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Claves para calcular paso a paso la nómina de cada trabajador
La nómina es el documento más esperado por el trabajador y su elaboración y cálculo es uno de los pilares de cualquier empresa que hay que cuidar especialmente. A pesar de su importancia, tanto para la empresa como para el empleado, calcular la nómina correctamente puede convertirse en un verdadero quebradero de cabeza.
Una nómina bien hecha ofrece seguridad al empleado y garantiza el cumplimiento de las cotizaciones con la Seguridad Social y de las retenciones del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF).
Suele verse la nómina desde el punto de vista del trabajador, pero es también un elemento clave para la contabilidad interna y el control de gastos de la empresa.
¿Qué es una nómina?
La nómina es el documento que establece la retribución que debe percibir un empleado de una empresa por el trabajo que realiza.
La nómina no solo incluye el sueldo neto que percibe el trabajador sino también las bases que se aportan a la Seguridad Social para, por ejemplo, la jubilación o las retenciones del impuesto sobre la renta. En definitiva, el documento en su conjunto desgrana el sueldo bruto del trabajador.
La nómina suele ser mensual, pero puede ser también quincenal, semanal o diaria, según se estipule el cobro del sueldo.
Referencia legal
Hay que tener en cuenta que se trata de un documento de validez legal y de referencia en cualquier proceso administrativo o judicial. Es muy importante, por ejemplo, en los procesos de extinción de contrato o despido. Hay que prestarle una especial atención y cuidar que cumpla con todos los estándares que marca la ley.
Diferencia entre sueldo neto y salario bruto
Dentro de la nómina se puede encontrar tanto el sueldo neto como salario bruto del trabajador. El sueldo neto es la cantidad de dinero que percibe directamente el trabajador una vez se han llevado a cabo las deducciones en su nómina.
El salario bruto es el total de la suma del salario neto y las deducciones como las retenciones del IRPF o las cotizaciones a la Seguridad Social. Es decir, el salario bruto es el conjunto de la nómina antes de aplicar las deducciones.
Datos básicos que no pueden faltar en la nómina de un empleado
Hay un modelo de nómina publicado por el BOE en la Orden ESS/2098 de 2014 que establece los apartados que debe tener y cómo distribuirlos. Aunque éste es el modelo oficial y el de referencia en el régimen general se pueden crear variantes a través de convenios siempre que incluyan los datos preceptivos.
Tanto en esta plantilla como en la mayoría de nóminas, la zona superior queda dividida en dos. En la parte izquierda se suelen situar los datos de la empresa: nombre, domicilio, CIF y código de cuenta de cotización.
En la parte superior derecha se especifican los datos del trabajador: Nombre, NIF, número de la Seguridad Social, antigüedad, categoría y grupo de cotización y código de contrato. La categoría hace referencia al puesto que ocupa el trabajador, no a los estudios que pueda poseer.
Debe incluir también el periodo de liquidación, es decir, el espacio temporal en el que se ha trabajado con el día de inicio, el de conclusión y los días transcurridos.
Los devengos, clave para calcular nomina y sueldo
Los devengos son los conceptos salariales que el empleado ha generado con su sueldo. La suma de estos conceptos genera el salario bruto del trabajador, sin deducciones. Los devengos se dividen en dos categorías: percepciones salariales y percepciones no salariales.
Percepciones salariales
Cotizan en el régimen general de la Seguridad Social y en ellas se pueden encontrar estos datos:
- Salario base
El salario base es la cantidad de dinero que percibe el trabajador y viene determinado por el convenio colectivo o por el contrato firmado por el trabajador con la empresa. Si no hay una referencia, se debe tener en cuenta el salario mínimo interprofesional.
En cualquier caso, el salario base debe ceñirse siempre a los límites que marca el Estatuto de los Trabajadores
- Complementos salariales
Son pagos extraordinarios que recibe el trabajador con su sueldo y que también deben estar presentes en la nómina. Dentro de este apartado se encuadran los pluses por antigüedad, productividad o nocturnidad, por poner algunos ejemplos.
- Horas extraordinarias
Las horas extra que el trabajador ha realizado por encima de su horario también deben ser remuneradas y deben aparecer en la nómina como parte del sueldo. En el caso de que se compensen con días libres, no es necesario que aparezcan en la nómina.
Lo mismo sucede con las horas complementarias de los contratos a tiempo parcial. En el caso de que sean pagadas en el sueldo tendrán que reflejarse en la nómina y no es necesario si se devuelven con horas o días libres.
- Pagas extraordinarias
La forma de abonar las pagas extra depende de lo que establezca el convenio colectivo. La forma más habitual es a través de dos pagos, uno en Navidad y otro en verano, aunque las pagas extra también pueden estar prorrateadas en el sueldo mensual si lo establece el contrato o pueden abonarse en un pago único en un momento determinado del año.
- Gratificaciones en especie
No son muy comunes, pero pueden darse y deben quedar reflejadas en la nómina. Se trata del pago de parte del sueldo al trabajador a través de productos, servicios o derechos que ofrece la empresa. Dentro de esta categoría podría entrar, por ejemplo, la entrega de una vivienda o un vehículo.
En la nómina deben constar con su valor en dinero y estos pagos no pueden superar el 30% del salario bruto.
Percepciones no salariales
Estos pagos no tienen cotización a la Seguridad Social y se realizan para retribuir cualquier gasto del empleado por realizar su trabajo que no está contemplado en el convenio.
- Indemnizaciones
Pueden ser por costes personales o uso de bienes propios como el plus de transporte o las dietas. También entraría aquí la indemnización por despido que debe incluirse en la nómina del sueldo del último mes.
- Prestaciones de la Seguridad Social
Son cantidades que se pagan directamente a través de la Seguridad Social y que contribuyen a paliar situaciones de necesidad o que se deben percibir por una razón concreta. Cada prestación tiene unos requisitos concretos que el empleado debe cumplir para poder recibirla en su sueldo.
Algunos ejemplos son la prestación por nacimiento de un niño o la de riesgo durante el embarazo.
- Baja laboral
La incapacidad temporal por enfermedad o accidente laboral conlleva también una prestación que debe incluirse en la nómina. Si la baja persiste en el tiempo puede acabar convirtiéndose en indefinida.
Deducciones
A los devengos hay que restar las deducciones para obtener el sueldo neto del trabajador y este proceso debe quedar también reflejado en la nómina. Hay diferentes clases de deducciones que se restan al salario bruto del empleado.
Cotizaciones a la Seguridad Social
Las aportaciones del trabajador a la Seguridad Social son el resultado de la suma de diferentes deducciones y permiten contribuir al pago, por ejemplo, de las bajas laborales.
Por un lado está la cotización por contingencias comunes que supone un 4,70% de la base de cotización del empleado. Permite ayudar a cubrir las prestaciones por enfermedades comunes, accidentes no laborales o por nacimiento de hijos.
También hay que tener en cuenta la cotización por desempleo que es el 1,55% para los contratos indefinidos y el 1,60% para los temporales. La deducción en formación profesional es del 0,10%. En el caso de las horas extraordinarias es del 4,70%, pero si son de fuerza mayor es del 2%.
Esta forma de calcular las cotizaciones las cotizaciones permite construir un sistema equitativo con unas cuotas proporcionales al sueldo de cada empleado.
Impuesto sobre la renta
El cálculo de la deducción del impuesto sobre la renta varía en función de los ingresos del trabajador y su situación personal.
La retención que realiza la empresa en nombre del trabajador variará según los parámetros establecidos por Hacienda para cada año. De esta forma, el sueldo neto puede oscilar mucho en función de la retención del IRPF.
Anticipos
Si la empresa adelanta algún tipo de cantidad al trabajador debe hacerlo constar también en la nómina.
Valor dinerario de los productos en especie
Ya hemos comentado más arriba la posibilidad de realizar pagos en especie que deben estar reflejados con su valor en dinero en los devengos. También debe incluirse ese mismo importe en la parte de deducciones para hacer constar que esta parte del sueldo no la percibe en dinero líquido sino que le llega a través de otra vía.
Otras deducciones
Las cuotas sindicales pueden ser un buen ejemplo de otras deducciones que también deben incluirse en la nómina.
Bases de cotización
Para calcular la nómina es necesario conocer las bases de cotización del trabajador a la Seguridad Social que suelen incorporarse en la parte inferior de la nómina.
Existen tres grupos de bases de cotización.
Contingencias comunes (BCCC)
Para obtener la base de cotización por contingencias comunes hay que sumar el salario base, los complementos salariales sujetos a cotización y el prorrateo de las pagas extra. El prorrateo de las pagas extra se debe sumar sea cual sea la forma de abonar estas pagas ya que hay que rendir cuenta a la Seguridad Social mes a mes.
Contingencias profesionales
La base de cotización por contingencias profesionales y de recaudación conjunta se obtiene al sumar la base por contingencias comunes y las horas extra realizadas si las ha habido. Se usa también para calcular las cotizaciones por accidentes de trabajo, desempleo, formación profesional y el Fondo de Garantía Social (Fogasa).
Base sujeta a retención del IRPF
Para calcular esta base hay que restar al total devengado las cantidades exentas de IRPF como las indemnizaciones.
¿Cómo calcular la retención del IRPF del trabajador?
Los porcentajes que establece Hacienda para la retención del IRPF de un trabajador varían cada año y calcularlos es un proceso muy engorroso. La forma más sencilla de hacerlo, si no se utiliza un software específico de gestión de nóminas, es utilizar la calculadora online que ofrece el propio Ministerio aportando los datos requeridos.
Hay que recordar que el IRPF tiene también tramos autonómicos por lo que las retenciones pueden variar mucho de una autonomía a otra.
Ahora bien, en el caso de los contratos inferiores a un año, la retención no podrá ser inferior al 2%. Tampoco podrá ser inferior al 15% si los rendimientos del trabajo derivan de relaciones laborales especiales de carácter dependiente.
Líquido total a percibir
El líquido total a percibir es el sueldo neto del trabajador, es decir, el total devengado menos las deducciones. Esta cantidad es la que finalmente recibirá el empleado.
Entrega de la nómina
Por último, la empresa debe entregar la nómina al trabajador. El Estatuto de los Trabajadores establece que “el recibo de salarios será firmado por el trabajador al hacerle entrega del duplicado del mismo y abonarle, en moneda de curso legal o mediante cheque o talón bancario, las cantidades resultantes de la liquidación”.
Es obligatorio, por tanto, que el documento, además de la firma y sello de la empresa, cuente también con la firma del empleado, que podrá indicar la fecha de la firma si todavía no se le ha ingresado la nómina.
Sin embargo, la normativa no especifica cómo debe entregarse la nómina y las nuevas tecnologías han acabado superándola. Hoy en día es muy común hacer llegar al trabajador la nómina por correo electrónico o a través de una Intranet. En estos casos, la jurisprudencia ha venido aceptando como prueba de la recepción el envío del email o el momento en el que se cuelgan en la Intranet. Aún así, la empresa debe acreditar el envío y la transferencia del dinero con medios digitales.
Aportaciones de la empresa
En la zona inferior del modelo de nómina aparecen las bases de cotización a la Seguridad Social y conceptos de recaudación conjunta y de la base sujeta a la retención del IRPF y aportación de la empresa. Es decir, lo que paga la empresa por cada trabajador.
Esta cifra se divide en contingencias comunes, un 23,6%; desempleo, que cambia en función del tipo de contrato: 5,5% si el contrato es fijo o 6,7% si es temporal; formación profesional, 0,6%; y 0,2% en Fogasa, siempre porcentajes sobre la base de contingencias comunes del trabajador.
Software de gestión de nóminas, la alternativa que lo hace todo más fácil
Como se puede observar, el cálculo de la nómina no es nada sencillo y necesita de una gran dedicación en tiempo y esfuerzos por parte del departamento de Recursos Humanos. Es una tarea ardua que puede hacerse de forma mucho más rápida con un programa de gestión de nóminas como Papershift.
- Programación de turnos
- Control horario
- Gestión de las vacaciones
- Cálculo automático de la nómina
- Análisis de datos e informes
Con este software se puede controlar tanto los horarios y las vacaciones como los sueldos y las cotizaciones a la Seguridad Social o las retenciones. Es una herramienta eficaz que permite ganar mucho tiempo y dinero, pero también precisión en la gestión de las nóminas y una mayor disponibilidad de datos para tomar las decisiones correctas.
