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Plan de contingencia: El salvavidas para sobrevivir a cualquier emergencia
Durante los últimos años, la realidad se ha empeñado en demostrar que las cosas pueden cambiar en cualquier momento y, en muchos casos, para peor. Es necesario contar con una organización empresarial resiliente y con vocación de futuro que esté preparada para cualquier imprevisto que pueda poner en peligro de la actividad de la entidad.
Nadie podía prever que la Covid-19 encerraría a todo el mundo en sus casas y llevaría el teletrabajo a cotas inimaginables. Tampoco que se desataría una guerra en Ucrania con graves consecuencias para la economía global y para los precios y la distribución de la energía en particular.
Ante todas estas situaciones, y multitud de imprevistos que han surgido en sectores concretos, las empresas que han contado con un plan de contingencia para hacer frente a situaciones sobrevenidas han podido reaccionar mejor y mantener su actividad en condiciones más adversas.
¿Qué es un plan de contingencia?
El plan de contingencia de una empresa son las medidas y decisiones previstas para hacer frente a eventos críticos o riesgos que puedan poner en peligro la actividad de la entidad. Aunque pueden existir planes de contingencia para sectores concretos de la compañía como los Recursos Humanos o Marketing, el concepto suele hacer referencia a amenazas globales que puedan afectar a la producción o el normal funcionamiento de la empresa.
Es muy difícil prever el incidente o las contingencias que puede acabar afectando a la empresa, pero si se pueden tener en cuenta los efectos adversos que se pueden producir para poder elaborar un plan de contingencia que pueda hacerles frente con efectividad.
En definitiva, debe sustituir las tareas y decisiones previstas para un funcionamiento normal por un nuevo plan B que permita seguir con el negocio a pesar de las nuevas circunstancias y generar una respuesta válida para los clientes y para los trabajadores de la organización.
¿Cómo debe ser el plan B de tu empresa?
Los eventos que generan crisis o imprevistos no tienen siempre las mismas características ni son conocidos por lo que el plan de contingencia debe prever toda una serie de procedimientos válidos, independientemente de lo que suceda o el riesgo que hay que tener en cuenta.
Hay algunos elementos que no pueden faltar en el plan:
Global
Ya hemos comentado que pueden existir planes de contingencia para aspectos específicos como puede ser un ataque informático al sitio web, pero lo mejor es que el plan de contingencia tenga un carácter global y que, dentro de él, se incluyan los aspectos que pueden afectar al trabajo de cada departamento.
Normalmente, las emergencias o los riesgos acaban afectando al desarrollo normal de diferentes departamentos de la empresa por lo que la respuesta debe ser completa y multifactorial.
En el ámbito de los Recursos humanos es de vital importancia señalar a las personas que se harán cargo de los diferentes equipos y departamentos, es decir, a los que desempeñarán un rol de líder en una situación de riesgo para el negocio o un evento crítico. Estos trabajadores serán los que canalizarán las decisiones de la dirección y las medidas del plan de contingencia para que se cumplan y lleguen a toda la organización.
Sencillo y claro
En una situación con riesgos y contingencias no previstas es muy difícil andarse con matices. Las instrucciones del plan de contingencia han de ser claras y directas y deben centrarse en mantener la continuidad, la seguridad y las funciones más básicas de la empresa activas y al personal y la maquinaria en funcionamiento.
El plan ha de incluir los recursos que serán necesarios para seguir funcionando ante los diferentes imprevistos, las personas que tienen que garantizar y liderar la continuidad de la empresa y su jerarquía. Lo mejor es que lo haga de la forma más esquemática posible.
Flexible y revisable
La realidad cambia constantemente, hay que aprender de la experiencia y adaptarse a las nuevas situaciones. En el caso de la pandemia, la realidad impulsó una rápida respuesta en la organización de muchas empresas a la imposibilidad de acudir al centro de trabajo o mantener contactos más estrechos.
De la Covid-19 han aprendido muchas empresas que han articulado planes para hacer frente a emergencias sanitarias similares en el futuro o a problemas que puedan impedir a los empleados acudir a su puesto de trabajo o a los clientes entrar en tiendas físicas.
Hay que determinar periodos de tiempo en los que el plan de contingencia debe evaluarse y revisarse.
Debe priorizar
El plan debe ir desde los aspectos más básicos y generales para el funcionamiento de la organización hasta aspectos concretos de algún departamento vital si es necesario. Lo primero es facilitar la información para asegurar la continuidad y después se puede pasar a aspectos más concretos.
Ha de ser compartido y publicitado
Los planes de contingencia ha de ser compartido con los trabajadores que puedan intervenir en él y con el resto de empleados de la empresa. Es importante que todos sepan que existe y como deben actuar en caso de que suceda alguna emergencia o los riesgos previstos se acaben traduciendo en una emergencia real.
Recursos humanos, la clave para un plan efectivo ante los riesgos
El personal de la empresa juega un papel clave cuando se desencadena una crisis que afecta a la empresa por lo que es uno de los elementos más importantes a la hora de diseñar un plan de contingencia.
Más allá de establecer los líderes, como hemos mencionado con anterioridad, hay que tener en cuenta el número de trabajadores necesarios para hacer frente a las amenazas o riesgos y las funciones básicas que no pueden faltar para el correcto funcionamiento de la organización.
Por eso, es imprescindible contar con un software de gestión de personal como Papershift que aporte datos claros y precisos de las tareas, desempeño y capacidades de los empleados que forman parte de la empresa.
Pasos para elaborar un plan de contingencia
Para llevar a cabo un plan de contingencia eficaz y completo ante una emergencia hay que seguir una serie de pasos. La planificación debe incluir:
Definir los riesgos y posibles amenazas para la empresa
No es posible prever todo lo que va a pasar, pero sí hay aspectos que, según el tipo de empresa, pueden resultar más peligrosos si se produce un imprevisto. El incremento del combustible o las dificultades en transporte o logística para las empresas de distribución o las comercializadoras, el incremento del precio de la energía para el sector cerámico… son solo algunos ejemplos de riesgos ante los que es necesario cubrirse con un plan de contingencia.
Análisis de impacto
No hay una única amenaza por lo que es importante que la lista sea pormenorizada y completa con los riesgos más importantes a los que se enfrenta la empresa. Hay que clasificarlos en función de su gravedad y probabilidad de que sucedan.
Elaborar el plan de contingencia
El plan debe integrar las medidas y acciones que han de tomarse ante una situación imprevista y con un riesgo para la entidad. Normalmente, el plan de contingencia debe prever alternativas para que la compañía pueda seguir funcionando, este debe ser el aspecto fundamental que debe guiar los pasos del plan de contingencia. No hay que olvidar que el plan debe ser lo suficientemente sencillo y claro para permitir una reacción rápida y eficaz.
Recursos y responsables
El plan debe incluir los recursos necesarios para que se pueda poner en marcha cuando sea necesario y cómo encontrarlos y utilizarlos. Debe señalar también a las personas que van a intervenir, su jerarquía y que protocolo se debe seguir en líneas generales.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
Vuelta a la normalidad
En muchos casos, el plan puede prever cuáles son los pasos que se deben seguir para volver a la actividad normal de la empresa cuando las circunstancias hayan cambiado. Esta recuperación debe realizarse de forma escalonada para garantizar que no es demasiado rápido y provoca desajustes.
Transmisión del plan
El plan de contingencia, como hemos dicho, debe ser conocido en profundidad por todas las personas que está previsto que intervengan en él y, si es posible, por todos los trabajadores de la empresa. Hay que hacerlo llegar a todos y explicar claramente cuáles son sus características y objetivos.
Adaptación
El plan de contingencia tiene que revisarse con una periodicidad determinada que debe establecerse según las características de la empresa. Los riesgos y contingencias cambian y también pueden ser diferentes las medidas que se deben adoptar para hacerles frente. Hay que adaptar el plan a cada momento para que sus medidas y la actuación del personal funcionen.
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Beneficios adicionales del plan de contingencia
Un buen plan de contingencia permite que la empresa esté preparada para actuar ante situaciones excepcionales como la interrupción de un suministro clave o la falta de servicios indispensables, pero también puede ayudar a detectar problemas que hasta ahora se habían pasado por alto y a solucionarlos con éxito.
Un buen ejemplo es la plantilla de trabajadores. La designación de cada equipo que debe actuar para mantener los sistemas y el funcionamiento de la empresa en caso de que se produzca una emergencia ayuda a detectar posibles carencias de personal o lagunas en la formación de los trabajadores que integran la entidad.
También permite dar con posibles carencias en los suministros o con otros posibles riesgos que hasta ese momento son desconocimientos para la empresa.
Las pérdidas que puede ocasionar a la organización un imprevisto o una emergencia que afecte a su actividad y la volatilidad geopolítica y económica mundial hacen que un plan de contingencia sea un documento imprescindible en cualquier empresa, sea cual sea su tamaño o sector.
