Schichtplanung & Zeiterfassung für die Produktion
Planen Sie in Ihrer Produktion Schichtmodelle, Qualifikationen und Maschinen zentral mit Papershift. Vom 2-Schicht-Betrieb bis zum Vollkonti: Besetzen Sie Schichten flexibel, erfassen Sie Arbeitszeiten am Terminal und berechnen Sie Zuschläge automatisch für die Lohnabrechnung.
Qualifikationen je Maschine Rollierende Schichten & Vollkonti DATEV-Schnittstelle
Schichtplanung in der Produktion: Herausforderungen und Lösungen
Komplexe Schichtmodelle, kurzfristige Ausfälle und unterschiedliche Qualifikationen erschweren die Personalplanung in der Produktion. Wenn Schichtplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten in getrennten Systemen verwaltet werden, entstehen zusätzlicher Aufwand und Fehlerquellen. Papershift verbindet diese Prozesse in einer zentralen Software.
Herausforderung in der Produktion
- Komplexe Schichtmodelle: Wechselnde Rotationen und Vollkonti-Systeme erschweren die Planung.
- Qualifikationen: Maschinenfreigaben und erforderliche Schulungen müssen berücksichtigt werden.
- Kurzfristige Ausfälle: Durch Krankmeldungen entstehen Lücken in der Schichtbesetzung.
- Unterschiedliche Arbeitszeiten: Stammbelegschaft, Teilzeitkräfte und Zeitarbeiter koordinieren.
- Zeiterfassung und Zuschläge: Arbeitszeiten und Zuschläge müssen für die Abrechnung aufbereitet werden.
Lösung mit Papershift
- Flexible Schichtplanung: Rollierende Schichtpläne und mehrwöchige Arbeitszeitmodelle verwalten.
- Gezielter Personaleinsatz: Mitarbeiter nach Qualifikation und Einsatzbereich einplanen.
- Schnelle Anpassungen: Ersatzpersonal koordinieren und Schichtpläne aktualisieren.
- Zentrale Personalplanung: Verschiedene Beschäftigungsmodelle übersichtlich verwalten.
- Integrierte Zeiterfassung: Zeiten erfassen, Arbeitszeitkonten verwalten und Abrechnungsdaten vorbereiten.
Papershift Funktionen für die Schichtplanung in der Produktion
Rollierende Schichtmodelle und Vollkonti planen
Ob Früh-, Spät- oder Nachtschicht, 4- oder 5-Schicht-Systeme: Mit Papershift bilden Sie mehrwöchige Schichtmodelle ab und nutzen diese als Grundlage für Ihre Personalplanung. Änderungen lassen sich flexibel vornehmen, ohne den gesamten Schichtplan neu zu erstellen.
Qualifikationen und Maschinenfreigaben berücksichtigen
Hinterlegen Sie Mitarbeiterqualifikationen wie Staplerschein, Maschineneinweisungen oder Ersthelfernachweise. So können Sie bei der Schichtplanung berücksichtigen, welche Mitarbeiter für bestimmte Tätigkeiten und Anlagen geeignet sind.
Produktionslinien und Ressourcen planen
Organisieren Sie Produktionslinien, Hallen und Arbeitsbereiche übersichtlich in Ihrer Schichtplanung. So behalten Sie den Personaleinsatz für unterschiedliche Bereiche und Schichten im Blick.
Schichten automatisch besetzen
Mit der automatischen Schichtbelegung reduzieren Sie den manuellen Planungsaufwand. Mitarbeiter werden anhand der unterstützten Planungsregeln auf Schichten verteilt, während die Schichtleitung die Planung kontrolliert und bei Bedarf anpasst.
Arbeitszeiten am Terminal, per App oder Browser erfassen
Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten direkt am Terminal in der Produktionshalle oder mobil per App und Browser. Pausen, Überstunden und Arbeitszeitkonten lassen sich zentral verwalten.
Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge berechnen
Mit dem Zuschläge-Add-on lassen sich Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge automatisch berechnen und für die Lohnabrechnung aufbereiten. Das reduziert manuelle Nacharbeit und erleichtert die Abrechnung.
Arbeitszeiten und Schichtverteilung auswerten
Mit Papershift Insights analysieren Sie geplante und erfasste Arbeitszeiten und erkennen Überstunden sowie Auffälligkeiten in der Schichtverteilung. Die Auswertungen unterstützen eine transparente Personalplanung.
So bilden Sie Produktionsstandorte und Schichtmodelle in Papershift ab
Patrick von Papershift zeigt, wie Produktionsstandorte und Bereiche angelegt werden, wie unterschiedliche Schichtmodelle und die automatische Belegung funktionieren und was im Dienstplan passiert, wenn eine bereits eingeplante Person abwesend ist!
Gesetzliche Vorgaben für Schichtarbeit in der Produktion einhalten
Bei der Schichtplanung in Produktionsbetrieben müssen gesetzliche Arbeitszeitregelungen berücksichtigt werden. Besonders bei Nachtarbeit, wechselnden Schichten und Wochenendarbeit sind die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) entscheidend.
- Ruhezeiten beim Schichtwechsel: Zwischen zwei Arbeitseinsätzen müssen grundsätzlich mindestens 11 Stunden Ruhezeit liegen (§ 5 ArbZG). Gerade beim Wechsel von Spät- auf Frühschicht ist das wichtig.
- Nachtarbeit: Für Nachtarbeitnehmer gelten besondere Arbeitszeitgrenzen und Ausgleichsregelungen (§ 6 ArbZG). Nachtschichten sollten deshalb sorgfältig geplant und dokumentiert werden.
- Sonn- und Feiertagsarbeit: Beschäftigung an Sonn- und Feiertagen ist grundsätzlich untersagt, unter bestimmten Voraussetzungen jedoch auch in Produktionsbetrieben zulässig (§§ 9 bis 13 ArbZG). Ersatzruhetage müssen berücksichtigt werden.
- Mitbestimmung des Betriebsrats: Besteht ein Betriebsrat, hat dieser bei der Verteilung der Arbeitszeit und bei bestimmten technischen Zeiterfassungssystemen Mitbestimmungsrechte (§ 87 BetrVG).
Digitale Schichtplanung mit Papershift: Erfassen Sie Arbeitszeiten zentral, behalten Sie Schichtwechsel und geleistete Stunden im Blick und schaffen Sie eine nachvollziehbare Grundlage für Ihre Personalplanung.
Ausblick 2027 – was auf Produktionsbetriebe zukommt
Digitale Entgeltunterlagen (§8 BVV)
Ab 01.01.2027 sind Entgeltunterlagen ausnahmslos elektronisch zu führen – dazu zählen auch Arbeitszeitnachweise, etwa bei Minijobbern oder als Nachweis für steuerfreie Zuschläge. Die Befreiung auf Antrag endet am 31.12.2026. Mit der digitalen Personalakte von Papershift sind Sie rechtzeitig bereit.
Elektronische Arbeitszeiterfassung (ArbZG)
Die Pflicht zur täglichen elektronischen Erfassung ist geplant. Laut aktuellem Referentenentwurf gelten Übergangsfristen nach Betriebsgröße – ab 250 Beschäftigten ein Jahr, unter 250 zwei Jahre, unter 50 fünf Jahre; Kleinstbetriebe bis 10 Beschäftigte sollen von der elektronischen Form ausgenommen sein (Stand: Entwurf, noch nicht beschlossen).
Mit Papershift erfassen Sie Arbeitszeiten und Zuschläge schon heute digital, auswertbar und revisionssicher – und stellen Ihren Schichtbetrieb frühzeitig darauf ein.
So läuft die Schichtplanung mit Papershift in der Produktion
Schichtmodelle und Bereiche einrichten
Legen Sie Produktionslinien und Arbeitsbereiche an, hinterlegen Sie Mitarbeiterqualifikationen und definieren Sie Ihr Schichtmodell. Auf dieser Grundlage planen Sie Ihre Schichten für die kommenden Wochen.
Schichtausfälle schnell besetzen
Meldet sich jemand krank, sehen Sie sofort, welche Position an welcher Linie offen ist. Sie geben die Schicht frei, und nur Mitarbeiter mit passender Qualifikation können sie in der App übernehmen.
Stempeln, auswerten, abrechnen
Ihre Mitarbeiter stempeln am Terminal in der Halle. Arbeitszeitkonten und Zuschläge berechnet Papershift automatisch, der DATEV-Export geht zum Monatsende an die Lohnabrechnung.
Papershift für unterschiedliche Produktionsbetriebe und Schichtmodelle
- Serienfertigung und Metallverarbeitung: Wechselnde Früh-, Spät- und Nachtschichten sowie unterschiedliche Einsatzbereiche zentral planen.
- Kontinuierliche Produktion (Vollkonti): Mehrschichtsysteme mit Wochenend- und Feiertagsarbeit übersichtlich organisieren.
- Lebensmittel- und Getränkeproduktion: Saisonale Auftragsspitzen, wechselnden Personalbedarf und unterschiedliche Qualifikationen berücksichtigen.
- Unternehmen mit mehreren Produktionsstandorten: Schichtplanung und Zeiterfassung standortübergreifend verwalten.
- Produktionsbetriebe mit Zeitarbeit: Stammbelegschaft und Zeitarbeitskräfte mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen gemeinsam einplanen.
DATEV-Export, Terminals und weitere Schnittstellen
Der DATEV-optimierte Export bringt Stunden, Arbeitszeitkonten und Zuschläge direkt in Ihre Lohnabrechnung. Weitere Lohn- und HR-Systeme wie Lohn24 oder Personio sind über den Marketplace angebunden.
Für die Zeiterfassung in der Halle unterstützt Papershift stationäre Terminals. Über die offene API lassen sich Daten mit Systemen austauschen, die Sie bereits nutzen.
Warum Produktionsbetriebe auf Papershift setzen
- Alles in einem System: Schichtplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten zentral verwalten.
- Flexibel im Schichtbetrieb: Unterschiedliche Schichtmodelle und Personalbedarfe einfach organisieren.
- Einfach im Arbeitsalltag: Mitarbeiter greifen per App auf Schichtpläne und Arbeitszeiten zu.
- Schnell eingeführt: Cloudbasierte Software ohne eigene Server, mit persönlichem Support.
- Sicher und zuverlässig: EU-Hosting, DSGVO-konforme Datenverarbeitung und deutschsprachiger Support.
Produktionsbetriebe, die mit Papershift planen
Bewertungen von OMR Reviews
Die Transparenz im Team hat sich deutlich verbessert. Jeder kann selbst nachsehen, wie der aktuelle Plan aussieht und ist nicht mehr auf einzelne Informationen angewiesen. Das entlastet vor allem die Leitung, weil weniger koordiniert und erklärt werden muss.
Gezim, Elektrotechniker bei Morina GruppeWenn eine Schicht oder Abwesenheit drinsteht, ist das die Grundlage für alle. Dadurch entstehen weniger Diskussionen und man muss Dinge nicht ständig doppelt prüfen. Urlaube, Krankmeldungen und Arbeitszeiten sind klar geregelt und für alle nachvollziehbar.
Benjamin, Leitung bei Nordlicht Services UG
Jetzt Demo vereinbaren
Häufige Fragen zur Schichtplanung und Zeiterfassung in der Produktion
Kann Papershift Vollkonti- und 3-Schicht-Systeme abbilden?
Ja, mit Papershift lassen sich rollierende Schichtmodelle über mehrere Wochen planen, darunter 2-, 3-, 4- und 5-Schicht-Systeme. Die Arbeitszeitmodelle bilden die Grundlage für die Schichtplanung.
Können wir bestehende Schichtpläne in Papershift übernehmen?
Bestehende Schichtmodelle aus Excel, Plantafeln oder anderen Systemen können als Grundlage für die Einrichtung dienen. In einer persönlichen Demo prüfen wir gemeinsam, wie sich Ihr Schichtmodell mit Papershift umsetzen lässt.
Wie berücksichtigt Papershift Mitarbeiterqualifikationen bei der Schichtplanung?
Qualifikationen wie Maschinenfreigaben oder Staplerscheine können bei der Personaleinsatzplanung berücksichtigt werden. So lassen sich Mitarbeiter entsprechend ihren Fähigkeiten und Einsatzbereichen einplanen.
Wie funktioniert die Zeiterfassung in der Produktionshalle?
Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten an stationären Terminals, per App oder im Browser. Pausen, Überstunden und Arbeitszeitkonten werden zentral dokumentiert und verwaltet.
Berechnet Papershift Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge automatisch?
Ja, mit dem Zuschläge-Add-on lassen sich Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge automatisch berechnen. Die Daten können anschließend für die Lohnabrechnung über DATEV aufbereitet werden.
Kann Papershift mehrere Produktionsstandorte verwalten?
Papershift ermöglicht die zentrale Verwaltung von Schichtplänen und Arbeitszeiten für mehrere Standorte. So behalten Unternehmen den Personaleinsatz in unterschiedlichen Werken und Produktionsbereichen im Blick.
Wie schnell lässt sich Papershift in einem Produktionsbetrieb einführen?
Die cloudbasierte Software benötigt keine eigenen Server. Papershift unterstützt Unternehmen bei der Einrichtung ihrer Schichtmodelle und der Einführung der digitalen Schichtplanung.
Kann ich Papershift kostenlos testen?
Ja, Papershift kann 14 Tage kostenlos getestet werden. In einer persönlichen Demo zeigen wir Ihnen außerdem, wie sich Ihre Schichtmodelle und Anforderungen in der Software abbilden lassen.