto de «crear un nuevo sitio web» para la organización precisa de 4 FTE, es decir, de 160 horas de trabajo.
También es útil para determinar la necesidad de hacer cambios en la plantilla.
Aumentar la productividad
Al tener un indicador objetivo de las horas trabajadas en la empresa, se abre todo un abanico de posibilidades en cuanto a la optimización de los recursos humanos.
Puedes calcular, por ejemplo, el FTE ideal de la empresa, la cantidad de horas de jornada completa necesarias para que la organización opere al 100% de su capacidad.
Teniendo en cuenta ese indicador, puedes determinar, entre muchas otras cosas, si los trabajadores están cumpliendo más horas de las necesarias.
Este es, de hecho, uno de los principales argumentos detrás de la jornada laboral de 4 días.
Balance salarial
Otra de las principales maneras en que se utiliza este indicador es para determinar el salario de las nuevas contrataciones, así como para determinar la necesidad de realizar ajustes salariales.
La manera de hacer esto es calcular el salario FTE, que es el salario de un empleado de jornada completa.
Así, por ejemplo, si el salario FTE es de 500 euros semanales, puedes calcular el salario de un trabajador de media jornada que trabaja 25 horas semanales, con una simple división:
Salario media jornada = Salario FTE x FTE parcial (del empleado)
Siguiendo el ejemplo, la ecuación sería:
Salario media jornada = 500 x 0.6 = 300.
Además de calcular el salario de los nuevos empleados, el salario FTE también es útil para determinar si los empleados a tiempo parcial están cobrando lo correcto, de acuerdo a la relación entre su salario y el de los trabajadores a tiempo completo.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
El Equivalente a Tiempo Completo, anual
¿Cuál es el FTE de la empresa en términos más amplios?
Aunque venimos pensando al FTE como una medida de rendimiento semanal, su principal utilidad se ve en el análisis de periodos más amplios, como trimestres, semestres o años.
Esto, porque una semana puede ser atípica, por lo que un periodo más grande otorga una visión promediada más acertada de la productividad, tanto de cada empleado como de la empresa en general.
La manera de calcular estos FTE es, simplemente, sumar las horas trabajadas la plantilla de la empresa dentro del periodo definido y dividir por la cantidad de horas de jornada completa incluidas en ese periodo.
El Equivalente a Tiempo Completo es, en definitiva, una medida muy versátil y simple de calcular que, a su vez, aporta datos de gran valor para las empresas y las organizaciones.
Es fundamental, eso sí, en el ámbito de recursos humanos, que es en donde más se puede palpar su verdadera utilidad práctica. Sobre todo, si cuentas con un software de gestión de personal, en cuyo caso calcular el FTE es, realmente, muy fácil.
