Reuniones virtuales

Las reuniones virtuales son una solución a las dificultades provocadas por la pandemia en el ámbito laboral, permitiendo crear un puente de comunicación eficaz con los empleados de manera virtual.

Reuniones virtuales: Asegúrate de que sean un éxito en tu empresa

Por motivo de la emergencia sanitaria por Covid 19 y en vista de popularizarse el teletrabajo en muchas áreas, se ha incrementado el uso de las reuniones virtuales. Esta alternativa a las reuniones tradicionales ha sido la solución ante las dificultades que ha traído consigo la pandemia.

Esta modalidad de reunión resulta ser muy útil a la hora de conectar con los empleados, recibir reportes y dar instrucciones. De esta forma, se logra mantener un puente de comunicación efectivo con el personal a través de la virtualidad.

Ahora bien, a pesar que las reuniones virtuales traen consigo muchas ventajas, es necesario considerar algunos aspectos básicos. A continuación, abordaremos algunos puntos esenciales para garantizar el éxito de este tipo de reuniones.

¿En qué consiste una reunión virtual?

Una reunión virtual como su nombre lo indica, son encuentros que se dan a través de una plataforma en línea conectando dos o más interlocutores. Estas reuniones podrán tener carácter laboral y suelen efectuarse durante el turno de trabajo correspondiente.

La utilización de este tipo de herramienta era en gran medida usada en el ámbito educativo, siendo provechoso para que un profesor diera clases por vídeo. No obstante, la necesidad de comunicación de las empresas, hizo que se comenzara a implementar cada vez más en lo laboral.

Los temas que se suelen abordar en las reuniones virtuales laborales van desde proyectos, tareas diarias, novedades, incidencias entre otros. De igual forma, se utilizan para dar instrucciones al empleado y también para capacitarlo.

Aspectos esenciales para una reunión virtual

Es esencial instruirse para evitar repetir los errores que trajeron este tipo de encuentros cuando eran una novedad. Por ello, antes de poner en práctica el uso de las reuniones virtuales para aspectos de índole laboral, se deberá tener en consideración los siguientes puntos:

Preparación

  • En primer lugar, se recomienda una preparación previa realizando pruebas técnicas con la plataforma para garantizar el éxito de la reunión.
  • Instruir y capacitar a todo el personal con anticipación es prioritario, ya que la pedagogía es uno de los pilares para que cualquier proceso logre los resultados deseados.
  • Estructurar una serie de normas y lineamientos para mantener el carácter profesional de estas conferencias.

Reunión

  • El desarrollo de la reunión deberá ser guiado por el empleador y se recomienda establecer en primera instancia, el motivo de la conferencia y a continuación, un orden de puntos o temas a tratar.
  • Una vez abordado los puntos principales, dar lugar a un espacio participativo para preguntas y dudas de los empleados.

Retroalimentación

  • Esta etapa será una vez terminada la comunicación, en ella se recogerán los aspectos positivos y negativos de la reunión. Asimismo, es importante la opinión de los empleados para conocer si presentaron alguna dificultad en relación a esta herramienta.
  • Fomentar una comunicación abierta y asertiva para solucionar las incidencias que se presenten. Posteriormente, tomar acciones para prevenir que sucedan los mismos errores.

Plataformas para las reuniones virtuales

A raíz del auge de las reuniones virtuales se han desarrollado y creado una gran cantidad de plataformas para este tipo de comunicación. Ahora bien, es importante conocer al detalle el software que se usará y sus funciones.

La elección del software es clave puesto que existen muchas opciones en el mercado con diferentes utilidades. Además, no todas las empresas cuentan con los recursos necesarios para asumir los costes del uso de estas plataformas.

  • Microsoft Teams: Ofrece un servicio integral de videoconferencias, cuenta con chat y con herramientas para compartir contenido y vincular a los trabajadores. La cantidad de usuarios que permite Teams conectar en simultaneo es hasta 300 participantes. Uno de los diferenciadores de esta plataforma es que cuenta con un webcast mensual en el que se instruye a los usuarios. Es fundamental la capacitación que brindan, para ayudar a familiarizarse con la plataforma y no perder tiempo con problemas técnicos.
  • Skype: Una de las opciones más profesionales para las reuniones virtuales es Skype, en vista que lleva años en el mercado dedicándose a las videoconferencias. Por consiguiente, cuenta con una mejor infraestructura y más herramientas para cubrir las necesidades de las empresas. Una de las desventajas de Skype es que para acceder a la mayoría de sus utilidades y beneficiarse de estas deberá pagarse las tarifas correspondientes.
  • Zoom: La plataforma Zoom fue una de las mayores beneficiadas con el auge de la utilización de las reuniones virtuales. Entro en furor debido a la facilidad de uso y la cobertura que proporciona para las sesiones de videollamadas. Uno de los mayores beneficios que ofrece Zoom es poder realizar reuniones con hasta 100 participantes al mismo tiempo sin necesidad de estar suscrito a un plan pago. Los usuarios ingresan a través de un enlace que proporciona el anfitrión.
  • Google Meet: Este servicio de conferencias de Google también ha sido una de las soluciones para las videollamadas laborales. Se diferencia de Google Hangouts por su infraestructura y enfoque más empresarial. Las reuniones a través de Meet permiten la asistencia desde cualquier dispositivo y se pueden aumentar el número de usuarios en simultaneo a través de planes pagos.
  • Google Hangouts: Google Hangouts es otra herramienta multiplataforma por donde se pueden realizar las reuniones virtuales, sin embargo, cuenta con limitantes puesto que su creación había surgido con fines personales más que empresariales. Otra de sus características es el carácter gratuito de la aplicación. No obstante, es limitado en la cantidad de participantes conectados al mismo tiempo.

Las reuniones presenciales y las reuniones virtuales

Las reuniones laborales son un aspecto necesario en toda empresa y suelen ser precedidas por los directivos o jefes inmediatos. Su función podría ser desde formativa o para delegar funciones o comunicar novedades al personal.

En épocas precovid estas reuniones tenían lugar en las instalaciones de la empresa o en algún lugar especial designado por el empleador. Ahora bien, todo esto cambió radicalmente por la emergencia sanitaria, obligando a implementar las reuniones virtuales.

Pasar de reuniones presenciales a las virtuales ha sido una transición drástica por el corto periodo de adaptación. Adicional a esto, la inexperiencia en este campo ha puesto muchas trabas en el camino.

Además, no solo cambió la modalidad de las reuniones sino también la manera en la que se trabaja, pasando de la presencialidad al teletrabajo. Esta forma de trabajar no es nueva, pero en muchas empresas si es la primera vez implementándola.

A raíz del trabajo remoto se han incrementado las reuniones virtuales, gracias a que este medio es uno de los canales viables para la comunicación constante entre el trabajador y la empresa. A pesar de las dificultades iniciales en la implementación de las videoconferencias, estas seguirán siendo una opción efectiva y profesional.

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Ventajas de las reuniones virtuales

La popularización de las reuniones virtuales de carácter laboral, ha demostrados aspectos positivos como negativos. A continuación, se profundizará en las ventajas de este tipo de conferencias.

Ventajas

  • Fácil Acceso: Una de las principales ventajas que ha traído el uso de las reuniones virtuales es la facilidad de acceso y cobertura. Muchas compañías multinacionales tienen trabajadores alrededor del mundo y este tipo de comunicación permite vincularlos sin necesidad de la presencialidad.
  • Flexibilidad: Otro de los beneficios que trajo consigo las sesiones de videoconferencia ha sido la flexibilidad de horarios.
  • Ahorro de tiempo: está relacionado con el fácil acceso debido a que, en lugar de ir en busca de departamento en departamento por los trabajadores, se tiene al alcance de un clic la disponibilidad de toda la empresa, economizando tiempo y recursos.
  • Grabaciones: La posibilidad de repasar los puntos claves de las reuniones ha sido una de las mayores ventajas que ha traído las conferencias virtuales. Gracias a que muchos de estos aplicativos cuentan con la opción para grabar y almacenar las videollamadas.

¿Cuáles son los errores comunes en la implementación en las reuniones virtuales?

Debido al poco tiempo que se tuvo para implementar soluciones para la comunicación de los trabajadores en pandemia, se han evidenciado errores comunes y recurrentes a la hora de realizar las videoconferencias laborales.

  • Falta de concentración: Los asistentes a las reuniones virtuales suelen estar expuestos a distracciones de sus alrededores. Ya sea que estén conectados desde sus hogares o en una locación externas, las distracciones son un común denominador, desde ruidos molestos, hasta presencias inoportunas.
  • Falta de Interacción: Estas reuniones carecen de la cercanía de la presencialidad, no hay como la interacción física ya que somos criaturas naturalmente sociables, de tal modo que este tipo de reuniones les falta el factor humano.
  • Fallas técnicas: Una constante de cuando se inició la implementación de las reuniones virtuales han sido las fallas técnicas. Como cualquier herramienta puede presentar fallos tanto de Software como de Hardware.
  • Falta de capacitación: El desconocimiento del uso de las plataformas virtuales generan complicaciones para que estas fluyan de una manera óptima.
  • Falta de Recursos: Muchas sesiones de conferencias virtuales han fallado por no disponer de los equipos y recursos aptos para que se desarrollen sin inconvenientes.
  • Es obligación de la empresa otorgar al empleado con las herramientas necesarias tanto para su trabajo como para las reuniones virtuales. Así como en épocas de presencialidad cada empleado tenía una computadora y un espacio determinado a su disposición.

Tips para que tus reuniones virtuales sean todo un éxito

Una vez conocidos los aspectos más relevantes de las reuniones virtuales, queremos brindarte tips claves para que integres esta nueva modalidad de comunicación a tu empresa y te mantengas a la vanguardia.

  • Programarlas con anticipación: Muy importante programar las videoconferencias con anticipación, si es posible planificar un calendario que disponga las fechas de las reuniones y generar recordatorios el día anterior a esta.
  • Información clara y precisa: Durante la reunión es de vital importancia tener claridad sobre los objetivos y los temas a abordar, adicional tener un orden de puntos a tratar. No extenderse ni divagar en otros temas ya que esto generará confusión y afectará la eficacia de la sesión.
  • Cantidad de asistentes: Se recomienda realizar las reuniones con una cantidad limitada de participantes, y distribuir de manera equitativa al personal para evitar complicaciones al planear cada conferencia. Si se quiere llevar a cabo una reunión con muchos participantes, se corre el riesgo de convertir este encuentro en un posible fracaso y tener que repetirse en otra ocasión.
  • Dinamismo: La utilización de las reuniones virtuales, no debería convertirse en algo aburrido o monótono. Al contrario, es una oportunidad para aplicar dinamismo y creatividad a cada sesión. Es aconsejable utilizar estímulos multimedia para integrar a la audiencia, de este modo, generar mayor retentiva para lograr mantener la concentración de la audiencia.

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Escrito porDaniela

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