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¡Todos a bordo del onboarding!
¿Cómo se da la bienvenida a un nuevo empleado? ¿Qué necesita aprender sobre su rol?¿Cómo deben ser las relaciones con sus compañeros o su nuevo jefe?
El onboarding es la respuesta a estas preguntas, generando en la nueva contratación la confianza para empezar su labor con gusto y energía.
¿Que significa onboarding?
Onboarding significa “traer a bordo”, y es el método actual para facilitar el proceso de asimilación a cualquier nueva contratación, independiente del cargo que vaya a tomar. Es la forma en que se acoplan los nuevos empleados a los procesos, flujos, y sistema de liderazgo dentro de cualquier empresa, haciendo su transición inequívocamente cómoda.
Es así mismo la introducción de las contrataciones a la cultura empresarial, proceso de integración esencial para que los trabajadores empiecen sus labores con éxito desde el primer día y utilicen correctamente el talento por el que fueron contratados.
¿Por qué es importante el onboarding?
Todos hemos sentido en algún punto de nuestras vidas aprehensión por empezar un nuevo trabajo, nuevos estudios o un cambio de rol dentro de una misma empresa.
Lo que debemos aprender, los nuevos procesos por conocer, la cultura empresarial y el nuevo espacio pueden ser motivo de nervios de primer día.
Los beneficios que trae el onboarding se tratan precisamente de realizar una inducción gradual a los empleados y de hacer un seguimiento a través de una serie de actividades incluidas dentro del proceso, para brindarles las herramientas para realizar su trabajo a su potencial máximo.
Como empezar un proceso de onboarding
Más allá de una simple introducción o charla, como se hacia de antaño, un proceso de onboarding incluye varias fases implementadas por recursos humanos en un plan especifico para el tipo de labor que el empleado vaya a desarrollar.
Una nueva contratación no termina cuando el empleado firma su contrato y empieza sus labores. Por el contrario, es apenas el comienzo de esta travesía, que, con la guía de los profesionales de recursos humanos, rendirá frutos tanto para el trabajador como para la empresa.
Pre-Onboarding
El Pre-Onboarding incluye todos los procesos desde que fue presentada la oferta de trabajo hasta el primer día del nuevo empleado. Debe haber claridad durante el proceso entero para que el trabajador llegue con las expectativas correctas y sean cumplidas durante la realización de sus labores.
Incluidos dentro del pre-onboarding están:
Claridad de la oferta
Las empresas tienen la responsabilidad de presentar su cultura empresarial y la realidad de sus ofertas desde el momento en que esta es abierta al talento potencial.
Las paginas web como primera carta de presentación deben ser manejadas de tal manera que los valores de la compañía sean claros, así como las expectativas tanto del cargo ofertado como de las habilidades requeridas en el nuevo empleado.
Exposición empresarial
En muchas ocasiones, un potencial candidato no encuentra información de la compañía con facilidad o las empresas presentan sus ofertas de forma ambigua, que puede ser contraproducente, ya que disminuye el interés del candidato. Las redes sociales han pasado a formar parte esencial de un proceso de contratación y muchas organizaciones han visto en ellas oportunidades para dejarse ver con claridad.
Comunicación previa
Estar en comunicacion via correo electrónico por ejemplo le da a entender al candidato el interes que tiene la empresa en el y su talento.
Primer día de Trabajo
Las primeras impresiones importan, y eso todos lo tenemos claro. El primer día de trabajo no debe ser abrumador, sino mas bien debe planearse de tal manera que los nuevos trabajadores se lleven una experiencia placentera y descubran por si mismos las ventajas de formar parte de la empresa.
Una orientación básica y una visita guiada son iniciativas importantes dentro de cualquier proceso de onboarding, junto con una introducción formal al equipo de trabajo y personal con el que el nuevo trabajador vaya a interactuar.
El recibimiento por parte de su nuevo equipo de trabajo debe ser cordial y ameno, para así facilitar su incorporación a su área respectiva.
Es recomendable que el primer día de trabajo no necesariamente sea de labor intensiva, sino de preferencia corto para amortiguar el impacto de toda la nueva información.
El éxito de este primer día yace en la resolución de dudas y preguntas que vayan surgiendo durante el proceso, así que una interacción personal y una pequeña sesión de preguntas y respuestas deja claro el mensaje, que la compañía tiene el deseo de dar la bienvenida a este nuevo trabajador a través de un seguimiento.
Incorporación al equipo de trabajo
Acompañamiento peer to peer
Peer to peer (igual a igual) es la forma de acompañamiento mas efectiva, cuando se asigna un compañero con un cargo similar al nuevo empleado, para que así se beneficie el uno de la experiencia y el otro de una nueva perspectiva, que podría ampliar sus horizontes.
En el caso de un nuevo empleado en un cargo ya existente en el equipo, seleccionar el compañero adecuado para que sea su persona de confianza durante el proceso de onboarding facilita su incorporación.
Este acompañante debe estar dispuesto a responder sus preguntas y resolver sus dudas, para que así el nuevo empleado pueda aprender con mayor celeridad, y debe ser de preferencia un empleado modelo
Shadowing
El shadowing es tambien una herramienta útil durante este acompañamiento, que es básicamente observar a su compañero durante la realización de sus labores si es posible, para que así el nuevo empleado tenga una exposición mayor a lo que se espera de el en su nuevo cargo.
En el caso de posiciones de liderazgo, tener el acompañamiento de un jefe beneficiaria al nuevo empleado para poder resolver sus dudas durante el primer par de semanas de realización de sus funciones.
Coaching periodico
Las sesiones de coaching en privado son una forma fundamental de brindarle al trabajador informacion personalizada sobre su desempeño, dándole a entender cuales son sus falencias o fortalezas actuales en la realización de sus labores.
La naturaleza del 1 on 1 en sesiones de coaching hace que sea fácil discutir posibles alternativas para mejorar debilidades o felicitar al empleado por el desempeño correcto o esperado de sus labores sin presion, ya que ya han sido estipulados los objetivos pertinentes durante su entrenamiento.
Es posible así discutir análisis de calidad y procesos, clarificar los objetivos a corto, mediano y largo plazo, y así mismo monitorear si estan en el rumbo correcto o hay necesidad de cambios para alcanzarlos.
Dejar claros estos objetivos es de suprema importancia, por que se sobreentiende que cualquier nueva labor trae consigo nuevos desafíos, que deben ser organizados y atacados para mejorar la productividad individual y a nivel empresarial.
Feedback
Escuchar del nuevo empleado trae beneficios para la empresa, ya que puede traer una vision fresca sobre el negocio, los procesos o los competidores de su nueva compañía.
Darle feedback sobre sus labores es esencial, pero también escuchar sus opiniones despues de las primeras semanas de trabajo puede acarrear consigo nuevas ideas para la empresa.
¿Qué beneficios trae el onboarding para el trabajador?
El impacto psicológico es el mas importante para el trabajador mismo, ya que facilita su integración a la compañía, y a su nuevo puesto de trabajo.
Si las labores son claras, el nuevo empleado puede dirigir toda su energía a realizar sus labores con ahinco, sabiendo que tiene durante la primera parte del proceso la guía y el soporte tanto de recursos humanos como de su equipo actual.
Tener una imagen positiva desde el primer día de trabajo lo hará parte integral de la organización.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
¿Qué ventajas trae para la empresa?
Retención
Si el trabajador se siente cómodo y a gusto con su experiencia de introducción a la compañía, es mas probable que vea su nuevo trabajo como algo positivo y no sienta la necesidad de buscar oportunidades distintas.
Disminución de costos
Los costos de entrenamiento, contratación, y de tener que re-introducir nuevos elementos a una dinámica ya establecida en cualquier grupo de trabajo son impactados por un proceso de onboarding completo
Fortalecimiento de las relaciones trabajador-compañía
Un ambiente de confianza y pertenencia a la compañía es benéfico tanto para los nuevos empleados como para la empresa. Agiliza la resolución de problemas y motiva al trabajador a maximizar su potencial dentro de su nuevo cargo, llevando a su crecimiento personal y al de la empresa misma, considerándose un verdadero integrante del equipo.
Productividad aumentada
El seguimiento del progreso o las labores de los nuevos empleados aumentan la productividad ya que le dan a la empresa una vista diferente de la organización, desde la perspectiva fresca de los nuevos empleados.
Si el empleado se siente a gusto, ha logrado resolver sus dudas y acoplarse al ritmo y a los valores de la empresa, también esto tendrá un impacto positivo en la productividad misma.
¿Cuánto tiempo debe tomar un proceso de onboarding?
Muchos profesionales de recursos humanos recomiendan un seguimiento de mínimo 90 días, pero no existe un lapso de tiempo determinado para el proceso.
Hay ciertos factores como la complejidad del nuevo puesto de trabajo, interacciones especificas con clientes dependiendo del cargo, y las condiciones en que el empleado que tuvo el cargo anteriormente dejo para el nuevo empleado que deben ser tenidas en cuenta a la hora de decidir que tipo de plan de onboarding se requiere para la situación específica.
El onboarding no quiere decir monitoreo constante, sino que incluye tambien reuniones y discusiones de feedback con el nuevo empleado, que puede discutir con recursos humanos que falencias tiene u objetivos desea o falta alcanzar.
Los cargos con mayor turnover (renuncias), que normalmente son de servicio al cliente por ejemplo, requieren menor tiempo de monitoreo a razon de la naturaleza operacional del cargo, pero los cargos de liderazgo requieren mas tiempo para acoplarse, especialmente si el nuevo empleado es una contratación externa.
El onboarding es incluso benéfico en términos de retención, ya que genera una relación de confianza entre el trabajador y el área de recursos humanos, lo cual tiene un impacto positivo en que el trabajador se sienta parte integral de la empresa y prefiera solucionar cualquier eventualidad en vez de renunciar a su cargo.
Estos primeros 90 días son críticos para lograr la permanencia y la resolución de conflictos. Un chequeo periódico posterior, que ya forme parte de las practicas de la compañía hace que la transición de nuevo empleado a empleado feliz y productivo sea una realidad realizable.
¿Qué diferencia existe entre onboarding y entrenamiento?
El entrenamiento es la forma en la que nuevas habilidades requeridas para un cargo determinado son enseñadas a un nuevo empleado, mientras que el onboarding es la introducción del nuevo trabajador a la cultura empresarial.
Es incorporar al nuevo empleado al ambiente laboral, a la dinámica y cultura de la compañía. No incluye solamente la orientación inicial o el aprendizaje de sus labores, sino que se asegura de que el empleado se sienta a gusto dentro de la empresa. Es permitir que se acople a sus nuevos compañeros y puesto de forma positiva.
¿Qué rol juega el horario en el onboarding?
Es importante también que el empleado se sienta a gusto con su horario de trabajo, sea de forma presencial o remota, para así facilitar el control que tiene sobre su manejo del tiempo y balance entre vida personal y laboral.
Para recursos humanos, parte del proceso de onboarding recae en organizar turnos de trabajo y cuadrantes de trabajo para que nuevos trabajadores puedan formar parte del equipo rápidamente.
La mejor manera de hacer una ágil gestión de horario se puede encontrar en Papershift, que permite organizar turnos rotativos entre nuevos y antiguos empleados, permitiendo así enfocar su tiempo en ayudar a las nuevas contrataciones a completar su proceso de onboarding.
