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El Offboarding es el proceso de salida de un empleado de la empresa, este proceso es esencial cuando el trabajador dimite de su labor o es despedido. Es acostumbrado utilizar un protocolo específico para acompañar al trabajador durante su desvinculación.
Como cualquier otro proceso se debe mantener el profesionalismo y el carácter corporativo, no hay que restarle importancia así la persona ya no pertenezca a la compañía. De igual forma, la información que se obtenga de la salida de un empleado, puede resultar muy útil para acciones posteriores en la organización.
La renuncia de un empleado puede tener varios motivos tales como: inconformidad con el ambiente laboral, insatisfacción con el sueldo o mejores ofertas laborales.
Del mismo modo, los despidos tendrán sus motivos en relación al desempeño del empleado, faltas disciplinarias o recorte de personal.
Usualmente el departamento de recursos humanos se enfoca más en los procesos de selección y contratación de empleados. No obstante, el proceso de salida u Offboarding debe tratarse con importancia y cumplir con los parámetros establecidos.
¿Qué función tiene el Offboarding?
La principal función y objetivo del Offboarding es evitar conflicto entre las partes o malestar al momento de la salida del empleado. Asimismo, recibir un feedback de parte del trabajador es muy útil para saber de primera mano lo que experimentó.
Toda las medidas y acciones que engloba el Offboarding, tienden a enfocarse en armonizar la desvinculación del empleado. Cómo ya se ha dicho anteriormente, el Offboarding no solo es exclusivo para despidos, sino también para renuncias voluntarias.
A pesar que este es el proceso de culminación de la relación laboral y su finalidad es la salida del trabajador, cabe aclarar que si existen posibilidades de retener el talento, es recomendable persuadir a la persona para evitar perder a un miembro preciado de capital humano.
Es preciso acotar, que en la mayoría de los casos será más beneficioso conservar en la plantilla a un empleado con experiencia, que el intentar conseguir uno nuevo. Puesto que los nuevos trabajadores necesitarán un proceso para adaptarse a la empresa, lo cual cuesta tiempo y recursos.
¿Cuál es la importancia del Offboarding?
La correcta realización de un Offboarding es tan importante como la etapa de reclutamiento también llamada Onboarding. La salida del trabajador cobra importancia en todas sus instancias y ámbitos, de tal modo, deberá respetarse todas las etapas que hacen parte de la desvinculación.
Prestar atención al detalle y anticiparse a situaciones que se puedan presentar en el momento del Offboarding blinda a la empresa de conflictos e irregularidades. Además, le brinda una preparación vital y herramientas que favorecerán tanto a la compañía como a los empleados.
Un ex empleado de la empresa sigue teniendo mucha relevancia para la imagen de la compañía, de cierta manera seguirá siendo un embajador de la marca y su experiencia tanto negativa como positiva, afectará la percepción en general.
Fomentar la sinceridad y transparencia en procesos claves como el Offboarding, es una cualidad muy valorada de parte del capital humano que se verá reflejada en el bienestar laboral.
Por ello es tan importante enfocarse en la empatía, para realizar este proceso de la manera más profesional y humana posible. De tal forma que la buena reputación e imagen positiva, genere un valor sustancial que beneficie a la compañía.
Además, el lograr un buen Offboarding será satisfactorio para promover el ambiente laboral con el personal, debido a que el equipo de trabajo se enterará directa o indirectamente cómo proceden al momento de despedir a alguien.
Por último, también es clave tener un buen plan de Offboarding en materia de organización, teniendo a disposición toda la documentación que deba ser diligenciada por la persona que va de salida, y así también cumplir con los parámetros legales.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
¿Cómo realiza un proceso de Offboarding?
Para realizar un correcto Offboarding, es necesario tener un plan estipulado que establezca el protocolo en relación a la salida de los trabajadores. El departamento de recursos humanos será el encargado de elaborar y ejecutar este plan.
Preparación
Es imprescindible estudiar el caso y analizar la situación con anticipación. Al momento de realizar un Offboarding la preparación es muy importante para que el proceso se realice de la mejor forma.
A pesar de que existan lineamientos pautados que regulan este proceso de salida del empleado, podrá surgir casos diferenciadores y por ello es necesario saber el caso al detalle.
Después de conocer el caso se procederá a tomar la decisión de cuándo realizar el Offboarding, disponer de la documentación que se necesitará y demás acciones correspondientes al protocolo de la empresa.
Este protocolo de Offboarding podrá variar respecto a si la salida del empleado será por motivo de despido o si al contrario el trabajador es quien a decidido renunciar a su puesto de trabajo.
Desvinculación del trabajador
Para la desvinculación se contactará con el empleado directamente para disponer de un día con fecha y hora, para preceder una reunión. Una vez iniciada la reunión con el trabajador se explicará el motivo del encuentro.
En esta etapa deberá priorizarse una comunicación asertiva puesto que nunca será fácil comunicar un despido. No obstante, debe hacerse sin rodeos y explicar con claridad las causales de esta decisión.
A continuación, se explicará el proceso al trabajador para que entiendan los pasos a seguir o acciones que se tomarán, para proseguir con la desvinculación del trabajador en cuestión.
Se recomienda que los despidos se realicen en persona, sin intermediadores ni comunicados de papel. De tal modo, que al informar la decisión de prescindir del empleado esta se notifique cara a cara.
Ahora bien, existen situaciones en las que las empresas cuentas con trabajadores en la modalidad de teletrabajo alrededor del mundo, por lo que será un impedimento para comunicar el despido presencialmente.
Documentación
Alistar la documentación en tiempo y forma que se deberá gestionar por parte del empleado al momento de su salida. Los documentos que suelen ser de obligatorio cumplimiento o usualmente diligenciados en esta etapa, son los siguientes:
- Comunicado del despido
- Firma de recensión del contrato
- Paz y salvo
- Carta de dimisión del empleado (solamente en caso de que no sea un despido sino una renuncia)
- Encuesta de satisfacción
Entrevista de salida
De vital importancia para saber la opinión del trabajador sobre el tiempo que trabajó en la empresa, en ocasiones se suele utilizar una encuesta de satisfacción con preguntas abiertas y cerradas correspondiente a la satisfacción laboral.
Esta entrevista no debe tomarse a la ligera ni hacerla solo por cumplir el protocolo, al contrario por más incómoda que sea, deberá abordarse los temas necesarios para conocer a profundidad el juicio de valor del empleado sobre la organización.
Buscar una entrevista participativa en la que el trabajador haga aportes respecto a lo que le gustaría que mejore en la empresa y también los aspectos positivos que considera un aspecto diferenciador y beneficiosos y favorable al trabajar para esta compañía.
Transición del puesto de trabajo
Se recomienda una transición fluida para suplir las labores del empleado que ha salido de la empresa, tener claro las tareas que este desempeñaba, para así saber los requisitos que debe tener la persona para remplazarlo.
Priorizar los proyectos que tenía el ex empleado para garantizar que ante la salida de este no se atrasen ni se entorpezcan los plazos de entrega. Ahora bien, estas tareas del antiguo trabajador podrán ser repartidas entre varios empleados para mitigar la carga de trabajo.
Informar a los departamentos menesteres como el de contabilidad y adicional, informar al resto del equipo de trabajo sobre la decisión que se tomó por parte de la empresa o del empleado según corresponda.
Una recomendación para que la transición del empleado sea más fluida, es utilizar Papershift. A través de este software se podrá gestionar el personal, utilizando una variedad de herramientas.
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Conclusiones
- Nunca será una labor fácil la salida de un empleado de la empresa, pero muchas veces es necesario despedir personal que ha cumplido su debido ciclo.
- Para hacer este proceso de una manera más amigable se recomiendo priorizar el Offboarding como se hace con el Onboarding.
- Estar dispuesto a escuchar y entender la posición del trabajador a pesar que ya se haya tomado la decisión de su salida es importante, debido a que demuestra interés y valor hacia él no solo como parte de la plantilla sino como ser humano.
- Buscar una transición adecuada al momento del Offboarding para que los procesos de la empresa no se vean afectados y no se vea impactado de manera negativa la producción.
- Percatarse de cumplir con los aspectos legales de un despido, de tener la documentación en regla, de ejecutar los procesos necesarios y de saldar los montos pendientes.
- Prestar atención al Feedback del empleado puesto que en esta instancia será muy sincera su opinión acerca de la empresa o de su experiencia vivida, y así tomar acciones para poder mejorar aspectos negativos.
- Buscar retener el talento en caso de que sea viable para ambas partes de la relación laboral, puesto que en muchas ocasiones es más rentable conservar el capital humano ya disponible. En este aspecto se entra a negociar cediendo antes algunas de las demandas del trabajador.
