Schichtplanung in Impfzentren und Schnelltestzentren

Die heutige Zeit erfordert eine durchdachte Planung, um das qualifizierte Personal in Impfzentren, Testzentren, Fieberzentren oder Corona-Schwerpunktpraxen effektiv und zeitsparend zu verplanen.

Unsere Erfahrungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz zeigen, dass wir dieses Handwerk verstehen.

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Papershift kann auf allen Endgeräten genutzt werden

Schichtplanung

Einfach und effizient

Unabhängigkeit für Ihre Mitarbeiter durch Cloud-Technologie

Fähigkeitszuordnung

Planung nach Qualifikationen

Mitarbeiter-Checkin

Schnelle Pflege der Stammdaten

Schichtplanung in einem Impfzentrum

Wie die Personaleinsatzplanung eines Teams in einem Impfzentrum oder Testzentrum aussehen kann, zeigt Tim in diesem Video.

Ob ein Callcenter, um Terminanfragen oder -verschiebungen entgegenzunehmen, ob Mitarbeiter für Probeentnahmen, Einteilung der Impfenden oder Labortätigkeiten: All dies ist darstellbar. Natürlich können auch Zeiten und Abwesenheiten erfasst werden.

Im Video nicht explizit zu sehen, aber ebenfalls möglich: die Verplanung mobiler Testteams und mobiler Impfteams.

Ansicht des Papershift Dienstplans auf einem Tablet

Schnelle Schichtplanung

In Impfzentren, Schnellestzentren oder auch in Arztpraxen und Klinken, die Personal für Impfungen und Tests verplanen wollen, muss eine Schichtplanung existieren, die auch auf spontane Ausfälle reagieren kann.   Häufig wird dabei auf einen großen Personalstamm zurückgegriffen, der kurzfristig verfügbar sein sollte. Um diese Verfügbarkeiten darzustellen, können die Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten selbst einstellen, damit die Planer diese berücksichtigen und im Notfall für schnellen Ersatz sorgen können.

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Planung mit Qualifikationen

Nicht jeder kann impfen, nicht jeder kann die Daten abgleichen, nicht jeder kann eine Impfstraße betreuen, nicht jeder kann im Labor die Proben überprüfen und nicht jeder kann Teil eines mobilen Teams sein.

Entsprechend ist es mit Papershift möglich, die Qualifikationen der Mitarbeiter zu hinterlegen, um die Schichten dem dafür auch tatsächlich qualifizierten Personal zuzuweisen. Durch eine klare Zuordnung der Fähigkeiten wird sichergestellt, dass der richtige Mitarbeiter die richtige Tätigkeit ausführt.

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Mitarbeiter-Checkin

Bei einem großen Pool an Personal, dessen Fluktuation teilweise unberechenbar ist, braucht es eine Möglichkeit, die Daten neuer Mitarbeiter schnell zu hinterlegen.   Dafür sorgt unser Mitarbeiter-Checkin. Es reicht, den neuen Mitarbeiter anzulegen und ihm dann einen Link zukommen zu lassen, in dem dieser die notwendigen Informationen selbstständig hinterlegt.

Die Qualifikationen werden natürlich dennoch von einem Administrierenden hinterlegt, sodass es keine falschen Zuweisungen bei qualifikationskritischen Tätigkeiten gibt.

Abseits des Mitarbeiter-Checkins gibt es natürlich auch die Option, die Zeiten der Mitarbeiter zu erfassen. Sprechen Sie uns gerne an, falls das interessant sein sollte.

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Häufige Fragen zur Schichtplanung in Impfzentren und Schnelltestzentren

Welche Erfahrungen gibt es im Bereich Impfzentren und Testzentren?

Wir bilden mit Papershift bereits erfolgreich sowohl Impfzentren als auch Testzentren oder auch normale Praxen mit einem Coronaschwerpunkt ab. Dies machen wir auch über die Ländergrenzen hinweg und können entsprechend auf einen großen Erfahrungsschatz zurückgreifen.

Durch unsere Erfahrung ist es innerhalb kürzester Zeit möglich, das Personal zum Impfen und Testen einfach und effizient zu verplanen, um den Arbeitsalltag in diesem Bereich zu vereinfachen. Wir kennen die Arbeitsbereiche, die abgebildet werden müssen und können unsere Erfahrungswerte auch in zeitkritischen Situationen an neue Impfzentren oder Testzentren weitergeben, damit diese ebenfalls schnellstmöglich ihre Arbeit aufnehmen können.

Wir müssen schnell agieren - wie lange dauert es, bis unser Zentrum einen fertigen Arbeitsplan haben kann?

Wir stellen die Software – das Konzept für den Plan muss weiterhin vom Interessenten kommen. Steht das Schichtkonzept, können wir innerhalb von nur wenigen Tagen mit der Personaleinsatzplanung beginnen.   

Zuallererst schauen wir uns in einem kurzen Demotermin gemeinsam an, mit welchen Daten wir arbeiten und welches Paket wir dahingehend empfehlen können. Nach Buchung des passenden Pakets stellt ein eigener Account Manager im Customer Success Management Team sicher, dass alle notwendigen Funktionen aktiviert wurden, sodass die Planung des Personals ohne Probleme und zeitliche Hindernisse sofort starten kann.

All dies kann innerhalb weniger Tage stattfinden. Manchmal sogar nur in Stunden – je nachdem, wie gut ein Account vorbereitet wurde.

Wie kommt der Schichtplan zu den Mitarbeitern?

Bei einem großen Mitarbeiterpool und vielen Änderungen, die auftreten können, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter schnellstmöglich darüber informiert werden.

Jeder Mitarbeiter kann über die App sowohl auf den eigenen Schichtplan als auch auf den Schichtplan des ihm zugeordneten Teams zugreifen. Dadurch weiß man stets, wer wann wo eingeteilt ist und spart sich unnötige sowie zeitfressende Kommunikationswege.

Bei Krankheiten oder anderen Abwesenheiten kann der Mitarbeiter direkt über die App bekanntgeben, dass dieser heute nicht erscheint. Dadurch wird er automatisch aus allen ihm zugeteilten Schichten ausgetragen, sodass der Planer zeitnah für einen qualifizierten Ersatz sorgen kann.

Änderungen im Plan sind, wenn gewünscht, sofort für alle Mitarbeiter sichtbar.

Wie kann ich die Mitarbeiter in die Planung integrieren?

Gerade im Bereich der Impfzentren und Testzentren hat es sich bewährt, die Mitarbeiter in die Planung einzubeziehen. Dies ist beispielsweise dadurch möglich, dass diese sich auf die zuvor durch den Planer angelegten Schichten bewerben. Natürlich ist es nur möglich, sich auf eine Schicht zu bewerben, wenn man die dafür notwendigen Qualifikationen besitzt.   Der Planer wiederum sieht alle Mitarbeiter, die sich auf die Schicht beworben haben und kann danach entscheiden, wer die Schicht übernimmt.

Sinnvoll ist es zudem, dass die Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten hinterlegen, damit im Falle eines ungeplanten Ausfalls schnell für Ersatz gesorgt werden kann.