Comunicación interna

La comunicación interna se refiere a los mecanismos que tiene una organización y cuyo propósito es facilitar el flujo de información entre sus miembros.
Comunicación interna

La acción de comunicarnos es innata a nuestra naturaleza y vital para realizar cualquier tipo de actividad o labor. Por consiguiente, desde el ámbito profesional es imprescindible una buena comunicación para el funcionamiento adecuado de una empresa u otro tipo de organización.

Dentro de los procesos de comunicación de una compañía existen diferentes tipos, una de ellas es la comunicación interna. Ésta como su nombre lo define, es un intercambio de información que se da al interior de una empresa.

Este tipo de comunicación, deberá seguir ciertos parámetros delimitados por la organización para que cumpla sus objetivos. Al contrario de la comunicación externa, el destinatario de la comunicación interna será exclusivamente el personal de la compañía.

Los contenidos de la comunicación interna suelen ir desde instrucciones, tareas, novedades, mensajes corporativos, entre otros.

Comunicación interna

¿Cuáles son los tipos de comunicación interna?

Una vez aclarados los conceptos que definen a la comunicación interna, es necesario detallar acerca de las diferentes categorías dentro de esta forma de comunicación. A continuación, profundizaremos sobre las tres clases de comunicación interna:

Comunicación ascendente

La comunicación ascendente es aquella que se origina desde el nivel más bajo del organigrama, es decir a partir del empleado. Su denominación proviene de la jerarquía que se aplica en una empresa, delimitando diferentes cargos por niveles.

Los procesos de comunicación ascendente siempre estarán direccionados hacia los directivos o jefes. Usualmente se clasifica dentro de esta clase de comunicación a las solicitudes que hace el empleado tales como: permisos, sugerencias, reuniones, entre otras.

Comunicación descendente

La comunicación descendente proviene de los altos mandos de una compañía en dirección a sus empleados. Una de las características diferenciadoras de la comunicación interna descendente, es su carácter unilateral.

Se utiliza para dar instrucciones, ordenes o notificar sobre medidas a los trabajadores. Su aspecto unilateral querrá decir que quien recibe el mensaje o la información, solo cumple el papel de recibirlo y nada más.

Comunicación horizontal

Se da entre iguales de un mismo cargo, por ejemplo se consideraría comunicación horizontal cuando el jefe de un departamento se comunica con el jefe de otro departamento.

El termino horizontal es muy acorde, puesto que se traza una línea jerárquica que será paralela entre cargos, por ende están horizontalmente a la par entre las partes que se comunican.

¿Cuáles son los objetivos de la comunicación interna?

Los objetivos de la comunicación interna dependerán de cada organización, puesto que las necesidades de cada una son diferentes. No obstante, se plantean diferentes metas en común para lograrse a través de la comunicación interna.

Informar

Como toda acción de comunicar su objetivo es informar, dar a conocer un mensaje a través de un canal. Por consiguiente, la comunicación interna también busca esta finalidad, transmitir e informar a través de diferentes medios y canales internos.

Estos comunicados tendrán índole corporativo y podrán ir destinados hacia todo el personal o depende de su naturaleza, segmentarse para ciertos departamentos.

Organizar

Otro de los objetivos de la comunicación interna, es promover la organización y establecer protocolos para intercambiar información. La organización es una pieza clave en la empresa, y al instaurar lineamientos sobre la comunicación interna se promueve el orden y la eficiencia.

Retroalimentación

Otra de las finalidades de la comunicación interna, es servir como canal de sugerencias entre empleados y directivos. El promover un dialogo abierto y asertivo entre las partes, beneficiará el ambiente laboral.

La retroalimentación que se genere a través de este tipo de comunicación deberá seguir un análisis posterior, para tener en cuenta las acciones siguientes que promueva una mejora de las practicas.

Canales de comunicación interna

Para garantizar la comunicación interna de una compañía, el departamento de comunicaciones utilizará diferente canales o medios para transmitir la información:

  • Email: Los comunicados vía correo electrónico son imprescindibles dentro de la compañía. Son de fácil acceso y permiten un gran alcance dentro de la organización. A través de E-mail se comparten boletines semanales, novedades y más información de carácter corporativo.
  • Papershift: Es un Software que permite no solo la gestión de cuadrantes de trabajo, sino también la asignación de citas y tareas online.
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  • Intranet: La intranet se define como un tipo de red informática de comunicación, y se utiliza en las empresas para conectar los distintos departamentos que la constituyen. Además, por medio de ella se accede a las herramientas de trabajo y a documentación importante.
  • La intranet: Es una fuente confiable de intercambio de información y uno de los pilares de los procesos dentro de la empresa. Para aprovechar al máximo este sistema, es necesario capacitar a los trabajadores y garantizar la infraestructura de la intranet.
  • Reuniones: Las reuniones corporativas son uno de los mejores canales de comunicación entre los diferentes niveles de una empresa. Suelen utilizarse con diferentes fines, como por ejemplo para capacitaciones o instrucciones puntuales. Esta forma de comunicación clasificaría como descendente dado que se da en forma unilateral y se origina desde la dirección de la empresa. Su planificación es muy importante para que el mensaje se transmita con éxito, y se recomienda inyectarle dinamismo a este tipo de reuniones.

Beneficios de la comunicación interna

El hacer buen uso e invertir tiempo y esfuerzo en establecer una buena comunicación interna, genera muchos beneficios tanto para la empresa como para su personal. A continuación, profundizaremos sobre algunos de los beneficios de la comunicación interna:

  • Eficacia: Si la empresa tiene un buen sistema de comunicación interna esto beneficiará a la eficacia de sus acciones, de tal modo que estará claro lo que se debe hacer y el personal trabajará en sincronía.
  • Desempeño: Prevenir los sesgos de información aumentará el desempeño de la empresa al evitar problemas e incidencias que afecten a la producción.
  • Ambiente laboral: Una óptima comunicación se traduce en una buena práctica para mejorar el ambiente laboral. Por consiguiente, es recomendable que los empleados estén enterados y actualizados con las novedades de la empresa para evitar malestar.
  • El promover un buen clima laboral trae consigo muchas ventajas tanto para las empresas como para el trabajador, mejorando procesos y generando satisfacción en el equipo de trabajo.
  • Identidad Laboral: La comunicación interna también beneficiará la identidad laboral de las compañías. Es de vital importancia que los trabajadores conozcan a profundidad los propósitos de la empresa, la naturaleza de sus funciones, su misión y visión, entre otros.
  • El tener conocimiento de la empresa para la cual se labora no solo sirve para la identidad corporativa, sino que promueve el sentido de pertenencia que tiene los empleados.

¿Cómo implementar un plan de comunicación interna?

Objetivos

  • Para la correcta implementación de un plan de comunicación interna, es necesario en primera instancia establecer los objetivos que se querrán alcanzar. Como se ha dicho anteriormente, la comunicación interna suele tener objetivos innatos, no obstante, estos podrán variar en relación a las necesidades de la empresa.

Lineamientos

  • Posteriormente se deberá establecer las directrices por las que se regirá la comunicación interna en relación a los objetivos ya fijados.
  • Además, es prioridad informar al personal del plan de comunicación interna para que se tenga una homogenización en las decisiones y acciones del personal.

Canales de comunicación

  • Establecer los canales de comunicación a utilizar para compartir la información a los miembros de la compañía.
  • Una vez elegidos los canales o medios, se deberá proporcionar las herramientas y recursos necesarios para poner en práctica el plan.

Retroalimentación

  • Establecer parámetros que midan la satisfacción y efectividad del plan que se ha instaurado.
  • Verificar los fallos del plan de comunicación interna para poder realizar los cambios necesarios para mejorar los resultados obtenidos.

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Diferencias entre comunicación externa vs comunicación interna

La comunicación interna y externa de una empresa se complementan entre ellas, ahora bien, tienen diferencias sustanciales, las cuales deberá ser identificadas. A continuación, se profundizará acerca de la comunicación externa, y sobre los puntos diferenciadores con la comunicación interna:

  • Se considera comunicación externa a aquellos mensajes, boletines o comunicados que emite la empresa hacia entes exteriores o no pertenecientes a la compañía. Este tipo de comunicación debe tener carácter corporativo y seguir las directrices correspondientes a la empresa.
  • Suele ir dirigida a clientes, proveedores o público en general y se realiza desde canales físicos, electrónicos o virtuales.
  • Por ejemplo el uso de las redes sociales de las compañías, la publicidad que emiten, o los boletines a proveedores son considerados comunicación externa.

Conclusiones

  • Priorizar las acciones y darle la importancia necesaria a las comunicaciones internas de la empresa traerá ventajas en su día a día y reflejándose en los resultados individuales de cada trabajador.
  • No subestimar la importancia de los canales y labor del departamento de comunicación.
  • Un buen uso de la comunicación interna mejorará el sentido de pertenencia y el valor que le otorgan los empleados a la empresa.
  • Organizar los procesos necesarios para que las medidas dispuestas para la comunicación interna fluyan con sincronía en pro de su eficacia.
  • Tener claridad en los objetivos planteados para la comunicación interna de la empresa para que todo el personal esté en la misma página y evitar confusión o problemas durante la ejecución del plan de comunicación.
  • Promover espacios para escuchar, analizar, retroalimentar y actuar en relación a las opiniones de los empleados sobre las experiencias vividas con la comunicación interna.
Escrito porDaniela

Conectando Papershift con empresas y empleados, a través de contenido relevante en el ámbito de los Recursos Humanos.



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