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16 razones de peso para fichar en el trabajo con un software de control horario
La ley de control horario no especifica cuál debe ser el método que deben usar las empresas para registrar la jornada laboral y fichar en el trabajo. Ante esta indefinición, las posibilidades son muchas, desde una hoja de papel o un torno hasta hojas de cálculo.
Pero cuando se trata de optimizar recursos, automatizar procesos y, en definitiva, ganar tiempo y ahorrar dinero para la empresa, el software de control horario ha demostrado ser, con diferencia, la mejor opción. Permite cumplir con la obligación de llevar el control horario y el registro de la jornada laboral y, además, ofrece muchas otras ventajas.
Si estás pensando en actualizar el sistema para fichar en el trabajo de tu empresa o todavía no has establecido un medio para el registro horario de los empleados, estos argumentos te demostrarán porqué un programa de control horario es muy superior a cualquier otra forma de registro para fichar en el trabajo.
Es más fácil y rápido para la empresa y los empleados
Todo es mucho más sencillo. Lo es para la empresa y el departamento de Recursos Humanos porque con solo un clic puede acceder al registro de la jornada laboral de todos los empleados y comprobar si se ha llevado a cabo correctamente.
Es también más fácil para los trabajadores que solo necesitan un móvil, un ordenador o una tablet para poder fichar con lo que tienen mucha más libertad para moverse sin tener que pasar por un lugar concreto. El registro del trabajador con un programa o una app control horario puede realizarse en apenas unos segundos.
Porque se puede realizar el registro de la jornada laboral desde cualquier lugar
Con un software de control horario puedes desplegar tu red de comerciales desde primera hora de la mañana con la tranquilidad de que fichan y se produce el registro sin ningún problema. No importa si el trabajador va a visitar a un cliente desde su hogar o si está en un viaje de empresa o de formación, podrá fichar en el trabajo sin ningún problema.
Es también muy cómodo para los empleados que teletrabajan o combinan el trabajo en casa con el presencial porque, de esta forma, el registro de jornada se puede llevar a cabo sin problemas. El software ofrece más tranquilidad al trabajador y a la empresa en el fichaje y hace innecesario que el trabajador tenga que estar físicamente en el centro de trabajo de la empresa en el inicio o el fin de la jornada de trabajo.
Reduce costes
Los métodos tradicionales para fichar en el trabajo como los tornos o incluso algunos modernos como el uso de la huella dactilar suponen importantes gastos para la empresa que tiene que hacer frente a la colocación de las instalaciones y una cierta incomodidad para los empleados.
Con un software para el registro de jornada, el único gasto existente es el del programa por lo que se reducen costes con respecto a otros sistemas.
Además, el ahorro es especialmente importante para las empresas que están experimentando un rápido crecimiento o las que tienen que contratar muchos trabajadores temporales. Con los métodos tradicionales tendrían que incrementar el gasto para que los empleados pudiesen fichar en el trabajo cuando aumentase su número, pero con el software el número de empleados, ya sean 100 o 1.000, no importa porque solo se utiliza el programa para el registro.
También reduce el número de personas que son necesarias en Recursos Humanos para el control horario porque, una vez se han automatizado todos los procesos, se puede vigilar que el registro horario se lleva a cabo de forma correcta con muy poco personal y con mucho menos tiempo.
Es un sistema que impide manipulaciones
La ley establece que el sistema para fichar en el trabajo debe ser fiable y no debe manipularse para que sus datos responsan siempre a la realidad de las empresas. Un software permite un acceso personalizado a los empleados de la empresa, es completamente veraz y evita, de esta forma, que nadie pueda manipularlo.
Al quedar solo en manos de los empleados la opción de fichar, la posibilidad de un error se reduce mucho porque no hay un papel que vaya de acá para allá ni una persona que lo transporte. Solo el trabajador tiene acceso al sistema y realiza él directamente el fichaje de su jornada de trabajo, que llega al instante a Recursos Humanos.
Es instantáneo
No hay que esperar a que las plantillas excel o el parte llegue a los responsables Recursos Humanos. Con un software eficaz se tiene acceso al registro horario en tiempo real. De esta forma, se puede reaccionar con más rapidez ante cualquier incidencia y se dispone de datos directos sobre el control horario de los empleados.
Es más flexible
La inmediatez permite actuar con más velocidad cuando a algún trabajador se le olvida fichar en el trabajo. Con el software de control horario se puede enviar una notificación de que no ha fichado directamente al smartphone del trabajador para que rectifique la hora de fichaje o, si ya no es posible, envíe una incidencia a Recursos Humanos o al jefe de su departamento.
Tanto el trabajador como desde el departamento de Recursos Humanos pueden añadir una nota con la hora correcta de fichaje para evitar cualquier tipo de sanción y sin que haya manipulación del registro.
Este sistema para fichar en el trabajo permite también adaptarse con facilidad de las situaciones cambiantes del mundo laboral actual. Por ejemplo, al fichar en el trabajo a través de una app o un programa, un trabajador puede ir a trabajar a la oficina o teletrabajar desde casa si surge algún imprevisto o lo prefiere y el fichaje sigue funcionando sin ningún problema ni coste adicional.
El fichaje en línea se adapta mucho mejor a las necesidades variables que pueda tener una empresa y sus empleados.
Se pueden enviar recordatorios a los empleados
Si detectas empleados que suelen olvidar fichar en el trabajo se les puede enviar recordatorios para que cumplan con la obligación de hacerlo que marca la ley. Los recordatorios para el control horario se pueden enviar al móvil o también al ordenador del trabajo para que cuando lo abra, tenga en cuenta que debe llevar a cabo el registro horario.
Hay que recordar que la empresa es la responsable última del registro y control horario de sus empleados por lo que, si no se produce el fichaje, la que se arriesga a una sanción es la empresa. También el trabajador puede ser sancionado si incumple la obligación del fichaje de forma reiterada. Se trataría de un incumplimiento laboral recogido en el Estatuto de los Trabajadores.
Mejora el control sobre bajas y vacaciones
El acceso constante al registro permite conocer rápidamente qué empleados están de baja o están disfrutando de sus vacaciones. De esta forma, se tiene una fotografía mucho más exacta de la situación del personal de la empresa y de las posibles carencias que puedan existir en determinados departamentos.
Facilita el almacenamiento del registro
La ley establece que el registro del control horario ha de guardarse durante al menos cuatro años. Durante ese periodo de tiempo ha de estar a disposición de los representantes de los trabajadores y de los inspectores de trabajo que lo soliciten.
Los archivos informáticos, fáciles de almacenar, consultar y enviar, son perfectos para hacer mucho más sencilla esta obligación que marca la Ley de Control Horario para las empresas.
- Crea pautas de registro
- Mantén la documentación
- Evalúa y exporta los datos
Hace mucho más fácil la elaboración de las nóminas de la empresa
Con el control de las horas a través de un sistema informático, el horario y las horas trabajadas quedan perfectamente claras con lo que se puede automatizar mucho más el proceso de elaboración de la nómina.
El ahorro de tiempo y esfuerzos para la empresa es enorme, también en el apartado de confección de nóminas y facilita mucho que estén listas para los empleados y que puedan cotejarse con los datos del registro horario.
Permite personalizar el registro
Con un software de gestión horaria, las empresas pueden delimitar periodos para fichar, grupos de empleados que pueden fichar de forma masiva o restricciones por IP. Estas acotaciones facilitan establecer formas diferentes de fichar para empleados de distintos departamentos que pueden tener necesidades muy distintas y permiten una mayor flexibilidad a las empresas.
El control horario se integra con el resto del sistema informático de la empresa
El registro informático permite disponer de archivos con el registro de los diferentes días. Estos archivos se pueden exportar o enviar a los destinatarios que se consideren oportunos y utilizarlos para, por ejemplo, elaborar las nóminas.
Esta integración en todo el sistema de la empresa agiliza otros procesos dentro de las empresas y permite aumentar la productividad a través de la sinergia que genera.
Permite una respuesta rápida ante una inspección
Si se produce una inspección de Trabajo, la empresa puede reaccionar con rapidez y con toda la documentación necesaria a su alcance para ser entregada o consultada por los inspectores.
La información está siempre disponible y a mano y una respuesta rápida y, sobre todo completa y precisa, puede ayudar a evitar muchos problemas y malentendidos.
Reduce el absentismo
El registro horario online es una forma de control horario que hace muy sencillo fichar en el trabajo y contribuye mucho a reducir el absentismo laboral.
A través del control del horario y de los datos precisos de situación y evolución, la empresa tiene una imagen clara de la jornada laboral y puede detectar los casos susceptibles de terminar en absentismo y detectar a tiempo las causas para evitarlo.
Facilita el conocimiento real de la empresa
Fichar en el trabajo con un software de control horario permite disponer de datos precisos sobre la jornada laboral de los empleados cada día, semana o mes. Estos datos sobre el horario pueden ser exportados y analizados en diferentes formatos y permiten evaluar la situación de la empresa y tomar decisiones más acertadas y con un conocimiento mayor de lo que sucede en ella.
Este sistema permite también evaluar el horario existente en la empresa para poder decidir si es el más adecuado o necesita reformarse.
Mejora la gestión de las horas extra en la empresa
Uno de los principales objetivos de establecer la obligatoriedad de fichar en el trabajo y mantener un registro de jornada que estableció la Ley de Control Horario es, precisamente, aumentar el control sobre las horas extra.
Este control de las horas extra se automatiza con un software de control horario porque lleva a cabo el control de horas trabajadas, pero también el de las horas extraordinarias. De esta forma, la empresa obtiene un mayor control de horas trabajadas y horas extra y puede actuar para reducir el número de las últimas si fuese necesario.
También permite averiguar si existen soluciones para reducir el número de horas trabajadas ajustando los turnos para reducir costes.
Los beneficios de un software de control horario como el de Papershift se notan desde el primer momento. Hoy en día es una herramienta imprescindible para las empresas porque con una inversión mínima permite agilizar y automatizar en gran medida la gestión de la entidad y repercute también en el grado de satisfacción de los trabajadores por su flexibilidad. Una apuesta segura para optimizar el rendimiento de cualquier plantilla.
