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6 formas de capacitación que ahorran dinero y tiempo a tu empresa
La capacitación es una herramienta imprescindible para adaptar las características de la plantilla de una empresa a las necesidades reales de personal que tiene la organización.
Formar a los empleados es una inversión que tiene un retorno claro para la empresa y que repercute en aspectos tan importantes como la productividad o el employer branding.
Opciones de capacitación hay muchas, pero hay que elegir bien para poder desarrollar un buen programa de capacitación que permita formar mejor al personal de la empresa o cambiar directamente el modelo de trabajo de la entidad.
Si el alma de una empresa son sus trabajadores, ofrecerles la posibilidad de formarse y crecer profesionalmente es una forma de conseguir empleados más capaces, motivados y comprometidos con la entidad.
¿Qué es la capacitación?
Por capacitación se entiende el conjunto de actividades formativas que desarrolla una empresa para mejorar las capacidades, conocimientos, habilidades, aptitudes y actitudes del personal que la integra.
Es, por tanto, un concepto amplio que engloba desde formación básica reglada hasta entrenamiento específico para un puesto de trabajo concreto o el aprendizaje de determinados procesos de producción.
El doctor en Recursos Humanos y Psicología del Trabajo, Simon Dolan, ofrece una definición más precisa de capacitación: “la capacitación del empleado consiste en un conjunto de actividades cuyo propósito es mejorar su rendimiento presente o futuro, aumentando su capacidad a través de la mejora de sus conocimientos, habilidades y actitudes”.
La referencia al futuro es fundamental porque la capacitación tiene un importante impacto en el presente, pero es igual de importante la proyección de futuro que ofrece para la empresa y sus trabajadores.
Programa de capacitación
La mejor forma de garantizar una capacitación constante de los trabajadores de una empresa es implementar un programa de capacitación, capacitación que debe ajustarse a las características del personal de las diferentes organizaciones.
Este programa suele centrarse en áreas o departamentos concretos dentro la empresa, aunque también puede tener un carácter general para toda la actividad de la compañía.
El programa suele contar con tres fases:
- Análisis de la situación de la empresaEn esta primera etapa se deben analizar las necesidades de formación de la empresa, la metodología de la formación que se debe buscar para cubrir estas necesidades en función de los diferentes tipos de capacitación y cómo debe impartirse el programa.
- Desarrollo del programaSe trataría del proceso de puesta en marcha del programa en sí a través de las iniciativas y actividades formativas previstas para cada trabajador o para los diferentes puestos de trabajo.Estas actividades pueden tomar muchas formas distintas como cursos, charlas, clases magistrales y muchas otras.
- EvaluaciónEl programa tiene que ser evaluado para detectar errores o carencias que deban ser subsanadas en el siguiente. A partir de los aciertos se pueden diseñar mejor los futuros métodos de capacitación y su uso futuro.
Beneficios de la capacitación para la empresa
La capacitación debe ser vista como una inversión por la empresa y tiene efectos positivos muy claros en la organización.
- Incremento de la productividad con un personal más cualificado
- Aumento de la motivación y el compromiso del trabajador con la empresa
- Refuerzo del employer branding de las empresas
- Retención y captación de talento por el desarrollo de la capacitación de forma constante
- Mejora de los planes de carrera con la integración de la capacitación como uno de sus pilares
- Potenciación de soft skills o actitudes que pueden resultar más importantes para determinados puestos de trabajo
Para implementar un nivel de capacitación adecuado es importante contar con datos precisos sobre cada uno de los empleados y Papershift permite obtenerlos a través de la gestión de los Recursos Humanos, el sistema de control horario o la planificación de turnos o vacaciones.
- Programación de turnos
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Formas de capacitación para ahorrar más
Si estás pensando en poner en marcha sistemas de capacitación en tu organización, estas son algunas de las formas de capacitación que te van a permitir ahorrar dinero y tiempo.
Capacitación interna
Dentro de los diferentes tipos de capacitación es una de las más interesantes porque permite incrementar las habilidades y aptitudes del personal de las empresas sin necesidad de recurrir a formación externa.
En esta capacitación son los trabajadores los que aprenden de sus compañeros con una formación enfocada a los artículos y servicios que se prestan. Es un modelo de capacitación muy técnico que permite entrar en un gran nivel de detalle en diferentes tareas.
De esta forma, el ahorro es máximo porque los participantes son todos trabajadores de la misma empresa, unos como encargados de transmitir sus conocimientos y otros como receptores del aprendizaje. Una buena forma de lograr formación de calidad dentro de la organización con un coste muy reducido.
Algunos ejemplos de capacitación interna son las promociones temporales para conocer las características de un puesto de trabajo superior, las rotaciones de trabajos o los programas de aprendizaje dentro de la organización.
Capacitación externa
En este caso, la capacitación del trabajador la facilitan personas ajenas a las empresas y, normalmente, con un alto grado de especialización. El proceso puede llevarse a cabo dentro o fuera del propio centro de trabajo.
La gran ventaja de la capacitación externa es que permite formar a los trabajadores en tecnologías, procesos o ideas completamente nuevas y distintas a las existentes hasta ahora en la organización. Los empleados tiene la oportunidad de adquirir información, habilidades y conocimientos que hasta ese momento desconocían y de profesores cualificados.
Este tipo de formación es también muy interesante para los empleados porque puede permitir adquirir títulos homologados que refuercen su currículum.
Los cursos, online o presenciales, las charlas o seminarios son algunos ejemplos de este tipo de formación.
Capacitación de inducción
Se trata de una capacitación a la que muchas veces se le presta poca atención, pero que tiene una gran relevancia en el proceso de adaptación de los nuevos empleados que llegan a la organización. Permite ahorrar tiempo en su acoplamiento al nuevo puesto y, por tanto, facilita su incorporación y su rendimiento desde el primer momento.
La capacitación de inducción es el proceso por el que las personas recién llegadas a la compañía adquieren los conocimientos necesarios para realizar sus tareas y aprenden los procedimientos y métodos por los que se rige el funcionamiento de la entidad.
Muy relacionada con esta capacitación está la de preingreso en la que se ofrece información previa y habilidades imprescindibles a las personas que pueden llegar a ocupar un determinado puesto. Es una formación que tiene también un componente de evaluación de la adecuación de la persona al puesto.
Entrenamiento
El entrenamiento o training es un tipo de capacitación muy específico que suele darse cuando se introducen mejoras tecnológicas que debe conocer una parte del personal de la entidad. También se utiliza para incrementar el nivel de conocimiento sobre algún aspecto concreto.
Suele darse en la misma sede de la entidad con algún especialista en los nuevos equipos que se suman a la organización.
Capacitación de alto nivel
No solo el personal de los niveles medios o básicos de las empresas necesita formación. También los directivos necesitan formarse en aspectos que permitan mejorar su gestión. Análisis de diferentes situaciones, toma de decisiones en momentos de crisis… hay muchos aspectos relacionados en los que interviene la capacitación de alto nivel.
Capacitación en soft skills
Las habilidades blandas son las actitudes como la capacidad de trabajar en equipo o de empatía que ayudan a desarrollar mejor determinadas actividades dentro de la organización.
Aunque son aspectos que tienen mucho que ver con la personalidad del trabajador y menos con sus conocimientos, son también elementos que se pueden mejorar con la capacitación adecuada. Las soft skills son especialmente importantes para los directivos, aunque muchas de ellas son interesantes para todo el personal.
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Evaluación de la capacitación: modelo Kirk Patrick
El modelo Kirk Patrick es el sistema de evaluación de los programas de capacitación más extendido y utilizado.
Este modelo, diseñado por el profesor Kirk Patrick en 1959, establece 4 niveles para medir el resultado del programa.
Reacción
Este primer nivel pretende averiguar si las personas que han participado en el programa han acogido de forma positiva esta experiencia de aprendizaje. Para conseguirlo se suelen utilizar encuestas de satisfacción.
Aprendizaje
En esta etapa del modelo se trata de conocer si la instrucción y la capacitación recibida ha dado sus frutos y los trabajadores han adquirido los conocimientos y las habilidades previstas en el programa. La forma de evaluarlo es a través de exámenes.
Comportamiento
Este nivel busca conocer si ha habido un cambio profundo de hábitos a raíz de la adquisición de los nuevos conocimientos que haya producido una mejora del rendimiento del trabajador. Para poder saberlo se recurre a entrevistas con los participantes, sus jefes y los clientes.
Resultados
En esta última fase se valoran los resultados de la formación en las grandes cifras de funcionamiento de la empresa. En definitiva, se mide si la capacitación ha tenido impacto en aspectos como las ventas, la atención al cliente o la mejora del ambiente laboral.
Este modelo permite medir el impacto real de la capacitación y es el instrumento perfecto para valorar su efectividad. De esta forma, se pueden desarrollar mejor nuevos programas de capacitación que eleven el nivel de conocimientos y habilidad del personal de la organización.
