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¿El multitasking funciona? Ventajas y recomendaciones para ser multitarea
En un entorno laboral cada día más dinámico y tecnológicamente interconectado, la capacidad de trabajar multitasking o multitarea, es decir, realizando varias tareas a la vez, manteniendo el máximo nivel de eficacia, está más demandada que nunca.
¿Qué es el multitasking?
El multitasking no es un concepto nuevo. Hace tiempo que el término circula en entornos empresariales y tecnológicos, y se refiere a la capacidad de una persona de trabajar en varias tareas al mismo tiempo.
Desde su concepción, el multitasking ha generado polémica: no son pocos los estudios que niegan rotundamente que funcione, y es que, en realidad, los cerebros de las personas están «conectados» para enfocar su atención en una única tarea a la vez.
¿Es posible el multitasking?
Lo que llamamos multitarea es, de hecho, la capacidad de mover el enfoque de una tarea a otra rápidamente, una habilidad que también se conoce como task-switching, o alternancia de tareas.
Esto no significa que el multitarea sea un mito.
Por el contrario, entender cómo funciona nuestra atención te ayudará a organizar mejor tu trabajo para poder, en efecto, realizar múltiples tareas a la vez manteniendo la eficacia y alcanzando un nivel más alto de productividad.
Tareas aptas para el multitasking
Partimos de la base de que hay tareas, tanto laborales como cotidianas, en las que deberías poner todo tu enfoque, cosas que no son aptas para el multitasking.
En lo cotidiano, el ejemplo más claro es conducir; en lo laboral, se trata de cualquier tarea que requiera toda (o casi toda) la atención de los trabajadores, desde dar una presentación o conducir una reunión hasta elaborar un informe o redactar un documento.
¿Qué cosas son factibles de hacerse a la vez? Para empezar, todas aquellas que no interfieran entre sí. Es decir, que al hacer una no estés imposibilitando hacer la otra (o las otras); e idealmente, aquellas que estén relacionadas entre sí.
Lo demandante del multitasking
¿Cuánta atención te demanda lo que estás haciendo ahora mismo? Si eres una persona activa, seguramente estás leyendo este artículo mientras haces algo más: desayunar, escuchar la radio o, quizás, mientras esperas a que termine un proceso en tu trabajo.
Recuerda que nunca te enfocas (ni tú ni nadie) en muchas tareas a la vez, sino que vas moviendo tu enfoque de una a la otra.
De esta forma, mientras menos concentración demande una tarea específica, más fácil será mover tu foco entre las diferentes tareas que estás realizando.
La automatización en el multitasking
Con el avance de la tecnología, las empresas están invirtiendo cada vez más en automatización.
Así, vamos entrando en el terreno de las recomendaciones: una manera de abarcar más tareas a la vez, reduciendo errores sin afectar ni a la eficacia ni la calidad, es la búsqueda e inversión en nuevas herramientas de automatización y digitalización que acorten los periodos de trabajo y, a su vez, reduzcan la demanda de atención.
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Las ventajas del multitasking
Queda claro que la capacidad de trabajar multitarea solo es factible, principalmente, para realizar tareas menores, repetitivas, cotidianas o automatizadas. Entonces, ¿por qué vale la pena ser una persona multitask? ¿Cuáles son las ventajas del multitasking?
En pocas palabras, porque nuestros trabajos están repletos de tareas menores, repetitivas, cotidianas y automatizadas.
Las principales ventajas ser multitask son:
- Aumento de la productividad.
- Optimización.
- Mejora en la organización.
- Automatización de procesos.
Aumento de la productividad
La productividad ha sido, desde siempre, la obsesión de los gerentes y de las empresas; y con razón.
El desempeño multitarea es una forma de agrupar una serie de tareas sencillas y de aprovechar los llamados «periodos muertos», espacios de tiempo en los que no se está haciendo nada. Esta es la ventaja más importante del multitasking.
Por ejemplo, mientras esperas a que se complete determinado proceso (por esto hablaba de automatización), a que te respondan un correo electrónico o a que tu superior en la empresa te asigne tu siguiente labor.
Optimización
De la mano de lo anterior viene la optimización o reducción de tiempos. Al agrupar la realización de múltiples tareas sencillas, a la larga se reducen los periodos totales de trabajo.
Mejora en la organización
Además de mejorar la capacidad de mover el enfoque rápidamente entre dos o más cosas a la vez, el multitasking es la práctica de la organización.
Como veremos, es fundamental para el desempeño multitarea organizar las tareas que hay que realizar, la duración de cada una, la jerarquía de importancia y el enfoque que van a demandar.
Automatización de procesos
Es clara la tendencia de las empresas hacia la automatización, la optimización y la digitalización o, dicho de otra forma, la simplificación de sus procesos y operaciones.
Estos avances tecnológicos son herramientas que generan el espacio necesario para que cada vez más personas y profesionales puedan trabajar en modo multitarea.
¿Cómo conquistar al multitasking?
Lo primero que debes saber es que, en realidad, la habilidad para el trabajo multitarea es algo no solo que se puede aprender, sino que se puede practicar y perfeccionar.
Estas recomendaciones te ayudarán a dominar al multitasking:
- Agrupa las tareas sencillas y relacionadas.
- Organízate (haz listas).
- Jerarquiza.
- Elimina las fuentes de distracciones.
- Recuerda tomar descansos.
- Mantente en control.
Agrupa las tareas sencillas y relacionadas
Ya lo hemos dicho: el desempeño multitarea funciona solo cuando se abordan tareas sencillas y, si están relacionadas, aún mejor.
Organízate (haz listas)
En el mundo del multitasking, las listas lo son todo (en especial, si quieres evitar el estrés).
Utiliza una libreta física o una aplicación móvil o en línea, la manera que te sea más cómoda y que mejor funcione para ti, pero crea listas de tareas y trabajos por hacer para asegurarte de que, en el proceso de abarcar varios a la vez, no se te pase nada.
Jerarquiza
No alcanza con hacer listas. Divide las tareas según el orden de importancia. Diseña tu propia jerarquía basada en tus propias necesidades profesionales, ya sea en cuanto al tiempo, a la relevancia o a lo que sea.
No dejes nada al azar: incluye fechas límites, recordatorios, anotaciones, todo lo que pueda ayudarte a mantener un orden en tu día a día.
Elimina las fuentes de distracciones
Sí, también tu móvil. No hace falta que te desconectes del mundo, pero ya que estás entrenando a tu capacidad de enfoque para manejar varias tareas al mismo tiempo, es fundamental que elimines (mientras estás trabajando multitarea) todas las posibles fuentes de distracción: silencia tu móvil, cierra las ventanas de WhatsApp web, del periódico, de Twitter, etc.
Esto te ayudará a entrar «en la zona», ese espacio de enfoque en el que el mundo parece desaparecer a tu alrededor.
Recuerda tomar descansos
Cada tanto, recuerda salir de esa zona de concentración. Cuando organices tu jornada laboral, no olvides disponer también de momentos de descanso a lo largo del día.
Lejos de reducir tu productividad, el descanso es vital para reducir el riesgo de errores, de agotamiento y de estrés, así como para mantener la calidad de tu trabajo.
Mantente en control
Por último, no olvides que reducir el ritmo (casi) siempre que es posible, y suele ser mejor que perder el control. Es decir, que si por trabajar multitarea las tareas terminan por sobrepasarte, es que hay algo que está fallando. Mantente atento a los tiempos y a la jerarquía que has diseñado.
Tu deberías tener el control de tu trabajo, y no al revés.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
Procede con precaución: los inconvenientes del multitasking
Por supuesto, ser una persona multitask acarrea ventajas e inconvenientes, y son estos últimos los que se suelen pasar por alto.
Esto último es especialmente cierto si no esquematizas tu trabajo, es decir, si no tomas nota de las cosas que tienes que hacer, el orden en que debes hacerlas y la relevancia particular de cada una.
A pesar de que haya quien lo niegue, el multitasking, el trabajo multitarea o el switch-tasking es una técnica perfectamente válida. Tanto para empleados, estudiantes, gerentes o trabajadores, como simplemente personas que busquen mejorar su productividad, y la cantidad y calidad de su trabajo.
Esto, por supuesto, siempre que se tengan en cuenta todas sus ventajas e inconvenientes.
