Workflow

Una correcta organización del trabajo es la mejor forma de agilizar procesos para optimizar recursos y personal y aumentar la productividad y el rendimiento. El workflow permite automatizar tareas y acciones y lograr sinergias para agilizar y mejorar los flujos de trabajo.
Workflow

Descubre qué es un workflow y cómo crear el más adecuado para cada departamento de tu empresa

En el funcionamiento habitual de cualquier empresa hay muchos procesos susceptibles de automatizarse o reorganizarse para poder ser realizados con más rapidez y eficacia. Este es el objetivo que persigue la creación de workflows que canalicen los procesos de trabajo hacia un mayor rendimiento.

Hay que tener muy presente que la organización del trabajo es una de las bases del funcionamiento de cualquier empresa y al variar o mejorar su disposición y características se puede conseguir un importante ahorro y, sobre todo, un incremento de la productividad.

Mejorar los desplazamientos comerciales, compartir recursos en determinados departamentos, evitar duplicidades… crear e implementar workflows adecuados permite ganar rapidez, orden y eficacia en tareas y procesos.

El workflow permite ver de una forma gráfica el proceso que se está llevando a cabo para alcanzar un objetivo dentro del negocio y establecer las medidas para mejorarlo.

¿Qué es un workflow o flujo de trabajo en una empresa?

Normalmente, workflow y su traducción en español, flujo de trabajo, se suelen utilizar como sinónimos, aunque puede haber algunas diferencias de enfoque.

Flujo de trabajo hace referencia a la secuencia lógica de tareas y datos que que conforman un determinado proceso en la empresa. Workflow es lo mismo, pero se trata de un concepto más enfocado en la forma de automatizar y jerarquizar cada flujo de trabajo para que se pueda llevar a cabo de forma más eficiente.

Se pueden identificar flujos de trabajo en diferentes departamentos de la empresa como Marketing o Recursos humanos y la creación de un workflow eficiente puede ser tan sencilla como poner en marcha un correo electrónico o hacer un mejor uso del sitio web, aunque, en líneas generales, la implementación de un nuevo workflow lleva aparejada una reestructuración de los procesos y el personal que interviene en un determinado flujo de trabajo que la hace más compleja.

Workflow y tecnología

Aunque no sucede siempre, en muchos casos la creación de un workflow está vinculada a la aplicación de nuevas tecnologías como TPVs virtuales, nuevo software, apps o muchos otras. No hay que olvidar que el gran objetivo del workflow es la automatización de determinados procesos por lo que suele estar muy vinculado a la incorporación de tecnologías que permiten conseguir mejores resultados en cualquier proceso con el uso de menos tiempo y recursos.

Un buen ejemplo es la incorporación de un programa de gestión de la plantilla o, especialmente, de creación de turnos de trabajo como Papershift. Este software, con un funcionamiento dinámico, sencillo y completo, permite mejorar fácilmente la asignación de trabajadores a diferentes tareas y mejorar considerablemente el funcionamiento del negocio y su servicio para los clientes.

Al mismo tiempo proporciona a la dirección, a los responsables de Recursos humanos y a los trabajadores del departamento de nóminas, información y documentos muy valiosos para que también ellos pueden utilizarlos para mejorar sus propios procesos.

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Ventajas del uso de workflows

La implantación de workflows tiene efectos positivos sobre aspectos concretos, pero también sobre procesos generales de la empresa y en la integración de los diferentes departamentos.

  • Mejora de la comunicación

Un workflow suele tener como consecuencia un aumento de la transmisión de información, o de la calidad de la misma, entre diferentes trabajadores o departamentos. La comunicación interna de la entidad es uno de los aspectos que se ven muy beneficiados con la implantación de procesos adecuados.

  • Facilita el trabajo en equipo

La dirección y jerarquización de las tareas queda más definida y en los equipos todos los trabajadores tienen claras sus funciones y competencias.

Un workflow ayuda mucho a resolver problemas en los trabajos por proyectos en los que pueden surgir problemas por confusiones o indeterminación de las funciones asignadas.
  • Ayuda a la toma de decisiones

La creación de flujos de trabajo permite agilizar la toma de decisiones por parte del equipo directivo y ofrecer respuestas más eficaces porque permite disponer de información y datos más precisos y claros. Al mismo tiempo, la automatización reduce considerablemente la posibilidad de errores humanos en los procesos o actividades que interinen en un determinado flujo.

  • Mejora la atención al cliente

Al final, el cliente del negocio es uno de los grandes beneficiados de este sistema de organización porque la automatización acaba repercutiendo en una reducción de los precios y, en muchos casos, en una mejor comunicación en aspectos como la atención al cliente o la posventa o en la agilización y aumento de la rapidez en la prestación de los servicios.

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Tipos de workflow

Se puede establecer una clasificación general de workflows en función del tipo de tareas que se quieren automatizar o reorganizar.

  • Workflow de producción

Se trata de un flujo de trabajo que suele estar prestablecido y con una estructura bastante rígida. Se trata de tareas y actividades que forman parte del quehacer básico de la empresa, ya sea la producción de determinados artículos o la prestación de servicios.

En estos procesos, todo el personal involucrado tiene muy clara su función y los recursos que se utilizan y las modificaciones son reducidas. Aún así, estos procesos no tienen porqué ser eternos e inmutables en el tiempo, se pueden y se deben mejorar con las automatizaciones que se puedan incorporar, pero siempre teniendo en cuenta que suelen afectar a todo el sistema o a muchos de los departamentos de la empresa y que la información y las tareas deben estar muy bien delimitadas para que el proceso no se vea afectado para mal.

  • Workflow ad hoc

Es el tipo de flujo que más suelen utilizar las empresas en la actualidad porque se trata de un workflow que afecta solo a un determinado proceso o equipo de la empresa y que busca incrementar su productividad y eficacia.

En este caso se trata de implementar la tecnología, organización y jerarquización necesaria para una determinada actividad y modificarla en función de los resultados que se obtengan en los diferentes proyectos.

Este tipo de workflow es muy flexible y es necesario llevar a cabo un cierto control y seguimiento para asegurarse de que la automatización está funcionando y los diferentes sistemas involucrados están ofreciendo una buena experiencia tanto al trabajador como al cliente.

Este tipo de workflow es también muy útil cuando un equipo inicia el trabajo en un proyecto concreto para el que se quieren establecer direcciones de ejecución de los trabajos y jerarquías dentro de las diferentes personas que lo integran.

  • Workflow administrativo

Es un punto intermedio entre los dos tipos anteriores. Suele ser también de nueva creación y admite una cierta flexibilidad, pero se trata de un workflow en el que la tarea o las tareas implicadas suelen ser repetitivas y mantenerse relativamente invariables durante mucho tiempo.

Fases para crear un workflow para los procesos o tareas de tu empresa

Para crear un workflow de calidad que acabe siendo una herramienta útil para tu empresa hay que seguir algunos pasos.

  • Definición de objetivos

Puede parecer un paso sencillo, pero no lo es en absoluto y esta primera definición es la que marcará todo el proceso.A menos que se esté buscando un workflow muy general o la organización sea muy pequeña, es muy importante establecer límites y restringir muy bien los procesos a los que va a afectar al workflow. De lo contrario, corremos el riesgo de caer en la indefinición o de que el proceso no sea realmente efectivo.Hay que tener muy claro qué se pretende conseguir con un determinado workflow para el negocio y establecer los recursos, los participantes, los procesos y la información que se ve implicada en el nuevo flujo de trabajo o con las modificaciones que se van a llevar a cabo sobre el que existía hasta ahora. La concreción es fundamental.

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  • Representación gráfica

La mejor forma de plasmar un proceso de trabajo y sus reglas es mediante un diagrama. Esta representación gráfica permite establecer con claridad cada paso del flujo y quiénes son los responsables de él.Si el workflow es una modificación de otro ya existente, es conveniente contar con el diagrama anterior y el nuevo de modo que se puedan observar los cambios y la automatización que se ha introducido y que hace más fácil las tareas para los usuarios o directamente elimina algunas.El usuario de un workflow ha de contar con una herramienta fácil de utilizar y que permita su cumplimiento sin ninguna dificultad.

  • Aplicación

Del papel, el contenido del workflow, ha de pasar a las acciones concretas para su aplicación. En algunas ocasiones puede tratarse simplemente de adquirir y utilizar una app o de mejorar el tratamiento de datos, pero en otras el proceso puede ser más complejo y hay que vigilar que cada tarea se lleva a cabo de acuerdo con las nuevas reglas, directrices y tecnología disponible.Siempre que sea posible es conveniente realizar pruebas primero en un grupo de usuarios para evitar un impacto demasiado negativo en los sistemas o los clientes del negocio si existe algún error o el punto de vista no ha sido el adecuado.

  • Evaluación

Como ya hemos mencionado, las fases de definición de objetivos y de representación gráfica son muy importantes y deben realizarse con suma atención. Aún así, pueden producirse errores o aparecer nuevas herramientas o tecnologías más adecuadas por lo que es muy importante evaluar los flujos cada cierto tiempo y comprobar si están ofreciendo el máximo rendimiento.El workflow debe cambiarse tantas veces como sea necesario para garantizar que es una solución a las necesidades de las empresas, las personas que la integran y los clientes.

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En definitiva, el workflow es la representación de un sistema de trabajo que permite automatizar y facilitar la realización de un determinado proceso integrado por tareas concretas. El conjunto de reglas y la utilización de las tecnologías adecuadas permiten aumentar la productividad y el rendimiento.



Escrito porDaniela

Conectando Papershift con empresas y empleados, a través de contenido relevante en el ámbito de los Recursos Humanos.