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El control de presencia consiste en un conjunto de medidas que se implementan para garantizare el cumplimiento de la jornada laboral. Para una empresa es fundamental el seguimiento de las horas trabajadas de su personal, puesto que se debe garantizar que se realicen las horas estipuladas que se contrataron.
Controlar la presencia de los empleados también sirve para conocer la disponibilidad de estos y para estar al tanto ante cualquier novedad o incidencia que se presente. De igual manera permitirá tener una noción más clara del funcionamiento del equipo humano dentro de la compañía.
Desde la perspectiva del empleado este tipo de control servirá para facilitar el registro y seguimiento de sus horas trabajadas y así evitar cualquier tipo de explotación de la jornada laboral. Otra de las funciones claves de esta medida, es permitir al empleado exigir el seguimiento de las horas extras para su posterior facturación.
Reglamentación del control de presencia
A través del estatuto de los trabajadores, se estableció el marco de ley que reglamenta el control de la presencia laboral. Es importante señalar, que las directrices consignadas en el artículo 14 deberán acatarse e implementarse, de lo contrario, se incurrirá en una falta a las leyes laborales lo cual traerá implicaciones para el empleador.
La normativa que empezó a regir a partir del 12 de mayo de 2019, ejerció cambios a la regulación sobre la manera en que se controla la presencia de los empleados. Allí se establece el carácter obligatorio de realizar el seguimiento pertinente de su personal en pro de evitar el absentismo y la explotación laboral.
Registro
La ley de control de presencia establece que cada empresa deberá velar por el control horario de su personal. Este registro se deberá hacer diariamente durante todo el transcurso de la jornada, esto quiere decir desde el inicio hasta su culminación.
Flexibilidad horaria
El control de presencia y la manera en que este se ejecute deberá respetar el derecho a la flexibilidad horaria, adaptándose a los diferentes tipos de jornada laboral y modalidades tales como jornadas parciales y teletrabajo.
Horas extraordinarias
A través de esta reforma también se incluye el registro obligatorio de las horas extras, estableciendo que cada empleado podrá realizar un máximo de 80 horas extras por año.
Fichaje
La empresa debe disponer de las herramientas o métodos para fichar en el trabajo. Estos sistemas de accesos no deberán discriminar las necesidades y variedad de jornadas de cada empleado. Dentro de los sistemas de fichaje validos, se autoriza el uso de los manuales, electrónicos o digitales.
Duración de los registros
Los registros del control de presencia laboral de cada empleado deberán estar almacenados y disponibles por hasta 4 años. Estos datos del registro de presencia servirán como material probatorio ante cualquier situación que necesite aclararse, ya sea por parte del empleador, el trabajador o los sindicatos.
La ley es clara en relación al control de presencia, por ello es necesario aplicar las soluciones optimas para el cumplimiento de las regulaciones y así evitar malestar en el ambiente laboral o sanciones del ministerio de trabajo.
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¿Qué tipos de sistemas existen para controlar la presencia laboral?
Las empresas podrán optar por diferentes tipos de sistema para controlar la presencia laboral. La elección de estos sistemas dependerá de lo que sea más viable para la compañía y sus empleados. A continuación se nombrarán algunos de los sistemas más utilizados:
Libros de registro
Este método de registro es adecuado para cumplir con la normativa del control de presencia, sin embargo por ser de tipo manual implica un esfuerzo mayor, no es versátil y poco viable para las empresas con una gran cantidad de empleados.
Sistema Biométrico
Dentro de los sistemas biométricos se incluyen los lectores de tarjeta, huella dactilar y reconocimiento facial. Estos métodos, son más actuales y son muy fiables a la hora de desempeñar su función de control de presencia y de fichaje.
Aplicaciones y software
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Otro punto a favor de Papershift es la versatilidad de uso tanto para pequeñas, medianas o grandes empresas, debido a la adaptabilidad de sus herramientas para satisfacer las necesidades del registro horario y gestión del personal.
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Teletrabajo y el control de presencia
En el caso de los trabajadores que no ejercen su función en las instalaciones físicas de la empresa, sino que desempeñan su jornada laboral a través del teletrabajo, estos también deberán registrar el control de presencia y no podrán estar exentos de esta medida.
Para estas situaciones especiales el empleador deberá adaptar las condiciones necesarias para hacer el seguimiento de la jornada del empleado. Anteriormente esto implicaría una dificultad, sin embargo, con las novedades tecnológicas y los sistemas digitales actuales, el seguimiento online de los trabajadores se podrá llevar a cabo sin mayor complicación.
¿Cuáles son las ventajas del control de presencia laboral?
Las ventajas del control de presencia laboral principalmente recaen en beneficiar la relación del empleado y el empleador, sirviendo como punto de partida para evitar la explotación laboral y malas practicas.
Otro de los beneficios que surge de implementar el control presencial, es evidenciar con claridad cualquier novedad en la empresa y poder analizar cómo incide en el desempeño y productividad de los empleados.
A su vez el control de presencia también fomenta la reducción del ausentismo. Además, evita el incumplimiento del pago de las horas extraordinarias, puesto que su registro y facturación son obligatorias.
Por otra parte el mantener el control de la presencia permitirá a la empresa cumplir con la normativa impuesta por el estatuto de los trabajadores, evitando así cualquier multa o sanción por el incumplimiento a las regulaciones. A la par que se genera un ambiente de trabajo más ético y saludable.
