¿Cómo hacer una nómina?

Si bien el cálculo de la nómina es uno de los procesos más comunes en toda empresa, su complejidad puede ser subestimada por muchos, llevando a cometer errores graves que pueden prevenirse fácilmente.
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¿Cómo hacer una nómina de un trabajador dado de baja?

La nómina es un documento clave para la empresa y el trabajador y elaborarla de forma correcta es fundamental para el funcionamiento de la entidad. Los errores en la nómina tienen consecuencias muy negativas tanto para la empresa como para la confianza del trabajador.

En este artículo abordaremos cómo se debe realizar este documento y, sobre todo, qué pasos hay que seguir si el trabajador está de baja y cómo afecta esta situación al cálculo de las nóminas.

¿Qué es la nómina?

La nómina es el documento en el queda reflejada la relación entre el trabajador y la empresa a través del pago de un sueldo por los servicios prestados. Recoge también las aportaciones de cada trabajador a la Seguridad Social y la retención que se realiza del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

Cómo hacer una nómina

Dentro de la nómina se pueden distinguir cuatro grandes apartados y en cada uno de ellos analizaremos cómo se deben completar.

Encabezado de la nómina

La parte superior de la nómina está destinada a recoger los datos de la empresa y del trabajador. Por lo que respecta a la empresa, debe constar el nombre, el domicilio fiscal, el CIF y el código de cuenta de cotización. Este código es el que asigna la Seguridad Social a cada empresario.

En lo que se refiere al trabajador, debe estar presente su nombre completo, DNI, número de afiliación a la Seguridad Social, categoría o grupo profesional, grupo de cotización, fecha de antigüedad y código de contrato.

La nómina abona el salario correspondiente a un determinado periodo de tiempo por lo que el encabezado debe incluir el periodo de liquidación al que corresponde el documento, con la fecha de inicio, la de finalización y el número de días trabajados.

Devengos

El resultado de la suma de los devengos es el salario bruto que el trabajador ha generado durante el periodo de tiempo trabajado. Suele aparecer en la nómina con el epígrafe “Total devengado”. A los devengos habrá que restar después las deducciones para obtener el sueldo neto que realmente cobrará el empleado.

Los devengos se pueden dividir en dos:

-Percepciones salariales

Las percepciones salariales hacen referencia al salario que percibe el empleado por su trabajo. Normalmente, suele ser una cantidad de dinero, pero también puede ser en especies. Además, del salario, aquí se incluyen también los pluses que puedan existir.

De esta forma, dentro de las percepciones salariales, en las nóminas se distingue entre:

  • Salario base

Es la cantidad que recibe el trabajador por su labor. No puede ser inferior a lo que establezca el convenio colectivo o el contrato, pero sí superior si así lo decide la entidad.

  • Complementos salariales

Suele establecerlos también el convenio y aquí entran aspectos como la antigüedad o la nocturnidad por los que se perciben estos complementos. También se encuadran aquí los objetivos por ventas.

  • Pagas y horas extraordinarias

Si se han realizado horas extra deben estar contempladas en la nómina. También deben constar las pagas extraordinarias.

  • Salario en especie

Si existe un pago en especie también deben estar contemplado en la nómina y no debe superar el 30% del salario bruto.

-Percepciones no salariales

En las percepciones no salariales se incluyen las indemnizaciones, las prestaciones de la Seguridad Social, despidos y también compensaciones como los pluses de transporte o de kilometraje.

Deducciones a la Seguridad Social y otros

Las deducciones son las cantidades que se restan de los devengos. Es la empresa la que recoge una parte de lo que el trabajador percibe y lo traslada a la Seguridad Social. Una vez aplicadas las deducciones queda el sueldo neto que percibirá finalmente el empleado. Hay varias deducciones que hay que tener en cuenta:

  • Cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social

Aquí se incluyen las contingencias comunes, la cotización por desempleo, por formación profesional y otras. Para determinar las cotizaciones hay que calcular las bases de cotización como explicaremos más adelante y aplicarles un porcentaje que es de 4,70% para las contingencias comunes; 1,55% para los contratos indefinidos y 1,60% para los de duración determinada para las cotizaciones por desempleo y 0,10% para la formación.

  • Retenciones del IRPF

Se calculan en función de los ingresos del trabajador y su situación personal. El cálculo es complicado y merece la pena utilizar la calculadora que Hacienda pone a disposición de los empresarios para acertar con la retención que debe practicarse.

  • Anticipos

Si se ha adelantado dinero de su salario al empleado debe quedar también registrado en las deducciones. También habría que incluir aquí si ha habido un préstamo por parte de la empresa y situaciones similares.

  • Valor de los pagos en especie

Además de incluirse en los devengos, el valor de los pagos en especie ha de incorporarse en las deducciones.

El total de estas deducciones marcan lo que se restará del salario bruto. El resultado de esta resta será el “Líquido a percibir”, lo que finalmente recibirá el trabajador.

Pie de nómina

La parte inferior es el último elemento de la nómina y en él constan diferentes aspectos como las bases de cotización que se utilizan para determinar las aportaciones a la Seguridad Social de la sección de deducciones:

  • Base de cotización por contingencias comunes

Se trata de las aportaciones que realiza el trabajador para hacer frente a situaciones como la baja por enfermedad común, el permiso por tener hijos o la baja por un accidente no laboral. Para calcularla hay que sumar todos los devengos mensuales, es decir el salario base junto con los complementos salariales y sin las horas extraordinarias, con la prorrata de las pagas extraordinarias, estén o no prorrateadas.

A partir de esta base se aplican los porcentajes para las cotizaciones.

  • Base de cotización por contingencias profesionales

En este caso es la empresa la que lleva a cabo las cotizaciones para hacer frente a situaciones como accidentes laborales o enfermedades profesionales.

También se incluye aquí la cotización para la formación profesional y el Fondo de Garantía Salarial que asegura los sueldos que no son abonados por las empresas. Se puede reflejar separada o de forma conjunta con la base de cotización por horas extraordinarias.

  • Base de Cotización por horas extraordinarias

Está formada por la suma de los devengos por horas extra.

  • Base para las retenciones del IRPF

Del total devengado hay que restar las cantidades que no tienen IRPF para conseguir las bases para la retención.

Todas las nóminas tienen que estar selladas por la empresa y firmadas por el empleado.

Cómo hacer una nómina de un empleado que está de baja

Para calcular la nómina de un trabajador que está de baja por enfermedad o accidente no laboral hay que tener en cuenta, en primer lugar, que cumple con los requisitos necesarios para recibir la prestación por incapacidad temporal.

Para poder recibir la prestación es necesario estar dado de alta en la Seguridad Social y si la baja es por enfermedad, tener cotizados 180 días en los 5 años anteriores. Si la incapacidad temporal es por accidente no es necesario un periodo previo de cotización.

Cálculo de la prestación

Para determinar el subsidio por incapacidad temporal es necesario saber la base reguladora diaria. Se calcula dividiendo la base de cotización del mes anterior por el número de días a los que se refiere la cotización.

El convenio colectivo puede establecer pautas para mejorar la baja por enfermedad no laboral, pero si el convenio no dice nada, la norma general marca para el cálculo de la prestación cuatro tramos:

  • Los tres primeros días no tienen subsidio y corren a cargo del trabajador
  • Del cuarto al décimo quinto, el subsidio es del 60% de la base reguladora y se hace cargo la empresa
  • Del décimo sexto al vigésimo día, el subsidio es del 60% y lo asume la mutua.
  • A partir del vigésimo primer día, la prestación sube al 75% y sigue siendo a cargo de la mutua.

En el caso de baja por enfermedad o accidente laboral, la prestación corre a cargo de la empresa desde el primer día y supone el 75% de la base reguladora siendo la mutua la que se hace cargo a partir de segundo día.

Es la empresa la que se hace responsable del pago al trabajador de la cantidad que le corresponde que, posteriormente, le es de devuelta por la Seguridad Social. Solo en algunos casos muy concretos puede la empresa delegar el pago en la Seguridad Social.

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Covid-19

Las bajas por Covid-19 son bajas por contingencias comunes, pero se pagan como contingencias profesionales, es decir, con un 75% de la base reguladora, por la especial protección que tienen en este caso los empleados.

Trabajadores a tiempo parcial

En este caso, la base reguladora diaria ha de calcularse sumando las bases de cotización de los tres meses anteriores a la baja y dividiéndolo por los días trabajados.

Nómina

Al ser la la empresa la que tiene que hacer frente al pago de la nómina del empleado de baja, teniendo en cuenta las especificaciones a la hora de calcular el pago del líquido a percibir, el contenido de la nómina en sí no varía mucho con respecto a las nóminas generales que hemos visto más arriba.

El apoyo de un buen software

Como hemos podido ver, el salario de los empleados puede variar mucho dependiendo de la situación en la que se encuentren y de lo que suceda durante el mes trabajado y es necesario adaptar los pagos en la nómina para dar respuesta a cada situación.

Una nómina mal hecha puede provocar pérdidas en las empresas y ser también muy dañina para los empleados. Por eso es importante automatizar esta tarea con un software de gestión de nóminas que permita adecuar cada mes la nómina con rapidez y facilidad como el de Papershift.

Esta herramienta asegura un mayor control de las nóminas, las cotizaciones y los salarios y permite integrarse también con los programas de gestión de cuadrantes de trabajo y vacaciones para mejorar la gestión integral de la entidad. Permiten ahorrar tiempo y costes y agilizar el funcionamiento de la empresa.

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Escrito porDaniela

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