Digitales Wissensmanagement
Ihre Betriebsinformationen sicher & intelligent an einem Ort verwaltet
Zentrale Wissensbibliothek
- Interne Wissensbibliothek und Suchmaschine in einem System.
- Alle Unterlagen sind sicher an einem Ort gebündelt.
- Ihr Wissen ist langfristig gesichert & jederzeit 24/7 griffbereit.
Sicheres Rollenkonzept
- Schutz durch individuelle Zugriffsrechte für alle Beteiligten.
- Volle Kontrolle über Ihre Daten und Zugänge im privaten Datenraum.
- Ein System, das stets unter Ihrer Kontrolle bleibt.
Effizienz durch KI-Chat
- Sofort-Antworten direkt aus Ihren eigenen Dokumenten.
- Fragen statt Suchen beschleunigt Ihre Prozesse spürbar.
- Die KI findet und fasst Informationen inklusive Quellen und Referenzen zusammen.
Digitale Ordnung trifft intelligente Antworten – Entdecken Sie das Wissensmanagement von Papershift
Verwalten Sie alle Unterlagen wie Arbeitsverträge, Schulungsnachweise oder Mitarbeiterbeurteilungen strukturiert, zentral und datenschutzkonform – ganz ohne manuelle Ablage oder Suchaufwand. Zugriffe und Dokumentenstatus bleiben dabei jederzeit übersichtlich und nachvollziehbar.
Zusätzlich unterstützt Sie eine firmeneigene, KI-gestützte Wissensdatenbank: Mitarbeitende erhalten Antworten auf interne Fragen direkt im Chat – basierend auf Ihren Richtlinien, nicht auf öffentlichen Quellen. Das entlastet die Verwaltung und sorgt für konsistente Informationen im gesamten Unternehmen.
Überblick behalten über Dokumente und Fristen
Im digitalen DMS von Pulse sehen Sie auf einen Blick, welche Unterlagen vollständig sind – und wo etwas fehlt. Statt manuell nachzufassen, behalten Sie über den Dokumentenstatus den Überblick und können gezielt Erinnerungen versenden. So bleibt nichts liegen und Ihre HR-Prozesse laufen verlässlich.
Verträge in 2 Minuten erstellen
Mit Pulse erstellen Sie Verträge entweder direkt aus Ihrer Vorlage oder bequem über den Chatbot. Danach diese einfach zur digitalen Unterschrift versenden – ganz ohne Word-Dateien und E-Mail-Ketten. Der fertige Vertrag wird automatisch im richtigen Profil abgelegt. So sparen Sie Zeit und minimieren Fehlerquellen.
Nie wieder 50 mal dasselbe antworten
Dank integrierter KI können Sie Ihre firmeninternen Dokumente – z. B. Policies aus Notion oder PDF-Richtlinien – hochladen. Der intelligente HR-Chat beantwortet dann Fragen wie „Was muss ich vor meinem Urlaub beachten?“ oder „Wo finde ich meine Lohnabrechnung?“ auf Basis Ihrer Inhalte – rund um die Uhr.
Sicher geregelte Zugriffsverwaltung
Mit dem Rollen- und Rechtekonzept legen Sie genau fest, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Ob Teamleitung, HR oder Mitarbeitende – die Sichtbarkeit ist klar geregelt und jederzeit nachvollziehbar. Auch der Status von Freigaben, Downloads oder Unterschriften ist transparent.
Digitale vs. analoge/dezentrale Dokumentenverwaltung
Wir kennen die Herausforderungen Ihres HR-Alltags …
| Dokumente werden in physischen Ordnern, auf lokalen Servern oder per E-Mail abgelegt. | |
| Zugriffsrechte lassen sich nur schwer kontrollieren – oft wissen Mitarbeitende nicht, wer auf was zugreifen darf. | |
| Die Dokumentensuche kostet wertvolle Zeit und ist fehleranfällig. | |
| Fristen und fehlende Nachweise müssen analog manuell überwacht werden – was zu Verzögerungen oder Lücken führen kann. | |
| Die Sicherheit hängt vom jeweiligen Ablageort und physischen Zutritt ab. |
… und bieten eine einfache & schnelle Lösung.
| Alle Unterlagen sind zentral im digitalen Mitarbeiterprofil gespeichert – strukturiert, sicher und jederzeit verfügbar. | |
| Berechtigungen klar definierbar – nach Rolle, Abteilung oder individuell | |
| Sie finden das richtige Dokument mit wenigen Klicks – schnell und zuverlässig. | |
| Sie sehen auf einen Blick, welche Dokumente noch fehlen und können gezielt Erinnerungen versenden. | |
| Alle Daten sind DSGVO-konform, verschlüsselt und revisionssicher dokumentiert. |
„Wissen sicher sichern“
Gehen Sie die Digitalisierung aktiv an. In 5 Minuten startklar mit einer niederschwelligen Lösung, die Ihr Unternehmen schützt.
Klingt gut? Vereinbaren Sie jetzt einen Termin mit unserem Team. Und testen Sie Pulse direkt bis zu 3 Monate kostenlos!
Die häufigsten Fragen zum digitalen DMS
Wo liegen meine Daten und werden sie zum Training der KI genutzt?
Ihre Daten liegen in einem geschlossenen, DSGVO-konformen System in einem privaten Datenraum. Im Sinne von „Secure AI by Design“ werden Ihre Informationen weder von Dritten eingesehen noch zum Training externer KI-Modelle verwendet. Sie behalten die volle Kontrolle über Ihr Betriebswissen.
Was passiert, wenn die KI eine Antwort einmal nicht weiß?
Unser System unterstützt ein aktives Wissensmanagement: Falls Informationen fehlen oder nicht mehr aktuell sind, können neue Dokumente einfach hochgeladen werden. Die KI erfasst dieses neue Wissen sofort, wodurch eine dynamisch wachsende Wissensdatenbank entsteht, die mit Ihrem Unternehmen mitlernt.
Kann das System auch mit internationalen Teams arbeiten?
Ja, das System ist als niederschwellige KI für jedermann konzipiert. Sie können Ihre Dokumente beispielsweise auf Deutsch hochladen, während Mitarbeiter ihre Fragen in ihrer jeweiligen Landessprache (z. B. ukrainisch) stellen können und die Antwort basierend auf Ihren Dokumenten korrekt übersetzt erhalten.
Wie verlässlich sind die Antworten der KI?
Um maximale Transparenz und Sicherheit zu gewährleisten, basiert jede Antwort ausschließlich auf Ihren eigenen, hochgeladenen Dokumenten. Besonders wichtig: Die KI liefert zu jeder Auskunft die exakte Quellenangabe und Referenz aus dem Originaldokument mit, sodass Informationen jederzeit verifizierbar sind.
Können externe Mitarbeiter sensible Personalakten einsehen?
Nein. Durch unser feingranulares Rollen- und Rechtekonzept erfolgt die Sicherheit auf atomarer Ebene. Sie legen individuell fest, wer welche Dokumente sehen darf. So erhalten operative Teams nur Zugriff auf relevante Arbeitsanweisungen, während sensible Personaldaten ausschließlich für Administratoren zugänglich bleiben.
Wie aufwendig ist der Einstieg in das System?
Der Einstieg ist extrem einfach und ohne lange Lernkurve möglich. Da das System von Grund auf um die KI herum gebaut wurde, sind Sie in der Regel in nur 5 Minuten startklar.
Wir sind für Sie da!
Sind noch Fragen offen? Unser Team berät Sie gern persönlich zum Thema Wissensmanagement mit Pulse.
- Lukas
Customer Success
