Personaleinsatzplanung mit Papershift

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Die Lösung für die Personaleinsatzplanung

Personalbedarfsplanung Online

Mit Papershift lässt sich Ihre Personalbedarfsplanung ganz leicht online durchführen. Nachdem sie ihre Arbeitsbereiche und Schichten angelegt haben, können Sie jeder Schicht einen Bedarf an Mitarbeiter zuordnen. Durch das innovative Berichte-Modul können Sie Ihre Personaleinsatzplanung außerdem jederzeit auswerten und korrigieren. Ermitteln Sie dadurch frühzeitig Engpässe und Potentiale.

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Häufig gestellte Fragen zur Personaleinsatzplanung

Was ist Personaleinsatzplanung?

Der Begriff Personaleinsatzplanung umfasst alle erforderlichen Maßnahmen, die geeignet sind, Mitarbeitende in einem Unternehmen sinnvoll auf die vorhandenen Arbeitsbereiche zu verteilen. Dabei gilt es sowohl die jeweils verfügbaren Positionen zu berücksichtigen als auch ein Überschneiden von Arbeitszeiten zu vermeiden. Im Idealfall wird das Personal so eingesetzt, dass jeder an der für ihn geeigneten Position tätig ist und es nach Möglichkeit nicht zu einer Unter- oder Überbesetzung kommt.

Das klassische Mittel bei der Gestaltung der Personaleinsatzplanung ist der Dienstplan beziehungsweise Schichtplan. Er sorgt für die nötige Übersichtlichkeit und minimiert dabei gleichzeitig den administrativen Aufwand bei der Bereitstellung und Verteilung des Personals. Die verfügbaren Mitarbeiter werden im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben auf bestehende Arbeits- oder Schichtzeiten verteilt.

Während die Personaleinsatzplanung früher meist von Hand und in der Regel tabellarisch erstellt wurde, wird dies heute durch eine Software erledigt. Sie lässt sich exakt an die Erfordernisse eines Unternehmens anpassen. Die Planung ermöglicht dabei eine Gestaltung der Arbeitsfelder und Zeiten anhand zahlreicher Kriterien, darunter Qualifikationen, Wunscharbeitszeiten, Urlaubsplanungen und ähnliche Aspekte mehr. Die Einsatzbereiche sind dabei für die unterschiedlichsten Unternehmen geeignet, von der Gastronomie über den Einzelhandel und soziale Träger bis hin zur Industrie.

Was gehört zur Personaleinsatzplanung?

Bei der Planung der Arbeit von Mitarbeitern werden drei verschiedene Varianten unterschieden:
– die qualitative Einsatzplanung,
– die quantitative Einsatzplanung,
– die zeitliche Einsatzplanung.

Bei der qualitativen Personaleinsatzplanung geht es darum zu erheben, welche Qualifikationen bei den Mitarbeitenden für konkrete Aufgabenbereiche erforderlich sind. Das können beispielsweise gezielte Studienabschlüsse sein oder auch Zusatzausbildungen, die für das jeweilige Tätigkeitsfeld Voraussetzung sind. Mittels einer solchen qualitativen Einsatzplanung ist auch die Feststellung eines Weiterbildungsbedarfs möglich, der entsprechend in die Wege geleitet werden kann, um die fachlichen Anforderungen zu decken.

Die quantitative Einsatzplanung befasst sich mit dem Bedarf an Personal für die vorhandenen Aufgaben in einem Betrieb. Hier wird bestehendes Personal mit zukünftig benötigtem abgeglichen im Sinne einer Bestandsanalyse als Basis für die gesamte Planung. Mitarbeiterfluktuationen in Form von ausscheidendem und neu hinzukommendem Personal spielen hier eine entscheidende Rolle.

Bei der zeitlichen Einsatzplanung wird berücksichtigt, dass der Personalbedarf in vielen Unternehmen nicht konstant gleich ist. Zahlreiche Betriebe haben erhebliche saisonale Unterschiede in Bezug auf ihre Personalplanung. Eine entsprechende zeitbasierte Personaleinsatzplanung erlaubt ein bedarfsgerechtes Reagieren auf die unterschiedlichen Zeiträume und den damit verbundenen wechselnden Personalbedarf.

Welche Aufgaben hat die Personaleinsatzplanung?

Die für den Personaleinsatz verantwortliche Person stellt mit einer strategisch konzipierten Planung sicher, dass das Unternehmen jederzeit über eine ausreichende Anzahl an Mitarbeitern verfügt. Dabei ist es erforderlich sowohl kurzfristig als auch mittel- und langfristig zu planen, um stets einen Überblick über den vorhandenen Bedarf und die damit verbundenen Ressourcen zu haben. Je genauer die Planung funktioniert, umso besser lassen sich kostspielige Zeiten des Leerlaufs und die häufig anfallenden Überstunden vermeiden.

Das sinnvolle Zuweisen von Arbeitstätigkeiten an genau passende und entsprechend qualifizierte Mitarbeiter zählt zu den wichtigsten Aufgaben der Personalplanung. Eine Optimierung der Einsatzmöglichkeiten sorgt auf lange Sicht für eine Einsparung der betrieblichen Kosten und trägt deutlich zur Produktivität eines Unternehmens bei. Durch die zeitnahe Besetzung offener Stellen, sowohl an der Basis als auch in Schlüsselpositionen, kann der laufende Betrieb am besten sichergestellt werden.

Die Dienstplanung und das sogenannte Arbeitszeitmanagement zählen zu den zentralen Aufgaben einer funktionierenden Personaleinsatzplanung. Sie ermöglichen eine Zuteilung von personellen Ressourcen anhand des tatsächlich bestehenden Bedarfs und sorgen auf diese Weise für eine nachhaltige Optimierung von Arbeitsabläufen.

Was muss ich bei der Personaleinsatzplanung beachten?

Die Einsatzplanung basiert grundsätzlich auf einer realistischen Einschätzung der Personalsituation. Nicht selten gibt es in Unternehmen Mitarbeiter, die mehr Arbeit auf dem Tisch haben als sie bewältigen können. Im Gegenzug gibt es andere, die kaum ausgelastet sind und weniger zu tun haben als ihre Arbeitszeit erfordert. Hier ist es entscheidend Fehlplanungen zu erkennen, die langfristig durch ein sinnvolles Konzept einer Personaleinsatzplanung verbessert werden können.

Wichtig ist immer ein Höchstmaß an Flexibilität bei der Gestaltung. Krankheits- und Urlaubsfälle müssen ebenso berücksichtigt werden wie unterschiedliche Phasen bei Geschäftsaufträgen und Projekten. Eine gut strukturierte Planung ist in der Lage Mitarbeiter gezielt einzusetzen nach ihren Fähigkeiten und vor dem Hintergrund der tatsächlichen anfallenden Aufgaben. Hierbei helfen unter anderem flexible Arbeitszeitmodelle, die sich an die jeweiligen Schwankungen der Auftragslage anpassen.

Eine gute Planung berücksichtigt immer auch die Wünsche, Interessen und Bedürfnisse der Angestellten. Um diese erfassen zu können, sind regelmäßige Mitarbeiterbefragungen sinnvoll. Werden die Anliegen der Angestellten in die Personaleinsatzplanung integriert, so ist auch ein kurzfristiges Einspringen bei Engpässen und Ausfällen leichter umzusetzen. Bei allen Planungen sind jeweils die gesetzlichen Ruhe- und Pausenzeiten zu berücksichtigen.

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