Digitale Personalakte:
Mitarbeiterdaten jederzeit verfügbar
Mit der digitalen Personalakte von Papershift behalten HR Manager und Personaler Überblick über alle Mitarbeiter–
daten. Verträge, Dokumente und Personalinformationen liegen zentral an einem Ort. Die Verwaltung erfolgt DSGVO-konform und dank Schnittstellen wie DATEV stehen Ihnen abrechnungsrelevante Daten jederzeit zur Verfügung.
Digitale HR Organisation statt chaotischer Verwaltung
Eine moderne HR Verwaltung braucht transparente Strukturen und jederzeit verfügbaren Zugriff auf wichtige Personaldaten. Die digitale Personalakte unterstützt Unternehmen dabei, Prozesse effizient und sicher abzubilden.
Zentraler Zugriff statt Zettelwirtschaft
Alle Mitarbeiterinformationen sind digital gebündelt und sofort verfügbar. Verträge und Dokumente lassen sich ohne langes Suchen öffnen und bearbeiten.
Volle Kontrolle durch klare Zugriffsrechte
Sie legen genau fest, wer welche Daten sehen oder bearbeiten darf. Rollenbasierte Rechte geben HR, Führungskräften und Mitarbeitern den passenden Zugriff.
Rechtssicher & datenschutzkonform
Sie erfüllen alle Anforderungen der DSGVO. Sichere Speicherung, Protokollierung und klare Prozesse machen Ihr Personalwesen rechtssicher.
Mitarbeiterdaten und Personalakte digital verwalten – mit der HR Lösung von Papershift
In der täglichen Personalarbeit entstehen zahlreiche Dokumente wie Verträge, Nachweise oder personalrelevante Unterlagen. Ohne zentrale Struktur verlieren HR Teams schnell den Überblick.
Mit der digitalen Personalakte von Papershift verwalten Sie alle Mitarbeiterdaten sicher und strukturiert. Unternehmen profitieren von klaren Zugriffsrechten, automatischen Aufbewahrungsfristen und einer höheren Datenqualität. So wird das Dokumentenmanagement im Personalwesen deutlich effizienter und transparenter.
Mitarbeiterstammdaten und Personalakte digital im Blick
Verwalten Sie relevante Mitarbeiterstammdaten zentral und digital. Persönliche Informationen, Beschäftigungsdaten und Rollen lassen sich strukturiert pflegen und einsehen.
Bei Bedarf können abrechnungsrelevante Informationen über die DATEV Schnittstelle übertragen werden, damit Daten im HR und Rechnungswesen konsistent bleiben.
So entfallen doppelte Datensätze und die Datenqualität verbessert sich nachhaltig.
HR Dokumente und Personalakte per Drag and Drop verwalten
Legen Sie Unterlagen wie Zertifikate, Schulungsnachweise oder Bescheinigungen direkt in der digitalen Personalakte ab. Der Drag and Drop Upload speichert Dokumente sicher, ordnet sie automatisch zu und archiviert sie revisionssicher.
Es entsteht ein übersichtliches Dokumentenmanagement, bei dem HR Teams jederzeit schnellen Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen haben.
Verträge digital gestalten
Mit dem digitalen Vertragsmanagement in Papershift erstellen Sie Arbeitsverträge oder Vereinbarungen direkt aus Vorlagen und versenden Sie diese digital zur Unterschrift. Alle Dokumente und Vertragsdaten werden automatisch in der digitalen Personalakte gespeichert und stehen immer zur Verfügung.
DATEV Lohnauswertungen anküpfen
Mit der DATEV-Anbindung werden Lohnauswertungen aus Ihren DATEV-Lohnsystemen automatisch in Papershift bereitgestellt. Die PDF Auswertungen werden sicher aus dem DATEV Rechenzentrum abgerufen und direkt den jeweiligen Mitarbeitern in der digitalen Personalakte zugeordnet. HR Teams sehen sofort, wenn neue Auswertungen vorliegen und übernehmen sie ohne manuelle Uploads. So stehen auch abrechnungsrelevanten Unterlagen zentral, aktuell und sicher zur Verfügung.
Der Vergleich:
Digitale Personalakte vs. analoges Papierchaos
Eine digitale Personalakte ermöglicht HR Teams eine deutlich effizientere Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Dokumenten. Alles ist zentral strukturiert, jederzeit verfügbar und klar nachvollziehbar. Analoge Papierakten erzeugen dagegen hohen manuellen Aufwand, Medienbrüche und fehlende Transparenz. Der folgende Vergleich zeigt die wichtigsten Unterschiede im täglichen HR Alltag.
Digitale Personalakte im HR Alltag
| Jederzeit ortsunabhängig verfügbar. | |
| Klare Zugriffsrechte und sichere Cloud Speicherung. | |
| Einheitliche Zuordnung aller Dokumente pro Mitarbeiter. | |
| Aktuelle Unterlagen mit nachvollziehbarer Historie. | |
| Komplett digital und platzsparend, ohne Papierakten. |
Papierbasierte Personalakten im Vergleich
| Zugriff nur vor Ort und wenig flexibel. | |
| Unklare Einsichtsrechte ohne sichere Nachverfolgung. | |
| Uneinheitliche Ablagesysteme ohne Struktur. | |
| Verwechslungsgefahr bei Versionen und fehlende Historie. | |
| Hoher Platzbedarf durch Ordner und Aktenschränke. |
Das sagen Nutzer über Papershift
Wir sind zwar noch neu bei Papershift aber die Einarbeitung und der Support klappen super. Das Programm selbst hat mich schon richtig überzeugt.
Thomas (Google Rezension)Super Software und super Unterstützung bei der Einrichtung. Kann nur Weiterempfehlen.
Bereit für die digitale Personalakte?
Termin vereinbaren und Papershift sofort testen!
Die häufigsten Fragen zur digitalen Personalakte
Ist die digitale Personalakte DSGVO-konform?
Ja. Papershift erfüllt alle Anforderungen der DSGVO. Zugriffe werden dokumentiert, Berechtigungen lassen sich individuell festlegen und sensible Daten werden verschlüsselt in deutschen Rechenzentren gespeichert.
Sind unsere Daten in der Cloud sicher?
Ja. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Zusätzlich sorgen ein Zugriffsschutz, tägliche Backups und Hosting in zertifizierten Rechenzentren für höchste Sicherheit.
Wer kann auf welche Dokumente zugreifen?
Sie entscheiden selbst, wer welche Informationen sehen darf. HR, Führungskräfte oder Mitarbeiter erhalten nur die Zugriffe, die sie benötigen. Rechte lassen sich flexibel und datenschutzkonform verwalten.
Was gehört in eine digitale Personalakte?
Alle Dokumente und Informationen, die für das Personalwesen wichtig sind. Dazu zählen Arbeitsverträge, Schulungsnachweise, Bescheinigungen, Stammdaten, Abmahnungen, Lohnunterlagen und interne HR Dokumente.
Kann man Verträge digital erstellen und unterschreiben?
Ja. Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen lassen sich direkt aus Vorlagen erstellen, digital versenden und unterschreiben. Die fertigen Dokumente werden automatisch in der Personalakte gespeichert.
Wie funktioniert der Upload von Dokumenten?
Dokumente können einfach per Drag and Drop hochgeladen werden. Papershift ordnet sie automatisch dem richtigen Mitarbeiter zu und speichert sie revisionssicher ab.
Können Mitarbeiter auf ihre Dokumente zugreifen?
Mitarbeiter können Dokumente einsehen, herunterladen oder in bestimmten Fällen selbst Unterlagen bereitstellen, zum Beispiel Bescheinigungen, wenn Sie den Zugriff freigeben.
Wie unterstützt die digitale Personalakte den HR Alltag?
Sie bündelt alle Daten an einem Ort, reduziert manuelle Ablagen, vermeidet doppelte Datensätze, erleichtert die Zusammenarbeit und sorgt für klare Strukturen im täglichen HR Management.
Wie funktioniert die DATEV Anbindung?
Papershift kann Lohnauswertungen über die DATEV Schnittstelle automatisch abrufen und den jeweiligen Mitarbeiter in der Personalakte zuordnen. Die Auswertungen werden sicher übertragen und liegen als PDF im System bereit.
Wie läuft der Umstieg von Papierakten auf digitale Akten ab?
Bestehende Unterlagen können gescannt und per Drag and Drop hochgeladen werden. Unser Team unterstützt Sie beim strukturierten Import und bei der Einrichtung von Rollen, Berechtigungen und Dokumentenkategorien.
Wie lange werden Daten und Dokumente gespeichert?
Sie bestimmen die Aufbewahrungsfristen. Papershift unterstützt automatische Fristen und erinnert an Löschzeitpunkte, damit HR Prozesse rechtssicher bleiben.
Welche Kosten entstehen für die digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist Bestandteil von Papershift. Die genauen Preise hängen vom gewünschten Paket und der Anzahl der Nutzenden ab. Gerne beraten wir Sie persönlich.
Wir sind für Sie da!
Sind noch Fragen offen? Unser Team berät Sie gern persönlich zum Thema digitale Personalakte und Dokumentenmanagement.
- Lukas
Customer Success
