Augenzentrum Dr. Berret

Acht Standorte, unterschiedliche Anforderungen und viele bewegliche Teile

Im Praxisalltag des Augenzentrums Dr. Berret muss vieles gleichzeitig funktionieren, täglich dreht sich alles darum, Patienten bestmöglich zu versorgen. Hinter einem reibungslosen Praxisablauf steckt jedoch weit mehr als die medizinische Betreuung. An acht Standorten müssen Mitarbeitende, Sprechstunden, Abwesenheiten und Arbeitszeiten zuverlässig organisiert werden und das bei unterschiedlichen Anforderungen und individuellen Gegebenheiten vor Ort.

Allein am Standort Mosbach laufen mehrere Sprechstunden parallel,  von regulären Behandlungen bis hin zu speziellen Kindersprechstunden. Für jede Sprechstunde werden die passenden Mitarbeitenden, Qualifikationen und teilweise auch unterschiedliche Geräte benötigt.

Der Auslöser war die Zeitersparnis und dass man schneller reagieren kann, dass es nicht so viele Überschneidungen gibt oder vielleicht drei Mitarbeiter parallel im Urlaub sind.

Teamleitung Standort MosbachAugenzentrum Dr. Berret

Gleichzeitig müssen Urlaubsanträge bearbeitet, Arbeitszeiten erfasst und kurzfristige Änderungen im Praxisalltag berücksichtigt werden. Je größer ein Team wird, desto wichtiger werden transparente Prozesse und ein zuverlässiger Überblick.

Früher wurden Urlaubsanträge papierbasiert eingereicht und anschließend manuell in Excel-Tabellen übertragen. Auch die Arbeitszeiterfassung erfolgte über Tabellen, in die Mitarbeitende Beginn, Ende und Pausen selbst eintragen mussten. Viele Informationen waren auf verschiedene Dokumente verteilt und mussten manuell gepflegt werden.

Mit dem Wachstum der Praxis stieg auch der organisatorische Aufwand. Jede Änderung musste nachverfolgt und aktualisiert werden. Gleichzeitig wuchs das Risiko, dass Abwesenheiten übersehen oder Planungen unübersichtlich wurden.

Ich kann die Mitarbeiter individuell aufrufen, ich kann die Dienstpläne individuell aufrufen und was sehr gut ist, ist die Wochenübersicht.

Teamleitung Standort MosbachAugenzentrum Dr. Berret

Mehr Überblick statt mehr Verwaltungsaufwand

Heute werden Urlaubsanträge, Abwesenheiten und Arbeitszeiten digital über Papershift verwaltet. Bereits während der Planung ist sichtbar, welche Mitarbeitenden verfügbar sind und welche Abwesenheiten bereits eingetragen wurden. Dadurch lassen sich Überschneidungen vermeiden und Planungsfehler reduzieren.

Besonders wertvoll ist dabei die zentrale Übersicht. Dienstpläne, Verfügbarkeiten und Arbeitszeiten sind an einem Ort gebündelt und können jederzeit eingesehen werden. Statt verschiedene Listen und Tabellen abzugleichen, stehen alle relevanten Informationen direkt zur Verfügung.

Ich würde die Lösung auch anderen Praxen empfehlen, weil es bietet eine sehr gute Übersicht über das komplette Personal, über die Verfügbarkeit des Personals.

Teamleitung Standort MosbachAugenzentrum Dr. Berret

Auch bei kurzfristigen Änderungen sorgt die digitale Dokumentation für mehr Transparenz. Krankmeldungen und Anpassungen können schnell erfasst werden, ohne dass Informationen verloren gehen.

Mehr Zeit für die Praxis statt für Administration

Für das Augenzentrum Dr. Berret bedeutet die Digitalisierung vor allem eines: weniger manueller Verwaltungsaufwand. Viele Prozesse, die früher papierbasiert oder über Excel organisiert wurden, laufen heute deutlich strukturierter ab.

Eine einfache Bedienung ist immer sehr wichtig, weil wenn ich ja selbst nicht da bin, dann das einmal an meine Kollegin übergebe, die sich dann auch zurecht findet, wenn sie jetzt nicht jeden Tag mit Papershift arbeitet.

Teamleitung Standort MosbachAugenzentrum Dr. Berret

Die Verantwortlichen behalten jederzeit den Überblick über Verfügbarkeiten, Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Gleichzeitig wird sichtbar, ob Mitarbeitende ihre Sollstunden erfüllen oder Überstunden aufbauen.

So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: die Organisation eines reibungslosen Praxisalltags und die Betreuung der Patienten.
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