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Gestiona con éxito el periodo de vacaciones laboral en tu empresa
Planificar las vacaciones anuales es una de las tareas más importantes del departamento de Recursos Humanos o del responsable de cualquier pequeña empresa. Cada vez las vacaciones se fraccionan más y es necesario mantener un control para evitar que se disfruten más o menos días de vacaciones.
La pandemia ha añadido más confusión con la implementación de los ERTE o la creación de bolsas de horas. Un software específico para el control horario y la gestión de las vacaciones facilita mucho la organización, pero hay algunos aspectos que son necesarios tener en cuenta.
¿Qué dice la ley sobre los días de vacaciones?
Las vacaciones están reguladas en el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores de forma muy genérica. La distribución de las vacaciones depende mucho de los convenios colectivos y las empresas, pero hay algunas premisas generales que hay que considerar.
Las vacaciones son siempre retribuidas, es decir, aunque no esté trabajando, el empleado sigue recibiendo su salario. Los días de vacaciones no pueden ser, en ningún caso, inferiores a 30 días naturales al año. Si se ha trabajado menos de un año, corresponde la parte proporcional.
Los trabajadores a tiempo parcial tienen el mismo derecho a vacaciones que los de jornada completa, siempre disfrutando la parte proporcional.
¿El período de vacaciones es sustituible por compensación económica?
Las vacaciones anuales no pueden intercambiarse por una compensación económica. Hay dos excepciones: cuando el contrato de trabajo termina antes del disfrute de las vacaciones y los contratos con ETT inferiores a un año. En estos dos casos, se paga la parte proporcional de las vacaciones no disfrutadas.
¿Cómo se fijan las vacaciones?
En principio, el calendario de vacaciones debe establecerse mediante un acuerdo entre el empresario y el trabajador. En caso de desacuerdo entre las partes, son los Juzgados de lo Social los que deben decidir a través de un procedimiento especial más rápido y sin posibilidad de recurso.
Si las fechas de disfrute no están fijadas, el trabajador podrá presentar la demanda hasta con dos meses de antelación a la fecha en la que quiera disfrutarlas. Si ya existe un día fijado para iniciarlas, el empleado tiene 20 días desde que conoce la fecha para presentar su demanda.
Hasta ahora el periodo para disfrutar las vacaciones debía ser en el mismo año, pero las últimas sentencias del Tribunal de Justicia Europeo están haciendo más flexible esta obligatoriedad. Las vacaciones no se pueden acumular.
El trabajador debe conocer la fecha de disfrute de las vacaciones con dos meses de antelación.
Los dos grandes periodos de vacaciones son verano y Navidad, aunque cada vez se escalonan más los días de descanso.
¿Y si el trabajador es despedido?
Como comentábamos anteriormente, si el contrato de trabajo termina, la empresa debe pagar las vacaciones no disfrutadas. También debe cotizar a la Seguridad Social por estos días de vacaciones con lo que no se puede empezar a cobrar la prestación hasta que terminan.
¿Y en una baja?
Si existe una incapacidad temporal por algún motivo, las vacaciones se disfrutarán una vez el trabajador haya sido dado de alta. El límite para hacerlo son 18 meses desde que termina el año natural correspondiente.
¿Qué pasa si hay un ERTE?
La aplicación de un ERTE supone la suspensión del contrato de trabajo. El trabajador cobra una prestación del SEPE y no presta sus servicios por lo que no se genera el derecho a disfrutar de vacaciones.
En el caso de los ERTE de reducción de jornada, no se ven afectados los días de vacaciones, pero sí lo que se cobrará por ellos.
¿Cómo afecta el permiso de maternidad a las vacaciones?
El Estatuto de los Trabajadores determina que dado el caso en que el periodo de vacaciones coincida con una incapacidad temporal derivada del embarazo, parto o la lactancia, se tendrá el derecho a disfrutar en otro momento, incluso en el siguiente año natural. Esto es válido también para los permisos de maternidad y paternidad.
Primero se dispondría de los días por el parto o la lactancia o de la incapacidad temporal derivada del embarazo y después se disfrutarán las vacaciones.
¿Por qué son tan importantes las vacaciones?
Por los beneficios que conceden tanto a los trabajadores como a las empresas. Las compañías consiguen trabajadores descansados, motivados y más comprometidos, en definitiva, más productivos. Las vacaciones repercuten en los resultados económicos, el ambiente laboral y la producción.
Los trabajadores consiguen, aunque parezca obvio, descanso. Los beneficios psicológicos, sobre todo la reducción del nivel de estrés, son los más importantes. También mejoran su estado anímico.
La salud física también se ve beneficiada con una mejora de la calidad del sueño y un aumento general del bienestar.
Derecho de desconexión
Durante las vacaciones hay que evitar las tareas relacionadas con el puesto de trabajo para disfrutar de un auténtico descanso. De hecho, el trabajador tiene derecho de desconexión y durante los días libres no tiene la obligación de atender llamadas o indicaciones de la empresa. Tiene derecho a no tener contacto alguno con la empresa salvo, evidentemente, casos de fuerza mayor.
Errores frecuentes en la planificación de las vacaciones anuales
Hay una serie de errores muy comunes que se suelen repetir en la organización del periodo de vacaciones. Hay que tenerlos en cuenta para lograr la mejor planificación de las vacaciones anuales.
Programar las vacaciones con excesiva antelación
Querer ganar seguridad planificando el calendario de vacaciones con mucha antelación suele pagarse después. Siempre suele haber cambios e imprevistos y lo que en un principio debía servir para ahorrar tiempo y esfuerzos acaba costando muchos más. No por mucho madrugar, amanece más temprano.
Es importante guardar un equilibrio entre el momento de solicitar las vacaciones y su disfrute para evitar después los cambios.
Duplicar tareas
Solo una persona debe encargarse de la organización de cada periodo de vacaciones para evitar duplicidades. Si un responsable de sección y el personal de Recursos Humanos organizan al mismo las vacaciones puede haber tareas duplicadas.
Decir sí a todo
Aceptar una solicitud de vacaciones sin tener en cuenta las que ya se han admitido es más común de lo que parece. Esta situación obliga a modificar después el calendario de vacaciones y genera malestar en los trabajadores. Es un error que hay que evitar a toda costa.
Uso de herramientas obsoletas
La hoja de Excel o un papel escrito hace tiempo que se han revelado como instrumentos obsoletos para gestionar las vacaciones anuales. Hacen más difíciles las modificaciones y exigen mucho más tiempo y dedicación por parte de Recursos Humanos.
Los nuevos programas y apps permiten solicitar y aprobar periodos de vacaciones de forma rápida y sencilla. El responsable de Recursos Humanos y el trabajador comparten al instante la información y pueden ver la disponibilidad de fechas.
Al mismo tiempo el resto de trabajadores también pueden ver de inmediato las vacaciones de sus compañeros y la disponibilidad en cada momento. Con estos programas se pueden solicitar las vacaciones, modificarlas o cancelarlas de una forma muy sencilla y saber si son aprobadas tan pronto como se toma la decisión.
Consejos prácticos para organizar las vacaciones
Un adecuado reparto de las vacaciones repercutirá en la productividad de los trabajadores y en el rendimiento de la empresa. Para gestionar bien la distribución entre los trabajadores y con el mejor resultado para la empresa es importante seguir estos consejos.
Asegurar la producción
Que un trabajador disfrute sus vacaciones anuales no tiene por qué repercutir en el funcionamiento de la empresa. Antes de pactar unas vacaciones es importante asegurarse de que el periodo de vacaciones de los diferentes trabajadores está cubierto.
Hay que evitar que los trabajadores de una misma sección o con responsabilidades similares tengan vacaciones en el mismo momento. Si no es posible, hay que asegurarse de contar con el personal adecuado para reemplazarlos. Al final, el objetivo es que siempre haya un mínimo de trabajadores en cada departamento.
Evitar conflictos entre los trabajadores
Si puede ser antes de que se produzcan. Normalmente, la gran mayoría de los trabajadores querrá vacaciones en verano o en Navidad, pero no siempre es posible para todos.
Una forma de evitar discusiones es rotar el periodo de vacaciones más goloso para que todos puedan disfrutarlo en algún momento. También se puede priorizar a los trabajadores en función de la antigüedad o si tienen familia.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
Definir una política vacacional clara
La empresa debe tener unos criterios claros tanto para la solicitud de vacaciones como para el reparto de las mismas. La coherencia en las decisiones y un patrón claro para las vacaciones evitará muchos conflictos.
Comunicación y empatía
Conocer de antemano las preferencias y segundas opciones para las vacaciones de los empleados puede evitar muchos problemas. La comunicación es fundamental en la gestión de las vacaciones. Aunque no se pueda llegar a un acuerdo sí se puede conseguir que todo el mundo quede contento atendiendo algunas de sus preferencias.
Prestar atención a los festivos
Las vacaciones se cuentan en días naturales, pero si antes o después llega un festivo puede complicar las cosas a la empresa. También puede suponer un agravio comparativo para el resto de empleados que ven como, con los mismos días, se consigue más.
Tener flexibilidad
Aunque la política vacacional de la empresa esté clara, siempre hay que tener la flexibilidad suficiente para facilitar las vacaciones. Muchas veces hay que cambiar fechas o hacer modificaciones y hay que tener cintura suficiente para poder adaptarlas. Las vacaciones pueden ser, además, el momento perfecto para comprobar cómo se desenvuelven algunos trabajadores en otros puestos. O también para darles más responsabilidad.
El refuerzo de la tecnología
La aparición de software específico para la gestión de las vacaciones laborales como Papershift permite mejorar mucho la gestión de los días de descanso. Aspectos como la flexibilidad a la hora de hacer cualquier cambio o la claridad en la disponibilidad de las vacaciones se hacen mucho más fáciles.
El uso de estos programas se está extendiendo cada vez más porque permite a Recursos Humanos automatizar las vacaciones y optimizar su gestión. Consultas como ¿cuántas vacaciones me quedan? o ¿cuándo puedo coger vacaciones? dejan de existir con este software.
