Escrito porDaniela

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Software control horario o plantillas de Excel ¿Cuál es el más rentable?

Hay muchas formas de llevar a cabo el registro y control horario de la jornada laboral al que obliga la normativa, pero el uso de plantillas de Excel o de un software de control horario son las que más se han generalizado.

En el caso de la plantilla de Excel, el registro se realiza a través de una hoja de cálculo o plantilla en la que firma el trabajador o a la que accede a través de algún sistema informático. Por lo que se refiere al software de control horario, el fichaje de empleados se realiza online con cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.

Cada sistema tiene sus propias características y en este artículo trataremos de determinar cuál de los dos es el más rentable o el más completo. Para determinarlo tendremos en cuenta aspectos como la automatización, la accesibilidad o la capacidad para integrarse en la estructura de la empresa del nuevo sistema de control y registro horario.

Automatización del registro

Es uno de los aspectos básicos que hay que tener en cuenta a la hora de elegir entre un software de control o el uso de plantillas Excel.

No solo se trata de ofrecer un sistema fiable y rápido para el registro de la jornada de trabajo, es importante que el método elegido sea capaz de automatizar diferentes procesos. Algunos ejemplos serían el cumplimiento de la normativa en cuanto a horas de trabajo, tiempos de descanso o contabilización de las horas extra.

Un software de control horario no solo permite llevar el registro del inicio y el fin de la jornada laboral, también permite automatizar las operaciones con todos esos datos de horas de trabajo y ponerlos en relación con la normativa sobre jornada laboral para alertar sobre descansos, vacaciones, nóminas y otros aspectos.

Software control horario Papershift

Lo que con una plantilla de Excel exige la supervisión atenta de los responsables de Recursos Humanos para que se no escape ningún detalle y para calcular los días libres y salarios que corresponden a los empleados, con un software de control horario lo hace el ordenador. La eliminación del “factor humano” reduce también el margen de error.

En caso de manejar cuadrantes de trabajo, un programa de control horario permite también facilitar la asignación de turnos para que no se produzcan desequilibrios en las horas trabajadas de los empleados ni caídas en la producción.

Accesibilidad durante la jornada de trabajo, diferencias entre el software y la plantilla

Es uno de los aspectos en el que un software de control horario destaca especialmente. Un móvil, una tablet o, por supuesto, un portátil, es suficiente para poder llevar a cabo el registro con seguridad y rapidez.

Esta facilidad de uso es esencial para el funcionamiento de la empresa que puede tener a sus empleados empezando o terminando de trabajar en el lugar en el que son necesarios, sin tener que perder tiempo en volver para fichar. El ahorro de tiempo y recursos es enorme y facilita una mayor productividad para los empleados que pueden fichar online a través de la app.

También es una gran ventaja para los empleados que disfrutan de este modo de un sistema de registro laboral ágil y que permite trabajar desde lugares distintos a la oficina o alternar el teletrabajo con el trabajo presencial sin necesidad de modificar nada. Los empleados valoran también la transparencia del software como sistema de control horario porque permite comprobar las horas de entrada y salida y hace que el fichaje sea muy sencillo y claro.

En el caso de la plantilla de Excel puede resultar un buen sistema en empresas en las que prácticamente siempre el trabajo es presencial y en un mismo lugar. De cualquier modo, siempre supone más dificultades para los empleados, aunque a la plantilla se pueda acceder online.

Exportación de los datos de la jornada laboral

El registro de la jornada laboral aporta datos muy valiosos a la empresa que hay que aprovechar. En el caso de las plantillas de Excel hay que extraer los datos y cotejarlos, pero con un software de control horario, el proceso es mucho más rápido y automático.

Un programa como Papershift, uno de los mejores software de control horario, permite exportar los datos sobre la jornada laboral de los empleados en diferentes formatos como xls, DATEV, PDF o csv para que queden integrados dentro del sistema informático de la empresa y faciliten otras tareas.

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Capacidad para aportar información

El software genera, además, informes sobre la situación laboral del personal de la empresa que pueden ser utilizados con posterioridad para tomar decisiones sobre horarios y planificación con un mayor conocimiento de la realidad de la empresa.

De esta forma se puede evaluar mejor la productividad de los empleados en relación con las horas trabajadas y cómo se puede trabajar para mejorarla. Un buen software permite optimizar las horas trabajadas para que los empleados solo tengan que hacer las horas extra que sean necesarias y con el máximo rendimiento para las empresas.

Para los responsables de Recursos Humanos y los directivos de las empresas, en general, estos informes son una herramienta que proporciona información real y precisa sobre el trabajo de los empleados.

Capacidad de respuesta

Una vez se ha producido el registro de jornada laboral, no se puede modificar, pero sí se pueden añadir aclaraciones del propio trabajador o del responsable del área si ha habido algún error o el trabajador ha olvidado fichar en su momento.

La accesibilidad del software de control horario permite que estás anotaciones se puedan realizar con facilidad y tan pronto como se detecta la necesidad de incorporarlas. También agiliza mucho la comunicación de incidencias, el registro de las pausas de los empleados y cualquier acción relacionada con la jornada laboral.

El software también permite a la empresa actuar mejor ante las ausencias o el absentismo. De hecho, con un buen software de control horario se pueden establecer alertas para que los trabajadores que suelen olvidar realizar el registro de jornada laboral la hagan.

También se pueden establecer para advertir a los responsables de Recursos Humanos de que no se ha producido el registro de jornada laboral por parte un trabajador o de diferentes empleados y actuar con rapidez.

Seguridad y disponibilidad

Las plantillas de Excel pueden guardarse en papel con el correspondiente riesgo o guardarse en la nube o en otro dispositivo de almacenamiento.

El software de control horario ofrece una mayor capacidad de almacenamiento y, sobre todo, permite acceder a los cuatro años de registro de jornada que obliga a mantener la ley en cualquier momento. Este aspecto es crucial porque ante cualquier inspección de Trabajo o demanda de los empleados se puede mostrar el registro del control de presencia de los últimos cuatro años inmediatamente.

Hay que recordar que no contar con el registro de jornada preceptivo puede acarrear fuertes multas para la empresa en caso de inspección.

Implementación en las empresas

Ninguno de los dos sistemas presenta excesivas dificultades para ponerlos en marcha en las empresas ni para su uso por parte de los empleados.

En el caso del trabajo por turnos, el software permite automatizar la gestión de los diferentes turnos y facilita a los empleados solicitar cambios, vacaciones o días libres.

Vacaciones

El software es un auténtico respiro para los responsables de Recursos Humanos de las empresas para planificar las vacaciones. Este sistema de control de presencia permite automatizar el cálculo de las vacaciones y los días libres de los empleados y evita perder mucho tiempo repasando las horas trabajadas.

Al mismo tiempo, el programa facilita mucho la planificación de la empresa porque en todo momento se tiene información fiable e inmediata gestión de las vacaciones laborales y días libres de los empleados. Así, se pueden establecer las necesidades de cada departamento en cualquier momento sin que se produzcan vacíos o ausencias imprevistos.

Nóminas

Los datos que arrojan las plantillas de Excel tienen que ser tratados por un trabajador para poder calcular la nómina de los empleados de la empresa en un proceso que suele demandar bastante tiempo. Un software de control horario puede integrarse con la realización de nóminas para automatizar más aún este proceso de forma que la configuración de la nómina es mucho más sencilla en todo tipo de empresas.

Este sistema no solo permite ahorrar tiempo a la empresa, sino también mucho dinero porque evita posibles errores en el cálculo de las horas y la remuneración.

Personalización de las jornadas de trabajo

La plantilla de Excel es muy rígida y ofrece pocas posibilidades de adaptarla al funcionamiento de las diferentes empresas. Incluso cuando se lleva a cabo esta personalización requiere de un cierto trabajo por parte de Recursos Humanos cada vez que se realiza.

En el caso de un software específico, se pueden establecer patrones de fichaje como unas determinadas franjas horarias para fichar o delimitar diferentes aspectos para conseguir los sistemas que mejor se adaptan a las empresas con más facilidad.

Precio

Esta era una de las grandes ventajas que tenía hasta ahora la plantilla de Excel sobre un software específico para el control de presencia. Sin embargo, hoy en día, los mejores software de control horario se pueden disfrutar con precios muy ajustados y con una gran variedad de funciones y posibilidades.

La plantilla de Excel puede ser una solución temporal para una empresa con trabajadores muy sedentarios en sus puestos de trabajo y con escasa movilidad. Sin embargo, cuando se trata de buscar un sistema de control horario, el software específico es mucho más rentable y eficaz sobre todo porque ofrece flexibilidad laboral para adaptarse a cada situación y un importante ahorro de tiempo y dinero con la automatización de muchos procesos.

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