Digitale Personalakte:
alle Mitarbeiterdaten zentral, sicher & jederzeit verfügbar
Schluss mit Papierchaos und langen Suchzeiten. Mit der digitalen Personalakte von Papershift behalten HR Manager und Personaler jederzeit den Überblick über alle Mitarbeiterdaten. Verträge, Dokumente, Schulungsnachweise und Personalinformationen liegen zentral an einem Ort. Die Verwaltung erfolgt transparent, effizient und vollständig DSGVO-konform. Schnittstellen wie DATEV stehen bereit, sodass abrechnungsrelevante Daten wie Arbeitszeiten oder Mitarbeiterinformationen sicher übertragen werden können.
Digitale HR Organisation statt chaotischer Verwaltung
Eine moderne HR Verwaltung braucht transparente Strukturen und jederzeit verfügbaren Zugriff auf wichtige Personaldaten. Die digitale Personalakte unterstützt HR Manager, Personalabteilungen und Unternehmen dabei, Prozesse effizient und sicher abzubilden.
Zentraler Zugriff statt Zettelwirtschaft
Alle Informationen zu Ihren Mitarbeitenden sind digital gebündelt und sofort verfügbar. Verträge und Dokumente lassen sich ohne langes Suchen öffnen.
Volle Kontrolle durch klare Zugriffsrechte
Sie legen genau fest, wer welche Daten sehen oder bearbeiten darf. Rollenbasierte Rechte geben HR, Führungskräften und Mitarbeitenden den passenden Zugriff.
Rechtssicher & datenschutzkonform
Sie erfüllen alle Anforderungen der DSGVO. Sichere Speicherung, Protokollierung und klare Prozesse machen Ihr Personalwesen rechtssicher.
Mitarbeiterdaten und Personalakte digital verwalten – mit der HR Lösung von Papershift
In der täglichen Personalarbeit entstehen zahlreiche Dokumente wie Verträge, Nachweise oder personalrelevante Unterlagen. Ohne zentrale Struktur verlieren HR Teams schnell den Überblick.
Mit der digitalen Personalakte in Papershift Pulse verwalten Sie alle Mitarbeiterdaten sicher, strukturiert und jederzeit abrufbar. Unternehmen profitieren von klaren Zugriffsrechten, automatischen Aufbewahrungsfristen und einer höheren Datenqualität. So wird das Dokumentenmanagement im Personalwesen deutlich effizienter und transparenter.
Mitarbeiterstammdaten und Personalakte digital im Blick
Verwalten Sie alle relevanten Mitarbeiterstammdaten zentral, digital und jederzeit aktuell. Persönliche Informationen, Beschäftigungsdaten, Abteilungszugehörigkeiten und Rollen lassen sich strukturiert pflegen und sofort einsehen.
Mit der digitalen Personalakte in Papershift Pulse behalten HR Teams die gesamte Mitarbeiterverwaltung im Blick. Bei Bedarf können abrechnungsrelevante Informationen über die DATEV Schnittstelle übertragen werden, damit Daten im HR und Rechnungswesen konsistent bleiben.
So entfallen doppelte Datensätze und die Datenqualität verbessert sich nachhaltig.
HR Dokumente und Personalakte digital per Drag and Drop verwalten
Legen Sie Unterlagen wie Zertifikate, Schulungsnachweise oder Bescheinigungen direkt in der digitalen Personalakte ab. Der Drag and Drop Upload speichert Dokumente sicher, ordnet sie automatisch zu und archiviert sie revisionssicher.
So entsteht ein übersichtliches Dokumentenmanagement, bei dem HR Teams jederzeit schnellen Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen haben.
Verträge digital gestalten
Erstellen Sie Arbeitsverträge oder Vereinbarungen direkt aus Vorlagen und versenden Sie diese digital zur Unterschrift. Alle Dokumente und Vertragsdaten werden automatisch in der digitalen Personalakte gespeichert und stehen jederzeit aktuell zur Verfügung.
Mit dem digitalen Vertragsmanagement in Papershift Pulse reduzieren Sie manuellen Aufwand, beschleunigen HR Prozesse und legen alle vertragsrelevanten Informationen zentral und sicher ab.
DATEV Lohnauswertungen direkt in digitaler Personalakte nutzen
Mit der DATEV-Anbindung werden Lohnauswertungen aus Ihren DATEV-Lohnsystemen automatisch in Papershift Pulse bereitgestellt. Die PDF Auswertungen werden sicher aus dem DATEV Rechenzentrum abgerufen und direkt den jeweiligen Mitarbeitenden in der digitalen Personalakte zugeordnet. HR Teams sehen sofort, wenn neue Auswertungen vorliegen, und übernehmen sie ohne manuelle Uploads. So stehen alle abrechnungsrelevanten Unterlagen zentral, aktuell und sicher zur Verfügung.
Der Vergleich: Digitale Personalakte vs. analoges Papierchaos
Eine digitale Personalakte ermöglicht HR Teams eine deutlich effizientere Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Dokumenten. Alles ist zentral strukturiert, jederzeit verfügbar und klar nachvollziehbar. Analoge Papierakten erzeugen dagegen hohen manuellen Aufwand, Medienbrüche und fehlende Transparenz. Der folgende Vergleich zeigt die wichtigsten Unterschiede im täglichen HR Alltag.
Digitale Personalakte im HR Alltag
| Jederzeit ortsunabhängig verfügbar. | |
| Klare Zugriffsrechte und sichere Cloud Speicherung. | |
| Einheitliche Zuordnung aller Dokumente pro Mitarbeitendem. | |
| Aktuelle Unterlagen mit nachvollziehbarer Historie. | |
| Komplett digital und platzsparend, ohne Papierakten. |
Papierbasierte Personalakten im Vergleich
| Zugriff nur vor Ort und wenig flexibel. | |
| Unklare Einsichtsrechte ohne sichere Nachverfolgung. | |
| Uneinheitliche Ablagesysteme ohne Struktur. | |
| Verwechslungsgefahr bei Versionen und fehlende Historie. | |
| Hoher Platzbedarf durch Ordner und Aktenschränke. |
Klingt gut? Termin vereinbaren und Pulse sofort testen!
FAQ
Die häufigsten Fragen zur digitalen Personalakte
Ist die digitale Personalakte DSGVO-konform?
Ja. Papershift erfüllt alle Anforderungen der DSGVO. Zugriffe werden dokumentiert, Berechtigungen lassen sich individuell festlegen und sensible Daten werden verschlüsselt in deutschen Rechenzentren gespeichert.
Sind unsere Daten in der Cloud sicher?
Ja. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Zusätzlich sorgen ein Zugriffsschutz, tägliche Backups und Hosting in zertifizierten Rechenzentren für höchste Sicherheit.
Wer kann auf welche Dokumente zugreifen?
Sie entscheiden selbst, wer welche Informationen sehen darf. HR, Führungskräfte oder Mitarbeitende erhalten nur die Zugriffe, die sie benötigen. Rechte lassen sich flexibel und datenschutzkonform verwalten.
Was gehört in eine digitale Personalakte?
Alle Dokumente und Informationen, die für das Personalwesen wichtig sind. Dazu zählen Arbeitsverträge, Schulungsnachweise, Bescheinigungen, Stammdaten, Abmahnungen, Lohnunterlagen und interne HR Dokumente.
Kann man Verträge digital erstellen und unterschreiben?
Ja. Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen lassen sich direkt aus Vorlagen erstellen, digital versenden und unterschreiben. Die fertigen Dokumente werden automatisch in der Personalakte gespeichert.
Wie funktioniert der Upload von Dokumenten?
Dokumente können einfach per Drag and Drop hochgeladen werden. Papershift Pulse ordnet sie automatisch dem richtigen Mitarbeitenden zu und speichert sie revisionssicher ab.
Können Mitarbeitende auf ihre Dokumente zugreifen?
Ja, wenn Sie den Zugriff freigeben. Mitarbeitende können Dokumente einsehen, herunterladen oder in bestimmten Fällen selbst Unterlagen bereitstellen, zum Beispiel Bescheinigungen.
Wie unterstützt die digitale Personalakte den HR Alltag?
Sie bündelt alle Daten an einem Ort, reduziert manuelle Ablagen, vermeidet doppelte Datensätze, erleichtert die Zusammenarbeit und sorgt für klare Strukturen im täglichen HR Management.
Wie funktioniert die DATEV Anbindung?
Papershift kann Lohnauswertungen über die DATEV Schnittstelle automatisch abrufen und den jeweiligen Mitarbeitenden in der Personalakte zuordnen. Die Auswertungen werden sicher übertragen und liegen als PDF im System bereit.
Wie läuft der Umstieg von Papierakten auf digitale Akten ab?
Bestehende Unterlagen können gescannt und per Drag and Drop hochgeladen werden. Unser Team unterstützt Sie beim strukturierten Import und bei der Einrichtung von Rollen, Berechtigungen und Dokumentenkategorien.
Wie lange werden Daten und Dokumente gespeichert?
Sie bestimmen die Aufbewahrungsfristen. Papershift Pulse unterstützt automatische Fristen und erinnert an Löschzeitpunkte, damit HR Prozesse rechtssicher bleiben.
Welche Kosten entstehen für die digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist Bestandteil von Papershift Pulse. Die genauen Preise hängen vom gewünschten Paket und der Anzahl der Nutzenden ab. Gerne beraten wir Sie persönlich.
Wir sind für Sie da!
Sind noch Fragen offen? Unser Team berät Sie gern persönlich zum Thema digitale Personalakte und Dokumentenmanagement.
- Tim
Business Development Manager
- Lukas
Customer Success
Sie erreichen uns jederzeit unter der +49 721 50 95 79 39