Principio de Pareto

Concretar los puntos clave de una empresa y priorizar tareas y procesos para aumentar la productividad son las metas que permite alcanzar el Principio de Pareto. Centrarse en el 20% de las acciones es el secreto para llegar al 80% de los resultados.
Principio de Pareto

Principio de Pareto: La regla del 80 20 que necesitas para impulsar tu empresa

El principio de Pareto es una teoría general que se ha aplicado en numerosos campos de la economía, la política y las ciencias sociales. Parte de una premisa general que se utiliza en diversas áreas, pero ha sido en el ámbito de la empresa en el que más se ha empleado en campos tan distintos como el marketing, el control de calidad, las ventas o los Recursos Humanos.

Recurrir a la regla del 80 20 permite mejorar los procesos productivos y de reclutamiento y ayuda a mejorar considerablemente el rendimiento de la empresa a través de un estudio pormenorizado de los métodos y sistemas de funcionamiento.

¿Qué es el principio de Pareto?

El principio de Pareto, también conocido como Regla 80 20, Ley de los Pocos Vitales o Principio de Escasez de Factores, fue enunciado en 1896 por el economista y filósofo italiano Vilfredo Federico Pareto en su libro Curso de economía política.

Vilfredo Pareto estableció que el 20% de las acciones determinan el 80% de los resultados y argumentó su afirmación en un estudio empírico sobre el fenómeno de la propiedad de la tierra en Italia. En este trabajo detectó que el 80% de los campos tenían apenas uno 20% de propietarios, mientras el resto de la población se repartía el 20% restante.

De esta forma, lo que pudiese suceder con ese 20% de la población acababa afectando al 80% de las tierras del país.

El cumplimiento de la ley de Pareto se detectó rápidamente en otros aspectos de la economía y, de ahí, se identificó también en diferentes ámbitos como la política o el deporte en los que se ha podido constatar la presencia de esta proporción 80 20 en muchos aspectos.

Más allá de los números, en definitiva, lo que Pareto pretendía poner de relieve con este concepto es que centrar los esfuerzos en un pequeño grupo de elementos fundamentales permite obtener un resultado mucho más amplio y efectivo.

No es necesario actuar sobre una gran cantidad de aspectos para obtener resultados que afecten, por ejemplo, a la mayor parte de los procesos de una compañía.

La ley de Pareto en la economía y la empresa

El principio de Pareto nació en el ámbito de la economía y es en este sector en el que más se ha desarrollado. De su estudio se desprenden datos como que el 80% de las ventas vienen del 20% de los clientes de una empresa o que son solo el 20% de los artículos los que generan el 80% de las ventas.

También se ha revelado la inquietante cifra de que el 80% de los nuevos clientes de las empresas provienen del 20% de sus campañas publicitarias. Son solo algunos ejemplos de la presencia de la regla 80 20 en la economía y la empresa.

De cualquier forma, como ya hemos dicho, el objetivo fundamental de este principio es poner de relieve que al focalizar los esfuerzos en las tareas más importantes se pueden conseguir resultados con efectos más amplios.

¿Cómo se utiliza el principio de Pareto en los Recursos Humanos?

En el caso de los Recursos Humanos, la regla 80 20 juega un papel relevante tanto en la gestión de la plantilla como en la incorporación de talento o de nuevos trabajadores para los puestos que puedan surgir.

El principio de Pareto es, por tanto, de mucha ayuda en el reclutamiento, ya que permite centrar la selección de los currículums únicamente en aquellos que realmente se pueden adaptar al puesto y evita perder tiempo en el resto.

También en las entrevistas personales al permitir dedicar más tiempo a los candidatos que mejor se ajustan al puesto y desestimando a las personas que no se cumplen con el perfil requerido. Este efecto se puede conseguir a través de preguntas concretas o killer questions que permiten eliminar rápidamente a los candidatos poco adecuados para un puesto.

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La aplicación de la ley de Pareto también contribuye a mejorar la productividad de los trabajadores en el seno de la compañía porque permite centrarse en aquellos en los que sus tareas realmente tienen una gran relevancia para el conjunto de la empresa y, por lo tanto, las consecuencias de sus acciones son más importantes.

De esta forma, con la aplicación de la regla también se pueden detectar más fácilmente los problemas de la empresas, las causas que los generan y las posibles soluciones que se pueden aportar.

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Soporte tecnológico para aplicar el principio de Pareto

La gran ventaja de la aplicación del principio de Pareto en tu empresa es que permite priorizar mucho mejor las tareas que se deben realizar para mejorar la productividad y el rendimiento.

Para sacar realmente partido a esta ley es necesario contar con datos precisos sobre la situación y el trabajo del personal que integra la entidad. De esta forma, se puede centrar el esfuerzo en los profesionales o el equipo que más influye en la satisfacción del cliente o en el desarrollo de la compañía.

Un software de recursos humanos y control horario como Papershift es la mejor ayuda para encontrar a los trabajadores más relevantes y disponer de la información necesaria para poder utilizar de forma plena el principio de Pareto y no malgastar tiempo y esfuerzo.

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Beneficios de la regla 80 20

La aplicación de la ley de Pareto tiene consecuencias positivas en cualquier negocio.

  • Permite priorizar y gestionar mejor el tiempo

Aplicada dentro del ámbito laboral de cualquier ejecutivo o trabajador, este principio ayuda a priorizar de forma mucho más sencilla cuáles son las acciones o procesos en los que hay centrarse para obtener mejores resultados. Ayuda a poner el foco en lo que realmente es importante y dispara la ratio de trabajo eficiente y la productividad.

  • Mejora el bienestar de los trabajadores

    Utilizar la regla de Pareto lo hace todo mucho más sencillo y, sobre todo, más claro. No hay dudas sobre qué es lo realmente importante para la satisfacción de los clientes y el funcionamiento de la entidad y cuáles son los aspectos a los que hay que prestar menos atención, sin dejarlos completamente de lado. Hace, por tanto, más fáciles las tareas a los trabajadores, pero también contribuye a reducir los niveles de estrés al eliminar una gran cantidad de dudas.

  • Optimiza recursos

    El tiempo, el esfuerzo, las tareas y los recursos se dirigen a los ámbitos que realmente importan para el funcionamiento de la empresa y que permiten mejorar sus productos y la relación con los clientes. Esta regla ayuda a conseguir mucho más con menos.

  • Especialmente interesante para los directivos

    Este principio es una gran ayuda para la toma de decisiones y, si se identifican bien los ámbitos que conforman el 20% que influirá sobre el 80% de los resultados, el beneficio puede ser extraordinario para la empresa.

La detección de los problemas se hace también mucho más sencilla si se parte de la acotación que realiza este principio.

Riesgos y desventajas de la regla 80 20

El principio de Pareto ofrece muchas oportunidades para mejorar la toma de decisiones y los procesos interiores y exteriores de las empresas, pero también puede tener efectos negativos si no se interpreta correctamente.

  • Exceso de focalización:

    El contenido de la ley de Pareto es una llamada a priorizar y centrarse en las acciones que más repercuten en el funcionamiento de la empresa, pero llevada a extremo puede resultar perjudicial.

Hay que tener más presentes las decisiones o los productos que influyen en el 80% de la entidad, pero no hay que perder de vista el 20% restante ni dejar de lado los detalles y los aspectos que ayudan a pulir y mejorar el rendimiento de la compañía, aunque no tengan tanta importancia.

Priorizar en algunos aspectos no significa abandonar definitivamente al resto.

  • Relajación

    La ley del 80 20 requiere dirigir los esfuerzos al 20% de las acciones y decisiones que se toman. Sin embargo, el hecho de que el esfuerzo se centre en unas determinadas tareas no quiere decir que tenga que ser menor. Se trata de realizar el mismo trabajo, pero focalizado en lo que realmente es importante.

El principio de Pareto no es una excusa para trabajar menos, es un camino para que los mismos esfuerzos que ya realizamos, o los que sean necesarios, se centren en los aspectos que más consecuencias tienen en la compañía.

Cómo aplicar el principio de Pareto en tu empresa

Hay tres fases que hay que seguir para implementar un sistema que permita optimizar los recursos y mejorar la toma de decisiones.

  • Diagnóstico

    Es la etapa más importante. El primer paso debe ser identificar qué productos integran el 20% que repercute en el 80% de las ventas, tanto para ampliarlas como para mejorar la distribución con una mejor organización del almacén que permita disponer rápidamente de ésos artículos para ahorrar costes y ganar rapidez.

Si se trata de Recursos Humanos, ya hemos comentado la importancia de saber qué trabajadores integran el 20% que más incide en los procesos de la compañía.

La única forma de poder definir con garantías estas variables, que se convertirán en la prioridad de la actuación de la compañía o del trabajador, y determinar dónde hay que centrar las energías es hacerlo de forma empírica con datos precisos que muestren la eficacia de los empleados o los procesos.

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  • Adaptación

    Una vez sabemos cuáles son los aspectos en los que más hay que centrarse, hay que cambiar la forma de actuar y priorizarlos sobre el resto. Una medida muy sencilla es atender y realizar todas las tareas relacionadas con las acciones más importantes en primer lugar para, una vez estén atendidos los problemas y necesidades de los productos y trabajadores que más influyen en la entidad, pasar a ocuparse del resto de cuestiones.

El principio de Pareto es una forma muy eficaz de mejorar el funcionamiento y la organización de los procesos internos de la gestión de las compañías.

  • Evaluación

    El principio de Pareto es una herramienta, un método para mejorar la gestión, la producción de artículos o la relación con los clientes. Su aplicación debe estar sujeta a evaluación constante para conocer su efecto y establecer los cambios que sean necesarios para seguir mejorando en la priorización de las actuaciones en la entidad.

Las tareas que conforman el 20% más importante cambian y se modifican a lo largo del tiempo.

Con la información y los datos adecuados, la regla 80 20 es una gran ayuda para mejorar el funcionamiento de cualquier empresa. Es, además, una guía para tomar decisiones de futuro o estratégicas que permitan ampliar la actividad de la entidad y reforzar los aspectos que la ayudan a crecer, una base desde la que impulsar el desarrollo de la compañía.



Escrito porDaniela

Conectando Papershift con empresas y empleados, a través de contenido relevante en el ámbito de los Recursos Humanos.