La clínica dental “Zahnwelt Vier Linden” de Hildesheim existe desde 2003. Desde entonces, el proyecto se ha desarrollado de forma constante. Al principio, tres médicos y un total de siete empleados trabajaban en la consulta. Mientras tanto, hay 15 dentistas, un laboratorio de prácticas propio y 60 empleados que trabajan en dos sedes de Hildesheim. Un “buque insignia” especial es la consulta dental infantil “Zahnzauberwelt”, que se inauguró en 2014 con gran éxito.
David Bertram, dentista de Zahnzauberwelt, nos habló en una entrevista de los requisitos especiales de una consulta dental pediátrica de este tipo. Trabajar con niños es emocionante para él cada día, pero también requiere una gran empatía. Los pacientes, a menudo muy jóvenes, deben ser introducidos suavemente en la extraña situación del “dentista”. Los centros de Hildesheim son consultas de formación en las que se contratan constantemente nuevos aprendices de año en año para que puedan aprender la amplia descripción del trabajo de los asistentes dentales. Estos componentes, como las diferentes ubicaciones, las diferentes áreas de responsabilidad y los diferentes tipos de personal, dan lugar a algunos desafíos para la programación de las tareas.
Desafío al momento de crear un cuadrante de turnos
- Distribuir el personal de la consulta (60 empleados) en dos sedes
- Dos sedes divididas en dos consultas de adultos y una consulta de odontología sólo pediátrica
- Seguimiento de los cambios rápidos
- Horas de trabajo flexibles garantizadas
- Tener siempre personal cualificado en los turnos
En la práctica, no se aplica ningún tipo de jornada laboral noramlizado. Los diferentes horarios de trabajo de los distintos médicos garantizan que se pueda ofrecer a los pacientes citas de 7 a 20 horas de lunes a viernes durante todo el año. La flexibilidad siempre juega un papel importante. En primer lugar, se trata de un proceso recurrente que debe reevaluarse constantemente debido a los cambios a corto plazo, como las ausencias (enfermedad o vacaciones). Para este caso, hay Bárbara en el mundo de la odontología que se encarga de la programación de las guardias.
El cambio de papeles se hizo necesario porque el creciente número de empleados ya no podía gestionarse con una mezcla de notas manuscritas y software de planificación de consultas. Los puntos negativos eran sobre todo los innumerables papeles y solicitudes, que provocaban una falta de claridad porque, entre otras cosas, el número de personal y, por tanto, también los turnos que había que programar, crecían constantemente. El objetivo era facilitar la claridad para todos los empleados y promover su integración.
Al modelar la cuenta, sólo se creó deliberadamente una ubicación en el sistema. Las dos clínicas o tres subáreas se crean como áreas de trabajo dentro de esta única ubicación. Esto es importante porque los miembros individuales del personal también pueden trabajar en todos los lugares y, por lo tanto, es más fácil hacer un seguimiento. Con la ayuda de etiquetas, se pueden especificar salas adicionales o calificaciones específicas. Al mismo tiempo, las etiquetas indican qué médico trabaja en cada sala. Esto es característico para la planificación en las consultas médicas. Se trabaja en función de las personas (según los médicos) o en función de las salas de tratamiento (la mayor utilización posible). Las vacaciones, bajas por enfermedad o cualquier otro tipo de absentismo son creadas por los empleados través del sistema de gestión de ausencias de Papershift. A principios de año se crea un marco básico para la planificación de las vacaciones, que se ajusta en los meses siguientes.
El control horario juega un papel importante en la gestión de la consulta. Dado que ya se utilizaba una herramienta de seguimiento del tiempo antes de Papershift, tenía sentido integrarlo y utilizar nuestra app móvil de reloj de fichar. La mayor ventaja de esta solución es que los tiempos registrados están disponibles directamente en la aplicación.
- Crea pautas de registro
- Mantén la documentación
- Evalúa y exporta los datos
Finalmente, por supuesto, queríamos escuchar una pequeña conclusión. Según David, los mayores puntos a favor son “la eliminación del papeleo, la disponibilidad desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, la claridad y la integración de los empleados.” Todavía ve un poco de potencial con el reloj de tiempo, que podría hacer un poco mejor en marcar cuando un empleado ficha.
Por supuesto, siempre hay que diferenciar entre los usuarios de la “generación de Internet” y los usuarios algo mayores. Sin embargo, básicamente, Papershift ha sido muy bien recibido y también es muy utilizado
David BertramZahnarzt, Zahnzauberwelt Hildesheim
