Escrito porDaniela

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Cómo hacer el organigrama de una empresa

De nada sirve tener una plantilla amplia, formada y con una buena actitud si no está organizada. Diseñar un organigrama de empresa eficaz y funcional permite sacar el máximo rendimiento al personal y equipo directivo y favorece el desarrollo profesional de los trabajadores.

Cada empresa tiene sus propias características y cada responsable de Recursos Humanos ha de elegir el organigrama que mejor se adapta a las peculiaridades del negocio y de su propia plantilla. Pero, para poder crear el organigrama adecuado es importante conocer las diferentes posibilidades que existen y los pasos que hay que seguir para hacerlo.

¿Qué es un organigrama de empresa?

El organigrama de una empresa es la representación gráfica de su organización interna. Tiene una gran relevancia porque establece de forma clara la cadena de mando, la estructura de los diferentes departamentos, sus funciones y las relaciones que existen entre ellos.

El organigrama, en definitiva, clarifica qué es lo que tiene que hacer cada departamento o trabajador, cuál es la jerarquía que existe dentro de la organización y clarifica la coordinación que debe existir entre todos.

El tamaño no es un factor relevante para contar con un organigrama. Tanto si la empresa tiene pocos trabajadores como si tiene miles, el organigrama ayudará mucho a potenciar su eficiencia.

Beneficios de contar con un organigrama de empresa

El organigrama de una empresa la ordena y la estructura dejando mucho más claras las responsabilidades y funciones de cada área de negocio. Esta clarificación repercute, además, en una mejor coordinación entre los diferentes departamentos.

El organigrama ayuda, además, a dimensionar mejor la organización y a buscar los caminos naturales para su crecimiento.

Por último, el organigrama de una empresa es fundamental para el departamento de Recursos Humanos que puede con él visualizar de forma rápida y sencilla las opciones y posibilidades que ofrece la organización.

Organozación de personal

Tipos de organigramas

Cada empresa debe realizar su propio organigrama, adaptado a su sector, características y objetivos. Pero, antes de ponerse manos a la obra, es importante tener en cuenta los diferentes tipos de organigramas que existen y las clasificaciones que se pueden hacer con ellos.

Según la representación gráfica

  • Organigrama vertical

Se trata de un esquema piramidal con una acentuada estructura jerárquica en la que los altos mandos están en la zona alta con el CEO en la cúspide y se baja progresivamente hasta llegar a los trabajadores con menos capacidad de decisión.

En los organigramas verticales se sigue un camino de arriba hacia abajo en función del nivel de responsabilidad.

El organigrama vertical es, probablemente, el organigrama de empresa más utilizado porque es válido tanto para empresas grandes como pequeñas y clarifica mucho la cadena de mando y la responsabilidad en los diferentes departamentos.

  • Organigrama horizontal

El organigrama horizontal es similar al organigrama vertical, pero, en este caso, los mandos con mayor responsabilidad se sitúan a la izquierda y se avanza hacia la derecha a medida que se reduce el nivel de responsabilidad y mando.

El organigrama horizontal es un esquema que hace menos hincapié en la jerarquización, aunque también las relaciones de mando juega un papel fundamental en esta estructura.

  • Organigrama circular

Este tipo de organigrama es el organigrama empresarial más igualitario y suele ser el favorito de las empresas que buscan romper con los roles jerárquicos tradicionales y las formas clásicas de organización del trabajo.

En el centro del círculo se sitúa el CEO y alrededor de él se despliegan el resto de mandos y trabajadores. Este tipo de organigrama permite una mayor interconexión entre departamentos y favorece más la comunicación entre los directivos y los trabajadores.

La comunicación contribuye al nacimiento de nuevos proyectos y al intercambio de ideas y propuestas.

  • Organigrama mixto

Este organigrama mezcla el organigrama vertical con el horizontal y permite un mayor detalle al visualizar en vertical las áreas y en horizontal los departamentos de cada una de ellas. Es un organigrama también muy utilizado.

Según las necesidades de la empresa

  • Organigrama general

En este organigrama se detallan los cargos y después se colocan los departamentos. Dentro de este tipo de organigrama se encuentra también el organigrama integral que tiene en cuenta también las unidades administrativas.

Es un organigrama que ofrece información sobre la empresa y que suele estar dirigido al público en general, además de los trabajadores o el departamento de Recursos Humanos.

  • Organigrama funcional

Este organigrama empresarial sigue la organización de arriba hacia abajo del organigrama vertical, pero incide en las funciones de cada puesto.

En la cúspide del organigrama funcional está el CEO y desde él se baja a los departamentos de la empresa y, dentro de cada uno de ellos, se va descendiendo a cada uno de los puestos de trabajo indicando sus funciones y tareas en el departamento.

Este organigrama funcional permite detectar con facilidad las necesidades de personal de cada departamento.

En función de la organización

Sigue una clasificación muy similar a los tipos de organigramas clasificados por la representación gráfica. Tomando como referencia la organización se puede establecer un organigrama jerárquico que sería similar al vertical.

Otro tipo sería el organigrama matricial que seguiría la forma visual del organigrama mixto reflejando por un lado las relaciones de jerarquía y, por el otro, las funciones y tareas que se realizan dentro de la empresa.

Por último, el organigrama plano sería parecido al circular, pero solo con una división entre directivos y trabajadores, sin mandos intermedios, que hace mucho más fácil la comunicación en el seno de las empresas.

Por la información que facilitan

  • Organigramas informativos

Este organigrama está dirigido a dar a conocer el concepto global de la empresa tanto a los trabajadores como a entidades o personas del exterior que puedan estar interesadas en ella.

Hay diferentes tipos, recrean la estructura básica de la empresa y ofrecen información simplificada de la organización de los diferentes departamentos y puestos.

  • Organigramas analíticos

Al contrario que los informativos son documentos pensados para los directivos de la propia empresa. Aquí la información de los departamentos y los puestos es mucho más detallada con el objetivo de detectar problemas en la estructura o buscar formas para optimizar la organización de la empresa.

Claves para hacer el organigrama de tu empresa

Con las posibilidades mencionadas con anterioridad y los diferentes tipos de organigrama y tras analizar y sopesar la estructura y características de la empresa, estos son los elementos que debes seguir para hacer un organigrama de una empresa.

Deja clara la cadena de mando

No importa el tipo de organigrama que finalmente se elija para la empresa, siempre es importante que la cadena de mando, amplia o reducida, quede clara. Es uno de los objetivos fundamentales en los organigramas de las empresas.

En primer lugar porque el organigrama de una empresa debe dejar claro quién toma las decisiones y las responsabilidades que existen en cada área de negocio de la empresa. De esta forma, todo el mundo tiene mucho más claro cuál es su cometido y Recursos Humanos puede detectar carencias o desequilibrios.

Pero, además, el trabajador puede encontrarse con compañeros o directivos que pretendan tomar decisiones que no les competen y un organigrama ofrece información mucho más clara de la organización.

De arriba hacia abajo

Relacionado con el punto anterior y sin que el organigrama empresarial tenga que ser necesariamente vertical, a la hora de hacer un organigrama es importante ir de arriba hacia abajo. Es decir, hay que empezar por el CEO y los puestos de más responsabilidad y ampliar después al resto de departamentos de la organización. La elaboración de todo el documento será más sencilla.

Detalla las responsabilidades

El organigrama de una empresa nunca puede entrar en excesivos detalles, pero sí es importante cuando se trata de hacer un organigrama que cada equipo tenga especificadas sus responsabilidades y tareas. De esta forma evitarás duplicidades y problemas entre departamentos dentro de la estructura de la empresa y mejorará la coordinación.

Estructura la empresa en departamentos

Antes de hacer el organigrama de una empresa hay que analizar los distintos departamentos que son necesarios y los grupos de trabajo que se deben crear. Hay que conseguir una organización eficiente y la creación del organigrama es el mejor momento para lograrla y detectar las posibles necesidades que puedan existir.

Es importante que cada grupo tenga tareas específicas asignadas para clarificar la estructura de la empresa y que todo el mundo tenga clara su función.

Establece límites claros en las funciones y responsabilidades

Un buen organigrama de empresa debe ayudar a dejar claro hasta donde llega la capacidad de decisión de cada directivo y también las relaciones de dependencia o interdependencia que tienen los trabajadores entre sí o con respecto a sus superiores. Debe estar al alcance de todos los miembros de la empresa y puede ser útil también como información para el público en general.

Visión de conjunto de la empresa

No pueden quedar departamentos o trabajadores fuera ni ofrecer una visión sesgada del conjunto de la empresa. Cuando hay que hacer un organigrama de una empresa deben reflejarse todos los departamentos y trabajadores para ofrecer el máximo nivel de detalle y para acercar a los trabajadores que lo consulten las posibilidades de proyección profesional que tienen en la empresa.

Diseño atractivo y visual

El organigrama de empresa debe estar adaptado a las características de la organización, ha de ser flexible para poder incorporar las novedades y debe ser visualmente claro y atractivo.

Al hacer un organigrama es importante que sea fácil localizar a trabajadores y departamentos en el organigrama y que permita que su uso sea sencillo y efectivo. Hay que buscar el organigrama que mejor se adapte a la organización para lograrlo.

Organigramas en pequeñas empresas

Por muy pequeña que sea una empresa, un organigrama contribuye mucho a su organización. El documento permite, además, dejar claras las responsabilidades y tareas de cada miembro de la empresa y que cada uno no entre en lo que compete al resto.

El reparto de cargas que acompaña a los miembros de una empresa al inicio de su creación se hace mucho más claro con la ayuda de un organigrama. Evita muchos problemas y roces ofreciendo información precisa de las tareas de cada uno.

Ejemplos de organigramas

Estos son algunos de los organigramas más conocidos e imitados.

Coca Cola

El organigrama de Coca Cola es uno de los modelos de referencia para diferentes departamentos de Recursos Humanos.

Es un organigrama informativo dirigido al público en general por lo que omite algunos datos sobre las relaciones entre los diferentes departamentos. Es un organigrama vertical y jerárquico en el que quedan representadas las diferentes áreas de la empresa y sus funciones y que pretende ofrecer información sobre la estructura de la empresa.

Apple

Apple es otra empresa de referencia tanto por su actividad como por sus organigramas. Apple busca unas relaciones más horizontales y una mayor comunicación entre departamentos de la empresa y opta por un organigrama circular.

En el centro de sitúa el CEO y alrededor de él los directivos más importantes. Ya hacia el exterior quedan el resto de trabajadores con líneas que indican las relaciones de dependencia existentes entre ellos y a que áreas de la empresa quedan adscritos.

Es un organigrama funcional y muy práctico cuando se trata de que la relación jerárquica dentro de la empresa no sea tan acusada.

McDonald’s

Otra de las grandes empresas que opta por un organigrama vertical. En este caso, cada país cuenta con diferentes organigramas que quedan insertados en el general.

La figura del CEO es la que marca la cima de la estructura y desde la que se despliegan las áreas y los responsable de cada una de ellas.

Cómo conseguir organigramas mejores con la ayuda del software adecuado

Existen programas que permiten aportar los datos necesarios para elaborar el organigrama de la empresa como el número de empleados y sus funciones y cómo se enmarcan en cada departamento. Estos programas ayudan, además, a crear estos organigramas.

Uno de los más recomendables es Papershift no solo por su facilidad de uso, sino porque en un mismo software se puede unificar la gestión de nóminas y vacaciones, el control y registro horario y la estructura de la empresa a través de organigramas.

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