Escrito porDaniela

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Kick off meeting ¿Qué es y para qué sirve?

Son tiempos modernos y las analogías están a la orden del día. No es de extrañar que en el mundo laboral se hayan popularizado términos como “elevator pitch”, “sudden death” o, como en el caso que hoy nos ocupa las “reuniones Kick Off ”.

Este término adoptado directamente del mundo del fútbol americano, hace referencia al saque inicial del partido, la famosa patada que arranca el evento, pero que, en esta ocasión, su significado va mucho más allá y afectará de forma trascendental, al funcionamiento diario de cualquier empresa que realmente quiera crecer por encima de su competencia.

En este artículo, explicaremos a que hace alusión este concepto, como se aplica en el mundo de los negocios, y haremos un repaso de los puntos más importantes a desarrollar para aplicarlo con éxito..

¿Qué es una Kick off meeting?

En esencia, y para ir concretando el concepto, una reunión KickOff o de inicio, es aquella reunión clave para que un negocio, una idea empresarial o una start up, eche a andar en sus compases iniciales. Puede ser un encuentro con el proveedor principal sin el que esa idea será imposible de llevar a cabo, un distribuidor de extrema importancia, que nos garantizará una logística excelente, o cualquier aspecto concreto que sea fundamental en el normal funcionamiento de esa idea.

Pongamos por ejemplo un emprendedor que quiera iniciarse en el sector de la impresión digital bajo demanda de Stickers personalizados. Seguramente una de sus Kickoff, sea con el diseñador que plasmará la imagen de la marca que querrá que forma parte de sus colaboradores, o con los propietarios de una imprenta especializada que concretarán estos diseños en el plano físico.

Estos meets cuyo contenido serán “silver bullet” no solo nos garantizarán el correcto arranque inicial de esos proyectos, sino que marcarán la agenda del emprendimiento en equipo durante sus primeros meses de vida.

Pero como casi cualquier aspecto de la vida, dejar a la improvisación tanto el contenido, como la manera en la que se desarrollará la misma, sería catastrófico, y es por ello que se recomienda que estas reuniones de trabajo, se desarrollen bajo unos estándares mínimos.

kick off

Los 7 pasos de una agenda en una kick off meeting

Y hablando de esos estándares, el trabajo de campo ha demostrado que siguiendo una pautas, se puede lograr que la reunión kick off dé frutos casi de inmediato.

Veamos qué puntos clave hay que tratar en ellas:

1. Debes establecer una agenda clara para el Kickoff

Como toda reunión, debe tener una agenda clara y un trabajo de organización previo. Pero especialmente en los eventos tipo kick (patada) es importantísimo tener estructurado el contenido que queremos dar a nuestro interlocutor. Dar toneladas de información inconexa no es demasiado práctico a alguien ajeno a nuestro proyecto, y puede llegar a ser contraproducente.

La kick off meeting tiene que ir al grano, aportar ideas clave, presentar un proyecto concreto, claro y conciso, y atacar a las ideas centrales. Deja los detalles para otras reuniones.

La gestión de proyectos entra así en una fase sensible, en la que determinar el núcleo central de nuestra idea, marcarán la diferencia entre el éxito y el fracaso, entre tener clientes o no, o a subsistir como empresa o tener que cerrar.

2. Kick off meeting: define qué, cómo y cuándo

Un nuevo proyecto necesita concreción, tanto en los aspectos relativos a lo físico, como en lo organizativo. Definir claramente qué pretendemos, cómo lo llevaremos a cabo y cuándo, es un pilar sobre el que debe reposar todo el desarrollo de la reunión.

Una kick off meeting, no puede perder tiempo, y divagar entre objetivos, o ponerse a hablar de futuros, cuando aún ni siquiera hemos echado a andar. Debe responder a las preguntas típicas del periodismo, refiriéndonos al qué, cómo, dónde, cuándo, porqué y cómo.

Estructurar un guía con que responda a esas preguntas de manera rápida puede ser de mucha ayuda.

3. Analiza las tendencias del mercado y adáptalas a tu proyecto

No podemos vivir ajenos a las tendencias del mercado. Nuestra idea puede ser realmente interesante…para nosotros, pero no tener proyección en el mercado actual, o en las tendencias que se imponen.

Tal vez tenemos el producto ideal para solucionar un problema, que nadie tiene, o idear un sistema de aprendizaje que ya está desfasado, y que a nadie interesa. Analizar las tendencias del mercado, y adaptarlas a nuestro proyecto de equipo, hará que este sea atractivo al inversor o a nuestro futuro socio. Al fin y al cabo, nadie quiere correr riesgos innecesarios, e invertir en una idea que está destinada al fracaso antes de nacer.

Analisis en reuniones kick off

Las reuniones kick off como inicio del trabajo en equipo, tiene que convencer con argumentos sólidos, y viables, a  nuestro interlocutor. Tiene que hacerse patente que el nuevo proyecto de negocio, atraerá a potenciales clientes y que estos querrán adquirir nuestro bien o servicio, porque al final del camino, son sobre los que se sostiene cualquier proyecto comercial.

4. Suscribirse por correo

Saber aprovechar las herramientas que disponemos en la actualidad, puede agilizar las reuniones kick off, hasta extremos que antes ni se hubieran podido soñar. Una de ellas son los encuentros virtuales, y las suscripciones entre empresas y partners a través de correo electrónico. Saber emplear esta ultima herramienta, nos puede marcar la diferencia entre un proyecto exitoso, o un fracaso rotundo. Enviar los puntos clave del encuentro, así como estudios de mercado, etc. Antes de nuestro encuentro, puede poner en perspectiva el conjunto a nuestro interlocutor, para que una vez nos encontremos “cara a cara” podamos centrarnos en las claves.

En segundo lugar, recibir esos correos, hacen que reforcemos nuestra idea imagen de marca ante nuestro futuro cliente o colaborador.

En este sentido, existen softwares especializados en la gestión del personal y de la empresa, como el de Papershift, que pueden resultarnos especialmente útiles para estos extremos, ya que la automatización de ciertas tareas para liberar carga de trabajo, es prioritario en estas fases iniciales.

5. Atiende las expectativas de la reunión

Porque no somos los únicos que acudimos con esperanzas a las reuniones “kick off”. Nuestro interlocutor de inicio viene a hacer negocio, es también su punto de partida y espera encontrar una colaboración fructífera para el suyo propio, o la oportunidad de empezar una colaboración provechosa. La reunión es un espacio de encuentro en el que ambas partes quieren salir reforzadas, y es por ello que debemos recordar que atender a las expectativas, no solo propias, sino de todas las partes, determinará el grado de éxito de la misma.

Debemos entender, de este modo, a nuestro interlocutor, tratar de ver que busca en nosotros: tener más clientes?, ¿tal vez aumentar el numero de ventas? ¿ Participar en proyectos interesantes similares al suyo?¿o simplemente estudiar que hace su competencia?

Debemos pensar que no somos el único equipo que hay en la sala de reuniones, y que ante nosotros tenemos un semejante, del que si logramos entender sus expectativas, podremos asegurar el buen funcionamiento del encuentro.

6. Elige a los responsables de la reunión

No es necesario que acuda nadie solo a esta reunión, mas aun si tenemos en cuenta que puede marcar de forma determinante el curso de nuestro modelos de gestión e negocio. Es por ello, que elegir de forma minuciosa quien acudirá al encuentro, y que función desarrollará cada uno, suele ser una buena decisión, y un seguro de vida en estos actos.

Los proyectos deben quedar claros, y cada parte del equipo en la reunión debe saber exactamente cual es su especialidad y los temas que abordará. Del mismo modo, es muy importante, que estos papeles sean dinámicos, para que en caso de bloqueo, otra parte pueda coger los mandos y llevaros a buen puerto.

Las reuniones kick off son perfectas para llevar a cabo estas prácticas, aunque recomendamos que los grupos que acudan a la reunión no sean grandes, ya que podríamos generar un sentimiento intimidatorio a la otra parte.

En este punto, un software de control de personal es especialmente interesante, ya que en algunos casos, como el que nos presenta Papershift, nos permite diferencia entre los roles de nuestros empleados, para determinar el mas indicado para cada tarea.

7. Explica el desarrollo

Tan importante como la conclusión, o destacar los aspectos importantes del encuentro, en una reunión kick off es imprescindible explicar de antemano, como se desarrollará la reunión, que aspectos se tratarán, las ideas generales clave y donde queremos llegar. Esto dará una idea bastante clara a las partes de como evolucionará el acto, y hacia donde queremos ir. Queremos generar certidumbre, seguridad y previsibilidad y una manera perfecta de lograrlo es que no hayan sorpresas.

Si queremos atraer clientes, habrá que mencionarlo, si por el contrario queremos un socio a largo plazo también. Este es el momento e poner las cartas encima de la mesa, de forma clara y sin dejar información en el tintero. También es buen momento para pensar en nuestros stakeholders (del termino en ingles que hace alusión a nuestro publico objetivo de interés para nuestro negocio y que incluye también a empleados, equipo, personas relacionadas con la organización, etc…)

Conclusiones

Tal y como hemos visto en este artículo, el formato de reuniones “kick off” es una oportunidad de oro para nuestro equipo, de establecer puentes con empresas o sectores clave para que nuestro propio proyecto salga bien. Preparar este encuentro de manera minuciosa y organizarla siguiendo los puntos que hemos mostrado, pueden ser sinónimo de llegar a sacar un buen provecho de nuestra reunión.

Es por ello que es especialmente importante contar con un software de organización empresarial como el que nos ofrece Papershift para el éxito en la organización de este tipo de eventos, y el normal funcionamiento de cualquier aspecto que pueda afectar a nuestro negocio.

Puedes visitar su web donde encontraras toda la información y funcionalidades de gestion de empresa que ofrecen a sus clientes.

Esperamos que haya resultado útil este artículo, y que las ideas que en el se exponen sean de aplicación en vuestra próxima kick off meeting.

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