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Gestión documental y cómo implementarla en tu empresa
La gestión documental consiste en la administración y el debido uso de la documentación de una empresa. Una compañía por pequeña que fuese admite en su gestión una gran variedad de documentos, que necesitan ser archivados y ordenados para su correcto manejo.
Para realizar la captura, digitalización y registro de los documentos se utilizan sistemas de gestión documental. Estos sistemas, facilitan esta complicada labor otorgando herramientas para la correcta clasificación y para su posterior uso.
Contar con un buen sistema de gestión documental es esencial para el buen funcionamiento de la compañía. A continuación, abordaremos más características sobre la gestión documental y cómo implementarla.
Gestión documental 101
Antes de implementar la gestión documental, es necesario tener en claro algunos términos y aspectos básicos. La gestión de información no es algo nuevo, sin embargo los procesos integrados a las nuevas tecnologías si son algo un poco más actual.
Es fundamental conocer qué parámetros se usan y que tipo de sistemas existen para saber cuál se adapta más a las necesidad de la compañía. Cabe aclarar, que esta gestión no es exclusiva para la información escrita, ni tampoco para los documentos internos.
Dentro de la gestión documental de una empresa, también se podrán encuentran documentos externos que influyen directa o indirectamente para el correcto funcionamiento de esta.
¿Cuál es la importancia de la gestión documental?
La correcta administración de la información a través de la gestión documental es un activo muy importante dentro de una empresa. Favorece la toma de decisiones y además optimiza la labor de muchos empleados.
Una gran cantidad de documentos llegan o se elaboran en una compañía todos los días, muchos de estos juegan un papel relevante y es obligatorio su preservación. Por ejemplo, para avalar la legalidad de una empresa esta debe tener un conjunto de requerimientos y soportes para cumplir con la normativa española.
Sin importar en qué campo se desempeñe la empresa, muchas de sus operaciones administrativas o del día a día dependen de informes, ordenes, comprobantes y más documentación. De tal modo que es imprescindible establecer un gestor o sistema para los documentos.
Pasos para implementar la gestión documental
- Análisis e identificación: En primera instancia es obligatorio realizar un análisis de los documentos que van a ser gestionados. Tener presente que no toda la documentación que ingresa a la empresa deberá ser almacenada.
- Después del análisis es necesario elegir una manera de identificar la información para saber cómo indexarla para cuando sea necesario su búsqueda .
- Formato: Las empresas producen una gran cantidad de información la cual no se encuentra en un solo formato. Se podrá encontrar desde correspondencia en papel, archivos de video, informes digitales entre otros.
- Incorporación de un sistema: Existen diferentes sistemas para que la empresa elija cual desea utilizar como gestor documental. La decisión dependerá de cada compañía, y de sus necesidades operativas y estructurales.
- Permisos y Accesibilidad: En este paso se designan los permisos que se otorgan para no solo el acceso, sino para la modificación, visualización y distribución de la información.
- Depuración: La eliminación de los archivos innecesarios u obsoletos es una practica indispensable, puesto que evita que se entorpezca el correcto funcionamiento de la gestión.
- Los archivos que se almacenen deberá continuar con procesos de actualización y control de versiones para asegurar su correcta gestión de documentos.
La gestión documental en la nube
Los avances tecnológicos han traído consigo nuevas herramientas como la utilización de servidores Online para alojar la documentación. A este proceso se le conoce como Cloud Computing y es indispensable para estar a la vanguardia en materia de gestión documental.
Cada día más la era digital remplaza a los documentos en estado físico, por ende la adaptación al mundo virtual es inminente de lo contrario este será un factor clave que podrá significar en el fracaso de una empresa.
Estar interconectado mediante servidores web es muy beneficioso para los procesos de la empresa y la integración de sistemas de gestión documental Offline. Asimismo, el fácil acceso y administración característicos de la nube permite un mejor flujo de trabajo, y seguridad de la información.
Además que a travésgarantiza la centralización de la información a traves de estos servidores están conectados con la empresa y de este
¿Cómo implementar un sistema de gestión documental en la nube?
Digitalización de documentos
En primera instancia se debe recopilar los documentos físicos que se utilizan y llegan a la empresa, para su posterior digitalización. Una vez recopilados los documentos se procede a digitalizar a través de un escáner para obtener la copia o versión digital.
Este proceso no se realizará en una sola ocasión, al contrario será un paso constante debido a que todos los días las compañías lidian con grandes cantidades de documentos.
Escoger un buen escáner para agilizar el proceso de digitalización de los informes en físico, y elegir la herramienta ideal para digitalizar los documentos que se encuentren en otros formatos.
Almacenamiento en la nube o Cloud Computing
Una vez digitalizados los documentos se procederá a cargarlos a un servidor web el cual está conectado en sincronía con los sistemas de la empresa. De esta manera, creando un canal centralizado para el almacenamiento de la información anteriormente mencionada.
Workflow
Después se instauran sistemas de Workflow o flujo de trabajo, estos permiten la automatización de procesos a través de parámetros designados previamente en pro del mejoramiento del desempeño.
Compartir documentos
Una vez subidos los documentos estarán disponibles para visualizarlos, enviarlos o compartirlos con los departamentos de la empresa. Los criterios de accesos a esta información, los decidirán la misma empresa.
Muchos de los departamentos de la compañía necesitan trabajar en sincronía por ello es esencial contar con esta herramienta, por la practicidad para mantener la comunicación y el acceso a la información.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
Ventajas de los sistemas de gestión documental
El implementar un sistema para clasificar y ordenar los documentos trae consigo grandes beneficios. A continuación, puntualizaremos sobre las ventajas principales de estos sistemas:
Organización
- Desde el punto logístico y funcional es una excelente practica para tener certeza en dónde se encuentra cierta información y cómo acceder a ella.
- Muchos departamentos administran una gran cantidad de información, y al tener un sistema para su organización ayuda a no perder tiempo y favorece el desempeño.
Registro
- La facilidad de llevar un registro automatizado de los archivos nuevos, los viejos, los que se modificaron, los duplicados y eliminados, todo esto en tiempo real.
Seguridad
- Dentro de una empresa se maneja todo tipo de información y una parte de esta tiene carácter confidencial. Los sistemas de gestión deberán ser seguros para poder almacenar este tipo documentos.
- No solo se debe evitar que se infiltren y se roben la información de los servidores, sino mantener la integridad de esta.
Fácil acceso
- La accesibilidad es un apartado importante, un punto clave que tiene en cuenta este tipo de sistemas. Gracias a la centralización de la información todo se encontrará en un solo lugar.
- La versatilidad de estos sistemas también garantiza la edición de permisos, de manera que permite el acceso o denegar este respectivamente.
Aumento en la productividad
- Un buen sistema de gestión documental podrá significar en un mejoramiento de procesos, traduciendo esto en un incremento de la productividad.
- Si un empleado demoraba cierta cantidad de tiempo buscando un documento , con un gestor documental los tiempos se reducirán significativamente.
- La productividad es un punto muy importante para una empresa debido al carácter competitivo del mercado.
Estándares de calidad
- Mantener el cumplimiento de las normas de calidad es prioritario para una empresa. A través de la gestión documental se ejerce un control optimo y se mantiene actualizado los papeles que garantizan la certificación.
- La norma ISO 9.001 del 2015 es clara en imponer un control de documentos, pero no obliga el uso de un software en especifico.
Desventajas de los sistemas de gestión documental en la nube
Como cualquier practica tiene sus beneficios y aspectos negativos, en el caso del Cloud Computing muchos empresarios se preocupan por la seguridad de su información. Cuando abarcamos el temas de seguridad en un gestor documental es algo clave para su funcionamiento.
Integridad de la información
Las compañías al almacenar sus documentos en la nube en caso de quedar expuestos ante una fallas de ciber seguridad corren un gran riesgo. Si alguien no autorizado accede a la documentación compromete a la empresa por la confidencialidad de la información.
Lo preocupante no solo es que visualicen la información almacenada o la compartan, sino también su alteración, perdiendo la integridad de esta. Asimismo, una vez accedan es difícil recuperarse del daño si no se tiene un respaldo de estos documentos antes del incidente.
Disponibilidad Offline
Otro punto negativo al almacenamiento en la inhabilidad para acceder a la información en casos de fallas técnicas. A pesar que los servidores que almacenan información en la nube cuenta con una infraestructura confiable y avanzada no son exentos a fallas.
Las fallas en los servidores pueden surgir por la naturaleza de errores técnicos cuya incidencia es fácil de corregir debido al soporte con el que cuentan. No obstante mientras se solucionan estas situaciones afectara al empresario.
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Sin embargo también la disponibilidad de la información puede ponerse en riesgo por ataques cibernéticos. Este tipo de falla tiene un poco de relación con la seguridad pero en este caso el objetivo no es acceder a la documentación sino inhabilitarla o eliminarla.
Es por esto que se recomienda gestores de documentación hibrido que tengan la información almacenada tanto en la nube como en una red intranet como Backup para garantizar el funcionamiento de la empresa ante incidencias como las mencionadas anteriormente.
