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Horas extra ¿Cómo se regulan y cómo hay que pagarlas?![]()
España es uno de los países europeos en los que más horas extras se realizan. Solo el año pasado se llevarán a cabo 320 millones de horas extra, un 6,3% más que en 2019. Y en 2021 no parece haber un cambio de tendencia.
La EPA apenas detecta una disminución del 0,6% con respecto a 2019, con 5,64 millones de horas extraordinarias a la semana en los primeros meses del año. Todo esto, además, en un contexto de pandemia en el que todavía quedan muchas personas en ERTEs y, en principio, hay menos jornadas laborales.
Casi la mitad de las horas extra realizadas en 2020 no se pagaron, según el informe anual elaborado por UGT. Esta situación se produce, a pesar de la entrada en vigor de la Ley de Control Horario con el Real Decreto-Ley 8/20219 que busca, precisamente, acabar con las horas extras impagadas.
Lo cierto es que las horas extras siguen siendo un recurso habitual en el entorno laboral español. Son una alternativa de la que no hay que abusar, pero que puede ser usada en determinados momentos en caso de necesidad. Para poder utilizarla bien, es necesario conocer todos los detalles de esta opción para alargar la jornada laboral.
¿Qué son las horas extras?
En principio, el Estatuto de los Trabajadores es muy claro. Horas extraordinarias son aquellas horas de trabajo que se realizan sobre la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo. En el artículo 31 del Estatuto de los Trabajadores se establece que la jornada ordinaria debe tener un número máximo de horas de 40 a la semana.
Estas 40 horas semanales marcan el límite máximo de las horas ordinarias. El convenio colectivo o el contrato puede indicar que sean menos o dividirlas como decidan pactar empresa y trabajadores, también de forma irregular. Por lo tanto, el inicio de las horas extras puede ser muy diferente para cada trabajador o empresa. También tendrán la consideración de horas extraordinarias las que superen las establecidas por el convenio colectivo, aunque no lleguen al límite de la ley.
Hay que recordar que el límite en una jornada laboral diaria son 9 horas con un descanso de 12 horas entre la finalización de una jornada de trabajo y el inicio de otra.
¿A partir de qué momento son horas extraordinarias?
Por jornada ordinaria de trabajo se entiende la que transcurre entre el inicio de la actividad laboral hasta el momento en el que termina. Es el convenio colectivo o contrato el que marca el inicio y el fin de la jornada y el que especifica si se incluyen los descansos.
Desde el momento en el que finaliza la jornada laboral diaria empezarían a computarse las horas extraordinarias.
Tipos de horas extras
Hay dos grandes grupos de horas extras:
- Estructurales: Son las que se llevan a cabo por circunstancias de producción como un pedido extraordinario o de personal por una ausencia imprevista.
- Por fuerza mayor: Se deben a la necesidad de prevenir y reparar siniestros o daños extraordinarios y urgentes. Estas horas extras son obligatorias, pero deben ser compensadas como tales y no como horas de trabajo ordinario.
Características importantes de las horas extra
Hay tres aspectos muy relevantes que hay que tener en cuenta con las horas extraordinarias. La mayor parte de las horas extras son estructurales y, por tanto, son voluntarias a menos que se hayan pactado en el convenio colectivo o el contrato individual de trabajo su realización. El trabajador puede negarse a hacer horas extra.
El segundo aspecto fundamental es que las horas extras deben quedar reflejadas en el registro de horarios de la empresa para que quede constancia de ellas. El registro recoge las horas de la jornada ordinaria, pero también los descansos y cada hora extra.
La tercera consideración clave, aunque obvia, es que las horas extras deben ser siempre pagadas o compensadas con descansos, aunque esto no siempre sucede.
Daños extraordinarios y urgentes que justifican horas extra obligatorias
Solo hay dos casos excepcionales en los que las horas extraordinarias son obligatorias:
- Cuando el convenio colectivo o el contrato de trabajo recoge la realización de horas extras en una cifra determinada. Está prevista la realización de esas horas extraordinarias y el trabajador no puede negarse.
- Cuando son necesarias por causa de fuerza mayor como prevenir o reparar siniestros y otros daños o por daños extraordinarios y urgentes.
En el resto de ocasiones, las horas extras serán siempre voluntarias.
Límite máximo de horas extraordinarias
La realización de horas extraordinarias no puede superar las 80 horas extraordinarias al año, excepto en el caso de que sean necesarias para prevenir o reparar alguna situación excepcional o por daños extraordinarios y urgentes.
Este número máximo de horas extras es para los trabajadores con una jornada laboral de cuarenta horas semanales. Los trabajadores que realizan una jornada que en su cómputo anual fuese inferior, tendrían un límite más bajo, establecido de forma proporcional.
El límite de 80 horas extraordinarias no afecta a las horas extraordinarias por fuerza mayor. Las horas extras para prevenir y reparar siniestros y otros daños o también para otros casos de emergencia no tienen este tope. Tampoco lo tienen las horas extras que son compensadas mediante descanso, siempre que el descanso llegue dentro de los cuatro meses siguientes a la realización de la hora extra.
La normativa establece que no se debe trabajar, por norma general, más de nueve horas al día, pero no hay un límite diario ni de horas semanales para las horas extra. El único existente es que no superen las 80 al año.
¿Cómo se calculan las horas extraordinarias?
Para el cómputo de horas extraordinarias tan solo hay que añadir un 75% al valor de la hora de la jornada ordinaria, tal y como establece el Real Decreto 2001/1983. Es decir, solo hay que multiplicar la hora de trabajo por 1,75 para saber qué se ganará por esa hora extra.
Para el horario más habitual de 40 horas semanales repartidas en ocho horas diarias tan solo habría que dividir el sueldo mensual entre los 30 días del mes y el resultado entre las 8 horas de trabajo diarias. El resultado sería el valor de la hora ordinaria. Solo habría que multiplicarlo por 1,75 y conoceríamos el valor de la hora extra.
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Trabajadores que no pueden hacer horas extra
Existen diferentes grupos de trabajadores que no pueden hacer horas extras.
Empleados a tiempo parcial
El artículo 12 del Estatuto de los Trabajadores establece que los trabajadores a tiempo parcial no pueden hacer horas extras, a excepción de casos de fuerza mayor. Pero sí se pueden realizar horas complementarias.
Estas horas se pactan en el convenio colectivo o entre el trabajador y el empresario y son las que se realizan por encima de la jornada laboral. Las horas complementarias tienen su propia regulación y deben estar previstas con anterioridad en el convenio o el contrato en la mayor parte de los casos.
A pesar de la prohibición de realizar horas extraordinarias que establece el Estatuto de los Trabajadores para los trabajadores a tiempo , una sentencia del Tribunal Supremo establece que si se supera el número de horas complementarias, el número de horas adicionales tienen que ser consideradas horas extras.
Menores de 18 años
Los menores de 18 años tampoco pueden realizar horas extraordinarias. Es una medida que trata de proteger a estos trabajadores que todavía no han alcanzado la mayoría de edad de posibles abusos.
Permiso de nacimiento
Las trabajadoras y trabajadores que estén a tiempo parcial dentro del permiso por nacimiento no pueden hacer horas extras más allá de su jornada laboral.
Personas con discapacidad
Tan solo podrán realizar horas extras en el que caso de que tengan que prevenir o reparar siniestros de gravedad. En cualquier otro caso, las personas con discapacidad no pueden realizar horas extraordinarias.
Trabajadores nocturnos
También aquí las causas de fuerza mayor son las únicas aceptadas para la realización de horas extraordinarias. Si no es así, la jornada laboral de los trabajadores nocturnos impide que hagan ninguna hora extra.
¿Cómo y cuándo se pagan las horas extra?
El Estatuto de los Trabajadores recoge dos fórmulas para compensar las horas extraordinarias realizadas fuera de la jornada de trabajo. Pueden ser compensadas mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización. También pueden ser compensadas con una retribución económica que, en ningún caso, puede ser menor a la hora ordinaria.
La elección de una u otra forma de compensación se establece a través del convenio colectivo o el contrato de trabajo en los que se especificará con detalle la retribución por las horas extras.
Calculadora para el pago de horas extras
Registro de las horas extraordinarias
Tras la aprobación de la Ley de Control Horario en 2019, cada empresa debe llevar un registro horario obligatorio que recoge la jornada de cada trabajador: entrada, salida, descansos y también horas extras. El registro pretende evitar que se realicen horas extraordinarias sin una compensación y puede plasmarse en un solo documento o en dos. Uno tendría la entrada, salida y descansos de la jornada diaria y el otro las horas extra.
El cómputo de horas extraordinarias se lleva a cabo cada día que se producen y se totalizan en el “periodo fijado para el abono de las retribuciones”, según el Estatuto. La empresa debe entregar una copia del resumen al trabajador con las horas extras que ha realizado y que se facilitará al trabajador en el recibo.
Reclamaciones y sanciones
El trabajador tiene un plazo de un año para reclamar las horas extras realizadas desde el momento en el que tendrían que haber sido abonadas. El tiempo puede ser mayor si se tiene en cuenta que las horas extras pueden ser compensadas con descanso dentro de un periodo máximo de cuatro meses. Estos cuatro meses se añadirían al año.
Las sanciones por incumplir la normativa por horas extra son muy variadas. Sobrepasar el número máximo de 80 horas anuales tiene una sanción de entre 300€ y 3.000€. La infracción si un menor ha hecho horas extras puede llegar a los 90.000€. Incumplir la Ley de Control Horario y la obligación de llevar el registro de cada hora extra conlleva una sanción de entre 600€ y más de 6.000€.
Herramientas para agilizar el control de las horas extras
Las horas extra pueden ser muy beneficiosas para el trabajador y para el empresario, pero es necesario llevar un control sobre su gestión. El registro diario de cada hora extra, su cálculo, establecer el número total de horas extras de cada trabajador… son muchas las tareas que hay que realizar, pero un software de control horario y gestión de nóminas como Papershift puede automatizarlas todas para que la gestión de las horas extra sea mucho más sencilla.
Soluciones como Papershift no solo permiten ahorrar tiempo y mucho dinero, también evitan que se puedan producir sanciones que acaben repercutiendo en la empresa.
