Digitale Personalakte: alle Mitarbeiterdaten zentral, sicher & jederzeit verfügbar
Schluss mit Papierchaos und langen Suchzeiten: Verwalten Sie Verträge, Schulungen & Dokumente an einem Ort – transparent, effizient und DSGVO-konform.
Zentraler Zugriff statt Zettelwirtschaft
Alle Informationen zu Ihren Mitarbeitenden sind digital gebündelt – jederzeit auffindbar, ganz ohne langes Blättern oder Suchen.
Volle Kontrolle durch klare Zugriffsrechte
Legen Sie individuell fest, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf – nachvollziehbar, sicher & einfach zu steuern.
Rechtssicher & datenschutzkonform
Erfüllen Sie alle Anforderungen der DSGVO – mit automatischer Dokumentation, sicherer Speicherung und klaren Prozessen.
Behalten Sie den Überblick über die Mitarbeiterdaten mit der digitalen Lösung: Papershift Pulse
In der täglichen Personalarbeit entstehen zahlreiche Dokumente – von Arbeitsverträgen über Schulungsnachweise bis hin zu Abmahnungen. Ohne zentrale Struktur ist es schwer, jederzeit den Überblick zu behalten. Eine digitale Personalakte hilft dabei, sämtliche Mitarbeiterdaten sicher, strukturiert und jederzeit abrufbar zu verwalten.
Unternehmen profitieren von klar geregelten Zugriffsrechten, automatisierten Aufbewahrungsfristen und einer deutlich verbesserten Datenqualität. So wird auch das Dokumentenmanagement im HR-Bereich effizienter und transparenter – ohne manuelle Ablagen oder doppelte Datenpflege.
Alle Stammdaten auf einen Blick
Verwalten Sie alle relevanten Mitarbeiter-Stammdaten an einem zentralen Ort – digital, übersichtlich und jederzeit aktuell. Ob persönliche Informationen, Beschäftigungsverhältnisse, Abteilungszugehörigkeit oder Rollen: Mit einer digitalen Personalakte behalten Sie die komplette Mitarbeiterverwaltung im Griff – ohne Excel-Listen oder doppelte Datenpflege.
Dokumente verwalten per Drag & Drop
Legen Sie arbeitsrelevante Unterlagen wie Zertifikate, Schulungsnachweise oder Bescheinigungen direkt im Profil der digitalen Personalakte ab. Per Drag & Drop hochgeladen, sind alle Mitarbeiterdokumente sofort sicher gespeichert, auffindbar und revisionssicher abgelegt – für ein effizientes und strukturiertes Dokumentenmanagement im HR-Bereich.
Verträge so einfach wie nie
Erstellen Sie Arbeitsverträge oder Änderungsvereinbarungen direkt aus Vorlagen, versenden Sie sie digital zur Unterschrift und speichern Sie sie automatisch in der Personalakte ab. So digitalisieren Sie Ihr komplettes Vertragsmanagement, reduzieren manuelle Aufwände und beschleunigen Ihre Prozesse – ganz ohne Papierkram oder Abstimmungsschleifen.
Digitale Personalakte vs. analoges Papierchaos
So wird die Arbeit in HR-Teams übersichtlich, papierlos & effizient
| Jederzeit ortsunabhängig verfügbar – ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs. | |
| Zugriffskontrolle, Protokollierung & sichere Cloud-Speicherung. | |
| Einheitliche, strukturierte Zuordnung aller Dokumente pro Mitarbeitendem. | |
| Aktuelle Dokumente auf dem neuesten Stand – mit Historie bei Änderungen. | |
| Keine Aktenordner, kein Papier – alles digital und platzsparend. |
So sieht der Alltag mit Papierakten aus – mit hohem manuellen Aufwand
| Zugriff nur vor Ort im Archiv – zeitaufwändig und unflexibel. | |
| Unklare Einsichtsrechte, keine revisionssichere Nachverfolgung. | |
| Unterschiedliche Ablagesysteme, keine klare Struktur. | |
| Verwechslungsgefahr bei mehreren Versionen, keine lückenlose Historie. | |
| Aktenordner, Aktenschränke, Lagerräume – hoher Platzbedarf. |
FAQ
Die häufigsten Fragen zur digitalen Personalakte
Ist die digitale Personalakte DSGVO-konform?
Ja. Mit Papershift erfüllen Sie alle Anforderungen der DSGVO. Zugriffe werden dokumentiert, Berechtigungen lassen sich individuell festlegen und sensible Daten sind verschlüsselt in deutschen Rechenzentren gespeichert.
Sind unsere Daten in der Cloud sicher?
Definitiv! Ihre Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert – inklusive täglicher Backups, Zugriffsschutz und Hosting in zertifizierten Rechenzentren (ISO 27001). Nur autorisierte Personen erhalten Zugang.
Wer kann auf welche Dokumente zugreifen?
Sie entscheiden selbst, wer was sehen darf: HR, Vorgesetzte oder Mitarbeitende – Zugriffsrechte lassen sich flexibel und datenschutzkonform definieren. So behalten Sie die volle Kontrolle.
Wir sind für Sie da!
Sind noch Fragen offen? Unser Team berät Sie gern persönlich zum Thema digitale Personalakte und Dokumentenmanagement.
- Tim
Business Development Manager
- Lukas
Customer Success
Sie erreichen uns jederzeit unter der +49 721 50 95 79 39.