Zeit die Zeiterfassung zu digitalisieren

Arbeitszeiten per Excel dokumentieren ist mühsam und kostet Zeit. Testen Sie jetzt unsere online Stempeluhr 14 Tage kostenlos.

 

Über 200.000 Anwender europaweit vertrauen Papershift
  • Capterra User Reviews: 4.5 von 5 Sternen für Papershift
  • Proven Expert Kundenbewertungen: 96% Empfehlungen für Papershift
  • Papershift ist ausgezeichnet als Cyber Champion 2014/15

Zeiterfassung individuell je Mitarbeiter

Legen Sie flexibel je Mitarbeiter fest, wie sie die Zeiterfassung durchführen möchten. Wählen Sie aus den verschiedenen Methoden der Arbeitszeiterfassung diejenige aus, die am besten zu Ihrem Team passt:

  • Zeiterfassung Online

    Mitarbeiter stempeln direkt am Rechner mit der Online Stempeluhr. Definieren Sie bei Bedarf einfach erlaubte IP Adressen.

  • Stationäre Stempeluhr-App

    Mitarbeiter stempeln Zeiten stationär über die Tablet App und verifizieren sich via Unterschrift oder PIN.

  • Mobile Stempeluhr-App

    Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten unterwegs mit ihrem iPhone oder Android Smartphone über die Mobile Stempeluhr.

  • Zeiterfassung via Dienstplan:

    Zeiterfassungen werden automatisch aus dem Papershift Dienstplan generiert. Die Plan-Zeiten können im Nachhinein angepasst oder einfach von Ihnen bestätigt werden.

Zeiterfassung einfach per Browse-Stempeluhr
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter mobil oder stationär vor Ort per Tablet stempeln
Arbeitszeiten einfach per Fingertippen stempeln - mit der Papershift Stempeluhr App für Android und iOS Smartphones
Für die Zeiterfassung Regeln festlegen

Stempeluhr-Regeln festlegen

Mit Papershift können Sie für jede Art der Zeiterfassung eigene Regeln definieren. So verhindern Sie beispielsweise, dass Mitarbeiter vor Ihrem geplanten Arbeitsbeginn ein stempeln oder sorgen dafür, dass Mitarbeiter nach Ende ihrer Schicht automatisch ausgestempelt werden. Falls Mitarbeiter vergessen sich auszustempeln, werden sie nach einer frei wählbaren Anzahl von Stunden benachrichtigt und automatisch ausgestempelt.

Sekundengenaue und rechtssichere Zeiterfassung

Dokumentationspflicht einhalten

Papershift erfasst alle Ein- und Ausstempelzeiten und dokumentiert auch Pausenzeit. Dadurch erfüllen Sie die Anforderungen zur ordentlichen Dokumentation der Arbeitszeiten.Ihre Daten löschen wir nur, wenn Sie uns explizit dazu auffordern.

Exportieren Sie die erfassten Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter in unterschiedlichen Formaten

Zeiten auswerten und exportieren

Exportieren Sie mit einem Klick alle Zeiten im Format Ihrer Wahl: xls, DATEV, PDF oder csv. Nutzen Sie bspw. die DATEV kompatiblen Exporte der Mitarbeiterstunden um Zeit zu sparen bei der Lohnabrechnung.

Papershift vereint alle Systeme

Ob online, via App oder Mobil: Papershift vereint all Ihre Zeiten an einem Ort.

Papershift vereint alle Zeiterfassungssysteme in einer Online Software

Umfangreiche Auswertungen

Werten Sie alle Daten in Echtzeit aus und erstellen Sie Berichte für Ihre Budgetplanung.
Vergleichen Sie die Daten mit externen Daten in Papershift um ein genaueres Bild Ihres Unternehmens zu bekommen.

Nutzen Sie die Zeiterfassungen für Auswertungen und Optimierung Ihres Unternehmens

Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassung

Welche Vorteile bietet eine digitale Zeiterfassung?

Während die Zeiterfassung früher mit Begriffen wie Kontrolle und Überwachung in Verbindung gebracht wurde, stechen heutzutage vor allem die positiven Aspekte der digitalen Zeiterfassung hervor. Zunächst ist es möglich, die genaue Arbeitszeit der Mitarbeiter abzubilden. Das sorgt für Transparenz und bedingt eine faire Abrechnung der Entgelte. Denn Überstunden werden schnell und einfach ins System übertragen und können problemlos ausgeglichen oder ausgezahlt werden.

Weiterhin stellt ein Zeiterfassungssystem sicher, dass die gesetzlichen Richtlinien eingehalten werden. Mitarbeiter und Arbeitgeber werden auf Pausen und Ruhezeiten hingewiesen und sind der gesetzlich vorgeschriebenen Höchstarbeitsdauer unterworfen. Es zeigt sich nämlich, dass vor allem im Home Office Regeln gerne übergangen werden. Die Mittagspause muss wegen zu vieler Aufgaben ausfallen und der Feierabend verschiebt sich immer weiter nach hinten. Da die Zeiterfassung zudem online abläuft, haben Kollegen und Vorgesetzte eine genaue Vorstellung davon, wann die Angestellten verfügbar sind. Infolgedessen verbessert sich die Work-Life-Balance der Mitarbeiter, was zu motivierten, produktiven Mitarbeitern und einer Leistungssteigerung führt.

In diesem Zusammenhang soll ebenfalls auf die Möglichkeit hingewiesen werden, Urlaubstage und Fehlzeiten zu vermerken.

Wie funktioniert die digitale Zeiterfassung?

Die digitale Zeiterfassung ist ein System, das sowohl am Arbeitsplatz als auch im Home Office verwendet werden kann. Je nach Wunsch kann die Zeiterfassung via stationärer Stempeluhr-App, mobiler Stempeluhr-App oder Dienstplan erfolgen:

Stationäre Stempeluhr-App: Mithilfe einer App oder dem Browser werden die Arbeitszeiten direkt im Unternehmen registriert. Die Verifizierung wird durch eine Unterschrift und einen Pin sichergestellt.

Mobile Stempeluhr-App: Mittels iPhone oder Android Smartphone wird die Mobile Stempeluhr verwendet. Der Startzeitpunkt und Ende des Arbeitstages werden manuell eingetragen. Somit können auch Mitarbeiter in remote die Vorteile der digitalen Zeiterfassung nutzen. Es ist auch möglich, sich via Browser einzuloggen.

Dienstplan: Liegt ein digitaler Dienstplan vor, ist es ebenfalls möglich, die implementierten Daten automatisch zu übernehmen. Die geplanten Zeiten müssen im Nachhinein bestätigt oder modifiziert werden.

Zudem können individuelle Regeln definiert werden. Beispielsweise kann verhindert werden, dass ein Stempeln vor Arbeitsbeginn möglich ist. Nach Ablauf der Schicht können Mitarbeiter durch Benachrichtigungen auf das Ausstempeln hingewiesen werden oder automatisch ausgeloggt werden.

Was beinhaltet eine digitale Zeiterfassung?

Während in längst vergangenen Jahren die Arbeitszeiten manuell festgehalten werden mussten, erfolgt die Zeiterfassung heute digital. Mit nur wenigen Klicks kann Start- und Endzeitpunkt täglich eingegeben werden. Die digitale Zeiterfassung ermöglicht es außerdem, dass die Eintragung orts- und zeitunabhängig vorgenommen werden kann. Sollte das Stempeln also vergessen worden sein, können die Informationen nachträglich implementiert werden. Arbeitet das Unternehmen mit einem Dienstplan und übernimmt dessen Daten für die Zeiterfassung, können Modifikationen und kurzfristige Planänderungen nachträglich durchgeführt werden.

Letztendlich stellt die digitale Zeiterfassung auch eine enorme Arbeitserleichterung für die Buchhaltung dar. Die Software sammelt alle Daten. Diese können im Anschluss in Form von xls, DATEV, PDF oder csv exportiert werden. Das ermöglicht einen detaillierten Überblick über die abgeleisteten Stunden. Infolgedessen kann die Lohnabrechnung präzise und mit geringem Aufwand erstellt werden. Letztendlich erhalten Vorgesetzte und Mitarbeiter einen genauen Einblick in die vorhandenen Überstunden und können diese nach Wunsch ausbezahlen oder als zusätzliche Urlaubstage abspeichern.

Ist eine Zeiterfassung vorgeschrieben?

Das Arbeitsgesetz schreibt strenge Regelungen für Arbeitszeiten, Pausen, Ruhezeiten und Urlaubstage vor. So darf zum Beispiel die tägliche Höchstarbeitsdauer nicht überschritten werden und auch für die Woche wurde ein Maximum definiert. Dennoch griff die Zeiterfassung bis jetzt nur, wenn die werktägliche Arbeitszeit von acht bzw. Zehnstunden nach §3 ArbZG überschritten wurde. Die Aufzeichnungspflicht wird in jedem Unternehmen individuell gehandhabt, sollte jedoch mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Die zuständigen Behörden können nämlich zu jeder Zeit einen Nachweis verlangen.

Im Mai 2019 entschloss sich der Europäische Gerichtshof schließlich dazu, dass die Arbeitszeit zukünftig verpflichtend festgehalten werden muss. Sie muss im kompletten Umfang erfasst und dokumentiert werden. Die Obligation zur Installation eines Erfassungssystems besteht zwar schon, dennoch steht die Veröffentlichung des zugehörigen Gesetzesentwurfs noch aus. Bis jetzt ist noch nicht bekannt, wann die Gesetzesänderung zum Tragen kommt und die neuen Vorschriften in den Geschäftsalltag implementiert werden müssen. Unternehmen sollten sich trotzdem schon Gedanken über eine mögliche Umsetzung der Zeiterfassung machen.

Wir helfen Ihnen bei der Einführung

  • Michael ist Ansprechpartner für den Bereich Produktmanagement bei Papershift
    Michael

    Produktmanager

  • Doris ist Ansprechpartnerin für den Bereich Buchhaltung bei Papershift
    Doris

    Buchhaltung

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    Florian

    Technischer Leiter

Gerne unterstützen und beraten wir Sie bei Ihrem Einstieg in die digitale Arbeitszeiterfassung. Gemeinsam mit Ihnen stellen wir Papershift so für Sie ein, dass Ihr Anwendungsfall perfekt gelöst wird und Ihre Prozesse möglichst automatisiert laufen.

Vielfach prämiert und ausgezeichnet

Papershift wurde für seine Lösung in Dienstplan, Urlaubsplan und Zeiterfassung von einer hochkarätig besetzten Jury ausgezeichnet.

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