Verfasst von Birgit Hettler

Birgit ist Communications Manager bei Papershift und betreut die digitalen Kommunikations-Kanäle von Papershift. Sie sorgt dafür, dass Ihr mit aktuellen Neuigkeiten versorgt werdet, auf der Website, dem Blog und auf Social Media.

5 Möglichkeiten zur Zeiterfassung – welche passt zu Eurem Team?

Seit dem EUGH-Urteil vom 14.05.2019 ist das Thema Arbeitszeiterfassung in aller Munde. Dabei haben viele noch das Bild der historischen Stechuhr aus Zeiten der Industrialisierung oder die Vorstellung endloser Excel-Tabellen im Kopf, welches sich natürlich schlecht mit Arbeitsmodellen wie Gleitzeit oder Homeoffice vereinbaren lässt.

Seit dem 19 Jahrhundert hat sich jedoch – Digitalisierung sei Dank – einiges im Bereich der Arbeitszeiterfassung getan. Wir stellen Euch 5 Möglichkeiten zur Zeiterfassung mit Papershift Produkten vor – flexibel, sicher, transparent und ganz ohne Stundenzettel! 😉

Zeiterfassung automatisch via Dienstplan

Schematische Darstellung der Automatischen Zeiterfassung per Dienstplan

Die Arbeitszeiterfassung via Dienstplan füllt die Stundenkonten auf Basis des Dienstplans, den ihr in Papershift erstellt habt. Für jede Schicht, in der ein Mitarbeiter eingeteilt ist, erstellt das System automatisch eine Plan-Zeiterfassung und verrechnet diese mit dem Stundenkonto des Mitarbeiters. Sobald diese „Plan-Zeit“ in der Vergangenheit liegt, wird sie dann als „Ist-Zeit“ verrechnet, inkl. der von Euch eingestellten automatischen Pausen.

Zwar können die vom System erstellten Zeiterfassungen noch nachträglich angepasst werden, trotzdem ist die Zeiterfassung über den Dienstplan eher starr und unflexibel. Sie dient als reine Grundform, wenn Zeiterfassungen im System auftauchen sollen. Wenn Ihr Arbeitszeiten flexibel und präzise aufzeichnen möchtet, solltet Ihr eine der folgenden Lösungen nutzen.

Zeiterfassung via Browser-Stempeluhr

Schematische Darstellung der Zeiterfassung per Browser-Stempeluhr in Papershift

Bereits das Papershift Startup-Paket enthält eine kostenlose Browser-Stempeluhr. Mit dieser könnt Ihr Euch einfach per Klick ein-, aus- und in die Pause stempeln. Natürlich könnt Ihr Arbeitszeiten auch im Nachhinein eintragen oder Zeiterfassungen ändern, falls mal was daneben geht.

Die Vorteile der Browser-Stempeluhr sind eine sekundengenaue Zeiterfassung und eine direkte Synchronisation mit der Papershift Cloud (da direkt im Browser gestempelt wird). Dadurch reduziert Ihr den Verwaltungsaufwand in Eurem Unternehmen erheblich. Problematisch wird es jedoch, wenn ein Mitarbeiter über diese Methode Zeiterfassungen erstellt, jedoch keine Internetverbindung hat: Kein Internet, keine Zeiterfassung. Demnach eignet sich diese Lösung eher für Unternehmen mit Desktop-Arbeitsplätzen.

Wenn Ihr lieber mobile Endgeräte einsetzt oder einfach viel unterwegs seid, könnt Ihr stattdessen die Papershift Stempeluhr-App nutzen.

Die Stempeluhr-App für Teams: Zeiterfassung via stationärem Terminal

Schematische Darstellung der Zeiterfassung per stationärem Terminal mit der Papershift Station App

Die Papershift Stempeluhr-App für Teams dient als zentrales Zeiterfassungsterminal vor Ort. Mitarbeiter stempeln über ein zentrales Tablet (oder ein anderes mobiles Endgerät mit iOS- oder Android-Betriebssystem) ihre Arbeitszeiten und Pausen mit der Papershift Stempeluhr-App. Zusätzlich kann eine Verifizierung via Unterschrift oder PIN vorgegeben werden, um sicherzustellen, dass tatsächlich der Mitarbeiter selbst stempelt.

Unser Kunde mymuesli setzt beispielsweise an all seinen mehr als 50 Standorten, iPads mit der Papershift Stempeluhr-App als Zeiterfassungsterminal ein. Janina Oliveira, Regional Manager bei mymuesli, hat uns im Interview von ihren Erfahrungen mit der Papershift Stempeluhr-App erzählt:

Mit der Papershift Stempeluhr-App, habt Ihr die Zeiterfassung fest im Griff: Ihr könnt Stempelregeln definieren, die in Eurem Betrieb gelten sollen und die Zeiterfassungssoftware kümmert sich automatisch darum, dass Eure Mitarbeiter nicht vergessen zu stempeln (und falls es doch passiert, stempelt die App sie automatisch aus).

Die erfassten Arbeitszeiten werden automatisch mit der Papershift Cloud synchronisiert und können in Echtzeit ausgewertet werden. Auf diese Weise erfahrt Ihr die genauen Arbeitszeiten Eurer Mitarbeiter und könnt beispielsweise die Abrechnung automatisch vorbereiten und an Euer Lohnbüro weiterleiten.

Das Besondere bei der Stempeluhr-App: Ist keine Internetverbindung vorhanden, werden Zeiterfassungen trotzdem weitergeführt und können auch am Gerät beendet werden. Nur bei der Synchronisation mit Papershift muss eine Internetverbindung vorhanden sein. Prinzipiell gilt jedoch: Zeiterfassungen sind lokal auch ohne direkte Übertragung gespeichert – Zeiterfassungen können also nicht verloren gehen. Somit stellt die stationäre Stempeluhr die zentralste und sicherste Lösung dar, Arbeitszeiten zu erfassen.

Die Stempeluhr-App für Mitarbeiter: Zeiterfassung im Single User Mode

Schematische Darstellung der Zeiterfassung per Papershift Stempeluhr App

Wie bereits erklärt, wird mit der Papershift Stempeluhr-App jedes mobile Endgerät – mit iOS und Android – zu einer mobilen Stempeluhr.

Neben dem Organisation Mode, mit dem die stationäre Zeiterfassung via Tablet für mehrere Mitarbeiter umgesetzt wird, gibt es noch einen zweiten Modus der App: den Single User Mode.

Wie der Name schon sagt, ist der Single User Mode für die Zeiterfassung von genau einem Nutzer/Mitarbeiter gedacht. Deshalb eignet sich dieser App-Modus beispielsweise für Freelancer, Mitarbeiter im Außendienst und andere Fälle, in denen ein Mitarbeiter das stationäre Zeiterfassungssystem nicht nutzen kann. Ansonsten ist die Stempeluhr-App für Single User funktionsgleich mit der App für Teams.

Zeiterfassung über die Papershift API

Screenshot eines Slack Chats, mit einer Papershift Integration für ZeiterfassungenBeispiel einer Papershift Integration in Form eines Bots, mit dem sich Zeiterfassungen über den Instant Messenger Slack erstellen lassen (work in progress)

Ihr habt bereits ein bestehendes Zeiterfassungssystem, wollt Papershift aber trotzdem nutzen? Zusätzlich zu unserer Web App bieten wir Euch eine Programmierschnittstelle an, mit der Ihr Papershift in Eure eigenen Systeme integrieren könnt. Alle Informationen über die Papershift API sowie Dokumentationen zu bestehenden Integrationen findet Ihr in unserem Papershift Developer Hub.

Fazit

Für viele unserer Kunden ist die Stempeluhr-App die beliebteste Lösung zur Arbeitszeiterfassung. Die Vorteile dieser Methode haben wir für Euch noch einmal in einem separaten Artikel zusammengefasst.

Auf welche Art und Weise die Arbeitszeiterfassung erfolgen soll, muss aber letzten Endes jedes Team für sich selbst abwägen. Gerne beraten wir Euch bei dieser Entscheidung, z. B. im Rahmen einer kostenlosen online Demo, die wir auf Euren individuellen Fall anpassen.

Oder Ihr testet die komplette Papershift Cloud mit allen Funktionalitäten 14 Tage kostenlos und unverbindlich. Wie so oft gilt auch in diesem Fall: Ausprobieren!