Un cuadrante de vacaciones es una especie de planificador para organizar las vacaciones del personal. Es indispensable la organización para lograr la gestión y ejecución de los días de descanso que le corresponde a cada empleado.

Las operaciones de una empresa deben de estar calculadas al milímetro. Por ello es necesario saber gestionar las ausencias por vacaciones para saber la disponibilidad de los trabajadores. Asimismo, para una compañía es necesario el seguimiento de este periodo de vacaciones para garantizar el derecho al descanso.

Realmente un cuadrante de vacaciones se puede realizar de varias maneras, la utilización de un formato u otro dependerá de las necesidades de la empresa. Cada empresa podrá optar por el cuadrante que le sea más conveniente con tal de cumplir con la normativa.

Aspectos clave para un cuadrante de vacaciones:

Comunicación

Para forjar una buena relación laboral entre empleador y trabajador, es muy importante una comunicación asertiva. Es por ello, que para el buen funcionamiento de un cuadrante de vacaciones, es necesario transmitir la información clara y concisa para evitar errores o complicaciones.

Flexibilidad

Para lograr establecer un cuadrante vacacional se tiene que primero llegar a un acuerdo con los empleados. sin embargo, a pesar que se llegue a un convenio podrán surgir situaciones que se le presenten a los trabajadores.

Es recomendable que la empresa sea flexible para poder mediar con las solicitudes del empleado, de modo tal que se creen alternativas para adaptarse a su situación, y así respetar su periodo de vacaciones.

Antelación

Otro aspecto relevante es el tiempo de antelación para desvelar el cuadrante de vacaciones. Pareciera un aspecto no tan importante, no obstante es necesario planear adecuadamente para no dar un tiempo no tan extenso o corto.

En caso de extender el tiempo de antelación, se corre el riesgo de que lo planeado inicialmente cambie radicalmente, puesto que pueden ocurrir muchos imprevisto durante el año lectivo. Al contrario, si el tiempo de antelación es muy corto se puede dar pie a inconformidad del equipo de trabajo.

¿Cómo programar un cuadrante de vacaciones?

Para poder programar un cuadrante de vacaciones es fundamental tener en cuenta la jurisdicción española, y conocer al detalle los artículos que regula las vacaciones para empleados. Una de las principales características es el número de días que le corresponde a cada trabajador por año natural.

Los trabajadores contarán con 30 días de descanso por ley, ahora bien muchas empresas dan más días a a su personal. Otra de las consideraciones a tener en cuenta, tienen que ver con el disfrute de estos días, los cuales deberán ejecutarse durante el mismo año en que se obtuvieron.

Una vez cubierta las reglamentaciones pertinentes, se deberá pensar en las prioridades de la empresa en relación a funcionamiento y producción. Dichas prioridades entraran a mediar con las necesidades de los empleados para llegar a un acuerdo multilateral.

Posteriormente, el último paso será crear el cuadrante para detallar los días de vacaciones. Las empresa podrán decidir si optar por vacaciones grupales o por el contrario vacaciones individuales.

Esta decisión corresponde a que durante determinadas fechas las ganancias de la empresa no logra compensar los costos de producción o de funcionamiento. De allí el aprovechar esta gran oportunidad para dar un mejor uso a este tiempo poco productivo.

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¿Cómo controlar las vacaciones de los empleados?

Para la creación de un cuadrante de vacaciones existen diversos sistemas que permiten programar las vacaciones del personal, a continuación describiremos los más comunes y en qué consisten:

Excel

Uno de los sistemas más comunes al momento de organizar y asignar el periodo de descanso de los trabajadores es hacerlo con hojas de calculo en Excel. Cómo sistema cumple con su función sin embargo se queda corto por su poca versatilidad.

Este tipo de sistema requiere una programación exhaustiva, en caso tal de tener que programar las vacaciones de una gran cantidad de empleados. Adicional a lo anterior puede ser muy dificultoso realizar cambios y modificaciones para cada empleado.

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Un software idóneo que ademas de ofrecer a sus clientes un muy completo gestor de vacaciones, cuenta con un excelente sistema de programación de turnos y control horario del personal. Papershift es una herramienta que sin duda alguna permitirá simplificar la labor de recursos humanos y otorgar el periodo de vacaciones a los empleados de una manera más rápida y eficiente.

Otro de los atractivos de Papershift recae en la personalización, permitiendo asignar un cuadrante especifico a cada empleado. Siendo esto una manera detallada y precisa para monitorear y hacer un seguimiento al cumplimiento de las vacaciones.

Beneficios de un cuadrante de vacaciones

  • Uno de los beneficios más relevantes de un cuadrante de vacaciones es que trae consigo la organización, un aspecto clave y esencial para el correcto funcionamiento de una empresa. Para cada empleado también es necesario tener claridad del calendario de vacaciones y así poder gestionar alguna modificación o cambio a su favor.
  • Los empleadores deberá pensar en lo que les conviene a sus empleados y poder gestionar cualquier cambio que pueda realizarse. Se debe pensar en la relación laboral que se tiene y cómo ayudar a sus trabajadores a conciliar su vida personal y laboral ayudándolos a gestionar su periodo de vacaciones.
  • El gestionar de una manera adecuada el periodo de vacaciones se reflejará en un mejor ambiente laboral, aspecto que podrá llevar a un sentido de pertenencia para con la empresa aumentando la permanencia y el compromiso con su trabajo.

Conclusión

A pesar que el cuadrante de vacaciones está diseñado para que se cumplan ciertos plazos y fechas, es necesario ser versátil y adaptativo ante las situaciones de la vida cotidiana de cada empleado. Es por esto la importancia de programarlo con detenimiento y con el sistema adecuado, para lograr mediar con el equipo de trabajo y obtener la satisfacción del personal.

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