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¿Cómo se hace el cálculo de vacaciones en caso de contrato temporal?
El cálculo de vacaciones de los trabajadores es un proceso que, desde fuera puede parecer sencillo, pero que siempre acaba generando más problemas de los que parecía tener. Se complica aún más en el caso de los trabajadores con contrato temporal para los que hay que tener en cuenta algunas consideraciones especiales.
La llegada de los grandes periodos vacacionales como Navidad o agosto agudiza aún más la necesidad de tener claro cómo gestionar las vacaciones de los empleados.
En este artículo profundizaremos en el cálculo de las vacaciones para cualquier trabajador y nos detendremos especialmente en los temporales.
Un derecho y una obligación del trabajador
Las vacaciones pagadas son un derecho y una obligación recogido en el Estatuto de los Trabajadores que en su artículo 38 establece: “todos los trabajadores tienen derecho a disfrutar de vacaciones retribuidas” y añade: “son un derecho irrenunciable”. Es decir, las vacaciones hay que disfrutarlas, no se pueden proyectar al año siguiente ni tampoco abonar de forma diferenciada en el sueldo, excepto casos muy puntuales.
¿Días naturales o días hábiles?
Es la primera decisión que debe tomarse en la empresa para determinar cuántos días de vacaciones anuales corresponden a los trabajadores. El Estatuto de los Trabajadores establece que los empleados deben disponer de 30 días naturales de vacaciones por año trabajado.
Estos 30 días naturales que establece la normativa se pueden ampliar a través del convenio colectivo de la empresa o del contrato laboral del propio trabajador, pero en ningún caso se pueden reducir.
Sin embargo, muchas empresas optan por calcular las vacaciones con días hábiles en lugar de los naturales. Los días naturales incluyen sábado y domingo y los hábiles serían únicamente los días laborales y en España los sábados son también días laborales.
Los 30 días naturales se corresponden con 22 días hábiles que sería el periodo mínimo de vacaciones al que tendría derecho un trabajador con este tipo de cálculo y por año trabajado.
Si la empresa calcula las vacaciones por días naturales, el trabajador puede conseguir más días de vacaciones sin perder los suyos propios eligiendo bien los días tras periodos de fiestas o fines de semana. En cambio, el cómputo con días hábiles no deja margen para jugar con festivos o el domingo.
Hay que recordar que la empresa no puede sancionar a un empleado con menos días de vacaciones en ningún caso y que el inicio de las vacaciones debe corresponder siempre con un día laborable.
¿Y los empleados con contrato temporal o que no han trabajado todo el año?
Para un cálculo habitual de 30 días naturales de vacaciones por 12 meses trabajados corresponderían 2,5 días de vacaciones al mes que serían 1,8 en el caso de que el cálculo se hiciese con días hábiles. Por lo tanto, si no se ha trabajado el año completo, solo hay que multiplicar los meses transcurridos desde que terminaron las vacaciones o desde que empezó la relación laboral por 2,5 o 1,8 para calcular los días de vacaciones que corresponden.
Los trabajadores temporales tienen derecho a disfrutar de la parte proporcional de las vacaciones que les corresponde y, en su caso, pueden hacerlo fuera del año al que corresponden los días de descanso porque el límite está en la duración de su contrato laboral.
Este derecho a las vacaciones que se va creando con el tiempo trabajado a lo largo del año es el devengo al que tiene derecho todo trabajador.
¿Cuántos días de vacaciones tiene un empleado con contrato a tiempo parcial?
Un trabajador a tiempo parcial tiene las mismas vacaciones que un trabajador a tiempo completo, según el artículo 12 del Estatuto. Para calcular las vacaciones de los empleados temporales no se tiene en cuenta la jornada laboral diaria, sino que el dato de referencia es la duración del contrato con la empresa y, por lo tanto, los días trabajados.
Si el trabajador tiene un contrato con una duración de un año le corresponden el mismo número de días naturales de descanso, 30, que a un trabajador a jornada completa. Puede suceder, si así lo recoge el convenio, que el trabajador temporal tenga, incluso, derecho a más días.
El empresario no puede indemnizar las vacaciones no disfrutadas
Es una de las máximas que revela la importancia del cálculo de los días de vacaciones en cualquier empresa. Las vacaciones no disfrutadas no se podrán devolver después con una retribución extra porque la ley establece que los empleados deben disfrutar obligatoriamente de ese periodo de descanso.
Al no poder retribuirse, si no se disfrutan antes de que termine el año que les corresponde, los días de vacaciones no disfrutados pueden llegar a perderse. En este sentido se ha pronunciado hasta ahora la jurisprudencia que establecía dentro del año natural que corresponde a las vacaciones, es decir, del 1 de enero al 31 de diciembre, el periodo para disfrutarlas.
Las últimas sentencias del Tribunal Europeo de Justicia abren un poco más la puerta a poder disfrutar de las vacaciones en un año distinto al natural en el que se han creado y acumularlas. Ante esta situación, es muy importante calcular las vacaciones correctamente para evitar problemas posteriores o imprevistos y cumplir con lo que establece la normativa.
¿Qué pasa con las vacaciones si termina el contrato?
El fin de la relación laboral entre el empleado y la empresa por diferentes razones o el despido es una de las pocas excepciones, inevitable por otro lado, en el que las vacaciones no disfrutadas son indemnizadas con el abono del salario correspondiente en el finiquito.
Es uno de los dos casos en el que podrán retribuirse porque la ley prohíbe taxativamente hacerlo en cualquier otra situación. Las vacaciones pagadas deben disfrutarse obligatoriamente y preferiblemente dentro del año en el que se ha realizado el devengo.
También se cobran con la jubilación por incapacidad laboral
La jubilación por una incapacidad laboral es el otro supuesto en el que el empleado también debe cobrar las vacaciones que no haya podido disfrutar. Si la jubilación no se debe a ninguna incapacidad, las vacaciones no disfrutadas no se abonarán.
¿Y si el empleado está de baja?
Si el periodo vacacional coincide con una baja médica temporal del trabajador, el empleado podrá recuperar los días de vacaciones no disfrutados cuando se reincorpore. Tiene un límite de 18 meses desde que acaba el año al que corresponden para disfrutar de las vacaciones y ésta es una de las dos excepciones que se permite al disfrute de las vacaciones fuera de su año correspondiente.
Incapacidad temporal por cuidado de un menor
Si la baja es por prestación y cuidado de un menor, riesgo en el embarazo o lactancia también se tendrán que recuperar los días de descanso, pero en este caso no se mantiene el límite de los 18 meses y pueden cogerse en cualquier momento.
Incapacidad temporal por enfermedad común o profesional
Las contingencias comunes o profesionales son, como decíamos, uno de los presupuestos que permiten disfrutar de las vacaciones en el año siguiente al que se han generado con el límite de los 18 meses.
También pueden disfrutarse las vacaciones en un año distinto si el hecho de que no se hayan tomado en el año correspondiente es responsabilidad de la empresa.
En definitiva, las bajas no restan tiempo a los días de descanso, que se deben recuperar a posteriori.
¿Qué sucede con los ERTE?
No hay que olvidar que un ERTE es una suspensión temporal del contrato con la empresa. Durante el periodo de tiempo que está en él, el empleado no lleva a cabo su trabajo habitual y no genera derecho a días de vacaciones por lo que no se puede tener en cuenta para calcularlas.
Por ejemplo, si un empleado está tres meses en un ERTE, los días de vacaciones correspondientes a ese periodo se restarían del global.
En el caso de los ERTE de reducción de jornada sucede lo mismo que hemos mencionado antes sobre los empleados a tiempo parcial, se generan los mismos días de vacaciones que un trabajador a jornada completa.
¿Quién decide los días de vacaciones en la empresa?
La decisión sobre cuándo se pueden tomar las vacaciones recae tanto en el empresario o el departamento de recursos humanos como los propios trabajadores. Han de llegar a un acuerdo sobre cuántos días debe haber y en qué periodos se pueden disfrutar.
En caso de controversia y ante la imposibilidad de llegar a un pacto, es la empresa la que tiene la última palabra, pero deberá establecer su cuadrante de vacaciones siempre en base a criterios objetivos. El trabajador puede demandar la imposición del calendario, pero en ningún caso puede negarse a seguir el calendario establecido por la empresa.
Para negarse a conceder unas vacaciones, la empresa tendrá que argumentar las necesidades del servicio que llevan a que ese empleado no pueda coger sus vacaciones en los días deseados.
¿Cómo calcular los días de vacaciones de los trabajadores en una empresa?
Teniendo en cuenta las limitaciones y premisas expuestas arriba, es muy importante crear un calendario de vacaciones y realizar un cálculo de vacaciones adecuado para cada empresa.
Además de la opción expresada anteriormente de multiplicar los meses trabajados por 2,5 para obtener los días de vacaciones que corresponden cuando hablamos de días naturales, también se pueden calcular utilizando otro método para días hábiles.
Tan solo hay que multiplicar los días trabajados por el empleado por los 22 días de vacaciones que corresponden y dividirlo por los días del año en curso. De esta forma obtendremos los días de vacaciones que corresponden y un cálculo de vacaciones más exacto.
De cualquier forma, esta operación implica realizar esta operación matemática para cada empleado, apuntarlo, cotejarlo con el resto y, por lo tanto, un trabajo y un esfuerzo importante para los responsables de Recursos Humanos.
Calculadora de vacaciones
Digitalización: una solución rápida y eficaz para calcular las vacaciones
El cálculo de las vacaciones que corresponden a cada trabajador y su distribución es una tarea que puede quitar mucho tiempo al departamento de Recursos Humanos y que, además, es susceptible de conducir a errores si se hace de forma manual.
Un software de gestión de recursos humanos resulta ser el mejor gestor de vacaciones ya que automatiza todo el proceso de distribución y cálculo de los días de vacaciones de cada empleado para que no se solapen unos con otros y permite incorporar todas las modificaciones necesarias. De esta forma, se gana en eficacia en la organización de la empresa y en rendimiento de todas las personas que intervienen en el proceso de producción.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
Un programa informático de gestión de personal es la herramienta perfecta para evitar estar pendiente de cuántas vacaciones quedan a cada trabajador y de cómo coordinarlos para que las ausencias no afecten a la empresa porque todo está recogido en un único lugar y se actualiza y modifica fácilmente.
Para la gestión de la empresa resultan, además, muy interesantes los informes que genera el software sobre las vacaciones y la situación laboral de la entidad y de cada uno de los trabajadores. De esos datos se pueden extraer muchas conclusiones sobre la configuración de la plantilla y las medidas que se pueden tomar para reforzar su competitividad.
El uso de un software específico aporta, además, transparencia a la empresa y permite a los empleados conocer exactamente los días de vacaciones que todavía tienen y cómo pueden utilizarlos. Además, pueden solicitar sus vacaciones de forma mucho más sencilla y cada solicitud pasa instantáneamente a Recursos Humanos.
