Escrito porDaniela

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Trabajo remoto y registro horario: Claves para hacerlo con éxito

La crisis desencadenada por la aparición del Covid-19 se ha convertido en el campo de pruebas para medir las posibilidades del trabajo remoto. Ahora que empieza la recuperación económica se puede empezar a hacer balance de este primer experimento con nuevas formas de trabajo.

El resultado no puede ser más claro: el 74% de las empresas, según un estudio de Gartner, están dispuestas a continuar y seguir explorando esta modalidad laboral.

El futuro pasa por el teletrabajo, pero este nuevo camino abre muchas dudas. La más común es ¿cómo llevar a cabo un registro horario fiable y sencillo con los trabajadores que lo practican? A lo largo de este artículo despejaremos esta y algunas otras relacionadas con estas nuevas modalidades laborales.

Diferencias entre trabajo a distancia, teletrabajo y trabajo remoto

Aunque existe mucha confusión y es frecuente hablar de teletrabajo y trabajo en remoto como sinónimos, no es lo mismo. El trabajo a distancia es el que se realiza en un lugar distinto al centro de trabajo de la empresa. Dentro del trabajo a distancia, el teletrabajo es el que se sirve sobre todo de medios tecnológicos y de telecomunicaciones para realizar las labores encomendadas.

Por último, dentro del teletrabajo se entiende como trabajo remoto el que utiliza un ordenador o una máquina mediante un acceso remoto. Es decir, se trabaja desde casa, pero en el mismo dispositivo del trabajo a través de una VPN o una sesión virtual. Aún así, como decimos, teletrabajo y trabajo remoto son términos que hacen referencia muchas veces a una misma realidad.

La diferencia entre teletrabajo y trabajo en remoto estaría en que en el primero se puede trabajar en un equipo diferente al habitual y sin conexión al resto.

¿Qué trabajos se pueden hacer bajo esta modalidad?

La mayor parte de los trabajos que no exigen la presencia del empleado en la oficina son susceptibles de hacerse en remoto. La prestación de diferentes servicios como redacción de proyectos, diseño o muchos otros tienen la opción de realizarse a distancia. Otros, como los relacionados con la hostelería, no pueden contemplar esta opción para la jornada de trabajo.

Tipos de trabajo remoto

Esta forma de trabajo es también una gran opción para los trabajadores públicos que pueden atender sus tareas sin necesidad de acudir al despacho. La combinación de trabajo presencial y en remoto es la opción favorita de los trabajadores, según diferentes encuestas.

¿Hay que llevar el registro horario en remoto?

El Estatuto de los Trabajadores y la Ley de Control Horario establecen que siempre  es obligatorio llevar un registro de la jornada laboral. Este registro debe especificar la entrada, salida y los descansos del trabajador. También deben constar las horas extras y los periodos de vacaciones.

Este registro debe guardarse durante cuatro años. Tiene que estar también a disposición de los trabajadores, los sindicatos y la inspección de trabajo para su consulta.

Los trabajadores bajo esta modalidad también deben fichar en el inicio y finalización de la jornada laboral. Hay que recordar que la geolocalización es legal en el control horario de los trabajadores, pero no siempre. Debe existir proporcionalidad y ser necesario conocer la ubicación del trabajador por lo que, en principio, es mejor no optar por ella.

Diferencias entre fichar en la oficina y fichar en remoto

Varios tribunales han subrayado la obligatoriedad del registro de jornada, independientemente del medio que se utilice o del lugar en el que trabaje el empleado.

El fichaje en la oficina permite muchas posibilidades, pero las tecnología facilita que fichar mientras se trabaja de esta forma sea tan sencillo como en la oficina y ayudan a la flexibilidad horaria.

El incumplimiento de la obligación del control horario acarrea multas y sanciones. Las más bajas se sitúan en los 600€ mientras que las más elevadas pueden llegar incluso a superar los 6.000€. Asegurar un registro horario que las evite ha de ser una de las prioridades cuando se tiene empleados trabajando fuera de la oficina.

¿Y las horas extraordinarias?

Las horas extraordinarias deben quedar también contabilizadas. De hecho, la nueva Ley de Control Horario surgió como una herramienta para acabar con el abuso de las horas extra. Antes de su aprobación, se realizaban entre 2,9 y 3,9 millones de horas extra no justificadas. En el primer trimestre del año, son 2,5 millones las horas extra semanales que no son cobradas, según datos de la EPA facilitados por EFE.

Las horas extraordinarias deben quedar registradas y este es uno de los motivos por lo que también es importante contar con un sistema de registro versátil. Ha de permitir incorporar cambios y registrar todo lo que el trabajador lleve a cabo.

Hay que recordar que la ley establece que los sindicatos deben recibir un informe mensual con las horas extraordinarias realizadas.

Evolución de la ley

Después de algo más de dos años de aplicación, la Ley de Control Horario ha mostrado ciertas limitaciones. Sobre todo en su aplicación en las pequeñas y medianas empresas sin presencia sindical en las que todavía no ha calado. De hecho, son muchas las que no llevan todavía un registro de jornada.

El 96% del tejido empresarial español son medianas y pequeñas empresas que necesitarán un tiempo para adaptarse. Buscar los medios para el control horario que mejor se ajusten a sus características ha de ser su primer objetivo.

¿Qué mira la inspección de trabajo?

Los inspectores de trabajo vigilan sobre todo que exista realmente el registro horario que establece la ley. El segundo aspecto que se tiene en cuenta es que el sistema sea válido, es decir, recoja entradas, salidas, descansos, etc. Por último, se tiene en cuenta la validez del registro de jornada y que se pueda acceder a él durante los cuatro años que debe conservarse.

La llegada de la pandemia no ha paralizado ni reducido las inspecciones de trabajo. Se sigue manteniendo el mismo ritmo y sancionando los casos en los que no se cumple la ley.

¿Qué medios existen para llevar el registro horario?

Existen diferentes formas de fichar y mantener el control horario. Las más tradicionales como máquinas de fichaje con tarjetas son absolutamente inviables para los trabajadores a distancia.

La ley establece el carácter obligatorio de fichar, pero no establece ningún medio con el que deba hacerse. En el caso de los trabajadores en remoto es importante contar con un registro horario ágil y que puedan utilizar en cualquier lugar.

Para este trabajo a distancia sí existen otras opciones como:

Llamadas telefónicas

Es un sistema engorroso y poco práctico porque la llamada debería quedar registrada de alguna forma. Se pierde mucho tiempo y es más complicado para el trabajador. Solo es viable si hay muy pocos empleados teletrabajando.

Hojas de Excel

Sigue siendo un sistema muy habitual, pero las tablas realizadas con este programa presentan algunos inconvenientes. Obligan a Recursos Humanos a estar pendiente de que se hayan cumplimentado y pueden suponer algunos problemas de acceso para el trabajador.

Sistemas biométricos

Es el último sistema que se ha incorporado y permite controlar la jornada laboral mediante el reconocimiento facial o incluso del iris. Su alto precio lo hace poco viable y muy invasivo para el trabajo a distancia.

Ventajas de contar con un software específico para el registro horario

A las opciones anteriores se suma la posibilidad de realizar el registro de jornada laboral con un software diseñado específicamente para ello. Existen programas y apps para el control horario y, son probablemente, la mejor solución para el teletrabajo.

La principal ventaja que ofrecen es la flexibilidad, ya que se pueden registrar todas las horas desde cualquier lugar y de una forma muy rápida y sencilla. Cada persona podrá indicar fácilmente su jornada completa de trabajo, sea esta una de 8 horas, tiempo parcial o cualquier otro tipo establecido.

Las horas extras quedan reflejadas con claridad y su revisión es muy sencilla. En definitiva, hace las cosas mucho más fáciles a Recursos Humanos que tiene todo el control horario centralizado y a un clic.

La disponibilidad es inmediata tanto para la inspección de trabajo como para cualquier eventualidad que pueda surgir.

Papershift, una solución eficaz y práctica

Cuando se lleva a cabo trabajo remoto, el tiempo es fundamental. Ya hemos comentado más arriba los beneficios del software para el control horario. Hay muchas opciones en el mercado, pero Papershift es una de las propuestas más completas por su opción de fichaje en línea a través del móvil, la tablet o el ordenador.

Papershift ofrece muchas ventajas al empresario o al departamento de Recursos Humanos porque registra y almacena la documentación para cuando sea necesaria. También beneficia al trabajador que puede fichar de una forma más sencilla. Es, además, una herramienta transversal que permite el acceso a calendarios de trabajo, turnos o previsión de vacaciones.

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Agilidad para trabajadores y empresas

Este software facilita también crear pautas de registro a las empresas para acotar los periodos para fichar y evitar confusiones. Permite, además, exportar los datos en diferentes formatos para evaluar el funcionamiento de los recursos humanos. De esta forma se pueden realizar las nóminas y tomar decisiones con más datos y mejorar la productividad. Es, además, la mejor solución para los casos en los que la flexibilidad horaria es importante.

Para los trabajadores es una herramienta mucho más eficaz para contabilizar las horas extras. También hace mucho más rápido el trámite de fichar al inicio y la finalización de la jornada de trabajo.

El software de control horario también mejora la seguridad en el fichaje y las comunicaciones entre empresa y empleado. De igual manera facilita la transparencia en la gestión de la jornada laboral.