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OKR, la metodología de éxito de las tecnológicas que puedes utilizar también en tu empresa
La planificación de la gestión es la clave de bóveda sobre la que se asienta el funcionamiento de una empresa. Desde este primer punto de partida se estructura el trabajo de todos los departamentos y se definen los objetivos a corto y largo plazo que deben cumplir trabajadores y directivos de la entidad para asegurar el crecimiento y alcanzar los objetivos fijados.
La búsqueda de una metodología que permita lograr nuevos objetivos y sea capaz de medir los esfuerzos realizados y las medidas adoptadas es una constante en todas las empresas. OKR, Objectives and key results, es una de las que mayor éxito está teniendo, especialmente en las empresas que más están creciendo en los últimos años.
Si quieres llegar a gestionar tu empresa como lo están haciendo Google, Amazon o Huawei, algunas de las que utilizan esta metodología, las OKR son el modelo gestión adecuado.
¿Qué es la metodología OKR?
Andrew Grove, ex CEO de Intel, fue el creador en los 70 de la metodología OKR y el responsable de su implementación en esta empresa y la explica con detalle en el libro High Output Management.
A pesar de empezar a andar en los 70, no es hasta los 2000 cuando la metodología OKR se populariza de la mano de John Doerr, sucesor de Andy Grove en Intel. Cuando deja Intel, Grove se convierte en asesor de Google en sus primeros años y propone la adopción de las OKR en la empresa. El éxito en uno de los grandes emblemas de Silicon Valley hace que el uso de la metodología OKR se extienda rápidamente.
Las OKR son, en definitiva, una adaptación de la gestión por metas o MBO de Peter Drucker, pero permiten conseguir resultados más cuantificables y versátiles ante una realidad empresarial mucho más líquida y cambiante.
¿Cómo funcionan las OKR en las empresas?
Las OKR, Objectives and Key Results en inglés, se basan en las dos premisas que integran su propio nombre: objetivos y resultados clave. El objetivo no necesita ser medible, es una meta que se alcanza con resultados clave que, esta vez sí, son resultados cuantificables y medibles que permiten valorar con precisión si se está caminando hacia el objetivo.
¿Cómo deben ser las key results?
Para conocer el objetivo, la pregunta clave es ¿A dónde quiero ir? pero, para saber si se está alcanzando, habrá que responder a la pregunta ¿Cómo puedo saber si estoy acercándome al objetivo? El objetivo debe ser motivador y no necesita ser medible, pero cada resultado clave tendrá que ser: específico, medible, alcanzable, relevante y con un límite temporal para valorarlo.
Marketing digital, un ejemplo de cómo aplicar las OKR
Las OKR facilitan el trabajo en equipos dentro de la empresa a través del establecimiento de una meta y diferentes resultados clave que tienen que alcanzar cada equipo para llegar a ella. Un ejemplo práctico de OKR a través del marketing digital puede ayudar a aclarar las cosas.
- Objetivo: Mejorar la presencia online
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Cómo crear OKR
Una vez sabemos qué son y cómo funcionan las OKR, es importante definir cómo se van a implementar en la empresa y cómo realizarlas. Junto con los objetivos y los resultados clave, en esta metodología se deben establecer también las acciones clave que conducirán a completar los resultados.
De lo más general a lo más específico
El primer paso es fijar el objetivo general de la empresa y las metas para alcanzarlo. A partir de ahí se puede bajar por departamentos o incluso por trabajadores para ir estableciendo objetivos más concretos y OKR para alcanzar las metas.
Límite temporal y número de objetivos
Lo ideal en la metodología OKR es establecer entre tres y cinco objetivos por trimestre que, a su vez, deben servir para cumplir el objetivo general anual. Estos periodos de tiempo, 3 meses y un año, son los utilizados en la mayoría de los casos en la metodología OKR para evaluar si la empresa ha alcanzado las metas.
Objetivos que tengan más de un trimestre de plazo son difíciles de conseguir y restan efectividad a la hora de medir los resultados. La evaluación constante de los resultados y las métricas es clave en las OKR. Ellos son los que marcan los pasos que se están dando.
Los objetivos deben redactarse de forma concisa y usando términos unívocos y claros. Cuanto más concretos sean los objetivos, más fácil será fijar los resultados que se se deben alcanzar y las acciones que debe tomar el equipo para lograrlos.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
Resultados clave
Cada objetivo debe contener unos tres key results que no deben contener acciones o iniciativas, sino el resultado específico y concreto que se quiere obtener. La consecución del resultado debe poder contrastarse con evidencias al alcance de todo el equipo. Los resultados clave no pueden ser cuestiones abstractas que resulte complicado saber si se han cumplido o no.
Acciones clave
Una vez se han fijado los resultados clave para alcanzar el objetivo, hay que establecer las acciones que deben llevar a cabo los trabajadores o las personas de los equipos para alcanzar este resultado.
Hay que consultar estas acciones con ellos y dejar espacio para que los empleados puedan proponer las que consideren oportunas o implementarlas por su cuenta si contribuyen a alcanzar el resultado. Mantener reuniones para recoger propuestas es el mejor camino para que las acciones sean consensuadas y tengan, por tanto, más fuerza.
Tres acciones suele ser un número suficiente y permite cuantificar mejor el resultado de estas acciones.
Objetivos factibles, pero ambiciosos
Una de las dudas que suelen surgir cuando se implanta la metodología OKR con objetivos y resultados clave es hasta donde llegar con los objetivos que se plantean tanto para la empresa como para los equipos.
Las metas deben ser ambiciosas porque un objetivo demasiado sencillo no acabará notándose en el resultado final de la empresa y puede resultar desmotivador. Pero, al mismo tiempo, hay que tener cuidado de no caer en objetivos irrealizables que no puedan ser alcanzados por los equipos y que acaben generando frustración.
No hay que olvidar que, para alcanzar las metas, los equipos necesitan los recursos adecuados y es necesario ponerlos a su disposición.
Beneficios del método OKR para las empresas
La implantación de las OKR supone clarificar objetivos y cómo alcanzarlos y esta filosofía de gestión supone numerosos beneficios para la empresa, algunos en el corto plazo y otros para la planificación más general. Las OKR permiten cuantificar mejor los resultados que se obtienen y fijar metas y resultados sin multiplicar la presión sobre los trabajadores.
Cohesión y unidad de acción en la empresa
En definitiva, el método OKR permite que todos los departamentos o trabajadores de la empresa remen en la misma dirección porque las metas están claras y el camino para lograrlas está fijado.
Las OKR deben ser transparentes y comunicarse a cada equipo de trabajo y a todo el personal de la empresa. De hecho, lo ideal es que los trabajadores se involucren en la redacción de las OKR y, por supuesto, en la consecución de los objetivos y resultados de la empresa.
Esta metodología evita duplicidades y crea un sentimiento de cohesión y comunidad en las empresas.
Compromiso y motivación
Las metas y los objetivos comunes generan compromiso entre los trabajadores de la empresa. Los OKR son una metodología perfecta para lograr que los trabajadores se valoren entre sí y combinen sus esfuerzos para el crecimiento de la empresa.
Mayor efectividad
La medición constante de los resultados logrados por cada equipo permite tener una visión más clara del conjunto de la empresa y de su funcionamiento. Con los OKR se pueden poner en marcha nuevos proyectos o lanzar nuevas acciones clave con datos más precisos.
Reduce el impacto de las crisis
Los objetivos con un plazo concreto permiten sortear mejor las crisis coyunturales y mantener la actividad y el funcionamiento en periodos más difíciles.
Fomenta el trabajo en equipo
Los OKR se comparten con todos y un mismo equipo se hace cargo de alcanzar los resultados clave. La colaboración es una de las bases de esta metodología y ayuda a crear una cultura de trabajo en equipo dentro de la propia empresa. De hecho, esta metodología tiene un marcado carácter horizontal en el que los trabajadores juegan un papel importante.
Precauciones con las OKR
Implantar las OKR no quiere decir que todo esté hecho de la noche a la mañana. Hay que tener en cuenta que los empleados necesitarán un tiempo para adaptarse a la nueva metodología y los recursos adecuados para alcanzar sus objetivos. Escuchar su voz es imprescindible.
Tampoco es conveniente dejar de lado la planificación semanal y abandonarlo todo a la evaluación trimestral de resultados de las OKR. Por el contrario, continuar con las reuniones semanales del equipo y controlar el cumplimiento de las tareas encomendadas facilita alcanzar los objetivos. Estas reuniones deben centrarse más en las acciones que se están tomando que en evaluar la consecución de los objetivos que debe realizarse de forma trimestral.
Otra confusión que se produce en demasiadas ocasiones es fijar como resultados lo que, en realidad, son acciones. Una cosa son los objetivos y los resultados que sirven para medir su consecución y otra cosa muy distinta son las acciones que se toman para llegar a ellos.
Diferencias entre KPI y OKR
No hay que confundir los OKR con las KPI, Key Performance Indicators, indicadores clave de desempeño en español. Este último indicador son métricas para conocer el crecimiento o rendimiento de una empresa y el resultado de acciones o proyectos.
KPI y OKR no son dos metodologías opuestas, sino aspectos complementarios que se pueden implementar dentro de una misma empresa. Las KPI muestran una fotografía concreta sobre la situación de un ámbito concreto de la empresa y establece medidas concretas para mejorar y las OKR fijan las metas que deben servir para avanzar hacia los objetivos fijados para la empresa.
Las OKR son más ambiciosas y con un sentido más estratégico y las KPI son acciones medibles, más factibles y con resultados más cercanos. Las KPI pueden servir para alcanzar las OKR y combinar las dos son una buena opción de gestión para alcanzar resultados.
¿Cómo hacer más fácil la implantación de la metodología OKR?
Para poder aplicar mejor esta metodología es importante contar con datos precisos sobre la empresa y los trabajadores que permitan establecer metas ambiciosas y los objetivos adecuados. Disponer de herramientas como Papershit que facilita con rapidez y eficacia los datos sobre jornadas de trabajo, horarios y funcionamiento de la empresa permite establecer mejor los objetivos y los resultados clave de las OKR.
