¿Por qué NO hacer turnos con Excel?

La programación de turnos en plantillas de excel solía ser un alivio para los responsables de RRHH, pero hoy en día esto termina siendo un dolor de cabeza.
Alguien escribiendo en un ordenador

6 razones contra el plan de turnos en plantillas Excel

Elaborar un buen calendario de cuadrantes de trabajo es una tarea fundamental en cualquier pequeña o mediana empresa. Establecer un plan de turnos eficaz, responder rápidamente a las necesidades de cambio de horarios, el funcionamiento fluido de la empresa y, sobre todo, su productividad, depende, en gran medida, de la organización del personal.

Entonces ¿cuál es la mejor forma de hacer cuadrantes de trabajo? Por muy pequeño que sea el negocio, la experiencia demuestra que para adecuar los turnos rotativos el viejo sistema del cuadrante en el tablón o las plantillas de Excel son claramente insuficientes. Sobre todo, porque, hoy en día, hay herramientas digitales como Papershift que permiten optimizar la gestión del personal y hacer llegar a los trabajadores cualquier incidencia como un cambio de horario o una baja por enfermedad.

Hay muchas razones que indican que las plantillas de excel no es la mejor opción para planificar tus cuadrantes de turnos. Estas son las seis más importantes:

Dificultad para contactar con los trabajadores

Hay que reaccionar rápido ante cualquier cambio, solicitado por el trabajador o motivado por circunstancias sobrevenidas. Sin las herramientas adecuadas, hay que llamar, como poco a un empleado y el proceso para cubrir el turno puede hacerse realmente largo y robar mucho tiempo a la persona a cargo.

Las nuevas aplicaciones como Papershift facilitan enormemente las cosas porque permiten estar en contacto constantemente y cambiar los cuadrantes de trabajo cuantas veces sea necesario, sin necesidad de llamadas o correos.

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Necesidad de agilizar los cambios en turnos de trabajo

Hasta la empresa más estable necesita adaptarse a los cambios que, por diferentes motivos, solicitan los empleados. Con una app para diseñar cuadrantes de turnos de trabajo rotativos, se pueden pedir fácilmente a través de ella.

Solo hay que iniciar sesión y solicitar el cambio que llega inmediatamente y de forma muy clara al responsable de la gestión de personal. A través de la opción Configuración se puede, además, regular la respuesta y las características de los cambios.

Descoordinación en turnos rotativos

Empleados que acuden a su puesto de trabajo en un horario equivocado, días libres que no lo son… los cambios constantes en los turnos rotativos provocan desajustes y exigen que todos los trabajadores estén informados y que el responsable de los cuadrantes de trabajo sepa que los cambios están cubiertos para que todo funcione correctamente.

Es en este sentido en el que una herramienta de gestión de turnos puede resultar más interesante. En el caso concreto de Papershift, se puede descargar la app en el móvil y cualquier trabajador recibe notificaciones con los cambios que le afectan. Siempre está informado.

Al mismo tiempo, facilita la consulta de los informes de registro para comprobar que se ha visto un cambio y se puede elegir que el trabajador tenga que aceptar el turno para asegurarse así que conoce su horario correcto.

Problemas para cubrir los turnos vacíos

Resulta complicado, en ocasiones, encontrar a trabajadores que puedan cubrir un turno que ha quedado vacante. El proceso se puede hacer muy largo si hay que ir llamándolos a todos y no se encuentra a la persona que quiera hacerse cargo.

Con una app de planificación de turnos se puede avisar a todos los trabajadores a través del tablón de anuncios. Poder elegir sus turnos y cambios, aunque la última palabra la tenga el gerente, genera, además, confianza e identificación con la empresa y los involucra mucho más en su funcionamiento. Con una herramienta como Papershift, los empleados se implican mucho más con sus horarios y con la misma empresa. En el proceso de creación y cambio de horarios participan todos y se hace más orgánico.

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Un cuadrante de vacaciones imposible con las plantillas de excel

Organizar las vacaciones es un auténtico quebradero de cabeza en cualquier empresa, sea cual sea su tamaño. Los meses de verano son los más deseados y establecer un calendario de turnos que sea equitativo y sin que nadie se vea afectado puede resultar muy difícil.

Con una app que facilite la gestión de personal, solicitar las vacaciones es muy sencillo porque se conocen las preferencias de los trabajadores y las opciones que tiene la empresa para ajustarse, en la medida de lo posible, a ellas.

Tensiones y estrés

Una mala gestión de personal puede resultar muy negativa para el negocio. Crea agravios, ciertos o no, que acaban generando estrés y un mal ambiente de trabajo.

La mejor forma de evitar estas situaciones es la claridad. Que cada trabajador pueda acceder en cada momento a sus horarios y turnos y pueda conocerlos con una cierta antelación como sucede con Papershift genera seguridad y acaba con cualquier malentendido.

Mujer estresada frente al ordenador

Disponer de una herramienta capaz de optimizar la gestión de personal puede marcar un antes y un después en cualquier empresa tanto por el ahorro de tiempo y recursos que supone como por las sinergias que genera en productividad y mejora del ambiente laboral. En el caso de Papershift a estos beneficios se suman también aspectos como la gestión de las bajas por enfermedad o el sistema de pago de nóminas que agilizan mucho la gestión.

Comprobar todas estas ventajas es muy fácil porque puedes contactar con Papershift y solicitar una prueba completamente gratuita de 14 días en la que experimentar todo su potencial y lo que es capaz de hacer por tu empresa.

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En Papershift, queremos apoyarte de la mejor manera posible y mostrarte cómo puedes hacer que tu programación de turnos sea aún más eficiente. Estaremos encantados de apoyarte y asesorarte en tu camino a la digitalización de tus procesos. Escríbenos a [email protected] o llamanos al +34 911 23 32 77



Escrito porDaniela

Conectando Papershift con empresas y empleados, a través de contenido relevante en el ámbito de los Recursos Humanos.