Ab 01.01.2027 wird die elektronische Führung der Entgeltunterlagen für alle Arbeitgeber Pflicht (BVV).
Inhalt
Darum geht’s:
- Ab 01.01.2027 wird die elektronische Führung der Entgeltunterlagen für alle Arbeitgeber Pflicht (BVV).
- Es gibt keine Größenschwelle: Schon ab dem ersten Mitarbeiter greift die Regel.
- Bei Verstößen drohen Nachforderungen und Bußgelder von bis zu 50.000 Euro.
- Mit der passenden Checkliste wird aus der gesetzlichen Pflicht der Anlass für eine echte Digitalisierung.
Papierordner, lose PDFs auf dem Server, ein Aktenschrank im Büro: So verwaltest Du Deine Personalunterlagen vielleicht noch heute und das hat lange gut funktioniert. Zum 1. Januar 2027 ändert sich das für einen wichtigen Teil dieser Unterlagen grundlegend. Wer glaubt, das betrifft nur große Firmen mit eigener Personalabteilung, irrt sich: Die Pflicht zur digitalen Personalakte gilt ab dem ersten Mitarbeiter, ohne Ausnahme.
In diesem Artikel erfährst Du, was die BVV konkret verlangt, wen sie betrifft und wie Du Dich mit einer einfachen Checkliste rechtzeitig vorbereitest, auch als kleiner Betrieb ohne eigenes IT-Team. Du bekommst außerdem die passenden Gesetzestexte an die Hand, falls Du die Details selbst nachlesen möchtest.
Digitale Personalakte ab 2027: Was die BVV konkret verlangt
Die Beitragsverfahrensverordnung, kurz BVV, regelt, wie Du als Arbeitgeber die Unterlagen aufbewahren musst, die belegen, dass Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und abgeführt wurden. Diese Unterlagen heißen Entgeltunterlagen und sind ein fester Bestandteil jeder Personalakte. Die elektronische Führung ist bereits seit 2022 der gesetzliche Regelfall, ganz neu ist das Thema also nicht.
Neu ist, dass die letzte Ausnahme jetzt wegfällt. Bis zum 31. Dezember 2026 konntest Du Dich auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung noch von der elektronischen Führung befreien lassen. Diese Möglichkeit endet mit dem Jahreswechsel endgültig. Ab dem 1. Januar 2027 ist die elektronische und prüfungssichere Führung der Entgeltunterlagen für Dich als Arbeitgeber verbindlich vorgeschrieben, geregelt in § 8 BVV. Wer die Regelung heute schon kennt, kann den Übergang entspannt und ohne Zeitdruck gestalten.
Wen betrifft die Pflicht?
Die Regelung gilt ab dem ersten Mitarbeiter, den Du sozialversicherungspflichtig oder geringfügig beschäftigst. Es gibt keine Größenschwelle und kein Kleinbetriebs-Privileg. Auch wenn Du nur eine einzige Aushilfe oder einen Minijobber beschäftigst, bist Du betroffen. Genau das ist vielen kleinen Betrieben nicht bewusst, weil sie annehmen, solche Vorschriften gelten erst ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl.
Die Pflicht gilt außerdem nur in Deutschland, da sie auf deutschem Sozialversicherungsrecht (SGB IV) beruht. Für Betriebe in Österreich oder der Schweiz gelten eigene, andere Regeln, und EU-weit greift ohnehin nur die DSGVO. Wenn Du also ausschließlich in Deutschland Mitarbeiter beschäftigst, solltest Du Dich rechtzeitig mit dem Thema befassen, egal wie klein Dein Team ist.
Was zählt zu den Entgeltunterlagen, und was nicht?
Nicht jede Datei in Deiner Personalakte fällt unter die BVV, sondern nur ein klar umrissener Teil.
Dazu gehören zum Beispiel Nachweise zu Name, Geburtsdatum und Anschrift, Arbeitserlaubnisse und Aufenthaltstitel, die an die Krankenkassen übermittelten Meldedaten, die Niederschrift nach dem Nachweisgesetz, Feststellungsbescheide zur Versicherungspflicht sowie Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz.
Auch Nachweise zu Elternschaft und Kinderzahl für den Pflegeversicherungs-Beitragszuschlag zählen dazu.
Nicht unter die BVV fallen dagegen Bewerbungsunterlagen, Arbeitszeugnisse, Abmahnungen, Urlaubskonten oder Krankmeldungen. Diese Dokumente gehören zwar ebenfalls in die Personalakte, unterliegen aber nicht den strengen Formvorschriften der BVV. Das hilft Dir, den Aufwand realistisch einzuschätzen: Es geht um einen wichtigen, aber klar begrenzten Teil Deiner Unterlagen, nicht um Deine komplette Akte.
Was passiert, wenn Du nichts tust?
Die Deutsche Rentenversicherung prüft Betriebe regelmäßig im Rahmen der Betriebsprüfung. Dabei erwartet sie, dass Entgeltunterlagen schnell auffindbar, eindeutig der richtigen Person zugeordnet, lückenlos und unveränderbar sowie elektronisch und maschinell auswertbar vorliegen. Ein Ordner mit eingescannten PDFs auf dem Server reicht dafür in der Regel nicht aus, weil die Unveränderbarkeit und die lückenlose Protokollierung fehlen.
Fehlen Unterlagen oder sind sie unsortiert, drohen Verzögerungsgelder und Beitragsschätzungen zulasten Deines Betriebs. Nach § 111 SGB IV handelt ordnungswidrig, wer vorsätzlich oder leichtfertig gegen bestimmte sozialversicherungsrechtliche Pflichten verstößt, wie etwa Melde-, Auskunfts- oder Beitrags- und Nachweispflichten. Selbst ohne Beanstandung kostet Dich eine mühsame Zusammenstellung im Prüfungsfall viel Zeit und Nerven, die Du an anderer Stelle besser einsetzen kannst.
Checkliste: So bereitest Du Dich auch als kleines Unternehmen vor
Die gute Nachricht: Der Umstieg lässt sich in überschaubaren Schritten planen, auch ohne eigene IT-Abteilung. Wichtig ist nur, jetzt anzufangen und nicht erst kurz vor dem Stichtag. Diese Checkliste hilft Dir bei der Vorbereitung.
- Status quo prüfen: Wie führst Du Deine Entgeltunterlagen aktuell? Papier, Netzlaufwerk oder schon ein digitales System
- Befreiung checken: Nutzt Du derzeit eine Befreiung von der elektronischen Pflicht? Diese läuft zum 31.12.2026 automatisch aus.
- Entgeltunterlagen identifizieren: Welche Deiner Dokumente fallen tatsächlich unter die BVV, und welche gehören nur allgemein zur Personalakte?
- Anforderungen klären: Ein einfacher Ordner reicht nicht aus. Prüfe, ob Deine Lösung eindeutige Zuordnung, Unveränderbarkeit und eine lückenlose Protokollierung bietet.
- Zugriffsrechte regeln: Wer darf sensible Lohnunterlagen sehen? Ein Rollenkonzept nach dem Need-to-know-Prinzip schützt Deine Daten nach der DSGVO.
- Aufbewahrungsfristen festlegen: Definiere, wie lange Unterlagen aufbewahrt und wann sie kontrolliert gelöscht werden.
- Unterschriften prüfen: Für die meisten Unterlagen reicht ein eingescannter Nachweis. Für einige unterschriftsgebundene Dokumente kann aber das Original oder eine qualifizierte elektronische Signatur nötig sein, im Zweifel hilft hier eine fachkundige Beratung.
- Team einbinden: Nimm Deine Kollegen frühzeitig mit, statt sie kurz vor Jahresende unter Zeitdruck zu stellen.
- Rechtzeitig testen: Baue Deinen Neubestand schon vor dem Stichtag regelkonform auf. Eine rückwirkende Digitalisierung alter Unterlagen ist nicht gefordert, sinnvoll ist aber ein saubere Struktur ab sofort.
Vom Pflichtthema zur echten Digitalisierung
Gerade in kleinen, oft seit Jahren familiengeführten Betrieben hat sich Digitalisierung häufig als Thema für „irgendwann“ angefühlt. Viele Verantwortliche, die den Betrieb schon lange führen, haben sich bewusst gegen einen Systemwechsel entschieden, weil Papier bislang zuverlässig funktioniert hat. Der Stichtag nimmt Dir diese Entscheidung jetzt ab, und das darf auch als Erleichterung gesehen werden, nicht als Vorwurf an die bisherige Arbeitsweise. Aus einem „Ob“ wird ein „Wie“, und damit die Chance, einen überfälligen Schritt endlich anzugehen, statt ihn weiter aufzuschieben.
Ab dem 1. Januar 2027 ist die elektronische Führung Deiner Entgeltunterlagen für Dich als Arbeitgeber Pflicht, unabhängig von der Größe Deines Betriebs. Die Übergangsfrist mit Befreiungsmöglichkeit endet am 31. Dezember 2026, danach drohen bei Verstößen Nachforderungen und Bußgelder bis 50.000 Euro. Mit der Checkliste aus diesem Artikel kannst Du Schritt für Schritt prüfen, wo Du stehst und was noch zu tun ist.
Am einfachsten gelingt der Umstieg mit einem System, das Deine digitale Personalakte, Zeiterfassung und Dienstplanung an einem Ort zusammenführt. Schau Dir an, wie die digitale Personalakte von Papershift Dich dabei unterstützt, und leg noch vor dem Stichtag den Grundstein für eine prüfungssichere und aufgeräumte Personalverwaltung.
So unterstützt Dich die digitale Personalakte von Papershift konkret
Genau an diesen Anforderungen setzt die digitale Personalakte von Papershift an. Statt loser PDFs oder eines einzelnen Ordners bekommst Du ein System, das die gesetzlichen Vorgaben technisch abbildet:
Jede Entgeltunterlage ist eindeutig einer Person und einem Zeitraum zugeordnet, statt verstreut in Ordnern oder auf einem Netzlaufwerk zu liegen. Änderungen, Zugriffe und Löschungen werden lückenlos protokolliert, damit Du im Prüfungsfall genau nachvollziehen kannst, wer wann was gemacht hat. Ein Rollen- und Rechtekonzept nach dem Need-to-know-Prinzip regelt, wer sensible Lohnunterlagen überhaupt sehen darf.
Aufbewahrungsfristen und Löschregeln lassen sich hinterlegen, statt sie händisch im Blick behalten zu müssen.
Für die Betriebsprüfung kannst Du die passenden Unterlagen strukturiert bereitstellen, statt sie mühsam zusammenzusuchen.
Weil Personalakte, Zeiterfassung und Dienstplanung im selben System laufen, pflegst Du Deine Daten nur noch einmal statt in mehreren getrennten Tools.
FAQ
Was genau ändert sich zum 01.01.2027?
Ab diesem Datum musst Du als Arbeitgeber alle Entgeltunterlagen elektronisch und prüfungssicher führen. Die bisher mögliche Befreiung auf Antrag läuft zum 31.12.2026 aus, danach gibt es keine Ausnahme mehr.
Betrifft mich das auch als kleiner Betrieb?
Ja, und zwar ab dem allerersten Mitarbeiter. Es gibt keine Größenschwelle und kein Kleinbetriebs-Privileg, auch ein Betrieb mit nur einer Aushilfe ist betroffen.
Muss ich alte Unterlagen rückwirkend digitalisieren?
Nein. Eine rückwirkende Digitalisierung von Altbeständen ist nicht vorgeschrieben. Sinnvoll ist es trotzdem, Deinen Neubestand ab sofort digital und regelkonform aufzubauen.
Reicht es, meine PDFs einfach in einem Ordner auf dem Server abzulegen?
Nein, das ist der wichtigste Punkt. Das Gesetz verlangt mehr als digital vorhandene Dateien: eindeutige Zuordnung zur Person, Unveränderbarkeit, eine lückenlose Protokollierung von Änderungen und Zugriffen sowie eine maschinell auswertbare, prüfungssichere Bereitstellung.
Was passiert, wenn ich die Pflicht nicht einhalte?
Bei einer Betriebsprüfung drohen Verzögerungsgelder, Beitragsschätzungen zulasten Deines Betriebs und Nachforderungen mit Säumniszuschlägen. Nach § 111 SGB IV sind zudem Bußgelder von bis zu 50.000 Euro möglich.
