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Turnos de trabajo: Qué dice la ley + 5 tips para planificarlos con éxito
Existen empresas y sectores que, por sus características, necesitan estar en funcionamiento durante la mayor parte del día y de la noche y, prácticamente, los 364 días del año. La hostelería, determinadas industrias como la automovilística, logística y distribución, supermercados o las empresas del área de salud son ejemplos de ámbitos económicos en los que la actividad no puede parar o solo puede hacerlo en horas muy concretas.
Para poder mantener la producción en este tipo de empresas es necesario que los trabajadores cuenten con un sistema de trabajo a turnos. De esta forma, todos pueden disfrutar en algún momento de los turnos y horarios más agradables y realizar también los que menos gustan como los nocturnos. Si eres responsable de una empresa que necesita un nivel de actividad constante durante buena parte del día y la noche aquí encontrarás las claves para organizar los turnos de tu negocio.
¿Qué son los turnos rotativos en la jornada laboral?
El sistema de turnos rotativos establece turnos de trabajo que cambian cada cierto tiempo y que van repitiéndose. Un esquema clásico del trabajo a turnos es establecer un horario con turnos de mañana y tarde o de mañana, tarde y noche que se van repitiendo de manera escalonada y sucesiva a lo largo de las semanas entre diferentes grupos de empleados.
El Estatuto de los Trabajadores define el trabajo a turnos como “toda forma de organización del trabajo en equipo según la cual los trabajadores ocupan sucesivamente los mismos puestos de trabajo, según un cierto ritmo, continuo o discontinuo, implicando para el trabajador la necesidad de prestar sus servicios en horas diferentes en un periodo determinado de días o de semanas”.
Los patrones de turnos rotativos aportan flexibilidad a la empresa para cubrir todas las necesidades de producción o de servicio. En el caso de los trabajadores, los turnos potencian la igualdad entre los empleados al evitar posibles beneficios para cualquier trabajador y combaten la monotonía al cambiar de horario, aunque el trabajo sea similar.
Hay que tener en cuenta que el trabajo a turnos, especialmente cuando contempla un turno de noche, puede incidir negativamente en la salud del trabajador al cambiar sus ritmos vitales y romper las horas habituales de sueño.
Antes de establecer turnos rotativos hay que valorar si realmente es la mejor alternativa para la estructura de la empresa o convendría buscar otras opciones.
- Solicitud de turnos
- Modelo de turnos rotativos
- Vista de disponibilidades
- Auto asignación a turnos
Errores más comunes a la hora de planificar los turnos de trabajo
- No respetar los descansos entre jornadas laborales
Tan importante como las horas de trabajo y los horarios que se efectúan durante la jornada, son las horas de descanso, y la separación efectiva que debe existir entre el fin de una y el inicio de otra. No respetar esto puede acarrear serias consecuencias y derivar en responsabilidades delante del contencioso administrativo. En caso de que se excedan las jornadas, debe anotarse tal extremo y remunerarlas debidamente o compensarlas con días de libranza.
- No tener previsión frente a eventualidades
Todo técnico de recursos humanos, sabe que trabajar con equipos de personas conlleva imprevistos, problemas y complicaciones. una enfermedad repentina, un accidente, problemas familiares, o necesidades de diversa índole, pueden hacer que un calendario caiga como un castillo de naipes. un error muy frecuente es el de contar con los efectivos justos, y no guardarse un cartucho en la recámara, esa silver bullet que puede salvar la situación.
Debemos planificar siempre por encima de las necesidades en la medida justa para que, de este modo, en caso de que falle alguien siempre estemos con los efectivos necesarios. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la sobre planificación también puede jugar en nuestra contra, por lo tanto mantener todo a su justa medida y sin excesos es la mejor opción.
- Contar con los recursos limitados
En relación al punto anterior, es demasiado frecuente, teniendo en cuenta los costes laborales, contar con el personal ajustado al milímetro para realizar una tarea, sin recordar que cualquier imprevisto puede trastocar el normal funcionamiento de un horario de turnos.
Una planificación con herramientas dedicadas, y sobre todo, adecuar la producción, o las necesidades del trabajo a nuestra capacidad real, es un primer paso para garantizar que nuestros recursos se encuentran con las necesidades del trabajo (y del trabajador).
- No emplear herramientas específicas de gestión de personal
Muchas empresas creen que un cuadrante hecho a mano, con papel y bolígrafo es suficiente para gestionar el horario de los empleados. Tal vez este modelos sea efectivo si es una empresa familiar con dos empleados.
Sin embargo son otras muchas las empresas que pese a tener decenas de trabajadores, emplean hojas de cálculo obsoletas para realizar la planificación, cosa que podría decirse que es lo mismo.
La gestión de personal y sus horarios tiene que realizarse con un software dedicado, e ideado para esta función.
Programas como Papershift, por ejemplo, ajustan los horarios a las necesidades del sector y a su convenio, nos permite anotar incidencias, reordenar calendarios por contratiempos, y poder planificar periodos vacacionales, nocturnidades, o festivos sin tener que hacer auténticos malabarismos.
Además si nuestra empresa es de cierto tamaño o de las conocidas como nuevas empresas digitales, nuestros trabajadores podrán asignarse ellos mismos los horarios en el cuadrante, y el programa ajustará estos cambios para que no incumplan regímenes de descanso, entre otros.
- Desconocer la legislación concreta de tu sector y el los convenios
Y aquí, un tema a veces olvidado, pero que en esencia es el centro sobre el que debería girar toda nuestra planificación, la legalidad vigente del momento y los convenios colectivos y específicos de cada sector.
Si no respetamos estos, podemos acabar teniendo serios problemas tanto con sindicatos como ante los tribunales.
El principal escollo de esto, es que es complicado ajustar todos estos aspectos, a la rutina diaria de la empresa. Por este motivo recomendados el uso de herramientas dedicadas, como la de Papershift, para dejar en “piloto automático” el control del personal.
Lo que dice la ley sobre el trabajo a turnos
La normativa establece algunos límites para la organización de un calendario de turnos rotativos.
- Entre una jornada de trabajo y la siguiente debe haber un periodo de descanso de al menos 12 horas. Aunque hay algunas excepciones que lo reducen a 7 horas, lo más conveniente es que siempre, sin excepciones, se respeten las dos 12 horas entre turnos.
- Cuando un trabajador supera las seis horas de trabajo ha de tener un descanso de al menos 15 minutos. Durante este descanso el trabajador no está bajo la dirección de la empresa y puede incluso salir de ella si lo desea.
- Un trabajador no puede estar en el turno de noche más de dos semana seguidas a menos que lo solicite él mismo. También se consideran trabajadores nocturnos los que realizan al menos tres horas de su actividad entre las 22:00 horas y las 06:00 horas o los que trabajan al menos el 30% de su jornada en esta franja.
- El horario ha de hacerse llegar al trabajador con tiempo suficiente para organizarse. La jurisprudencia tiende a establecer en al menos 5 días el espacio de tiempo previo en el que se debe entregar el horario.
A la hora de elaborar cuadrantes de trabajo y elegir entre los diferentes patrones de turnos rotativos hay que tener muy presentes estas acotaciones para no caer en posibles sanciones y mantener las condiciones de trabajo adecuadas para los empleados.
5 consejos muy prácticos para planificar el trabajo con turnos rotativos
Elaborar los cuadrantes de turnos de trabajo de una empresa es una tarea que exige un gran esfuerzo y que va a tener un fuerte impacto sobre el funcionamiento de la entidad. Es importante, en el caso de los turnos rotativos, que la organización del calendario sea funcional y cubra perfectamente las necesidades de la empresa.
Aunque hay diferentes opciones, en una tarea con tanta importancia te conviene tener la ayuda de un buen software que permita agilizar y automatizar todos los procesos.
1. Hay que combinar las necesidades de la empresa con las preferencias de los trabajadores
Lo primero que hay que tener en cuenta para elaborar cuadrantes de turnos rotativos son las necesidades de la empresa para mantener su actividad. Es necesario que sepas el número de trabajadores que hay en la empresa, la función que desempeñan, las necesidades de producción y todo lo relativo a la organización para realizar un calendario de turnos de trabajo ajustado.
Un buen responsable de Recursos Humanos ha de tener claro lo que requiere la empresa, pero también ha de escuchar a los trabajadores. Establecer un buen sistema de cambio de turnos, claro y eficaz, tener en cuenta las situaciones familiares de determinados trabajadores o valorar posibles adaptaciones en los turnos son algunas de los caminos que se pueden seguir y que van a hacer las cosas mucho más fáciles para delimitar los turnos de trabajo.
2. Utiliza un software de gestión de turnos
La creación de un esquema de trabajo a turnos exige el acomodo constante de los turnos y una gran flexibilidad para poder introducir cualquier cambio cuando sea necesario. Elaborar los horarios de los turnos rotativos y añadir cuantos cambios de turno sean necesarios, además de las vacaciones, las bajas y todo lo que pueda surgir supone un gran esfuerzo que la tecnología permite reducir en gran medida.
Un buen software como Papershift permite automatizar aspectos como la asignación de turnos, la información sobre bajas, la petición y autorización de vacaciones y muchas otras cuestiones relacionadas con la gestión del personal de las empresas.
La gran ventaja es que permite un control total sobre los turnos que, sin las herramientas adecuadas, pueden convertirse en un auténtico caos difícil de encauzar. La organización de la empresa mejora mucho al clarificarse y agilizarse la asignación de turnos y esto acaba repercutiendo de forma muy positiva en el funcionamiento de la entidad.
Ventajas para los trabajadores
Los trabajadores también disfrutan de más ventajas con la incorporación de un programa de gestión de horarios porque les permite tener una accesibilidad mucho mayor a sus horarios y conocerlos con la suficiente antelación. Desde un móvil pueden saber cuáles serán sus turnos en los próximos días o semanas, pedir cualquier cambio si lo necesitan o adaptar mejor su vida personal a la profesional.
Papershift también es capaz de gestionar el registro y control horario para cumplir con la ley y guardar las horas de entrada, salida y descanso de los trabajadores. De esta forma, se consigue un tratamiento global de todas las gestiones relacionadas con los trabajadores de una empresa.
Conseguir un alto grado de satisfacción de los empleados con sus turnos de trabajo repercute de forma significativa en la productividad de la empresa, mejora el ambiente de trabajo y potencia el desarrollo de la creatividad y de nuevos proyectos. Disponer de un buen sistema de turnos de trabajo es imprescindible para conseguirlo.
¿Por qué NO hacer un cuadrante de trabajo con una hoja de cálculo?
Es sencillo caer en el error y creer que una hoja de cálculo es suficiente, para gestionar la plantilla, hacer el cuadrante y sus turnos de trabajo. Esto es un error. Los turnos rotativos son complicados de llevar controlados.
Las hojas de cálculo, no están preparadas para garantizar la turnicidad adaptada a la ley, las variaciones, cobro de horas extra, necesidades específicas de ciertos trabajadores, vacaciones y permisos, entre otros. Es por ello que nunca se recomienda usar una hoja de cálculo (por ejemplo Excel) para el control de estos extremos.
Para ello existen programas diseñados específicamente que cubren las necesidades de casi cualquier empresa ye especialmente aquellas que tienen turnos rotativos.
3. Prioriza los ciclos cortos y las jornadas cortas
Evidentemente, el ritmo de producción o la carga de trabajo son los que marcan los turnos de trabajo, pero en la medida en que se pueda, hay que intentar que sean lo más cortos posibles. Los ciclos de turnos cortos permiten romper la monotonía en el trabajo y, al mismo tiempo, ayudan a que el trabajador que está en un turno rotativo de trabajo más complicado pueda salir más rápido de él.
En el caso de la jornada laboral, la situación es la misma. No se trata de hacer jornadas más cortas, pero sí que hay que intentar que no se alarguen con horas extra que pueden romper aún más los ritmos y trastocar, en un momento dado, el cuadrante de turnos rotativos que se ha elaborado.
En la medida de lo posible hay que respetar cada turno rotativo, sin alargarlo ni modificarlo.
4. Elige bien el tipo y el patrón de turnos rotativos
Es fundamental escoger los tipos de turnos rotativos y los patrones adecuados para que los horarios encajen con la actividad de las empresas. En líneas generales, se suele diferenciar entre tres tipos de turnos rotativos: doble, que suele ser de mañana y tarde; triple con turnos de trabajo de mañana, tarde y noche y, por último, los turnos con rotación inversa, que siguen una sucesión contraria a la habitual de mañana, tarde y noche y pasan a ser noche, tarde y mañana.
En cuanto a los patrones, se encuentran siempre en constante evolución, pero los más habituales son el 5X2 con cinco días de trabajo, normalmente de lunes a viernes y dos de descanso; el de 6X2; y el 4X3, uno de los que más se ha extendido en los últimos tiempos con un gran número de empresas que se han pasado a él y en el que el trabajo se concentra en cuatro días para disfrutar de tres libres. El cambio desde el resto de patrones hacia el 4X3 se argumenta en que facilita una mayor conciliación familiar.
5. Adapta los turnos a los ritmos circadianos y a los empleados todo lo que puedas
Hay muchas formas de organizar los turnos de trabajo. Aunque sean turnos rotativos, se pueden estructurar para que impacten menos en los ritmos circadianos de los trabajadores.
Los ritmos circadianos son los que regulan los cambios físicos y psicológicos que se producen en una persona a lo largo del día en función de las horas. El reloj biológico marca unas necesidades para unos determinados periodos del día que se pueden ver alterados por los horarios de los turnos de trabajo.
Medidas prácticas
Una buena forma de adaptar los turnos a estos ritmos es evitar jornadas que empiecen muy pronto. La Organización Mundial del Trabajo señala que las jornadas anteriores a las siete de la mañana suelen tener un impacto negativo por lo que hay que intentar que los cuadrantes de trabajo a turnos, si es posible, empiecen a partir de esta hora o a las ocho y evitar la hora desde las seis hasta las siete de la mañana que, a pesar de no ser trabajo nocturno, se le acerca mucho.
Otra buena medida para ayudar a regular el reloj biológico de los trabajadores es que puedan disponer de dos noches completas de sueño en el cambio entre diferentes turnos rotativos. De esta forma, se deja tiempo para una mejor adaptación.
Tampoco se recomienda cambiar el orden de rotación. Una vez se ha iniciado hay que intentar mantenerlo en la medida de lo posible.
También se recomienda por parte de algunos expertos en prevención de riesgos laborales limitar el trabajo con turnos rotativos para diferentes grupos de edad. De hecho, desaconsejan que los menores de 20 años y los mayores de 45 años trabajen en turnos rotativos.
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Turnos y coronavirus
La llegada del Coronavirus, la instauración del teletrabajo, y las medidas de seguridad excepcionales en los puestos de trabajo donde coinciden trabajadores, ha supuesto un cisma en los departamentos de recursos humanos. No por ello, debemos dejar detener la actividad de una empresa, y es en este punto donde los programas específicos, y las empresas de gestión de personal (y por supuesto los departamentos de recursos humanos) han debido hacer un extra esfuerzo importante.
La reducción de personal que podía coincidir en las mismas oficinas o dependencias y las medidas añadidas, han modificado el escenario laboral, aunque el mencionado Estatuto del Trabajador no se ha visto ni afectado ni modificado, simplemente se han añadido normas de seguridad extra.
De este modo, el cumplimiento e los horarios ha seguido siendo el mismo, simplemente se ha visto complementado con la Ley de Teletrabajo (Ley 10/2021 de trabajo a distancia) .
