Digitales Dokumentenmanagement
Ihre HR-Dokumente sicher & intelligent an einem Ort verwaltet
Zentrale Ablage statt Daten-Chaos
Alle Unterlagen pro Mitarbeiter an einem Ort – strukturiert, durchsuchbar & jederzeit verfügbar.
Klar definierte Zugriffsrechte
Legen Sie fest, wer Dokumente hochladen, einsehen oder bearbeiten darf – für maximale Datensicherheit.
Weniger Nachfragen dank integrierter KI
HR-relevante Fragen wie „Was tun bei Krankmeldung?“ beantwortet der Chat auf Basis Ihrer Unternehmensrichtlinien.
Digitale Ordnung trifft intelligente Antworten – Entdecken Sie das Dokumentenmanagement von Pulse
Ob Arbeitsverträge, Schulungsnachweise oder Mitarbeiterbeurteilungen: Mit dem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) von Papershift Pulse verwalten Sie alle Unterlagen strukturiert, zentral und datenschutzkonform – ohne manuelle Ablage oder Suchaufwand. Zugriffe und Dokumentenstatus bleiben dabei jederzeit übersichtlich und nachvollziehbar.
Zusätzlich unterstützt Sie eine firmeneigene, KI-gestützte Wissensdatenbank: Mitarbeitende erhalten Antworten auf interne Fragen direkt im Chat – basierend auf Ihren Richtlinien, nicht auf öffentlichen Quellen. Das entlastet HR und sorgt für konsistente Informationen im gesamten Unternehmen.
Überblick behalten über Dokumente und Fristen
Im digitalen DMS von Pulse sehen Sie auf einen Blick, welche Unterlagen vollständig sind – und wo etwas fehlt. Statt manuell nachzufassen, behalten Sie über den Dokumentenstatus den Überblick und können gezielt Erinnerungen versenden. So bleibt nichts liegen und Ihre HR-Prozesse laufen verlässlich.
Verträge in 2 Minuten erstellen
Mit Pulse erstellen Sie Verträge entweder direkt aus Ihrer Vorlage oder bequem über den Chatbot. Danach diese einfach zur digitalen Unterschrift versenden – ganz ohne Word-Dateien und E-Mail-Ketten. Der fertige Vertrag wird automatisch im richtigen Profil abgelegt. So sparen Sie Zeit und minimieren Fehlerquellen.
Nie wieder 50 mal dasselbe antworten
Dank integrierter KI können Sie Ihre firmeninternen Dokumente – z. B. Policies aus Notion oder PDF-Richtlinien – hochladen. Der intelligente HR-Chat beantwortet dann Fragen wie „Was muss ich vor meinem Urlaub beachten?“ oder „Wo finde ich meine Lohnabrechnung?“ auf Basis Ihrer Inhalte – rund um die Uhr.
Sicher geregelte Zugriffsverwaltung
Mit dem Rollen- und Rechtekonzept legen Sie genau fest, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Ob Teamleitung, HR oder Mitarbeitende – die Sichtbarkeit ist klar geregelt und jederzeit nachvollziehbar. Auch der Status von Freigaben, Downloads oder Unterschriften ist transparent.
Digitale vs. analoge/dezentrale Dokumentenverwaltung
Wir kennen die Herausforderungen Ihres HR-Alltags …
| Dokumente werden in physischen Ordnern, auf lokalen Servern oder per E-Mail abgelegt. | |
| Zugriffsrechte lassen sich nur schwer kontrollieren – oft wissen Mitarbeitende nicht, wer auf was zugreifen darf. | |
| Die Dokumentensuche kostet wertvolle Zeit und ist fehleranfällig. | |
| Fristen und fehlende Nachweise müssen analog manuell überwacht werden – was zu Verzögerungen oder Lücken führen kann. | |
| Die Sicherheit hängt vom jeweiligen Ablageort und physischen Zutritt ab. |
… und bieten eine einfache & schnelle Lösung.
| Alle Unterlagen sind zentral im digitalen Mitarbeiterprofil gespeichert – strukturiert, sicher und jederzeit verfügbar. | |
| Berechtigungen klar definierbar – nach Rolle, Abteilung oder individuell | |
| Sie finden das richtige Dokument mit wenigen Klicks – schnell und zuverlässig. | |
| Sie sehen auf einen Blick, welche Dokumente noch fehlen und können gezielt Erinnerungen versenden. | |
| Alle Daten sind DSGVO-konform, verschlüsselt und revisionssicher dokumentiert. |
FAQ
Die häufigsten Fragen zum digitalen DMS
Wie sicher sind die Dokumente im Pulse DMS?
Alle Daten werden DSGVO-konform gespeichert – verschlüsselt in zertifizierten Rechenzentren. Zugriffsrechte sind klar definierbar, und jede Aktion wird dokumentiert.
Wer kann auf sensible Dokumente wie Krankmeldungen oder Verträge zugreifen?
Sie entscheiden: Über Rollen und Rechte lässt sich exakt steuern, wer Dokumente einsehen, hochladen oder freigeben darf.
Kann ich bestehende Dokumente in das System übernehmen?
Ja. Sie können bestehende Dateien (PDF, JPG, DOCX etc.) direkt in die digitale Personalakte der jeweiligen Mitarbeitenden hochladen.
Wie funktioniert die KI-basierte Wissensdatenbank?
Sie laden Ihre internen Richtlinien, Dokumente oder Notion-Inhalte hoch – der integrierte HR-Chat beantwortet daraus Fragen Ihrer Mitarbeitenden, z. B. zu Urlaubsregelungen, Krankheit oder Onboarding.
Wir sind für Sie da!
Sind noch Fragen offen? Unser Team berät Sie gern persönlich zum Thema Dokumentenmanagement mit Pulse.
- Tim
Business Development Manager
- Lukas
Customer Success
Sie erreichen uns jederzeit unter der +49 721 50 95 79 39.