Escrito porDaniela

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Registro horario laboral ¿Cómo implementarlo en tu empresa?

El registro de horario laboral es ahora más importante que nunca, debido a los diferentes tipos de trabajo que puede conllevar una empresa cualquiera.

El teletrabajo, los turnos rotativos, horas extras, vacaciones son demasiadas cosas que hay que tener en cuenta a la hora de registrar los horarios de los empleados.

Incluso puede que se requiera de empleados a tiempo parcial, nuevas contrataciones, es decir, una multitud de situaciones posibles que quisiéramos controlar, pero ya que es imposible, debemos solo ser testigos y estar presentes, tomando nota de lo que sucede a nuestro alrededor.

El registro digital es hoy en día el rey debido a su simplicidad, ya que los softwares como Papershift están específicamente diseñados para facilitarle la vida tanto a los empleados que deben registrarse como a sus patronos.

Registro horario de la jornada laboral

El mundo digital clama a gritos velocidad y simplicidad, y el uso de la nube a nivel global ha permitido que los dispositivos se interconecten de forma instantánea. A pesar de todo esto una serie de preguntas invaden la mente de cualquier empleador, ya que la inversión de tiempo y dinero en un sistema de registro debe ser una decisión que no se toma a la ligera.

Por eso nos proponemos en este articulo responder a las preguntas más frecuentes de nuestros clientes, a aclarar dudas y a convenceros de que simple siempre es mejor.

En primer lugar, tendremos en cuenta cuales son los métodos tradicionales de registro laboral y sus ventajas y desventajas sobre los demás. Aquí vamos!

Métodos tradicionales de registro horario

Lápiz y Papel

Antiguo y confiable, el registro en lápiz y papel es el método tradicional de registro laboral. El empleado simplemente firma su hora de entrada y salida, su empleador aprueba y guarda la información en carpetas, archivadores, donde acumulan polvo durante años, a menos de que vuelvan a ser necesitados. ¡La limpieza anual del papeleo es todo un acontecimiento!

Métodos tradicionales para el registro de jornada laboral

Ventajas:

Prácticamente permanente y confiable. Si lo veo, lo tengo.

Fácil de usar como método de registro para empresas con pocos empleados

Rara vez se requiere accesar a los registros antiguos

Desventajas:

A pesar de ser “permanentes” cualquier tipo de calamidad puede comprometer seriamente nuestra base de datos

La normativa establece que los registros deben ser guardados durante 4 años, e idealmente se recomienda hasta un año adicional por si acaso, por consiguiente, la cantidad de papeleo aumenta considerablemente y no se encuentra consolidado.

Plantillas Excel

Excel es Atlas sosteniendo el mundo financiero en sus hombros. A pesar de su aparente simplicidad, tiene una profundidad inimaginable a la hora de usarlo a su máximo potencial. Una plantilla excel detallando horas de entrada y de salida de los empleados puede parecer suficiente a simple vista, pero el conocimiento y tiempo requeridos para cuadrar turnos, entre más empleados tengamos, se puede convertir en caos.

Adicionalmente, como cualquier programa que requiera de codificación, en caso de tener que reemplazar a la persona responsable del registro, puede haber confusión y caos cuando se desee continuar con el registro.

Ventajas de Excel

El programa más popular de Microsoft por lejos debido a su versatilidad tiene un formato que puede ser utilizado en cualquier sistema que tenga los programas requeridos para utilizar ese tipo de extensión, sea OpenOffice o Microsoft, y es fácil de usar en operaciones básicas

Desventajas de Excel

Como cualquier tipo de archivo en disco duro, puede estar sujeto a cambios, virus, daños al disco duro que lo contiene, entonces su “permanencia” obliga a tener el archivo en algún tipo de sistema de nube.

A la hora de importar, cambiar de páginas, pegar formulas, Excel puede ser un desafío para aquel que no tenga la experiencia suficiente.

Un archivo de disco no posee un historial de cambios, por lo cual no necesariamente es fidedigno. Incluso en la nube, cualquier persona con acceso al archivo podría hacer cambios que pueden resultar desastrosos para nuestra base de datos.

Tarjeta magnética y registro electrónico

Para empresas más grandes, es común que se utilice el método de la “swipe card”, que es una tarjeta de bandas magnéticas con un identificador asociado al empleado, que se “estampa” o “ficha” contra un lector electrónico.

Ventajas de la tarjeta magnética

Ahorra tiempo, es simple, y obliga al portador a tener siempre presente el uso de su tarjeta

Desventajas de la tarjeta magnética

Precisamente por la naturaleza física del dispositivo, puede acarrear problemas de hardware, sea en el lector o la tarjeta, y en caso de que un empleado olvide de casualidad su tarjeta magnética, tendrá que registrarse de alguna manera de igual modo.

La posesión de la tarjeta no necesariamente significa que el dueño sea el usuario, por lo cual un registro videográfico también es necesario para corroborar la información que se registra mediante este modo.

Registro digital

Ahora, vamos a hablar puntualmente del denominado registro digital. En primer lugar, la variabilidad del registro digital es uno de sus fuertes. Múltiples tipos de dispositivo electrónicos pueden tener acceso a Papershift, sea al modo estación, el modo web o app control horarios.

Control horario digital de Papershift

La información es subida directamente a la nube, lo cual permite acceso desde cualquier dispositivo, sin temor a perdidas dando acceso tanto a usuarios de planificación como empleados que requieran hacer registro dentro de su horario laboral.

Papershift ofrece diferentes tipos de aplicaciones, formatos de registro y métodos de este, como son:

Registro de la jornada básico o predeterminado

Según la programación previa que se haya hecho a nombre de los empleados, este sistema utiliza simplemente el ingreso de datos, los horarios de descanso, horas de inicio y finalización de la jornada de forma previa, sin necesidad de ingreso de datos. Puede ser utilizado para pequeñas empresas en las cuales cualquier modificación horaria pueda ser realizada directamente,

Registro web, usando el reloj integrado dentro del software

Este tipo de registro permite a los empleados ingresar utilizando su información de ingreso, registrar la jornada y completarla de acuerdo con los acuerdos previamente establecidos. Debido a que este tipo de registro requiere de una conexión a internet, es importante tener en cuenta que debe ser realizado desde un espacio de trabajo que permita al trabajador acceder a la red y hacer su registro diario de jornada.

Siendo este registro desde un navegador, es más común utilizarlo desde una estación de trabajo con computador. Al llegar la finalización de la jornada, el empleado simplemente vuelve a ingresar sus datos de login y realiza el fichaje pertinente.

Aplicación móvil “Time Clock”

Dependiendo del sitio de trabajo, puede ser destinado un dispositivo móvil para el registro del horario concreto de inicio utilizando la aplicación propia de Papershift, y los empleados podrán acceder con su firma directamente sobre una Tablet, iPad o teléfono que lleve la aplicación, o utilizando su pin personal.

Este método es bastante efectivo en trabajos que no necesariamente ocurran mayormente en computadores sino en sitios específicos, como es el caso de tiendas, cafeterías, boutiques, entre otros.

Es importante señalar que cada uno de los empleados tendrá un identificativo personal para que el registro se lleve a cabo de forma adecuada.

Esta información es automáticamente sincronizada con la nube de Papershift, y empieza a contar el tiempo de trabajo desde el inicio de la firma, introducción de pin o login.

Aplicación móvil “Time Clock” en modo usuario único

Utilizando la misma metodología de la aplicación, el modo usuario único permite a un usuario particular hacer su registro teniendo acceso desde un móvil y es de gran utilidad cuando su cargo laboral no necesariamente le de acceso a una terminal central como la anterior, sino que deba hacer su registro independiente.

Siendo el fichaje vía nube, el tiempo queda registrado de forma fidedigna de igual manera, así el empleado no tenga acceso a internet en el momento, ya que la aplicación registrara el inicio de labor dentro de su cache de reloj interno y transmitirá esa información tan pronto tenga acceso a la red.

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API de Papershift

Un API (Application Programming Interface) o Interfaz de Programación de Aplicación es una manera de conectar dos aplicaciones distintas, y permitir que una envíe notificaciones o accese la otra. En caso de tener ya un sistema de control temporal en su lugar, el API permitirá de todas maneras conectar las interfaces y registrar correctamente los horarios, cambios y registro general de horas, que puede adaptarse a cualquier navegador web.

Algunos de estos servicios son más complejos que otros, pero Papershift ofrece soluciones y soporte según las necesidades de cada cliente, para poder encontrar así el encaje perfecto entre un registro fidedigno y las labores que requiere realizar la empresa en cuestión.

Gracias a todos estos métodos y aplicaciones del software de Papershift, es posible implementarlo de manera casi inmediata.

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