Escrito porDaniela

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Registro de horas de trabajo con geolocalización ¿merece la pena?

La geolocalización o GPS es un sistema satelital de locación y ubicación a nivel global, utilizando una red de satélites y la triangulación de las señales para determinar la posición del aparato a nivel terrestre.

Las siglas GPS significan Global Positioning System (Sistema de Posicionamiento Global), y son un servicio prestado por el gobierno de los Estados Unidos al público civil, por medio de 24 satélites del sistema distribuidos por el espacio, desarrollado originalmente como una herramienta de la fuerza aérea estadounidense, y posteriormente utilizado en aparatos electrónicos para determinar su ubicación a nivel global.

¿Cómo funciona el GPS?

Los satélites están equipados con relojes atómicos, y a través de una serie de cálculos de trilateración, ubican al aparato dentro de una exactitud de confianza. Una invención genial que, aunque tuvo como origen ser un programa de la fuerza aérea, es ahora utilizado por celulares, tabletas, computadores, vehículos, y aparatos GPS diferenciales, diseñados para aun mayor precisión.

El aparato en cuestión se contacta con un mínimo de 4 satélites al tiempo al momento de enviar una señal, y según la precisión de los relojes atómicos de esta llamada constelación de satélites, calcula triangulando su posición sobre el espacio.

GPS en móviles

Muchas aplicaciones de teléfonos celulares utilizan los receptores GPS integrados en estos mismos para diferentes funciones en tiempo real, y debido a su precisión, incluso aplicaciones de navegación y manejo automóvil forman parte de la multitud de servicios prestados por el sistema a la población civil.

A pesar de su confiabilidad como sistema, la dependencia sobre el receptor GPS de un aparato como tal hace que el error humano pueda ocurrir en cuanto a geolocalización se trata.

La mayoría de los aparatos móviles utilizan una red denominada GNSS, que, utilizando el mismo principio, no usa puntualmente la misma constelación de satélites de GPS, sino una red conjunta de mayor tamaño, que incluye satélites de diversos países como Rusia, India, China, entre otros.

A pesar de contar con mayor cantidad de satélites que puede contactar, la red GNSS es levemente menos confiable debido al tamaño del receptor de señal de los móviles.

¿Qué función tiene el GPS en cuanto a control de empleados y el registro de jornada laboral?

Existen ciertos sectores económicos que se benefician del uso de este sistema de rastreo terrestre, entre ellos los de transporte y logística. Gracias al advenimiento de la era digital, ahora es posible rastrear en tiempo real la llegada de un paquete, un envío, o incluso de la cena.

Es bastante natural ya en nuestra sociedad digital tener acceso al posicionamiento de un domiciliario, por ejemplo, que facilita la interacción entre el usuario y el proveedor del servicio

Ahora, ¿Qué representa para la empresa o proveedor del servicio?

Debido a la naturaleza del sistema GPS, la confiabilidad del registro terrestre depende de un aparato electrónico que el empleado debe portar consigo en todo momento.

En el sector de la logística, los vehículos y conductores pueden beneficiarse de este tipo de registro terrestre, ya que determina la duración de sus trayectos, las posiciones en tiempo real para el usuario, e información fidedigna para la empresa, que puede convertir en estadísticas para su manejo financiero.

Digamos, por ejemplo, que tomando una ruta determinada pudiese un conductor ahorrar cierta cantidad de tiempo por entrega, esto quiere decir que optimizaría su ruta de tal manera que pudiese entregar tanto como fuere posible en el menor tiempo posible.

Incluso existen aplicaciones usadas en el día a día por las personas naturales que indican los niveles de tráfico, mejores rutas a seguir, posibles nuevos caminos, gracias al mapeo digital de las redes urbanas.

Genialidad aparte, la utilización del GPS en el ámbito de los registros laborales es una novedad, y como toda novedad, debe ser estudiada y dividida en pros y contras para así determinar su utilidad real y confiabilidad, así como el futuro del registro horario laboral.

¿Cómo se utiliza el GPS en el registro de la jornada de trabajo?

Aplicaciones, software y ciertas empresas han optado por utilizar esta tecnología dentro de sus sistemas de control de horarios, para determinar la locación de un empleado en tiempo real durante la realización de sus labores.

El registro de la jornada laboral empieza pues desde un aparato que tenga acceso a la tecnología GPS, teniendo encendido lo que se conoce como “Locación”, que es la aplicación móvil que enciende el receptor de señal.

Así como Papershift, muchas aplicaciones de control horario ofrecen versiones móviles que permiten realizar este registro “On The Go”, es decir, no hay necesidad de estar en una estación, valga la redundancia, estacionaria, para poder empezar la jornada de trabajo.

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¿Qué uso puede tener una aplicación o registro móvil?

Pues, así como su nombre lo indica, móvil quiere decir que permite al empleado cambiar de sitio de trabajo en caso de ser necesario, que dependiendo del cargo y de la naturaleza de la empresa para la cual trabaja, puede ser de suma importancia, o simplemente una necesidad de la realización de sus labores, como es el caso del sector previamente contemplado de la logística y el transporte.

Tomemos como ejemplo las aplicaciones de “Delivery” o entrega de paquetes o comida. Al momento de realizar la compra, el usuario recibe un tiempo estimado de llegada de su solicitud, y en pantalla le permite revisar la posición del empleado de la empresa, si ya recibió el paquete, hacia donde se dirige, entre otros factores.

Benéfico, si, en este respecto. Se registra así la jornada laboral del empleado, se registran sus horas de entrada y salida y se registra también si está realizando sus funciones correctamente. Es una forma de fichaje multifuncional.

La geolocalización y el teletrabajo

En el caso por ejemplo de lo que se denomina teletrabajo, que ha tenido un surgimiento fantástico en el último par de años, pueden existir beneficios del uso del GPS dentro del registro laboral.

El teletrabajo consiste en la realización de las funciones del cargo, donde el empleado se encargar de registrar la jornada laboral que realiza, donde se plasman las horas trabajadas y su horario de entrada y salida, y todo esto desde el lugar de conveniencia del empleado, que normalmente suele ser su hogar.

Este surgimiento del sistema de teletrabajo se debió principalmente a la pandemia del Covid-19 del año 2020 a 2021, ya que, debido al tratamiento sanitario, muchas empresas se vieron en la obligación de permitir a sus empleados trabajar ya no desde sus oficinas, sino desde sus hogares, para poder continuar con sus labores y permitir a sus empleados realizar sus turnos.

Registro de horas de trabajo en teletrabajo

Ahora bien, el teletrabajo ocurre en el hogar del empleado, entonces, ¿cómo se lleva un control de horas de la jornada laboral de cada trabajador? Esta fue la pregunta de muchos empleadores cuando tuvieron que recurrir a sistemas de trabajo remoto. El empleado se encargaba de su registro diario, y de registrar su hora de entrada y salida.

En esta situación de emergencia, fue de suprema importancia aprender a llevar un registro de los descansos, horas trabajadas, e incluso horas extraordinarias de la jornada laboral. De esto se encargaba el trabajador y su supervisor directo, pero en ciertas situaciones, se vio la necesidad de implementar la geolocalización dentro de estos registros para determinar si el empleado en realidad estaba en la posición para desempeñar sus labores de la forma correcta.

Las medidas de restricción de movimiento de la pandemia se apaciguaron, pero el teletrabajo ha permanecido, entonces, con el propósito de mantener en control este nuevo modo de trabajo, las empresas se han visto obligadas a innovar

Reacción de los empleados a la utilización de geolocalización dentro del registro de jornada

Para muchos, cuando se tomaron estas decisiones, a pesar de ser obligatorias, no se sentían a gusto con estar siendo rastreados, porque a pesar de que todos los celulares inteligentes cuentan con esta tecnología, tenemos la posibilidad de encender, apagar o dar permisos para el rastreo a ciertas entidades, aplicaciones o sistemas.

El Error humano y el GPS

¿Qué pasa por ejemplo si un empleado realiza sus labores a fruición, pero incumple con el registro de la jornada? El error humano es perfectamente posible, y la penalización al trabajador es un tema delicado que con el uso del GPS se convierte en complejo.

¿Qué pasa, si el aparato que lleva el GPS se descarga, se daña, tiene algún problema electrónico? Esto añade distintos niveles de complejidad al registro laboral, que francamente no deberían ser necesarios para la mayoría de los sectores económicos

En el caso de la logística y transporte, por ejemplo, tiene sentido el agregado de este nivel adicional, pero eso no quiere decir que aplique para todos los demás sectores económicos.

Aparte de estos niveles de complejidad, esta ante todo la confianza y la relación entre la empresa y el trabajador. Un empleado a gusto con sus labores y la forma en que las realiza naturalmente será más productivo.

Con el teletrabajo se comprobó, que, aunque estuviesen los trabajadores en sus casas, de todas formas, iban a realizar las labores pertinentes a su cargo, e incluso para muchos fue una situación idílica a pesar de la situación general de emergencia sanitaria.

Si un empleado siente que la empresa desconfía de su trabajo, puede que esto sea contraproducente para la forma en que labora. Existe una línea tenue entre invasión a la privacidad personal y el control como debe ser, y es una línea que debe respetarse para evitar infringir en los derechos de los empleados.

Si existe la confianza mutua, la relación se fortalece y la productividad aumenta.

Entonces, geolocalización y control horario, ¿merece la pena mezclarlas?

A pesar de la utilidad de la geolocalización y cualquier tipo de ventaja que tenga en ciertos sectores económicos y en nuestro día a día, el error humano continúa existiendo y puede generar roces innecesarios y añadir problemas innecesarios a la hora de hacer el registro de la jornada.

Adicionalmente, según el real decreto ley 8 de 2019, el registro realizado por recursos humanos debe ser mantenido en una base de datos hasta 4 años después de la realización de las labores, y añadir a esta enormidad datos adicionales que realmente no son necesarios incrementará las obligaciones y puede ralentizar las inspecciones de trabajo.

No todos los equipos de trabajo constan de receptores GPS para registros de horario laboral, y como se planteo anteriormente, el error humano o error técnico persiste, por lo cual añadir este nivel de complejidad extra a algo que debiera ser simple y manejable como es el manejo de turnos parece algo innecesario.

Interesante, si, sin duda alguna, y aplicable a ciertos campos que pudiesen beneficiarse de esta tecnología, pero en el caso de la mayor parte de los sectores económicos simplemente añade más información que realmente no es requerida.

En conclusión, a pesar de la novedad de la metodología de registro que incluye también la utilización del GPS además del registro temporal, no parece pertinente para todos los campos, y puede ser un factor que genere confusión y desconfianza en los empleados, debido a esa ya antes mencionada tenue línea entre invasión a la privacidad y medida de control.

Acá en Papershift, creemos que simple es mejor. Por eso nuestro software es fácil de usar tanto para empleados como para personal de recursos humanos, con poco ajetreo, y alta confiabilidad.

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